Voorstel RvO voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad 2021

Politieke avond Westerveld Voorstel

Vergadering van 20 april 2021

297000 - Raadsvoorstel Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad 2021 - Gemeente Westerveld - Besluitvorming Presidium/besluitvorming Raad Auteur Beknopte samenvatting Op de werkzaamheden van de gemeenteraad zijn de bepalingen uit het Reglement van orde voor de gemeenteraad van toepassing. Naar aanleiding van de ontwikkeling van een nieuwe werkwijze van de raad zijn het reglement voor de raad en het reglement voor de raadscommissies samengevoegd in één nieuw Reglement van Orde. Voorgesteld wordt dit nieuwe Reglement van Orde vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad 2019 en het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies 2019.

Besluit Besluitpunt 1 De werkwijze van de gemeenteraad als vastgelegd in de notitie Politieke Avond Westerveld 2021 vast te stellen. Besluitpunt 2 Het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad 2021 Gemeente Westerveld vast te stellen.

Motivering Aanleiding en context Vanaf november 2019 is de Politieke Avond Westerveld ingevoerd als werkwijze van de gemeenteraad in Westerveld. In eerste instantie als pilot. Al doende is die werkwijze aangescherpt en bijgesteld. Voor de zomer van 2020 is de werkwijze geëvalueerd door de werkgroep vergaderstructuur, wat resulteerde in een set aanbevelingen om de werkwijze verder aan te passen en door te ontwikkelen. Deze aanbevelingen zijn door het presidium overgenomen. Ook zijn er op basis van de maandelijkse praktijk door het presidium nadere keuzes gemaakt in de uitwerking van de nieuwe vergaderstructuur. Nu de werkwijze zich lijkt te hebben uitgekristalliseerd is het tijd om de werkwijze van de raad opnieuw vast te stellen net als de uitwerking ervan in een Reglement van Orde. Daarbij zijn het reglement voor de gemeenteraad en het reglement voor de raadscommissies samengevoegd in één nieuw Reglement van Orde. Het nieuwe RvO is aan het college voorgelegd om desgewenst een reactie te geven. Hiervan is geen gebruik gemaakt.

1/4

Beoogd resultaat Een eenduidige en herkenbare werkwijze van de raad door middel van het vastleggen van die werkwijze evenals de vertaling ervan in een Reglement van Orde. Argumentatie Reglement van Orde Aangezien er sprake is van een volledig herzien reglement waarin een vertaling is gemaakt van de nieuwe vergaderwijze wordt hier geen overzicht gegeven van iedere wijziging. Het grootste deel van de wijzigingen vindt zijn grond in de nieuwe werkwijze die de raad nu eveneens vaststelt. Bij het volledig herzien van het reglement kwamen ook enkele keuzes langs die niet direct met de nieuwe werkwijze te maken hebben. Hieronder een overzicht van de belangrijkste wijzigingen: Agendacommissie, art 6: Door de samenloop van voorzitters en fractievoorzitters is er gaandeweg voor gekozen om de agendacommissie te bemensen met de presidiumleden. Bij het uitkristalliseren van een nieuwe werkwijze is dit ook nuttig gebleken om keuzes met draagvlak te maken. Voorgesteld is dit om pragmatische redenen voor de rest van deze raadsperiode te handhaven. Een nieuwe raad kan opnieuw de keuze maken, mede afhankelijk van de voorgedragen voorzitters, of de verbinding met voorzitters of juist fractievoorzitters wordt gelegd.

Daarnaast is gebleken dat de agendacommissie als raadscommissie moet worden beschouwd die niet zou moeten worden voorgezeten door een collegelid, dit ook niet wenselijk is uit dualistisch oogpunt vanwege de taak van de commissie. Voorgesteld wordt daarom de commissie een voorzitter uit haar midden te laten benoemen. De burgemeester als voorzitter van het presidium kent minder inhoudelijke bezwaren en legt juist een vanzelfsprekende verbinding met de bredere verantwoordelijkheid van de burgemeester voor het goed functioneren van de raad. Benoeming wethouders, art 8: voorgesteld wordt standaard om een Verklaring omtrent gedrag te vragen en de mogelijkheid te scheppen een risicoanalyse integriteit te laten doen. Het presidium zal met de burgemeester in overleg treden om gezamenlijk een richtlijn te ontwikkelen wanneer en hoe een dergelijke risicoanalyse wordt uitgevoerd. Burgerleden, art 10: in het presidium is nog steeds een meerderheid van mening dat een burgerlid bij de verkiezingen op een kieslijst moet hebben gestaan. Gewijzigd is dat dit zonder meer de kieslijst van dezelfde fractie moet zijn geweest. Dit biedt de mogelijkheid bij bijvoorbeeld fractiesplitsing een burgerlid van de oorspronkelijke fractie-kieslijst te betrekken. Agenda en bespreekvoorstel, informatie college art 13 en 14: De agenda van de raadsvergadering wordt vastgesteld in de raadsvergadering.

Direct na vaststelling van de agenda is er gelegenheid voor het college om een mondelinge mededeling te doen aan de raad. In de Politieke Ronde is hier geen gelegenheid meer voor mede omdat deze werkvorm tot gevolg heeft dat niet alle woordvoerders op betreffend onderwerp aanwezig zijn. Door de werkwijze met een Politieke Ronde die een opeenstapeling van losse vergadersessies is, is het ook niet mogelijk de agenda voor de Politieke Ronde op de avond zelf vast te stellen.De agendacommissie stelt daarom de agenda vast van de Politieke Ronde en in voorkomende gevallen dialoogavonden. Wel gaat in de Politieke Ronde gewerkt worden met een bespreekvoorstel per vergadersessie die helderheid geeft over doel en wijze van bespreken. Ook dit bespreekvoorstel wordt vastgesteld door de agendacommissie, maar voor raadsleden is er gelegenheid tot een dag voor de vergadering een wijzigingsvoorstel in te dienen op het bespreekvoorstel. Ingekomen stukken en beantwoording schriftelijke vragen, art 33 en art 45: Ingekomen stukken en beantwoording van schriftelijke vragen maken geen vast deel meer uit van de agenda van de raadsvergadering. Wel kunnen ze met een agenderingsverzoek geagendeerd worden voor een Politieke 2/4

Ronde. Op deze manier wordt gestuurd op doelgerichte en goed voorbereide bespreking van onderwerpen door de raad. Raadsleden kunnen wel wijzigingsvoorstellen doen voor de voorgestelde wijze van afdoening (waaronder agenderen). De agendacommissie stelt maandelijks de definitieve afdoening vast. Meespreken en inspreken, art 34: De gelegenheid om over een niet geagendeerd onderwerp in de raadsvergadering in te spreken is geschrapt. Er zijn al voldoende andere manieren om schriftelijk, mondeling of met een agenderingsverzoek voor bijvoorbeeld een Dialoogavond onderwerpen onder de aandacht van de raad te brengen. Hier staat tegenover dat naast het reguliere inspreken een mogelijkheid is gecreëerd om mee te spreken. Mee-sprekers kunnen in de hele vergadersessie meedoen. De agendacommissie wijst agendapunten aan waarin dit mogelijk is en kan actief meesprekers uitnodigen bij een onderwerp. Raadsonderzoek, art 47: Dit is een raadsinstrument dat de raad ingevolge de Gemeentewet tot zijn beschikking heeft. Om een overzicht van de raadsinstrumenten te hebben is het handig deze ook in het RvO te benoemen. Daarmee is ook de wijze van indienen geregeld. Op het moment dat er een daadwerkelijk voorstel voor een onderzoek ligt zal daarbij ook een verordening op het raadsonderzoek moeten worden vastgesteld.

Vragenkwartier en vragenuur, art 48: In plaats van iedere Politieke Avond is er nog tweemaal per cyclus gelegenheid voor het mondeling stellen van vragen: na de raadsvergadering in een vragenuur en na één Politieke Ronde per cyclus in een vragenkwartier. Het maximum aantal onderwerpen is uitgebreid van 2 naar 3. Tijdens het vragenkwartier zijn geen interrupties en vervolgvragen van andere fracties mogelijk, in het vragenuur is die gelegenheid er wel. Als er meer dan 3 onderwerpen worden aangemeld wordt geselecteerd op actualiteit en spoedeisendheid. Daarbij is ook geregeld dat vragen die niet kunnen worden toegelaten, schriftelijk worden afgedaan als artikel 45 vragen, maar met een kortere beantwoordingstermijn vanwege veronderstelde urgentie.

Werkafspraken Aanvullend op het Reglement van Orde en de beschrijving van de werkwijze van de raad is een begin gemaakt met het vastleggen van werkafspraken die meer op de uitvoering gericht zijn. Dit is een groeidocument zonder status dat in beheer van het presidium doorlopend wordt bijgesteld op basis van de praktijk. De raad wordt over eventuele bijstellingen geïnformeerd. Op deze manier worden losse afspraken die in het presidium worden gemaakt bij elkaar gehouden en toegankelijk gemaakt voor alle raads- en burgerleden. Dit is ook handig met het oog op een nieuwe raad in 2022. Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord werken Nvt Kanttekening en risico's In 2022 treedt een nieuwe gemeenteraad aan. Dit is vaak een reden tot actualisatie van de modelverordening van de VNG en dus ook van het lokale reglement. Ook kan de nieuwe raad andere keuzes maken rond o.a. taken en bemensing van agendacommissie en presidium. Met de fractievoorzitters van de nieuwe raad zal te zijner tijd worden nagegaan of en op welke termijn een actualisatie van het reglement nodig is. Aanpak/uitvoering en communicatie Enkele aanpassingen moeten door de griffie als gewijzigde werkprocessen geimplementeerd worden waardoor de ingangsdatum een maand vooruit ligt. Na vaststelling door de raad zal er intern en extern

3/4

over de nieuwe werkwijze gecommuniceerd worden. Ook wordt de informatie op de website van de raad aangepast. Van het RvO zal na vaststelling ook een variant worden gemaakt met daarin toelichting via pop-ups op belangrijke en/of complexe artikelnummers, verwijzingen naar hetgeen in de Gemeentewet hierover geregeld is etc. Eveneens zal na vaststelling een publieksvriendelijke tekst voor website, voorlichting etc worden gemaakt waarin op hoofdlijnen de werkwijze van de raad en de spelregels van de raad worden uitgelegd. Integrale advisering N.v.t. Evaluatie In het presidium is doorlopend gesprek over de werkwijze van de raad.

4/4