Raadsvoorstel Tweede plaatsvervangend griffier

Gemeenteraad Vergadering 27 juni 2022 Voorstel

Vervangingspool griffiers/ 2023-003194 - Besluitvorming Raad Beknopte samenvatting Een griffier wordt volgens artikel 107 van de Gemeentewet door de raad aangewezen. De raad regelt diens vervanging. In veel gemeenten is hiertoe een raadsadviseur of andere ambtenaar als plaatsvervanger aangewezen. Voorstel is als extra borging de griffiers van de gemeenteraden die deelnemen aan de personele unie voor hun rekenkamercommissies, voor elkaar aan te wijzen als tweede plaatsvervanger.

Voorgesteld besluit Besluitpunt 1 • Als tweede plaatsvervangend griffier voor de gemeenteraad Westerveld aan te wijzen -Mevrouw A. ten Hoff, griffier in Steenwijkerland -De heer W. Spoelstra, griffier in Meppel -Mevrouw S. Voortman, griffier in Staphorst Besluitpunt 2 • Ontslag te verlenen als tweede plaatsvervangend griffier de heer Fokkema, voormalig griffier in Meppel, de heer De Jong, voormalig griffier in Tynaarlo. Besluitpunt 3 • De tweede plaatsvervangend griffier uitsluitend in te zetten als waarnemer in en om reeds geplande raads- en commissievergaderingen waarvan doorgang wenselijk is. Besluitpunt 4 • In overleg tussen de tweede plaatsvervangend griffier en betreffende gemeenteraad kunnen aanvullende taken worden waargenomen. Daarbij worden dan ook afspraken gemaakt over eventuele vergoeding(en).

Motivering Aanleiding en context Afgelopen raadsperiode is het in twee van de deelnemende gemeenten voorgekomen dat zowel de griffier als diens plaatsvervanger niet aanwezig kon zijn bij een (raads)vergadering. In 2015 is door de raden van Meppel, Steenwijkerland en Westerveld al een vervangingspool ingesteld waar ook de toenmalig griffier van Tynaarlo, wonend in Diever, deel van uitmaakte. Inmiddels hebben op de griffies de nodige personele wijzigingen plaatsgehad en is dus ervaring opgedaan met het inspringen als tweede vervanger. De drie genoemde gemeenten werken in de personele unie voor hun rekenkamercommissies samen met de gemeente Staphorst. Ook daar bleek behoefte aan meer borging door het aanwijzen van een tweede vervanger. Daarom wordt dit voorstel nu in de voornoemde vier gemeenteraden voorgelegd.

Beoogd resultaat Als door onvoorziene omstandigheden de griffier én diens plaatsvervanger een vergadering van de raad of raadscommissie niet kunnen bijwonen, is één van de aangewezen tweede plaatsvervangend griffiers beschikbaar om de vergadering doorgang te kunnen laten vinden. Argumentatie Besluitvorming over belangrijke onderwerpen moet doorgang kunnen blijven vinden als onverhoopt zowel de griffier als diens plaatsvervanger door onvoorziene omstandigheden niet bij een vergadering aanwezig kunnen zijn. Met het hernieuwen van de vervangingspool griffiers hebben de vier gemeenteraden de vervanging van de (plaatsvervangend) griffier georganiseerd om de betreffende besluitvorming te kunnen laten doorgaan. De regio van de rekenkamercommissie met vier deelnemende gemeenten is van een behapbare omvang waarbinnen heldere afspraken hierover kunnen worden gemaakt. Kanttekeningen en risico’s Op basis van ervaringen in de vorige raadsperiode is het goed om heldere verwachtingen te wekken. Een tweede plaatsvervangend griffier is alleen inzetbaar om belangrijke vergaderingen doorgang te kunnen laten vinden. Het gaat dan om het griffierschap in de vergadering, het vastleggen en tekenen van besluiten, adviseren inzake eventuele moties en amendementen en overleg met de voorzitter. Er is daarmee geen sprake van vervanging van de griffie als geheel of voorbereiding op volgende vergaderingen.

De vervangingspool is in de basis niet bedoeld voor een langer voortdurende vraag naar vervanging. Bij langer dan een maand voortduren van de situatie zal in de regel worden geadviseerd betaalde vervanging in te huren voor deze en andere werkzaamheden van de griffie. De vraag voor intensievere of langere vervanging kan wel aan de vervangingspool gesteld worden. Het is dan aan betreffende griffiers en hun werkgeverscommissies om aan te geven of en onder welke voorwaarden zij daartoe bereid zijn. Uitgangspunt daarbij is dat de eigen griffie deze ruimte ook biedt. Aanpak/uitvoering en communicatie De vier raden wijzen de tweede plaatsvervangend griffiers aan en laten deze de eed of gelofte afleggen in dezelfde of een daaropvolgende raadsvergadering van betreffende gemeente. Evaluatie De griffiers stellen de mogelijkheid van vervanging en de voorwaarden tweejaarlijks aan de orde in de werkgeverscommissie en in een onderling griffiers-overleg. Kosten, baten, dekking Ervan uitgaande dat de inzet van een tweede plaatsvervanger slechts incidenteel zal voorkomen, zijn er geen financiële consequenties aan dit voorstel verbonden. Als de plaatsvervanging het waarnemen van de vergadering overstijgt is het aan desbetreffende griffier en gemeente om nadere afspraken over vergoeding te maken. Aldus besloten, Namens het presidium van de gemeenteraad Westerveld,

R. Weernekers, Griffier

H. Jager, Voorzitter

2/2