Raadsbesluit Instructie griffier

RAADSBESLUIT Vergadering 27 juni 2023

Instructie voor de griffier van de gemeente Westerveld 2023 / zaaknummer Auteur Presidium

Besluit -De raad van de gemeente Westerveld;

-gelezen het voorstel van het Presidium van 25 mei 2023 onder nummer …; -gelet op artikel 107 a, tweede lid van de Gemeentewet; BESLUIT: 1.

Vast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente Westerveld 2023.

Artikel 1 Definities 1.Griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad aangewezen functionaris; 2.Griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en onder diens verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;

3.Werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de raad de werkgeversfunctie jegens de griffie(r) heeft gedelegeerd;

4.Presidium: een door de raad op grond van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere

werkzaamheden van de gemeenteraad van Westerveld 2021 ingestelde commissie die zorg draagt voor de huishoudelijke aangelegenheden en het goed functioneren van de raad als orgaan;

5.Agendacommissie: een door de raad op grond van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Westerveld 2021 ingestelde commissie die de (ontwerp)agenda’s voorbereid voor vergaderingen en andere bijeenkomsten van de raad.

5.Rekenkamer: het orgaan dat de op grond van artikel 81a Gemeentewet door de raad is ingesteld en onderzoek doet naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden 1.De griffier is eerste adviseur van de gemeenteraad, de commissies van de raad, het presidium en de raadsvoorzitter en doet dit onafhankelijk en zelfstandig.

2.De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen.

3.De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding van

vergaderingen van onder vorig lid genoemde organen en is verantwoordelijk voor het ontwikkelen,

innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad. 4.De griffier staat de voorzitter van de raad, van het presidium en de voorzitters van de door de raad

ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.

5.De griffier is aanwezig bij vergaderingen van de raad, zijn commissies en het presidium, draagt zorg

voor publicatie van agenda’s en vergaderstukken evenals het maken van besluitenlijsten van betreffende vergaderingen.

6. De griffier fungeert als aanspreekpunt bij vragen en verzoeken van derden over

raadsaangelegenheden; draagt zorg voor de organisatie en facilitering van raadsbrede activiteiten richting inwoners en instanties.

7. De griffier adviseert over de rol, functie en positie van de gemeenteraad in het lokale politiek-

bestuurlijke besluitvormingsproces, doet voorstellen hiertoe aan het presidium, de raad, college en ambtelijke organisatie.

8. De griffier is eindverantwoordelijk voor de in deze instructie genoemde taken en bevoegdheden en kan de uitvoering van taken op onderdelen overdragen aan zijn of haar plaatsvervanger.

Artikel 3 Leidinggeven en management 1.De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie;

2.De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die

verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand;

3.De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren;

4.De griffier bespreekt jaarlijks een werkplan en jaarrapportage met de werkgeverscommissie en het presidium en stuurt deze vervolgens ter kennisname aan de raad.

5.De griffier beheert de budgetten van de raad, de griffie en de rekenkamer, signaleert

budgetoverschrijdingen en adviseert de raad via het presidium over de wijze hoe ermee om te gaan;

Artikel 4 Bestuurlijk en ambtelijk overleg 1.De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad;

2.De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris over in ieder geval de planning, uitvoering en positie en wensen van de raad aangaande dossiers van de lange

termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

3.De griffier overlegt met de gemeentelijk accountant over de controle op de jaarrekening. 4.De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

Artikel 5 Agendering 1.De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies evenals het presidium bij het opstellen van de agenda van hun vergaderingen;

2.De griffier adviseert de agendacommissie over behandelrijp zijn van voorstellen aan de raad en over moment en wijze van agendering van die voorstellen.

3.De griffier draagt zorg voor de organisatie en ondersteuning van bijeenkomsten waartoe de agendacommissie besluit.

4.De griffier bevordert de beschikbaarheid van een actuele lange-termijnplanning voor agendacommissie en presidium, adviseert gevraagd en ongevraagd over de inrichting van hierin genoemde

besluitvormingsprocessen, stemt wensen vanuit de raad af met college en ambtelijke organisatie.

Artikel 6 Bestuurlijke besluitvorming 1.De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen;

2.De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming;

3.De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een passende positionering van de raad;

4. De griffier bewaakt de tijdige informatieverstrekking aan de raad door het college; 5. De griffier stimuleert de communicatie door het college over afdoening van moties, toezeggingen en andere afspraken.

Artikel 7 Onderzoek 1.De griffier ondersteunt een door de raad ingestelde onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.

2.De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.

3.De griffier draagt zorg voor de coördinatie van uitzetten en uitvoeren van vragen en verzoeken aangaande onderzoek en functioneren van de rekenkamer.

Artikel 8 Communicatie en informatie 1.De griffier is verantwoordelijk voor de volgens wet- en regelgeving noodzakelijke publicatie en openbaarmaking van openbare informatie van de raad.

2.De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van raadscommunicatie. 3.De griffier geeft inwoners en instanties informatie over contact met de raad, de werkwijze van de raad, besluitvormingsprocessen en de invloed die zij daarin kunnen uitoefenen.

Artikel 9 Verhindering en vervanging 1.Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is het ambt te vervullen, doet deze daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de werkgeverscommissie.

2.Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin deze instructie niet voorziet pleegt de griffier in voorkomende gevallen overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 11 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de instructie voor de griffier van de gemeente Westerveld 2011.

Artikel 12 Citeertitel

Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Westerveld 2023’

Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 27 juni 2023

R. Weernekers Griffier

H. Jager De voorzitter