202040403-techn-vragen-commissie-ICT-beantwoording

Technische vragen met antwoorden ten behoeve van agendapunt 09 Versterking ICT commissie S&B 8 april 2024. 1.

De visie/ het plan gaat uit van de periode van 2023-2025, terwijl het raadsbesluit tot en met 2028 loopt. Wat gaan we dan vanaf 2026 doen, welke thema’s en projecten willen we dan oppakken? Naast natuurlijk het continue updaten van de applicaties dan wel het vervangen hiervan en het zorgen dat we de security up to date houden zal een deel van onze inspanning mede bepaald worden door de behoeftes van de gemeenten. Daarnaast zullen er ook wederom nieuwe wetten in werking treden waaraan wij de nodige inspanningen dienen te leveren. Wij zullen ons tevens inspannen om de uit te voeren werkzaamheden van onze klanten te vereenvoudigen en daar waar mogelijk te automatiseren. Denk hierbij aan de mogelijkheden van generatieve AI. Dit zal dan op zich weer een kostenbesparing (of zorgen dat de kosten minderhard groeien) bij de deelnemers.

2.

Er is sprake van “extra” budget; deze komen dus bovenop het huidige budget? Hoe groot is het huidige RID/ICT budget? Ja, Het huidige budget is voor 2024 is 6.7 miljoen

3.

Zijn de extra investeringen eenmalig? Wat betekent dat voor de begroting/budget van 2029 e.v.? Hoe schalen we die extra kosten weer af? Deze zijn deze kosten niet eenmalig. Dit zijn de kosten die gemaakt moeten worden om de RID slagkrachtiger te maken met en volgens de eerder uitgesproken behoeftes van de gemeentes en de RID zelf. Het afschalen van de extra kosten is niet mogelijk gezien de behoefte van automatisering en security alleen maar toe zal worden.

4.

Bijlage-2-financiele middelen: 4.1 Extra middelen RID – twee varianten: “Bedragen voor personeel zijn excl. toekomstige CAO stijgingen”; heel bijzonder … we indexeren wel bv de software kosten jaarlijks met 6% maar de personele kosten niet … Het is aannemelijk dat in de periode nu tot en met 2028 CAO stijgingen zullen zijn; kan dit alsnog in de begroting worden opgenomen? Het huidige personeel is wel meegenomen in de CAO stijgingen. Het klopt inderdaad dat het extra personeel op die manier niet is geïndiceerd. Hiermee zijn de CAO-stijgingen voor het extra personeel voor 2025 & 2026 respectievelijk 5,8% en 4,8% niet meegenomen wat wel het geval is voor het bestaande personeel.

5.

Is de begroting voor personeel gebaseerd op alleen internen of is rekening gehouden met een deel externe inhuur? We hebben het hier over de extra formatie die we gaan werven op basis van interne medewerkers (zowel bij de RID als gemeentes).

6.

Bijlage-2-financiele middelen: 4.1 Extra middelen RID – twee varianten: “Het onderwerp data gedreven werken is hierin niet meegenomen hiervan wordt apart bekeken welke mogelijkheden er binnen de samenwerkende gemeenten zijn om dit verder vorm te geven”; waar/wanneer komt dit dan aan de orde en wat zijn de verwachtte kosten hiervan? Klopt het dat deze kosten nu niet gebudgetteerd zijn?

Ja, dat klopt. De inschatting hiervan is nog niet te maken. Dit hangt af van de diepte en de snelheid die de gemeentes samen met de RID gaan afspreken welke voor einde van dit jaar gepland staat. Denk bij de keuzemogelijkheden aan bijvoorbeeld aan opties als a. alleen dashboarding voor inzicht b. predictive activities voor inzicht in verwachting behoeftes in de toekomst. c. generative activities, voor het automatisch bijsturen op basis van de verwachte activiteiten. 7.

Bijlage-2-financiele middelen: 4.2 Extra middelen RID – Personeel: “Zowel aan de RID als aan de gemeenten kant is er extra capaciteit nodig”; het is niet duidelijk of die extra capaciteit nu wel of niet in het gevraagde extra budget zit. Hoe hoog worden deze kosten ingeschat? En zijn deze structureel? 4.2 betreft de extra middelen die nodig zijn binnen de RID. 5.2 betreft de extra middelen benodigd bij de gemeentes. Een deel van de extra kosten bij de gemeentes zie ook vraag 9 hieronder moet door de gemeentes zelf nog beantwoorde worden. Wij dekken met onze beraamde kosten informatiemanagement binnen de gemeentes af.

8.

Bijlage-2-financiele middelen: 4.4 Extra middelen RID – Infrastructuur: “Wanneer we de infrastructuur of delen ervan gaan outsourcen en de huidige middelen niet toereikend zijn zullen we hiervoor een separaat voorstel en onderbouwing uitwerken”; wat is hiervan de verwachtte tijdslijn en welke meerkosten zijn hier bij benadering mee gemoeid? De definitieve keuze van of en zo ja wat allemaal we gaan outsourcen is nog niet bepaald. Door het nog op te stellen automatiseringsplan maken we dit inzichtelijk.

9.

Bijlage-2-financiele middelen: 5.1 Extra benodigde middelen gemeenten: “Functioneel beheer, totaal € n.t.b.”; Dit is dus nu niet begroot? Ook daarbij de vraag: waar/wanneer komt dit dan aan de orde en wat zijn de verwachtte kosten hiervan? In 2024 gaan we onderzoeken hoe we het huidige functionele beheer bij 1Stroom professioneler en robuuster kunnen inrichten.

10. De genoemde budget bedragen suggereren een exactheid die er o.i. niet kan zijn bij

budgetteren, al helemaal niet jaren vooruit. Er wordt alleen gedetailleerde info gegeven over de verdeling van de kosten per gemeente; niet over waar we dat geld aan gaan uitgeven Graag een gedetailleerde onderbouwing van de aangevraagde extra budgetten. Er wordt gerekend met percentages voor de software en bij het onderdeel personeel met brutoloonkosten per functie die we extra vragen. Die exactheid is er dan ook niet. De onderbouwing is gegeven in het i-strategie en visie i.c.m. de extra functies die structureel nodig hebben om deze visie verder uit te kunnen voeren. De extra gevraagde middelen gaan dus naar de invulling van extra formatie. Aangegeven in de eerder aangeleverde bijlage.

11. Kan er in de 10 speerpunten een prioriteit worden aangegeven? Welke opties zijn er om

hierin te temporiseren in het geval er minder dan het nu beoogde/gevraagde budget beschikbaar komt?

Op pagina 6 geven we een prioritering aan voor 2024. Dit is al een aanpassing (temporisering) t.o.v. de eerste planning in de i-visie. Het is mogelijk het ambitieniveau op de speerpunten bij te stellen. Dit is met name op snelheid, we zullen wel op alle 10 de speerpunten de komende jaren stappen moeten zetten om mee te kunnen met alle ontwikkelen als moderne overheidsorganisatie. Het vertragen van het tempo t.o.v. het nu gepresenteerde plan brengt wel risico’s met zich mee. Zoals dat de kosten verhogen (bij de gemeentes) t.o.v. het wel uitvoeren van deze plannen door missen van inzichten. Ook het security niveau kan achter blijven op het gewenste resultaat.