Raadsvoorstel Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten

Gemeenteraad Vergadering 23 september 2025 Voorstel

Aanbestedingsdocument accountantsdiensten / 2025-015988 Auteur Presidium Beknopte samenvatting De overeenkomst met de huidige accountant eindigt na de controle over het boekjaar 2025. De overeenkomst kan niet meer worden verlengd. Om tot een nieuwe aanwijzing van een accountant te komen is een aanbestedingsprocedure gestart en wordt de raad gevraagd het aanbestedingsdocument hiertoe vast te stellen.

Voorgesteld besluit •

Het aanbestedingsdocument accountantsdiensten met daarin het programma van eisen, vast te stellen.

Motivering Aanleiding en context Het contract met de huidige accountant Eshuis loopt, na eerdere verlenging, definitief af na afronding van de controle van boekjaar 2025. Dit betekent dat er opnieuw een accountant moet worden aangewezen. De gemeenteraad is opdrachtgever voor de accountantscontrole. In de gemeentelijke controleverordening is vastgelegd dat de raad het programma van eisen voor de aanbesteding van een nieuwe accountant vaststelt. In de verordening op de auditcommissie is de auditcommissie belast met de selectie van een accountant. Vanuit de auditcommissie en de ambtelijke organisatie is een projectgroep samengesteld om de aanbestedingsprocedure uit te voeren, daarin ondersteund door ONS en de griffier. De eerste fase van dit proces heeft geleid tot een beschrijvend aanbestedingsdocument (met daarin geïntegreerd het programma van eisen) dat nu ter vaststelling aan de raad wordt voorgelegd. Beoogd resultaat De selectie van een accountant Argumentatie Gezamenlijk aanbesteden Tijdens de opstart van het aanbestedingsproces is de gemeente Dalfsen aangehaakt waarmee ONS meer efficiency op de ondersteuning bij aanbesteding kan realiseren. Westerveld en Dalfsen hebben binnen de aanbesteding ieder een eigen perceel waarop afzonderlijk ingeschreven kan worden. De selectie vindt ook door iedere gemeente voor zijn eigen perceel plaats.

In het document is gekozen voor een contractperiode van 3 jaar (2026-2028) met de optie tot verlenging met 2 x 1 jaar. Hierdoor ontstaat de kans nog meer efficiency voordeel te halen door in de toekomst ook met andere ONS-gemeentes samen op te trekken bij de aanbesteding voor een accountant.

Projectgroep en beoordelingscommissie De auditcommissie is verantwoordelijk voor de selectie van de accountant. Vanuit de auditcommissie zijn de heren Bruursema en Ballast aangewezen als deelnemers aan de projectgroep aanbesteding accountant en de beoordelingscommissie voor inschrijvingen op de aanbesteding. In de projectgroep en de beoordelingscommissie zitten ook 2 ambtelijk vertegenwoordigers. In de projectgroep is een aanbestedingsstrategie vastgesteld waarmee het beschrijvend aanbestedingsdocument ook is voorbereid. Kanttekeningen en risico’s Door het terugtreden van grote accountantskantoren uit de gemeentemarkt is bij inschrijvingen de spoeling steeds vaker dun. De kans bestaat dat er geen inschrijvingen binnenkomen, waardoor de gemeente mogelijk niet op tijd voldoet aan de wettelijke verplichting om de jaarrekening te laten controleren door een accountant. Om dit te voorkomen, is ervoor gekozen om realistische en haalbare eisen te stellen. Daarnaast wordt de aanbesteding tijdig gepubliceerd, zodat de gemeente daar vroeg op kan anticiperen. Veel gemeenten ervaren dat slechts enkele kantoren inschrijven op aanbestedingen. Het is mogelijk dat er vertraging optreedt in de aanbestedingsprocedure met name door mogelijke juridische procedures rondom het aanbestedingsproces.

Het risico is klein, omdat de gemeente met begeleiding van de aanbesteding door ONS heeft gezorgd voor zorgvuldige, transparante en realistische aanbestedingsstukken. Daarnaast zijn de eisen en voorwaarden duidelijk geformuleerd, wat het risico op juridische procedures verkleint. Aanpak/uitvoering en communicatie Volgens de planning wordt de aanbesteding op 26 september 2025 gepubliceerd. In november 2025 worden de inschrijvingen beoordeeld. Na verificatiegesprekken en juridische controle is het streven in de raadsvergadering van december 2025 een nieuwe accountant aan te wijzen, wat operationeel leidt tot een voorlopige gunning. Op de voorlopige gunning volgt een bezwaartermijn van 20 dagen waarna definitieve gunning kan plaatsvinden. Het aangaan van de feitelijke overeenkomst is een privaatrechtelijke handeling die voor de gemeente wettelijk is voor behouden aan het college. De bevoegdheid tot ondertekenen ligt bij de burgemeester. In het aanbestedingsdocument worden bijlagen genoemd die nu niet ten behoeve van het raadsbesluit zijn bijgevoegd, maar die wel toegevoegd worden bij feitelijke publicatie van de aanbesteding na besluitvorming door de raad. Het aanbestedingsdocument zelf wordt pas openbaar gepubliceerd na besluitvorming door de raad. Kosten, baten, dekking In de begroting zijn kosten voor aanbesteding en accountant opgenomen.

Zo nodig volgt bijstelling via de bestuursrapportage. Aldus besloten, namens het presidium

Griffier Reiny Weernekers

Voorzitter Jouke Spoelstra

2/2