Politieke avond Westerveld

Politieke Avond Westerveld 2021

In 2018 en 2019 is er gewerkt aan een nieuwe werkwijze voor de gemeenteraad in Westerveld resulterend in de Politieke avond Westerveld (PaW). Vanaf eind 2019 is er in de vorm van een pilot uitvoering gegeven aan de ontwikkelde werkwijze. Werkende weg is die werkwijze bijgesteld. Voor de zomer van 2020 heeft de werkgroep vergaderstructuur de pilot afgerond met een evaluatie en een set aanbevelingen aan het presidium. Deze zijn door het presidium overgenomen. Daarnaast bleek in de praktijk dat er op enkele zaken nog keuzes of nadere uitwerkingen te maken zijn. Met het presidium is op basis van een eerste versie van dit document een gesprek gevoerd wat heeft geleid tot de nu voorliggende beschrijving van de werkwijze van de gemeenteraad in Westerveld. Deze werkwijze is vertaald in een eveneens door de raad vast te stellen nieuw reglement van orde. Bovendien is er een document met werkafspraken opgemaakt die zich meer richt op de praktische uitvoering, wijze van voorbereiding etc.

De voorliggende beschrijving van de werkwijze van de raad is mede gebaseerd op: -Presidiumverslagen 1 oktober, 18 juni 14 mei 27 januari 2020 -Evaluatie raadswerkgroep/evaluatie in presidium 18 juni 2020 -Uitgangspunten nieuwe vergaderstructuur gemeenteraad Westerveld 2019 Punten die in dit document al wel langskomen maar waaraan op een later moment met het presidium nog verder uitwerking zal moeten worden gegeven zijn: - De lange termijnagenda - Betrekken van de samenleving

1

Politieke avond Westerveld De Politieke avond Westerveld (PaW) is de dinsdagavond waarop gemeenteraadsleden zich informeren, in debat of dialoog gaan en besluiten nemen. In een 4-wekelijkse cyclus vindt besluitvorming plaats: Week 2 en zo nodig week 3: voorbereidende Politieke Ronde met informatie, debat en dialoog. Eén Politieke Ronde per cyclus wordt afgesloten met een vragenkwartier. Week 4: Raadsvergadering met debat en besluitvorming. Aansluitend aan de raadsvergadering is ruimte voor een vragenuur. Naast Politieke Ronde en raadsvergadering kan op wisselende momenten een Dialoogavond worden ingepland: collectief als raad of door individuele fracties en raadsleden is er die avond tijd voor gesprek met de samenleving of andere gesprekspartners. Dit hoeven geen onderwerpen te zijn die rechtstreeks op de agenda van de raadsvergadering staan of komen. Voorbereiden agenda De agendacommissie besluit iedere laatste dinsdag van de cyclus over de agenda’s van de daaropvolgende cyclus. Daarbij wordt ook vastgesteld:  of een onderwerp in één of twee Politieke Rondes op besluitvorming wordt voorbereid (informatie en/of debat, eventueel tussenvormen). Uitgangspunt is dat alleen bij omvangrijke en/of complexe voorstellen een informatieve Ronde wordt geagendeerd.

 het doel van bespreking (informeren, oordeel geven, wensen en bedenkingen geven, dialoog), de duur, werkwijze van bespreking, het spreekrecht/rol voor de samenleving  de voorzitter, uitzonderingen daargelaten één voorzitter per vergaderavond - De agenda wordt opgesteld op basis van voorstellen van het college aan de raad, initiatiefvoorstellen vanuit de raad, burgerinitiatieven, overige agenderingsverzoeken vanuit de raad (minimaal 2 fracties), samenleving en het college. - De agenda van de PaW wordt ten behoeve van de vergadering van de agendacommissie zo veel mogelijk door de griffie voorbereid in concept-agenda’s en concept-bespreekvoorstellen per agendapunt. In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie een agendapunt tot uiterlijk een week voor de vergadering toevoegen aan de agenda. Bespreekvoorstel Het bespreekvoorstel is de leidraad voor voorbereiding door het raadslid en voor het leiden van de vergadering door de voorzitter. Het bespreekvoorstel is een A4 per agendapunt van de Politieke Ronde met daarin samengevat het onderwerp en doel van bespreking, de behandelwijze, beoogde conclusie van bespreking evenals vorm en toestaan van spreekrecht. Bij de raadsvergadering worden op voorstel van de agendacommissie alleen bespreekvoorstellen gemaakt voor grotere debatten.

Politieke Ronde (week 2 en zo nodig 3)  De agenda van de Politieke Ronde bestaat uit achter elkaar geagendeerde losse vergadersessies waarbij één onderwerp aan de orde is met een richttijd voor begin en einde. Zo mogelijk worden sessies waarbij insprekers worden verwacht zo vroeg mogelijk op de avond geagendeerd. De verschillende sessies tijdens de Politieke Ronde vormen als geheel een vergadering van een raadscommissie zoals bedoeld in art 82 van de Gemeentewet.  De agendacommissie kan voorstellen voor één of meer voorstellen die naar verwachting hamerstukken zijn, een korte (gecombineerde) vergadersessie te organiseren.  Tussen de afzonderlijke agendapunten wordt in de regel een pauze van 5 minuten gepland voor het wisselen van woordvoerders, insprekers ed.  De avond wordt voorgezeten door een voorzitter uit de voorzitterspool. De voorzitterspool wordt gevormd door de raadsleden die hiertoe door de raad uit zijn midden zijn benoemd. 2



Per fractie zitten per agendapunt maximaal 2 woordvoerders, raadslid of burgerlid, aan tafel, waarvan behoudens interrupties één het woord voert. Alleen bij informatieve sessies worden beide in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen.  Voor iedere fractie is het mogelijk maximaal 2 burgerleden door de raad te doen benoemen welke dezelfde toegang tot informatie hebben als raadsleden inclusief geheime stukken. Burgerleden moeten op de kieslijst hebben gestaan van een fractie.  De afzonderlijke vergadersessies hebben in de regel een concreet voorstel als onderwerp dat wordt voorbereid op besluitvorming in de raad door middel van dialoog, informatie verzamelen en/of debat. In voorkomende gevallen kunnen ook onderwerpen worden geagendeerd die (nog) niet om concrete besluitvorming vragen, zoals oriëntatie op een onderwerp of een initiatief, het voeren van een gesprek vanuit de controlerende rol etc.  Per vergadersessie wordt door de agendacommissie met een bespreekvoorstel vooraf het doel en behandelwijze van de vergadering vastgesteld: -informatie verzamelen (presentatie, vragen stellen, gesprek, dialoog) -debat/het geven van een oordeel over … (zo veel mogelijk concretiseren van de vraag) -overig  Aan het eind van een vergadersessie met debat wordt geconcludeerd of het voorstel rijp is voor besluitvorming en zo ja als bespreek- of hamerstuk in de raadsvergadering.

Als er nog debat gewenst wordt in de raad, worden bij de conclusie concrete debatpunten geformuleerd of wordt aangekondigd dat debat in de raad plaats heeft aan de hand van concrete moties of amendementen.  Technische vragen worden altijd vooraf schriftelijk gesteld en schriftelijk beantwoord. De beantwoording van technische vragen bij een voorstel wordt via ibabs met de hele raad gedeeld.  Aan het eind van een informatieve vergadersessie wordt geconcludeerd of de raad afdoende geïnformeerd is en indien van toepassing over kan worden gegaan tot het geven van een oordeel.  Eén Politieke Ronde per 4 weken wordt afgesloten met een Vragenkwartier.

Raadsvergadering (week 4) -De agenda van de raadsvergadering wordt gevormd door:  Vaststellen van de agenda  Actieve informatieplicht college (mededelingen)  Vaststellen van besluitenlijsten van voorgaande PaW’s  Hamerstukken en bespreekstukken (zo veel mogelijk naar aanleiding van moties en amendementen) ter besluitvorming, die voorbereidend zijn behandeld in de Politieke Rondes  Stukken die niet voorbereidend zijn behandeld in een Politieke Ronde maar waarvan de agendacommissie van mening is dat deze evident rechtstreeks (meestal als hamerstuk) kunnen worden afgedaan in de raadsvergadering  Moties vreemd en andere raadsinstrumenten die Gemeentewet/RvO bieden  Aansluitend aan de raadsvergadering is er ruimte voor een vragenuur. De Dialoogavond -De agendacommissie besluit over de invulling en planning van Dialoogavonden. Dit kan in de vorm van een gesprek op het gemeentehuis, maar ook door een werkbezoek of gesprek op locatie. -Voorstellen voor de invulling van deze avonden of verzoeken daartoe kunnen bij de agendacommissie worden ingediend door raadsleden (tenminste 2 fracties), inwoners en maatschappelijke partners, portefeuillehouders. Daarnaast is de Lange Termijn Agenda een mogelijke bron om voorstellen hiertoe te doen.

3

Agenda -De agenda en bijbehorende stukken worden in de regel 11 dagen voor de PaW maar altijd uiterlijk een week van tevoren gepubliceerd. -De agenda voor de raadsvergadering wordt door de raad definitief vastgesteld tijdens de raadsvergadering. -De agenda voor de Politieke Rondes wordt vastgesteld door de agendacommissie. -Fracties kunnen tot maandagochtend 9.00 uur voorafgaand aan de Politieke Ronde een wijzigingsverzoek doen t.a.v. het in het bespreekvoorstel beschreven doel en de wijze van behandeling. De agendacommissie besluit diezelfde dag voor 14.00 uur op dit verzoek. Meespreken en inspreken  Waar wenselijk en mogelijk worden belanghebbenden/deskundigen uitgenodigd om mee te spreken in Informatieve of Debat Rondes. Betrokkenen worden na afstemming met de agendacommissie via de griffie en/of ambtelijke organisatie uitgenodigd.  Inwoners en andere belanghebbenden kunnen tijdens een voorbereidende Politieke Ronde afhankelijk van het bespreekvoorstel in- of meespreken over een geagendeerd onderwerp. In de regel zal dit tijdens de Debatronde zijn, de agendacommissie kan echter beslissen het spreekrecht te doen plaatsvinden in een Informatieve Ronde.  Inspreken is het in maximaal 5 minuten geven van een reactie op het voorliggende voorstel met gelegenheid tot enkele vragen van raadsleden aan de inspreker.

 Meespreken is het geven van een kort statement bij aanvang van de vergadering (max 2 minuten) en mee kunnen doen in het aansluitende gesprek/debat van raadsleden over het voorstel.  Inwoners en andere belanghebbenden kun inspreken tijdens een raadsvergadering -Over een geagendeerd onderwerp: als er geen voorbereidende Politieke Ronde heeft plaatsgevonden of een voorstel fundamenteel afwijkt van het voorstel zoals dat in de voorbereidende Politieke Ronde is voorgelegd. Of wanneer dit vanuit de voorbereidende Politieke Ronde geadviseerd wordt.  Aanmelden voor inspreken is bij alle PaW-avonden uiterlijk 16.00 uur op de dag voorafgaand aan de vergadering.  Als zich meer dan 3 insprekers melden voor een agendapunt kan de voorzitter in afstemming met de agendacommissie beslissen het inspreken op een ander moment te agenderen of de inspreektijd te verkorten: tot 3 insprekers = 5 minuten. Bij 4 of 5 insprekers = 4 minuten, bij meer dan 5 insprekers = 3 minuten. Vragenkwartier en vragenuur Eén keer per 4 weken is er na een Politieke Ronde ruimte voor een Vragenkwartier. Na de raadsvergadering is er gelegenheid voor een Vragenuur. Uitgangspunt daarbij is dat: - er maximaal 3 onderwerpen worden toegelaten. - als er meer onderwerpen worden aangemeld de voorzitter of raadsvoorzitter in afstemming met de griffier 3 onderwerpen selecteert op basis van actualiteit en spoedeisendheid.

Voorbeelden hiervan zijn: het speelt deze 2 weken, gaat om iets met grote impact of leeft breed in de samenleving, verdraagt geen uitstel van beantwoording via schriftelijke vragen. - ingediende vragen die buiten de selectie vallen, worden in beginsel schriftelijk binnen 1 week na indiening van de vraag beantwoord als een speciale categorie schriftelijke vragen. De beantwoording volgt vervolgens de procedure van afdoening als genoemd onder het kopje Ingekomen post. - in het Vragenkwartier alleen de indiener van de vraag het woord voert en de portefeuillehouder antwoordt. Er worden geen interrupties toegestaan. Alleen de indiener kan naar aanleiding van het antwoord vervolgvragen stellen. 4

- in het vragenuur in tweede termijn ook andere fracties aanvullende vragen over het onderwerp kunnen stellen. - de indiener zich in zowel vragenkwartier als vragenuur beperkt tot maximaal 3 beknopt geformuleerde vragen, de vragen worden met toelichting vooraf in ibabs geplaatst. Spreektijden De spreektijd voor een fractie is in de basis maximaal 3 minuten in eerste termijn, hetgeen in het geval van een Politieke Ronde vermeld wordt in het bespreekvoorstel. De agendacommissie kan per onderwerp desgewenst afwijkende spreektijden vaststellen die dan ook weer in het bespreekvoorstel worden vermeld. In tweede termijn wordt door de voorzitter gestuurd op beperken van het gesprek tot de overgebleven bespreekpunten. Bij de Voorjaarsnota is de spreektijd in eerste termijn in beginsel 10 min Bij de Begroting is de spreektijd in eerste termijn in beginsel 7 min De agendacommissie kan besluiten hiervan af te wijken. Ingekomen post en beantwoording schriftelijke vragen Bij de raad ingekomen stukken inclusief informatiestukken en beantwoording van schriftelijke vragen door het college worden zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 3 werkdagen op het besloten deel van ibabs geplaatst. Bij de ingekomen stukken wordt door de griffie een voorstel gedaan voor de wijze van afdoening van het ingekomen stuk.

Indieners krijgen een ontvangstbevestiging met de voorgestelde afdoening en een verwijzing naar de vergadering van de agendacommissie waarin deze afdoening definitief wordt vastgesteld. Ook wordt vermeld dat men bij gewijzigde afdoening opnieuw zal worden geinformeerd. Binnen tien dagen na het beschikbaar stellen van het ingekomen stuk kan een raadslid via de griffier aan de agendacommissie gemotiveerd een andere wijze van afdoening van een stuk voorstellen. De agendacommissie beslist over dit voorstel en maakt, indien besloten wordt tot een andere wijze van afdoening, dit kenbaar aan de raadsleden. Maandelijks wordt van de tot dan toe ontvangen ingekomen stukken waarvan de wijzigingstermijn is verlopen, een lijst samengesteld, waarna de agendacommissie de wijze van afdoening definitief vaststelt. Deze vastgestelde lijst wordt in ibabs en op de website gepubliceerd. De beantwoording van schriftelijke vragen geschiedt schriftelijk en binnen 30 dagen. Deze kan leiden tot schriftelijke vervolgvragen of een verzoek om enige vorm van agendering (Politieke Ronde, Vragenkwartier, interpellatie). Presidium -Het presidium bestaat uit de fractievoorzitters, raadsvoorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de raad, de griffier -Fractievoorzitters kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander fractielid.

-Het presidium draagt zorg voor  Het goed functioneren van de raad en zijn organen in algemene zin  De zorg voor huishoudelijke aangelegenheden de raad betreffend  Het voeren van overleg met de burgemeester over bestuurlijke aangelegenheden -Het presidium vergadert vanuit de taak met betrekking tot het functioneren van de raad in ieder geval 3x per jaar op een avond niet zijnde een PaW-avond. -Het presidium stelt de jaarplanning vast. -De vergaderingen van het presidium zijn niet openbaar. -Agenda en besluitenlijsten worden voor de hele raad beschikbaar gesteld via het besloten deel van ibabs.

5

Agendacommissie -De agendacommissie bestaat de rest van de huidige raadsperiode uit de leden van het presidium (fractievoorzitters). De raadsvoorzitter en de griffier zijn aanwezig als adviseurs, de laatste treedt eveneens op als secretaris van de commissie. In een nieuwe raadsperiode kan de raad opnieuw bepalen of de commissie gevormd wordt uit fractievoorzitters of (een deel van de) voorzitters van Politieke Rondes. -Eveneens aanwezig bij de vergaderingen van de agendacommissie zijn de plaatsvervangend griffier en 1 of 2 beleidscoördinatoren. Zij ontvangen een permanente uitnodiging voor de vergadering van de agendacommissie. -De agendacommissie kiest een voorzitter uit haar midden. Bij diens afwezigheid kunnen andere commissieleden optreden als plaatsvervanger. -De agendacommissie besluit over procedurele behandeling van raadsvoorstellen, initiatieven, agenderingsverzoeken, stelt voorlopige agenda’s van de Politieke avond Westerveld vast en gebruikt hierbij de Lange Termijn Agenda als leidraad. Ook wordt de afdoening van ingekomen stukken vastgesteld. -De agendacommissie vergadert 4-wekelijks voorafgaand aan de raadsvergadering om de agenda’s voor de volgende vergadercyclus op te stellen.

-Als spoedeisende agenderingsverzoeken of de uitkomst van een voorbereidende Politieke Ronde daar aanleiding toe geven kan de agendacommissie op basis van schriftelijke of mondelinge consultatie besluiten de agenda van volgende PaW’s binnen dezelfde cyclus aan te passen. De agenderingstermijn van een week wordt hierbij in acht genomen en de wijziging wordt zo snel mogelijk gecommuniceerd aan de raad en gepubliceerd op de website. -De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar. -Agenda en besluitenlijsten worden voor de hele raad beschikbaar gesteld via het besloten deel van ibabs Voorzitters -De raad benoemt uit zijn midden de plaatsvervangend voorzitter van de raad evenals de voorzitters voor de voorbereidende Politieke Rondes -Per Politieke Ronde wordt in de regel 1 voorzitter aangewezen, in de basis gebeurt dit op alfabetische volgorde. -Raadsvergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van de raad. -Twee keer per jaar vindt intervisie tussen voorzitters en griffie plaats Lange Termijn Agenda (LTA) De raad werkt met een LTA die in samenspel tussen college, ambtelijke organisatie en het presidium tot stand komt. De LTA kijkt ca. een jaar vooruit.

Via deze LTA volgt de raad de planning van onderwerpen en worden afspraken gemaakt over processen van omvangrijke en/of politiek gevoelige dossiers (denk aan informatie-voorziening, rol van de raad, rol van de samenleving, aard van te ontwikkelen voorstellen in verschillende projectfases etc.) De agendacommissie gebruikt de LTA als één van de bronnen bij het vaststellen van de PaWagenda’s inclusief de Dialoogavonden.

6