Raadsvoorstel Uitbreiding formatie griffie

Gemeenteraad Vergadering 19 december 2023 Voorstel

Uitbreiding formatie griffie– Besluitvorming Raad Auteur Presidium Beknopte samenvatting Het presidium stelt voor om de formatie van de griffie vanaf 2024 structureel uit te breiden naar 3,3 fte en in 2024 nader te onderzoeken of ambities van de raad en formatie van de griffie daarmee voldoende in balans zijn.

Voorgesteld besluit Besluitpunt 1 • De formatie van de griffie vanaf het jaar 2024 structureel uit te breiden tot 3,3 fte Besluitpunt 2 • Het presidium in samenspel met de werkgeverscommissie in het eerste kwartaal van 2024 te laten onderzoeken of die formatie voldoende is voor de ambities van de raad en taken van de griffie Besluitpunt 3 • De kosten van uitbreiding naar 3,3 fte in 2024 incidenteel te dekken uit het begrotingsresultaat en deze administratief te verwerken in de 1e bestuursrapportage 2024. In de Kadernota 2025 structurele dekking op te nemen voor deze uitbreiding.

Motivering Aanleiding en context Al jaren is het onderwerp werkdruk op de griffie gespreksonderwerp in de werkgeverscommissie. Daarnaast is de griffie ook al jaren kwetsbaar gebleken bij ziekteverzuim. Tot nu toe is steeds naar ad hoc oplossingen gegrepen. De huidige werkgeverscommissie wil deze raadsperiode naar een structurele oplossing. Beoogd resultaat Goede en stabiele ondersteuning voor de raad door een voldoende bemenste griffie. Argumentatie Als belangrijkste hulptroep van de gemeenteraad is het essentieel dat de griffie over voldoende capaciteit beschikt. Gemeenteraden krijgen de afgelopen jaren steeds meer en complexere aandachtsvelden naast de reguliere eenduidige besluitvormingsprocessen. Te denken valt aan de invoering van de Omgevingswet, een veranderende verhouding tussen overheid en inwoners, de versterking van de positie van gemeenteraden ten aanzien van Gemeenschappelijke Regelingen, toenemende regionalisering van grote opgaven (denk aan Regio Zwolle) en het in brede zin versterken van de eigen positie. Deze ontwikkeling vraagt ook iets in de ondersteuning door griffies, zowel voor grotere als kleinere raden.

Uit verschillende recente onderzoeken blijkt dat met name op kleine griffies veel werkdruk wordt ervaren. Ook in Westerveld is het een onderwerp dat al jaren terugkomt op de agenda van de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie die deze raadsperiode is aangetreden heeft aangegeven dit structureel op te willen lossen. Wat een passende formatie voor de griffie is hangt mede af van de ambities van een raad. De werkgeverscommissie constateert dat de griffie in Westerveld door de jaren heen bij ziekteverzuim of extra taken te kwetsbaar gebleken is en er dan gaten vallen voor de raad. Op basis van deze constatering en de diverse recente onderzoeken concludeert de commissie dat een griffie, los van de ambities van de raad, uit tenminste 3 fte zou moeten bestaan. Namens de vereniging van raadsleden is met een Infographic Ideale omvang van de griffie (in bijlage), een instrument ontwikkeld om als uitgangspunt voor gesprek met de werkgeverscommissie/presidium te dienen: welke ambities heeft de raad op welke taakvelden en zijn deze voldoende verdisconteerd in de vastgestelde formatie van de griffie. Dit is weliswaar niet de simpele optelling die de infographic lijkt te doen maar de infographic is wel een handreiking om na te denken over de gewenste inzet van de griffie op verschillende taakvelden.

Het presidium heeft op advies van de werkgeverscommissie besloten dit gesprek in het eerste kwartaal van 2024 te gaan voeren. Op grond van de ambities van de raad in het werkplan 2024 en het huidig ziekteverzuim op de griffie heeft het presidium op voorstel van de werkgeverscommissie ook besloten aan de raad voor te stellen vanaf 2024 naar een griffie te gaan van 3 fte. Vooruitlopend op de uitkomst van het gesprek in het presidium over ambities op taakvelden en benodigde formatie is door het presidium besloten, gezien het ziekteverzuim en het werkplan 2024, voor te stellen wel al per januari 2024 de uren van de griffier te verhogen met 0,1 naar 1 fte en een extra raadsadviseur aan te trekken voor 24 uur per week. Dit laatste dus als vaste formatie en niet als vervanging voor zieke medewerkers. Dit komt in totaal op een formatie van 3,3 fte. Op basis van een besluit van het presidium over de definitief benodigde formatie op de griffie dit voorjaar, kan desgewenst een nader voorstel worden gedaan bij de Kadernota. Kanttekeningen en risico’s Als het lukt op kortere termijn een raadsadviseur te vinden zal de feitelijke beschikbaarheid van de formatie nog geen 3,3 fte zijn omdat zieke medewerkers op dit moment niet volledig vervangen worden.

Dit betekent dat er dus nog steeds sprake zal zijn van enige beperking in uitvoering van taken en ambities, maar dat er toch een wezenlijke stevigere basis op de griffie aanwezig is. Aanpak/uitvoering en communicatie Samen met de werkgeverscommissie zal de werving van een raadsadviseur ter hand worden genomen. Kosten, baten, dekking Uitbreiding van formatie voor de griffie in 2024 is niet in de begroting opgenomen. Voorstel is de kosten voor 2024 daarom incidenteel te dekken en te verwerken in de 1e bestuursrapportage 2024. In de Kadernota zal dan structurele dekking gezocht moeten worden voor deze en eventueel aanvullende uitbreiding van formatie. Aldus besloten, Namens het presidium van de gemeenteraad Westerveld, Griffier Reiny Weernekers

Voorzitter Rikus Jager

Bijlagen 1. Infographic Ideale omvang van de griffie 2/2