Raadsvoorstel toestemming toetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief

Besluitvorming Raad Onderwerp Toestemming toetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief Openbaarheid Openbaar Zaaknummer Datum voorstel

2024-020736 4 december 2024

Beslispunten 1. Kennis te nemen van de ontwerptekst van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief; 2. Afzien van een zienswijze op de model-tekst van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief; 3. Toestemming te verlenen aan het College van B&W voor het toetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief; 4. Met ingang van 2025 structureel budget beschikbaar te stellen ten laste van het algemeen begrotingsresultaat. Kosten, baten en dekking De kosten nemen toe ten opzichte van 2024, maar daardoor voldoen we dan wel aan een aantal vereisten vanuit de Archiefwet. De uitdagingen die de gemeente heeft met betrekking tot capaciteit en kennis om te voldoen aan de verbetermaatregelen in het kader van het interbestuurlijk toezicht kan zij niet met eigen middelen oppakken. Het zelf organiseren zou naar schatting jaarlijks minimaal € 20.000 extra kosten met zich meebrengen (boven op de hieronder genoemde bedragen) Kosten

2025 2026 € 12.000 € 34.000,00 De kosten zijn niet binnen de huidige budgetten op te vangen.

2027 € 41.500,00

Inleiding In juni 2023 heeft het Drents Archief gevraagd of het college een principe-uitspraak wilde doen om aan te sluiten bij de Gemeenschappelijke Regeling (GR). De reden hiervoor was dat het Rijk uit zou treden uit de gemeenschappelijke regeling, waardoor het voortbestaan van het Drents Archief in het gedrang kwam. En daardoor ook de Drentse Rijkscollectie overgebracht zou worden naar het Nationaal Archief in Den Haag. Het college van B&W heeft daarom in oktober 2023 een principeuitspraak gedaan om toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Drents Archief. Door de toetreding van de Gemeente Tynaarlo, Gemeente Midden-Drenthe, Gemeente Emmen en het Waterschap WDODelta is het voortbestaan van het Drents Archief ondertussen gewaarborgd. De gemeente blijft zelf verantwoordelijk voor het interne toezicht op haar informatie- en archiefbeheer. Vanuit de provincie hebben we de beoordeling ‘goed’ gekregen over onze archiefzorg in 2023. Dat betekent niet dat we alles op orde hebben, maar dat wij een goed overzicht hebben van de verbetermaatregelen die we moeten gaan uitvoeren. Dat er nog veel moet gebeuren blijkt uit de vastgestelde verbetermaatregelen. Het uitvoeren van de verbetermaatregelen vraagt de komende jaren veel inspanning. Dit is een grote uitdaging voor een organisatie van onze omvang.

Daarnaast worden door nieuwe wetgeving de huidige werkzaamheden complexer en vragen hierdoor meer tijd en expertise. Eén van die wetten is de nieuwe Archiefwet die waarschijnlijk 1 juli 2026 van kracht wordt. Deze wet verplicht een gemeente 1

een archivaris aan te stellen. Maar ook de Wet open overheid (Woo) verplicht organisaties om de informatiehuishouding op orde te brengen. Op dit moment is er één partij in de provincie die de gemeente kan ondersteunen bij het informatiebeheer en dat is het Drents Archief. Naast de rol die het Drents Archief kan spelen op het gebied van informatiebeheer van de gemeente, speelt ook het vraagstuk rondom het culturele erfgoed van Drenthe. Het behoud van de Drentse Rijkscollectie is van groot belang voor de gemeente Westerveld, omdat het archief van de Maatschappij van Weldadigheid berust bij het Drents Archief. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle Drentse gemeente om ervoor te zorgen dat het culturele erfgoed in de regio beheerd en bewaard blijft. Beoogd effect Door de samenwerking met het Drents Archief aan te gaan is voor de toekomst geborgd dat de Drentse Rijkscollectie in de regio ondergebracht en beheerd blijft. De mogelijkheid en een kostenvoordeel hebben om aan te sluiten bij het e-depot (digitaal archief). De voorkeur gaat uit om aan te sluiten bij het e-depot van het Drents Archief om op termijn de digitale archieven te kunnen overbrengen.

Na een gezamenlijk onderzoek van een aantal partners van Shared Service Center ONS is gebleken dat het e-depot onder te brengen bij Shared Service Center ONS geen optie is (vanwege verschillende belangen en kostenafwegingen). De verplichte functie van archivaris (verplicht vanuit de Archiefwet vanaf 1 juli 2026) door het Drents Archief in te vullen. Door samenwerking de kans om het informatiebeheer van de Drentse gemeenten te verbeteren. Door deelname kunnen we invloed hebben op het beleid van het Drents Archief en hebben we de noodzakelijke afname van diensten bij één partner onder gebracht. Argumenten 1. Door deel te nemen aan de GR kan het Drents Archief ondersteunen bij de uitdagingen uit de verbetermaatregelen vanuit het interbestuurlijk toezicht. 2. Bestuurlijke deelname aan de GR geeft inhoudelijke en kostenvoordelen bij het afnemen van archiefdiensten zoals e-depot voor digitale archivering en invulling van de functie van archivaris ten opzichte van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) of het zelf uitvoeren van deze taken. Het anders organiseren zou meer kosten met zich meebrengen. 3. Bestuurlijke deelname in een GR biedt invloed op het beleid. Beleid inzake het Drentse culturele erfgoed, maar ook op het beleid en doorontwikkeling van het Drentse e-depot. 4.

De landelijke Regionale Historische Centra (RHC’s) hebben een convenant opgesteld waarin opgenomen is dat het Rijk voor onbepaalde tijd een financiële vergoeding blijft betalen. 5. Het Drents Archief zorgt voor het behoud en het ontsluiten van de Drentse Rijkscollectie. Kanttekeningen De raad wordt gevraagd: 1. Geen nadere zienswijze in te dienen en; 2. Toestemming te verlenen tot het toetreden tot de GR Drents Archief. Met de verkregen toestemming kan het college toetreden tot de GR. Hiermee wordt de beluitvorming uit artikel 1 lid 3. en 4. van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) samengevoegd. Als de raad besluit een zienswijze in te dienen, wordt de procedure ‘opgeknipt’ en wordt de raad in een later stadium toestemming gevraagd. Deelname aan de gemeenschappelijke regeling vraagt ambtelijke capaciteit, welke beperkt wordt ingeschat, en binnen de bestaande formatie kan worden uitgevoerd. Deelnemende gemeenten kunnen zich na overleg met de andere deelnemers laten vertegenwoordigen door collega-bestuurders. 2

Communicatie Overleg geweest over publicatie na toetreding op Webveld en publicatie op officiële bekendmakingen. Inwonersparticipatie De inwonersparticipatie is niet van toepassing Bijdrage aan Global Goals (SDG)

Partnerschappen om de doelen te bereiken Het doel van de gemeenschappelijke regeling Drents Archief is door middel van o.a. samenwerking van de Drentse gemeenten en het Drents Archief het informatiebeheer te verbeteren. Bijlage(n) Concept Regeling Drents Archief per 1-1-2025 versie 30-10-2024 (Openbaar)/

3

RAADSBESLUIT Onderwerp Toestemming toetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief Openbaarheid Openbaar Zaaknummer 2024-020736 Datum voorstel college 4 december 2024 De raad van de gemeente Westerveld, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders, BESLUIT 1. Kennis te nemen van de ontwerptekst van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief; 2. Afzien van een zienswijze op de model-tekst van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief; 3. Toestemming te verlenen aan het College van B&W voor het toetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief; 4. Met ingang van 2025 structureel budget beschikbaar te stellen ten laste van het algemeen begrotingsresultaat. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering. Datum:

Namens de gemeenteraad van Westerveld,

Griffier R. Weernekers

4

Voorzitter J. Spoelstra