Raadsvoorstel jaarrekening 2021, begrotingswijzigingen 2022 en (ontwerp)begroting 2023 SSC ONS

Gemeenteraad

28 juni 2022

Voorstel

Jaarrekening 2021, begrotingswijzigingen 2022 en (ontwerp)begroting 2023 SSC ONS Besluitvorming College/besluitvorming Raad Auteur Beknopte samenvatting Sinds 1 januari 2020 is de gemeente Westerveld toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling Shared Service centrum Bedrijfsvoering en Ondersteuning, kortweg GR ONS. We nemen vanaf die datum de personeel- en salarisadministratie af. In de loop van 2020 is ook het functioneel beheer ICT overgedragen aan SSC ONS. Vanaf 1 januari 2021 wordt ook het onderdeel inkoop door de GR ONS worden uitgevoerd. In het kader van verantwoording met betrekking tot de gemeenschappelijke regeling wordt gevraagd 1. Kennis nemen van de jaarrekening en het jaarverslag 2021 van de GR ONS 2. Kennis nemen van de begrotingswijzigingen voor 2022. 3. Kennis nemen van de begroting 2023 van de GR ONS 4. De raad kennis te laten nemen van de jaarrekening 2021, de begrotingswijziging 2022 en de begroting 2023 van de GR ONS 5. De raad voor te stellen om een zienswijze in te dienen op de begroting 2023 van de GR ONS 6. De GR ONS in kennis stellen van het feit dat een zienswijze wordt ingediend

Besluit Besluitpunt 1 Kennis nemen van de jaarrekening en het jaarverslag 2021 van de GR ONS Besluitpunt 2 Kennis nemen van de begrotingswijzigingen voor 2022. Besluitpunt 3 Kennis nemen van de begroting 2023 van de GR ONS Besluitpunt 4 De raad kennis te laten nemen van de jaarrekening 2021, de begrotingswijziging 2022 en de begroting 2023 van de GR ONS Besluitpunt 5 De raad voor te stellen om een zienswijze in te dienen op de begroting 2023 van de GR ONS Besluitpunt 6 De GR ONS in kennis stellen van het feit dat een zienswijze wordt ingediend

Motivering Aanleiding en context Sinds 1 januari 2020 is de gemeente Westerveld toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling Shared Service centrum Bedrijfsvoering en Ondersteuning, kortweg GR ONS. We nemen vanaf die 1/6

datum de personeel- en salarisadministratie af. In de loop van 2020 is ook het functioneel beheer ICT overgedragen aan SSC ONS. Vanaf 1 januari 2021 wordt ook het onderdeel inkoop door de GR ONS worden uitgevoerd. Conform de afspraken in de gemeenschappelijke regeling biedt de GR ONS ons de volgende stukken aan: Voor het Jaarverslag en de Jaarrekening 2021: 1. Aanbiedingsbrief Jaarverslag en jaarrekening 2021 2. Jaarverslag en Jaarrekening ONS definitieve versie 2021 3. Accountantsverklaring ONS 2021 Voor de begrotingswijzigingen 2022: 4. Aanbiedingsbrief begrotingswijzigingen 2022 Voor de begroting 2023 5. Kaderbrief ONS begroting 2023 6. Begroting ONS 2023 voor zienswijze Van u als raad wordt gevraagd om kennis te nemen van deze stukken en een zienswijze te geven op de concept begroting 2023. Op alle stukken wordt hierna kort ingegaan. Beoogd resultaat 7. Kennisnemen van de jaarrekening 2021; 8. Kennisnemen van de begrotingswijzigingen voor 2022 en de ontwerpbegroting 2023 9. Op de ontwerpbegroting 2023 een zienswijze in te dienen Argumentatie Op grond van artikel 15 van de BVO SSC ONS worden de jaarrekening 2021, begrotingswijzigingen 2022 en ontwerp begroting 2023 aangeboden aan de gemeenteraad en wordt de mogelijkheid geboden om een zienswijze op de financiële stukken in te dienen.

Akkoord op de jaarrekening 2021, begrotingswijzigingen 2022 en begroting 2023 zorgt voor een continuering van de dienstverlening van SSC ONS. Jaarrekening 2021 De jaarrekening 2021 kent een positief resultaat ad. € 257.225,-. Het bestuur van ONS is voornemens om dit resultaat als volgt te bestemmen: • Een bedrag van € 114.813,- te storten in de egalisatiereserve inzake de laptopdienstverlening; • Een bedrag van € 116.000,- te storten in de algemene reserve als aanvulling op het weerstandsvermogen; • Een bedrag van € 26.412,- terug te storten richting de deelnemende partners, voor de gemeente Westerveld betekent dit een bedrag van € 1.638,Voor de gemeente Westerveld is de eindafrekening met betrekking tot het maatwerk € 20.054,- euro nadelig. Dit bedrag wordt verwerkt in de jaarrekening Westerveld over 2022 Begrotingswijzigingen 2022 De wijzigingen van de begroting 2022 van SSC ONS hebben betrekking op: • Autonome en noodzakelijke ontwikkelingen (structureel € 291.000,-); • Ondersteuning governance structuren (160.000,- voor 3 jaar, met aanvullend € 70.000,- vanaf 2023) • Aanvulling investeringsbegroting 2022 (€ 459.000,- incidenteel)

2/6

In totaal betekent bovenstaande een uitzetting van de begroting 2022 van ONS van € 910.000,- ten opzichte van de in november 2021 door het bestuur van ONS vastgestelde wijzigingen. Voor de gemeente Westerveld betekenen de bovenstaande begrotingswijzigingen een verhoging van de bijdrage 2022 ten opzichte van de in november 2021 door het bestuur van ONS vastgestelde wijzigingen van € 67.000,-. Dit bedrag bestaat uit een bedrag van € 18.000,- structureel en een bedrag van € 49.000,- incidenteel. Toelichting op de begrotingswijzigingen 2022 Autonome & noodzakelijke ontwikkelingen Dit betreft met name de aanvullende dienstverlening die door de partners van ONS gevraagd wordt op het gebied van laptops, beheer van audiovisuele middelen, smartphones, telefoniediensten en inkoopen adviesuren. Daarnaast ziet ONS over het geheel genomen en wisselend per partner een groei in het aantal medewerkers wat een effect heeft op de ONS-dienstverlening (bijvoorbeeld meer Microsoft licenties benodigd). Ondersteuning governance structuren Het Bedrijfsvoeringsberaad wil samen met het Ons Bestuur en de demand managementoverleggen zijn strategische sturing op de samenwerking vergroten en heeft daarvoor extra ondersteuning nodig. Hoofddoel is om “Samen meer Kwaliteit & Continuïteit” te realiseren.

Vooralsnog is deze ondersteuning programmatisch voorzien voor drie jaar (2022 tot en met 2024), waarna nieuwe afweging plaatsvindt in het bestuur. Het gaat in totaal om 2 fte, die gefaseerd is opgenomen in de begroting (€ 160.000 vanaf 2022 en aanvullend € 70.000 vanaf 2023). Kaderbrief 2023 en ontwerpbegroting 2023 De ontwerpbegroting 2023 van ONS stijgt ten opzichte van de voorgestelde begroting 2022 met een bedrag van € 4.126.000,-. De stijging wordt door de volgende componenten veroorzaakt:

Voor de gemeente Westerveld betekent bovengenoemde stijging van de begroting 2023 ten opzichte van de voorgestelde begroting 2022 een extra structurele last van € 366.000,-. In de bijgevoegde kaderbrief 2023 wordt per onderdeel een toelichting en argumentatie gegeven. Hieronder een beknopte versie van de toelichtingen: • Autonome en noodzakelijke ontwikkelingen: Dit betreft prijsindexatie conform de septembercirculaire van het gemeentefonds ( € 1 mln.), noodzakelijke ontwikkelingen door volumewijzigingen (€ 0,3 mln.) en inzet op informatiebeheer en management ( € 0,1 mln.) • Ontwikkeling meerjarenbandbreedte ICT: Om sneller te kunnen schakelen in een dynamische IT-omgeving, de voorspelbaarheid te vergroten en jaarlijkse schommelingen in bijdragen van de partners zoveel mogelijk te voorkomen is in samenspraak met het partneroverleg IT en het Bedrijfsvoeringsberaad een meerjarenbandbreedte IT en egalisatiemethodiek ingesteld voor ICT-projecten. • Verhogen digitale weerbaarheid: Additionele middelen zijn enerzijds nodig om de continuïteit te waarborgen door het structureel te maken van de Operational Security Officers en

3/6

•

•

uitbreiden van het IT-beheer, zodat alles wat geïmplementeerd is, beheerd en gemanaged blijft. Anderzijds betreft het nieuwe zaken zoals configuratiemanagement als één van de kritische securitypreocessen en het inrichten van een adequaat regie- en leveranciersmanagement, zodat ook nieuwe wet- en regelgeving en ONS/Partnerbeleid bijgehouden worden en actief kwetsbaarheden worden getackeld. Ondersteuning governancestructuren: Het Bedrijfsvoeringsberaad wil samen met het ONS Bestuur en de demandmanagement overleggen de strategische sturing op de samenwerking vergroten en heeft daarvoor extra ondersteuning nodig. Deze impuls is voor een periode van 3 jaar. Professionalisering HR Services: De aangesloten partners van ONS ontwikkelen zich op HRgebied, bijvoorbeeld in het gebruik van data bij beleidsontwikkeling en –monitoring. Dit stelt nieuwe en hogere eisen aan de dienstverlening van ONS op het gebied van reporting, analytics/business intelligence en doorontwikkeling van applicaties.

‘* Voor wat betreft de extra middelen inzake de meerjarenbandbreedte ICT is onder meer het volgende besloten door het Bedrijfsvoeringsberaad (BVB 7-2-2022): • Een eventueel in een kalenderjaar overgebleven budget wordt meegenomen naar volgend jaar middels een egalisatiereserve op de balans van ONS. Dit vindt plaats bij de vaststelling van de jaarrekening van ONS; • De minimale en maximale hoogte van deze egalisatiereserve dient nog te worden te worden gevonden (voorstel was in eerste instantie een maximale hoogte van €1.000.000); • Ten aanzien van de sturing op de middelen van de Meerjarenbandbreedte ICT (MBI) dient er uiterlijk voor de zomer 2022 een notitie met een haalbaar tijdpad te liggen door het PO IT. Zienswijze (wel/niet) Voorgesteld wordt om een zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting 2023. Advies is om middels de zienswijze verduidelijking te vragen omtrent opbouw van de hoogte van de Meerjarenbandbreedte ICT en de eis te stellen dat op deze middelen een concreet systeem van monitoring, verantwoording en bijsturing plaatsvindt. Het BVB heeft reeds besloten dat een notitie hieromtrent voor de zomer van 2022 gereed dient te zijn.

Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord werken Niet van toepassing Effect op het Minimabeleid Niet van toepassing Kanttekening en risico's Jaarrekening 2021 Bij de jaarrekening 2021 is door de accountant van ONS een verklaring met beperking op de rechtmatigheid afgegeven. Voor een bedrag van € 258.000,- zijn onderliggende contracten ten onrecht niet Europees aanbesteed. Op getrouwheid is wel een goedkeurende verklaring afgegeven. Begrotingswijzigingen 2022 en ontwerpbegroting 2023 De uitzettingen van de begroting 2022 en 2023 van ONS brengen een forse aanslag op de gemeentelijke begroting van de gemeente Westerveld met zich mee. Meer beheersing en (bij)sturing is zeer gewenst. Door middel van het indienen van een zienswijze kan hierin een eerste stap worden gezet. Van belang is om ook andere deelnemende partners van ONS mee te krijgen in dit proces. Integrale advisering Intern_en_extern

4/6

Duiding integrale advisering Bij de totstandkoming zijn de partners van ONS betrokken in het SPO (inhoudelijk advies). Controllers en Financials van de partners hebben meegekeken in de concept stukken en advies gegeven. Dat heeft geleid tot enkele temporisering en bijstellingen. Kosten, baten, dekking De wijzigingen voor 2022 worden meegenomen in de Voorjaarsrapportage 2022 samen met de eerste bijstelling van de begroting 2022 die in november 2021 is vastgesteld door het bestuur van ONS. De uitzettingen van de begroting 2023 worden opgenomen in de Kaderstelling 2023-2026 bij de Voorjaarsrapportage 2023

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Aanbiedingsbrief Ons jaarstukken 2021.pdf ONS Jaarstukken 2021.pdf ONS Controleverklaring 2021.pdf Kaderbrief Ons begroting 2023.pdf ONS Ontwerpbegroting 2023.pdf ONS Begrotingswijzigingen 2022.pdf zienswijze Shared Service Centrum Ons.docx

5/6

Shared Service Centrum Ons t.a.v. Directie ONS Luttenbergstraat 2 8012 EE Zwolle

Datum

Ons kenmerk

Uw brief

Uw kenmerk

30 May 2022 Onderwerp

Zienswijze ontwerpbegroting 2023 – 2026 ONS

Geachte directie,

Hiermee willen wij u op de hoogte stellen van onze zienswijze voor wat betreft de Ontwerpbegroting ONS 2023-2026. Hoogte en opbouw Inzake de meerjarenbandbreedte ICT verzoeken wij ONS om verdere verduidelijking omtrent de hoogte en de opbouw van deze bandbreedte te geven. Planning, monitoring, verantwoording en bijsturing Daarnaast is het naar onze mening een vereiste dat voor de inzet van de middelen vanuit de bandbreedte ICT een gedegen systeem van planning, monitoring, verantwoording en ook bijsturing wordt ingesteld. Wij verzoeken ONS dan ook om de reeds in ontwikkeling zijnde notitie omtrent de bijsturing van de bandbreedte ICT waar nodig aan te vullen met bovenstaande onderdelen en deze voor de zomer van 2022 gereed te hebben. Niet benodigde middelen binnen de bandbreedte ICT Verder verzoeken wij ONS om duidelijk aan te geven wat er gebeurt met de financiële middelen binnen de bandbreedte ICT die in enig jaar niet uitgegeven worden en wat hierin de verschillende mogelijkheden zijn. De gemeente Westerveld is van mening dat er ook gekeken moet worden naar de mogelijkheid om de in enig jaar niet uitgegeven middelen van de bandbreedte ICT naar rato op Partnerniveau terug te kunnen storten. Graag ontvangen wij hiervan een voorstel vanuit ONS.

Ontwikkelingen binnen ICT en Cybersecurity Tot slot willen wij ONS verzoeken om de raad van de gemeente Westerveld mee te nemen in de meest recente ontwikkelingen rondom ICT en Cybersecurity tijdens een informatiesessie.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders

D.B. Bruijn secretaris

H. Jager burgemeester

6/6