Raadsvoorstel ontwerpbegroting 2023, jaarverslag en jaarrekening 2021 GR Publiek vervoer Groningen Drenthe

Gemeenteraad Voorstel Beleid

Ontwerpbegroting 2023, jaarverslag en jaarrekening 2021 Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Publiek Vervoer Groningen Drenthe (GR Publiek Vervoer) - Besluitvorming College/besluitvorming Raad Auteur Martin Bisschop Beknopte samenvatting De GR Publiek Vervoer heeft de ontwerpbegroting 2023 toegezonden aan de gemeenteraad voor het geven van een zienswijze. Tevens hebben zij het jaarverslag en jaarrekening 2021 aan de raad toegezonden.

Besluit Besluitpunt 1 Kennisnemen van het Jaarverslag en de Jaarrekening 2021 en de Ontwerpbegroting 2023 van de GR Publiek Vervoer. Besluitpunt 2 De gemeentelijke bijdrage voor 2023 en volgende jaren verwerken in de meerjarenbegroting. Besluitpunt 3 Geen nadere zienswijze op de begroting 2023 in te dienen en de GR Publiek Vervoer hiervan in kennis te stellen.

Motivering Aanleiding en context De Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Publiek Vervoer Groningen Drenthe (GR Publiek Vervoer) is - kort gezegd - een samenwerkingsorganisatie van alle Groningse, Drentse gemeenten (totaal 24) en het OV-bureau Groningen Drenthe op het gebied van doelgroepenvervoer. GR Publiek Vervoer is namens de gemeenten opdrachtgever voor de vervoerders, die inwoners en gebruikers vervoert voor alle publieke vervoersvormen, zoals Wmo-pashouders, buurtbus, leerlingenvervoer en vervoer naar sociale werkplaatsen. Conform artikel 18 van de GR wordt de ontwerpbegroting naar de raden gezonden. De raden kunnen hun zienswijze geven. De begroting 2023 is in lijn met de Kaderbrief Publiek Vervoer 2023 en financieel gebaseerd op de begroting 2022. In de begroting 2023 is rekening gehouden met niet beïnvloede kosten, zoals de ontwikkeling van lonen en prijzen, index loonvoet sector overheid 2,3% (begroting 2022 2,4%) en prijs netto materiële overheidsconsumptie 1,5% (begroting 2022 1,5%). GR Publiek Vervoer heeft een totale reserve per 31-12-2021 van € 165.000 (per 31-12-2020 € 41.000) om eventuele initiatieven of tegenvallers op te kunnen vangen. Daarnaast is een bedrag van € 10.000 als onvoorzien voor onverwachte tegenvallers in de begroting opgenomen.

De begroting is voor de periode tot en met 2026 sluitend en laat per jaar een licht positief resultaat zien. Bijdrage voor de gemeente Westerveld bedraagt € 16.984 (Begroting 2022 € 16.615). 1/5

Beoogd resultaat Via het jaarverslag en jaarrekening 2021 legt GR Publiek Vervoer verantwoording af aan de deelnemende gemeenten over de uitgevoerde activiteiten en werkzaamheden. De begroting geeft inzicht in de plannen, ontwikkeling en financiële gezondheid over 2023 met een meerjarenperspectief tot en met 2026. GR Publiek Vervoer is opgericht eind maart 2018. De opstartfase is inmiddels voorbij. In 2019 is de organisatie en de uitvoering van haar taken verder geprofessionaliseerd. Op dit fundament gaat GR Publiek Vervoer de komende jaren verder bouwen. Alle samenwerkende overheden in de GR Publiek Vervoer willen in Groningen en Drenthe een optimaal vervoersnetwerk creëren, dat betaalbaar en toekomstbestendig is. Waarin duurzaam gebruik wordt gemaakt van alle vervoersmiddelen, zodat alle inwoners naar hun werk of school kunnen gaan en/of deel kunnen nemen aan het sociale leven en bezoekers aan onze provincies hun reisdoelen kunnen bereiken. GR Publiek Vervoer is de bundeling en integratie van allerlei vervoersvormen: • Vervoersvormen waar alle inwoners en bezoekers van Groningen en Drenthe gebruik van kunnen maken zoals hub-taxi, buurtbus en diverse vormen van vrijwilligersvervoer; • Het doelgroepenvervoer zoals Wmo-vervoer, Leerlingenvervoer en vervoer in het kader van de participatiewet.

Argumentatie Jaarverslag en jaarrekening 2021 Het is het vierde jaarverslag van de GR Publiek Vervoer. De jaarstukken 2021 bevatten een verslag van de activiteiten en daarvoor ingezette middelen over het boekjaar 2021. Het jaar 2021 kenmerkt zich net als 2020 weer opnieuw als een jaar met veel aandacht voor onderwerpen die gerelateerd zijn aan de Covid-pandemie. Hierbij is wederom samengewerkt met alle verschillende opdrachtgevers en opdrachtnemers. De samenwerking binnen Publiek Vervoer heeft bijgedragen aan oplossingen en voorstellen om het vervoerssysteem en daarmee het zorglandschap intact te houden. Er is veel aandacht geweest voor de bevoorschotting van de vervoerders vanuit de gemeenten en de bepaling van de definitieve hoogte van deze voorschotten in het licht van de ruimte die de EU daarvoor biedt in het kader van staatssteunregels. Hierbij was én is veel aandacht voor het complexe proces van het volgen van de juiste richtlijnen. Als gevolg van de pandemie zijn sommige zaken op een lager pitje gezet. Denk hierbij aan reizigers inspraak. De klankbordgroep en ook de reiziger gebruikersgroepen per perceel hebben in het afgelopen jaar niet bij elkaar kunnen komen. Inmiddels worden deze bijeenkomsten weer opgestart. In 2021 was tevens geen klanttevredenheidsonderzoek mogelijk.

Hoewel op grond van het geringe aantal klachten de indruk is dat het vervoer dat heeft plaatsgevonden goed is verlopen, wordt in 2022 wel weer klanttevredenheidsonderzoek gehouden, zodat een ieder een beter beeld krijgt hoe de reizigers het vervoer ervaren. Conform het vastgestelde Smartplan is in 2021 toch ook een aantal projecten gestart die gericht zijn op doorontwikkeling. Op deze plaats wordt verwezen naar de jaarstukken. Een aantal projecten is niet of later gestart. De middelen die van de EU zijn verkregen voor het uitvoeren van projecten zijn op de balans in 'de vooruit ontvangen bedragen' geplaatst, zodat ze kunnen worden gebruikt voor de uitvoering van de projecten in het jaar 2022. In deze onzekere omstandigheden is het goed om te constateren, dat GR Publiek Vervoer het boekjaar 2021 binnen de begrotingsruimte heeft afgesloten. De herijking en verlenging van de vervoersovereenkomsten tot en met 31 juli 2024 heeft lang geduurd, veel langer dan voorzien. Met name de herijking heeft meer tijd gevraagd. De reden is dat het lang geduurd heeft om overeenstemming te bereiken tussen de deelnemers (gemeenten en OV-bureau Groningen-Drenthe) over de teksten van de documenten. Het boekjaar 2021 is positief afgesloten met een bedrag van afgerond € 124.000 (2020 € 36.000). Het resultaat is grotendeels ontstaan doordat minder personeelskosten (o.a.

openstaande vacature werd pas in juli 2021 ingevuld; minder reiskosten) en minder projectkosten (niet alle projecten en taken zijn in

2/5

2021 uitgevoerd, deze worden doorgeschoven naar 2022) zijn gemaakt voor de reguliere taken en beoogde doorontwikkeling. Per 31 december 2021 komt de algemene reserve hiermee op € 165.000 (2020 € 41.000) Het bestuur van de GR Publiek Vervoer heeft besloten om € 80.000 van deze algemene reserve in te zetten voor incidentele personeelskosten. De reden hiervoor is, dat in 2023 uitstroom van personeel plaatsvindt (pensionering). Om de kennis binnen de organisatie te borgen wil GR Publiek Vervoer vervangers aanstellen voordat de betreffende medewerkers zijn vertrokken. Tevens heeft het bestuur besloten, om het restant van het positieve resultaat (€ 44.000) niet uit te keren aan de deelnemers. De reden hiervoor is, dat er binnen vier jaar gestart zal gaan worden met een aanbesteding voor de nieuwe vervoerscontracten en hiervoor zijn extra middelen nodig. Dit proces kan niet naast de gewone taken van GR Publiek Vervoer worden gedaan en zullen zij extra inhuren. De inschatting is, dat de kosten hiervoor ca. € 450.000 gaan bedragen. Om deze last niet in één keer bij de deelnemers te leggen is dus besloten, om het restant van het positieve resultaat toe te voegen aan de reserves en dit als dekking in te zetten voor het aanbestedingsproces. GR Publiek Vervoer zit dan wel tijdelijk boven de vastgestelde norm voor de hoogte van de reserves.

In de bij de jaarrekening horende controle verklaring geeft de accountant aan dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten als de activa en passiva van de GR Publiek Vervoer. Ontwerpbegroting 2023 De financiële uitgangspunten van de begroting 2023 zijn ontleend aan de kaderbrief, die door GR Publiek Vervoer in december 2021 is vastgesteld. De baten zijn gebaseerd op de structurele baten zoals bij de oprichting zijn vastgesteld en de lasten zijn gebaseerd op de lasten voor het primaire proces van GR Publiek Vervoer (reguliere bedrijfsvoering). In 2023 maken enkele medewerkers die GR Publiek Vervoer inhuurt via de deelnemers gebruik van een pensioenregeling. In de begroting gaat GR Publiek Vervoer ervan uit, dat de nieuwe medewerkers in dienst komen bij de GR Publiek Vervoer. Ten opzichte van de voorgaande begroting ontstaat daarmee een verschuiving van de inhuurkosten naar kosten eigen personeel. Voor de vervanging en de borging van de kennis heeft Publiek Vervoer in 2023 tijdelijk extra personeelslasten. Deze incidentele kosten van € 80.000 worden ten laste gebracht van de reserve. Na voornoemde onttrekking van de algemene reserve beschikt GR Publiek Vervoer over een algemene reserve van € 60.000. GR Publiek Vervoer raamt een bedrag van onvoorzien van € 10.000.

Mocht dit bedrag niet worden benut, dan komt het ten gunste van de algemene reserve. Hierdoor krijgt de GR Publiek Vervoer iets meer speelruimte. De begroting voor de periode tot en met 2026 is sluitend en laat per jaar een licht positief resultaat zien. Voor doorontwikkeling en extra opdrachten, die buiten de reguliere begroting vallen, dienen te worden gefinancierd door incidentele subsidies; onttrekkingen ten laste van de algemene reserve en eventueel bijdragen van de deelnemers. Op basis van autonome ontwikkelingen van lonen en prijzen gaat onze gemeentelijke bijdrage ten opzichte van de bijdrage 2022 met € 369 omhoog. In 2021 is besloten om de huidige vervoerscontracten tot en met 2024 te verlengen, met nog een verlengoptie van twee jaar. In 2023 zal een keuze worden gemaakt om de contracten met twee jaar te verlengen of opnieuw aan te besteden. In dit laatste geval zal er in 2023 worden gestart met de aanbesteding. Hiervoor is extra capaciteit nodig en heeft financiële gevolgen die niet in deze begroting zijn opgenomen. In de afgelopen jaren is sprake geweest van extra inkomsten vanuit een EU-project (Stronger Combined). Deze inkomsten zijn gebruikt voor projecten voor de doorontwikkeling (hierbij staat de integratie van doelgroepenvervoer en openbaar vervoer centraal).

Dit project loopt af in 2022 en er zal opnieuw worden gekeken of er nieuwe subsidiemogelijkheden zijn voor de doorontwikkeling.

3/5

Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord werken Doorontwikkeling van Publiek Vervoer draagt onder andere bij aan de uitvoering van het VN-verdrag "gelijke kansen voor mensen met een beperking", zodat iedereen blijvend mee kan doen aan de maatschappij. Effect op het Minimabeleid Niet van toepassing. Er is geen inkomenstoets, als de inwoners van de gemeente Westerveld gebruik willen maken van publiek vervoer (o.a. vervoerspas WMO) Kanttekening en risico's GR Publiek Vervoer heeft een kleine vaste formatie en is hierdoor erg kwetsbaar. Bij ziekteverzuim is mogelijk vrij snel sprake van extra inhuurkosten. De (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG; 25 mei 2018) gaat over de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Van organisaties wordt verwacht dat zij vanaf die tijd hun bedrijfsvoering met de AVG in overeenstemming brengen. GR Publiek Vervoer moet kunnen aantonen dat zij de juiste organisatorische en technische maatregelen heeft genomen om aan de AVG te voldoen. Tevens moet GR Publiek Vervoer bewijzen dat zij geldige toestemming heeft gekregen voor het verwerken van persoonsgegevens. GR Publiek Vervoer heeft met haar deelnemers verwerkersovereenkomsten afgesloten en heeft hiermee geldige toestemming gekregen voor het verwerken van persoonsgegevens.

In 2021 heeft GR Publiek Vervoer een risicoanalyse en werkplan gemaakt. De grootste risico’s worden in 2022 opgepakt, maar het blijft continu een aandachtspunt. Hiervoor heeft GR Publiek Vervoer een contract met een gespecialiseerd bedrijf die hun hierbij ondersteund. Mocht toch nog blijken, dat GR Publiek Vervoer niet kan aantonen dat zij voldoet aan het naleven van de AVG, dan is de maximale boete € 38.000 (4% van de jaarlijkse baten). GR Publiek Vervoer heeft relatief gezien een kleine algemene reserve van € 60.000 om tegenvallers/risico's op te kunnen vangen (stand algemene reserve per 31-12-2021 van € 140.000 minus onttrekking van € 80.000 in verband met het bestuursbesluit om de tijdelijke extra personeelslasten ten laste te brengen van deze reserve) In de begroting is tevens een kleine post onvoorzien van € 10.000 opgenomen om onvoorziene uitgaven te kunnen dekken. Aanpak/uitvoering en communicatie Gelet op de jaarstukken wordt geadviseerd geen geen nadere zienswijze te versturen naar de GR Publiek Vervoer, maar een algemene brief. (zie bijlage). Integrale advisering Intern Duiding integrale advisering Vervoersambtenaren uit de gemeenten De Wolden, Hoogeveen, Meppel (perceel 6, Zuidwest Drenthe), Controller Evaluatie Niet van toepassing. Kosten, baten, dekking De gemeentelijke bijdrage van € 16.984 gaat ten opzichte van 2022 omhoog met € 369.

De gemeentelijke bijdrage 2023 en volgende jaren wordt verwerkt in de onze meerjarenbegroting.

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Jaarstukken 2021 Publiek Vervoer- Gewaarmerkt.pdf Ontwerp meerjarenbegroting 2023 - 2026 Publiek Vervoer (002).pdf Bijlage Controleverklaring 2021 GR Publiek Vervoer - Was getekend.pdf Bijlage Publiek Vervoer Accountantsverslag 2021 - Was getekend.pdf 4/5

5. Brief ivm begroting 2023.docx

5/5