Raadsvoorstel Inkoopbeleid gemeente Westerveld

Gemeenteraad Voorstel Dienstverlening

Inkoopbeleid gemeente Westerveld - Besluitvorming College/besluitvorming Raad Auteur Patrick Oosterlaar Beknopte samenvatting Voorgesteld besluit: Vaststellen van het nieuwe inkoopbeleid Westerveld 2023 met gelijktijdige intrekken van het inkoopbeleid 2017

Besluit Besluitpunt 1 Vaststellen van het nieuwe inkoopbeleid Westerveld 2023 met gelijktijdige intrekking van het inkoopbeleid 2017.

Motivering Aanleiding en context De gemeente Westerveld maakt gebruik van de diensten van SSC Ons te Zwolle, in het bijzonder de inkoopfunctie. Dit is bekrachtigd door het formeel toetreden van de gemeente Westerveld als partner van de Gemeenschappelijke regeling SSC Ons. Deelname aan SSC Ons vergroot ook de mogelijkheden van samen inkopen met de andere partners van SSC Ons, namelijk de gemeenten Zwolle, Kampen, Dalfsen, Zwartewaterland en de provincie Overijssel. Het vergroten van de mogelijkheden tot effectief en efficiënt samenwerken vraagt om harmonisatie van het inkoopbeleid. Het voorliggende inkoopbeleid is op veel punten in overeenstemming met die van Zwolle, Kampen, Dalfsen, Zwartewaterland en Overijssel. Beoogd resultaat Door een geharmoniseerd inkoopbeleid bevorderd dit zowel de samenwerking met Ons als ook de onderlinge samenwerking tussen een of meerdere partners als ze samen gaan inkopen. Ook voor het MKB betekent dit een beperking van administratieve lasten, één inkoopbeleid voor de zes organisaties is wel zo makkelijk te hanteren. Het gebruik van één compact document werkt makkelijker dan twee separate documenten (inkoopbeleid en –handleiding). Zowel de medewerkers/inkopers, de interne controle, de accountant als de inkoopadviseurs van SSC Ons en de marktpartijen hebben hier baat bij.

Argumentatie 1.1 Voordelen harmonisatie inkoopbeleid Harmonisatie van het inkoopbeleid met de partners van het SSC Ons leidt tot onder andere de volgende voordelen:

1/3

1. Samen inkopen met Zwolle, Kampen, Dalfsen, Zwartewaterland en Overijssel wordt veel makkelijker als partijen inhoudelijk een identiek inkoopbeleid hanteren. 2. Medewerkers van SSC Ons kunnen effectief en efficiënt adviseren als de partners een identiek inkoopbeleid hanteren. 3. Voor het MKB wordt het ook makkelijker als 6 organisaties die geografisch dicht bij elkaar liggen een identiek inkoopbeleid hanteren. 4. Het nieuwe inkoopbeleid heeft ook een flink aantal verbeteringen ten opzichte van het huidige inkoopbeleid. Deze staan opgesomd in de bijlage met de toelichting. 1.2 Rol college m.b.t. het inkoopbeleid Als college geeft u aan door in te stemmen, dat u geen bezwaar hebt tegen het inkoopbeleid en deze ook uitvoert. De raad is het orgaan, zie 3.1, die het inkoopbeleid vaststelt. 2.1 Intrekken inkoophandboek 2017 Het college heeft in 2017 het Inkoophandboek vastgesteld. Deze komt niet meer terug. Om het moment dat de raad het nieuwe inkoopbeleid vaststelt en deze van kracht wordt dient ook het inkoophandboek door u, als college, ingetrokken te worden. 3.1 Vaststellen inkoopbeleid door de raad Het is de raad die de kaders, in dit geval het inkoopbeleid, vaststelt. Dit op basis van artikel 212 Gemeentewet en art.

20 Financiële beheersverordening 3.2 Intrekken inkoopbeleid 2017 Invoering van een nieuw inkoopbeleid leidt tot het logische gevolg om het huidige inkoopbeleid, welke in 2017 door de raad is vastgesteld in te laten trekken. Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord werken In het Inkoopbeleid zijn paragraven opgenomen over duurzaamheid en social return. Hierbij is rekening gehouden met de uitkomsten van het rekenkameronderzoek naar duurzaam inkopen en SROI in Westerveld uit 2022. Het rekenkameronderzoek is als bijlage opgenomen bij dit voorstel (incl. de bestuurlijke reactie) Effect op het Minimabeleid nvt Kanttekening en risico's Belangen van het MKB Vanwege het politieke gegeven dat veel belang wordt gehecht om de lokale ondernemers een goed kans te geven mee te dingen naar opdrachten van de gemeenten, hanteren Dalfsen en Zwartewaterland een ander uitgangspunt dan de anderen voor het begrip ‘Lokaal’. • Dalfsen hanteert een straal van 25 km. en daarbinnen is lokaal. • Kampen en Zwolle hanteren de Regio Zwolle[1] als grens voor lokaal. • Zwartewaterland hanteert voor lokaal de gemeentegrens. In het nieuwe inkoopbeleid Westerveld 2023 is nu voor lokaal/regionaal gedefinieerd het gebied binnen een straal van 50 km rondom het gemeentehuis. Onze opdrachtnemers bevinden zich voornamelijk in de provincies Drenthe en Friesland. We zijn minder georiënteerd op de Regio Zwolle.

Afwijking inkoopbeleid Voorgesteld is om de bevoegdheid om, daar waar nodig, af te wijken van het inkoopbeleid dit de mandateren aan de gemeentesecretaris. Ieder verzoek wordt voorzien van een advies van Ons, waarna een afgewogen besluit kan worden genomen. Eén keer per jaar wordt u als college geïnformeerd over de genomen besluiten. [1] Regio Zwolle: samenwerkingsverband van 22 gemeenten liggende in 4 provincies. https://regiozwolle.info/bestuurlijke-samenwerking/ Overige consequenties en planning

2/3

• • •

Financiën: Er gaan geen kosten gepaard met deze harmonisatie ICT: nvt Planning: z.s.m.; raad waarschijnlijk in de maand april 2023

Aanpak/uitvoering en communicatie Na vaststelling door de Raad zal het nieuwe inkoopbeleid worden gepubliceerd op de internetpagina, in de overheidspublicatie en worden de medewerkers van Westerveld geïnformeerd (Webveld). Integrale advisering Intern Duiding integrale advisering Het concept Inkoopbeleid is voordat het MT dit heeft behandeld gereviewd door een 4-tal medewerkers en afgestemd met de teamleiders Openbare Ruimte en Dienstverlening Evaluatie nvt Kosten, baten, dekking Er gaan geen kosten gepaard met deze harmonisatie

3/3