Definitief - Toelichting Essentiele verschillen Nieuw Inkoopbeleid W'veld

Van:

Sr. Inkoopadviseur Ons I&C

Datum:

16 februari 2023

Versie:

Definitief

Onderwerp:

Essentiele verschillen Nieuw en huidig inkoopbeleid Westerveld

1. Inleiding: Op dit moment kent Westerveld een inkoopbeleid 2017 (vastgesteld door de gemeenteraad) en een inkoophandleiding 2017 (vastgesteld door het college). De inkoophandleiding is een nadere uitwerking van het inkoopbeleid en bevat voornamelijk instructies voor de medewerkers toe te passen bij inkopen/aanbesteden. Voorstel is om het inkoopbeleid minder algemeen te maken, dus wat meer concreter met als gevolg dat de inkoophandleiding kan vervallen. Hiermee zijn we ook transparanter naar buiten. In dit memo zijn de essentiële verschillen opgenomen tussen het huidige inkoopbeleid van de gemeente Westerveld en het nieuw voorgestelde Inkoopbeleid 2023. Deze toelichting is een bijlage bij het college voorstel met kenmerk 2023-003664 , d.d. 21-03-2023 De volgende onderwerpen worden in deze toelichting nader beschouwd:

❖ Drempelbedragen Leveringen en Diensten ❖ Drempelbedragen Werken ❖ Drempelbedragen en uitnodigingsbeleid Concessies en Sociale en ander specifieke diensten

❖ Uitnodigingsbeleid Leveringen en Diensten ❖ Uitnodigingsbeleid Werken ❖ Afwijkingen uitnodigingsbeleid ❖ Samenwerken Partners van Ons ❖ Integriteit ❖ Klachtenregeling ❖ Afwijkingsbevoegdheid Met de vaststelling van het nieuwe Inkoopbeleid vervallen zowel het huidige Inkoopbeleid (2017) als ook de Inkoophandleiding (2017).

blz. 1/10

2. Drempelbedragen Drempelbedragen zijn financiële waarden en bij iedere drempel hoort een bepaalde aanbestedingsprocedure. Er zijn vier soorten aanbestedingsprocedures i. enkelvoudig onderhands (EO) (1 op 1), ii. meervoudig onderhands (MvO), iii. Nationaal en iv. Europees. Van iedere in te kopen opdracht wordt vooraf een raming van de kosten gemaakt, ook wel opdrachtwaarde genoemd. Afhankelijk van de opdrachtwaarde en de drempelbedragen dient een aanbestedingsprocedure geselecteerd c.q. gevolgd te worden.

2.1

Leveringen en Diensten

Deze paragraaf gaat over de drempelbedragen, verderop een paragraaf over het uitnodigingsbeleid (regionaal/lokaal) Westerveld (vigerende inkoophandleiding)

Voorstel in nieuw Inkoopbeleid: Aanbestedingsprocedure Leveringen & Diensten

Drempelbedragen

Enkelvoudig onderhands

€0,=

Meervoudig onderhands

€50.000,=

-

€50.000,= -

geldende Europese drempelbedrag1 Europees

≥ geldende Europese drempelbedrag 1

1 Deze drempel wordt 2-jaarlijks door de Europese Commissie vastgesteld. (op dit moment € 215.000)

blz. 2/10

Deze nieuwe tabel maakt het eenvoudiger/overzichtelijker doordat er harde grenzen zijn en geen glijdende schaal. Er is daardoor minder discussie en ook minder kans op procedure fouten of onrechtmatigheden. In de praktijk wordt de mogelijkheid van Nationaal aanbesteden voor Leveringen en Diensten niet gebruikt, want de administratieve lasten voor zowel de aanbestedende diensten als de leveranciers wegen niet op tegen de voordelen. Om deze reden is deze niet opgenomen in de nieuwe tabel. Er is altijd de optie om een ‘zwaardere’ procedure te kiezen, mits proportioneel2. Dus in plaats van meervoudig onderhands (MvO) mag er gekozen worden voor Europees aanbesteden.. Deze aspecten en of de juiste procedure is gekozen wordt gecheckt bij het beoordelen door Ons van het InkoopStartFormulier (ISF).

2.2

Drempelbedragen Werken

Deze paragraaf gaat over de drempelbedragen, verderop een paragraaf over het uitnodigingsbeleid (regionaal/lokaal) Westerveld (vigerende inkoophandleiding)

Voorstel in nieuw Inkoopbeleid: Aanbestedingsprocedure Werken

Drempelbedragen

Enkelvoudig onderhands

€ 0,=

-

€125.000,=

Meervoudig onderhands

€ 125.000,=

-

€ 3.000.000,=

Nationaal

€ 3.000.000,= geldende Europese drempelbedrag 3

Europees

≥ geldende Europese drempelbedrag 3

2 Administratieve lasten voor zowel leveranciers als aanbestedende diensten moeten opwegen tegen

de voordelen. 3 Deze drempel wordt 2-jaarlijks door de Europese Commissie vastgesteld. (op dit moment € 5.382.000)

blz. 3/10

Deze nieuwe tabel maakt het eenvoudiger/overzichtelijker doordat er harde grenzen zijn en geen glijdende schaal. Er is dus minder discussie en minder kans op procedure fouten of onrechtmatigheden. De drempel tussen MvO en Nationaal ligt vrij hoog. Een lage drempel heeft tot gevolg dat er eerder Nationaal aanbesteed moet worden en dat iedere ondernemer in Nederland kan meedingen naar de opdracht. Een hogere drempel heeft tot voordeel dat meer Meervoudig onderhands (MvO) aanbestedingen mogelijk zijn in plaats van dat er Nationaal aanbesteed hoeft te worden. MvO biedt de mogelijkheid om zelf het aantal uit te nodigen ondernemers te bepalen en om zelf de regels vast te stellen voor het uitnodigingsbeleid (bijvoorbeeld meer lokaal/regionaal of een eigen (groslijst)methodiek). Er is altijd, mits proportioneel, de optie om een ‘zwaardere’ procedure te kiezen. Dus in plaats van meervoudig onderhands (MvO) mag er gekozen worden voor Nationaal of Europees aanbesteden. Deze aspecten en of de juiste procedure is gekozen wordt gecheckt bij het beoordelen door Ons van het InkoopStartFormulier (ISF).

2.3 Drempelbedragen en uitnodigingsbeleid Concessies4 en Sociale en ander specifieke diensten5 In de huidige inkoophandleiding van Westerveld zijn de in het titel benoemde onderwerpen niet expliciet opgenomen. Concessies zal sporadisch voorkomen. ‘Sociale en andere specifieke diensten’ zijn zeer zeker aan de orde, in ieder geval in het sociaal domein. Door ook deze tabellen op te nemen in het inkoopbeleid zijn we transparant voor zowel extern (marktpartijen) als intern.

Drempels Concessies: Aanbestedingsprocedure

Westerveld

Categorie

Drempelbedragen

Aantal uit te nodigen ondernemingen

Enkelvoudig onderhands

€0,=

Offerteaanvraag bij één onderneming*

Meervoudig onderhands*

€50.000,= -

-

€50.000,=

geldende Europese drempelbedrag6 Europees

≥ geldende Europese drempelbedragen

Offerteaanvraag bij min. 3 ondernemingen* Offerteaanvraag bij min. 3 ondernemingen*

* Indien aanwezig en geschikt kiezen wij (ook) voor een lokale/regionale ondernemer.

Drempels Sociale en andere specifieke diensten: Aanbestedingsprocedure

Westerveld

4 Wat zijn concessieovereenkomsten? | PIANOo - Expertisecentrum Aanbesteden 5 Vereenvoudigde aanbestedingsprocedure voor sociale en andere specifieke diensten boven de

drempel | PIANOo - Expertisecentrum Aanbesteden 6 Deze drempel wordt 2-jaarlijks door de Europese Commissie vastgesteld. Op dit moment is de drempel € 5.382.000

blz. 4/10

Categorie

Drempelbedragen

Enkelvoudig onderhands

€0,=

Meervoudig onderhands

€50.000,= -

Europees

≥ € 750.000,=

-

€50.000,= €750.000,=

Aantal uit te nodigen ondernemingen Offerteaanvraag bij één onderneming* Offerteaanvraag bij min. 3 ondernemingen* Offerteaanvraag bij min. 3 ondernemingen7 *

* Indien aanwezig en geschikt kiezen wij (ook) voor een lokale/regionale ondernemer.

7 De opdracht en de gunning dienen aangekondigd te worden.

blz. 5/10

3. Uitnodigingsbeleid Met het oog op het uitnodigingsbeleid is in het huidige inkoopbeleid van Westerveld de volgende tekst opgenomen “De gemeente streeft ernaar om de lokale economie te versterken door lokale ondernemers te betrekken bij onderhandse aanbestedingen, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. “

In de huidige inkoophandleiding is dit als volgt uitgewerkt: “Om de lokale economie te stimuleren is het van belang dat lokale ondernemers de mogelijkheid krijgen om mee te dingen naar opdrachten van de gemeente Westerveld.”

De inkoophandleiding bevat daarnaast de volgende toelichting: o o

o o

Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen (MvO) dient minimaal één plaatselijke ondernemer, voor zover binnen de gemeente aanwezig, te worden uitgenodigd om een inschrijving te doen. Bij het niet aanwezig zijn van een plaatselijke ondernemer dient een ondernemer uit de directe regio (= buurgemeenten Meppel, de Wolden, Hoogeveen, Staphorst, Steenwijkerland en Zwartewaterland) te worden uitgenodigd. Indien geen ondernemer in de directe regio kan worden gevonden , dan wordt een ondernemer uit de Regio Zwolle (=samenwerkingsverband 22 gemeenten) benaderd. Wanneer de lokale/regionale ondernemer een eerdere opdracht niet naar tevredenheid heeft uitgevoerd kan van deze regels onderbouwd worden afgeweken.

Er staat in de inkoophandleiding niets voorgeschreven over hoe te handelen bij een enkelvoudige onderhandse aanbesteding (EO). Normaal gesproken mag je er van uitgaan dat ook dan eerst gekeken wordt naar een lokale respectievelijk regionale geschikte ondernemer. Vanwege het politieke gegeven dat veel belang aan wordt gehecht om de lokale ondernemers een goede kans te geven mee te dingen naar opdrachten van de gemeenten, hanteren Dalfsen en Zwartewaterland een ander uitgangspunt dan drie andere partners van SSC Ons voor het begrip ‘Lokaal’. Dalfsen hanteert een straal van 25 km. waarbinnen sprake is van lokaal. De gemeente Zwartewaterland heeft de term ‘lokaal’ gedefinieerd als zijnde binnen haar gemeentegrens. Kampen en Zwolle hanteren de Regio Zwolle8 als grens voor Lokaal. Het gebied waarin de meeste opdrachtnemers zich bevinden is een gebied met een straal van 50 km rondom het gemeentehuis van de gemeente Westerveld. Westerveld is zowel georiënteerd op de Regio Zwolle als ook op Drenthe en Friesland. Het voordeel hiervan is dat er bijna altijd wel een geschikt bedrijf aanwezig is. In de operatie werkt dat makkelijk en hoeft er geen intensieve zoektocht uitgevoerd te worden. Bijkomend voordeel is dat men geen afwijking inkoopbeleid hoeft te vragen, omdat de kans om een geschikt bedrijf te vinden binnen de 50 km cirkel bijzonder groot is.

8 Regio Zwolle: samenwerkingsverband van 22 gemeenten liggende in 4 provincies. https://regiozwolle.info/bestuurlijke-

samenwerking/

blz. 6/10

3.1 Uitnodigingsbeleid Leveringen en Diensten aanbestedingen Aanbestedingsprocedure

Westerveld

Categorie

Drempelbedragen

Aantal uit te nodigen ondernemingen

Enkelvoudig onderhands

€0,=

Uitgangspunt: Offerteaanvraag bij één onderneming uit het gebied Lokaal/Regionaal (1).

-

€50.000,=

Meervoudig onderhands

€50.000,=

-

geldende Europese drempelbedrag9

Is deze er niet of niet geschikt dan een andere onderneming buiten het gebied Lokaal/Regionaal. (2) (3) Uitgangspunten: • Offerteaanvraag bij min. 3 ondernemingen, waarvan in ieder geval 2 uit het gebied Lokaal/Regionaal (1). • De derde kan worden gekozen buiten het gebied Lokaal/Regionaal. Zijn er Lokaal/Regionaal geen voldoende of zijn ze niet geschikt dan aanvullen met een onderneming, of in het uiterste geval met twee ondernemingen buiten het gebied Lokaal/Regionaal. (2) (3)

Europees

≥ geldende Europese drempelbedrag 9

(1) ) Gebied Lokaal/Regionaal is het gebied binnen een straal van 50 kilometer van het gemeentehuis van Westerveld.

(2) Zijn er Lokaal/Regionaal geen of onvoldoende geschikte ondernemingen, dan kan verder in Nederland of in het buitenland worden gezocht.

(3) Bevindt of bevinden zich geen of geen geschikte ondernemer(s) binnen het gebied Lokaal/Regionaal, dan dient dit vermeld te worden op het InkoopStartFormulier. In het ISF dient dan ook opgenomen te worden op welke wijze dit vastgesteld is. Indien de onderbouwing valide is hoeft vervolgens geen goedkeuring voor afwijking van inkoopbeleid gegeven te worden (4) Voor bepaalde inkoopcategorieën kan een (groslijst)methodiek ingesteld worden om te komen tot selectie van bij enkelvoudige of meervoudig onderhandse trajecten uit te nodigen partijen. Indien een (groslijst) methodiek wordt gehanteerd wordt deze bekend gemaakt en beschikbaar gesteld op of via de internetwebsite van de gemeente. Voor het invoeren van een groslijst is de goedkeuring van het college vereist.

9 Deze drempel wordt 2-jaarlijks door de Europese Commissie vastgesteld. (op dit moment € 215.000)

blz. 7/10

3.2 Uitnodigingsbeleid Werken aanbestedingen Aanbestedingsprocedure Categorie Enkelvoudig onderhands* #

Westerveld Drempelbedragen

Aantal uit te nodigen ondernemingen

€ 0,=

Uitgangspunt: Offerteaanvraag bij één onderneming uit het gebied Lokaal/Regionaal (1).

-

€125.000,=

Meervoudig onderhands* #

€ 125.000,=

-

€ 3.000.000,=

Is deze er niet of niet geschikt dan een onderneming buiten het gebied Lokaal/Regionaal. (2) (3) Uitgangspunten: • Offerteaanvraag bij min. 4 ondernemingen, waarvan in ieder geval 2 uit het gebied Lokaal/Regionaal (1). • De andere 2 kunnen worden gekozen buiten het gebied buiten het gebied Lokaal/Regionaal. Zijn er Lokaal/Regionaal geen voldoende of zijn ze niet geschikt dan aanvullen met een een onderneming, of in het uiterste geval met twee ondernemingen buiten het gebied Lokaal/Regionaal. (2) (3)

Nationaal

€ 3.000.000,= geldende Europese drempelbedrag 10

Europees

≥ geldende Europese drempelbedrag 10

Voor (1) (2) en (3) zie de vorige paragraaf Uitnodigingsbeleid Leveringen en Diensten Zwolle, Kampen en Overijssel hebben ieder een ‘eigen’ methodiek voor het uitnodigen van aannemers, de zogenaamde groslijst. Zwartewaterland heeft er een voorbereid, waarvan wordt verwacht dat deze in Q4 2022 vastgesteld en ingevoerd wordt. Dalfsen overweegt een groslijst voor Werken aanbestedingen te ontwikkelen. Met een groslijst wordt een transparante procedure gevolgd om tot een objectieve selectie van aannemers te komen. Het nieuwe inkoopbeleid laat de mogelijkheid open om zo’n groslijst methodiek op een gegeven moment toe te gaan passen. Goed presterende aannemers krijgen meer kans om mee te dingen naar een klus dan minder goed presterende aannemers. Ook kent deze groslijst een lotingssystematiek, die meer objectief is ten opzichte van zelf kiezen.

10 Deze drempel wordt 2-jaarlijks door de Europese Commissie vastgesteld. (op dit moment € 5.382.000)

blz. 8/10

3.3 Afwijkingen uitnodigingsbeleid Door het gebied te vergroten is de kans groter dat er geschikte ondernemers zijn en dus zal er weinig noodzaak zijn om af te wijken van het inkoopbeleid. Mochten er aantoonbaar geen of geen geschikte ondernemingen zijn in de Regio Zwolle, dan kan/kunnen ondernemingen elders uit Nederland uitgenodigd worden. Wel dient op het ISF vermeld te worden op welke wijze vastgesteld is dat er geen of geen geschikte ondernemingen is/zijn. Hierbij dienen onderzoeksmethode en resultaten gepresenteerd te worden. Ontbreekt dit of is de aantoonbaarheid volgens beoordeling Ons onvoldoende, dan dient een verzoek tot afwijking van het inkoopbeleid opgesteld te worden. (Is aangetoond dat er geen geschikte ondernemingen in het gebied Lokaal/Regionaal gevestigd zijn, dan is een verzoek om af te wijken van inkoopbeleid niet verplicht)

4. Samenwerking Partners in SSC Ons Alle partners die deelnemen in SSC Ons hebben afgesproken om zoveel mogelijk samen aan te besteden. Dit verlaagt de transactiekosten en kan inkoopvoordelen opleveren. Het principe van comply or explain wordt toegepast. Daar waar wel mogelijkheden zijn, maar 1 van de partners heeft redenen om niet samen in te kopen dan dient deze partner hiervoor een verzoek hiervoor in te dienen bij de demandmanagers, die het verzoek zullen beoordelen. (demandmanager: vertegenwoordiger van een partner die de samenwerking met SSC Ons bewaakt met betrekking tot inkoopzaken) Door aan te sluiten bij SSC Ons, is het principe van samen aanbesteden ook voor Westerveld van toepassing geworden. Gelukkig is dit niet geheel nieuw, op meerdere vakgebieden wordt al samen aanbesteed.

5. Integriteit In het nieuwe inkoopbeleid is het onderwerp integriteit meer uitgewerkt, onder andere is de mogelijkheid tot het instellen van een Bibob onderzoek opgenomen. Tevens is belangenscheiding opgenomen, om belangenverstrengeling (of de schijn van) te voorkomen. De basis is het beleid van Rijkswaterstaat.

6. Klachten Naast de mogelijkheid van het stellen van vragen in een aanbestedingsprocedure is het ook mogelijk voor een ondernemer of branche- en belangenorganisaties om een klacht in te dienen over een aanbestedingsprocedure . In het nieuwe inkoopbeleid wordt aangesloten bij de klachtenregeling (https://www.sscons.nl/onse-publicaties ) en een klachtenmeldpunt (inkoopklacht@ssc-ons.nl ) dat SSC Ons heeft ingesteld voor haar partners. Zij kunnen ons snel en objectief adviseren over afdoening van de klacht.

7. Afwijkingsbevoegdheid In het huidige inkoopbeleid is de mogelijkheid opgenomen (hardheidsclausule) om indien nodig af te wijken van het inkoopbeleid. Hiervoor dient een verzoek te worden ingediend bij het college. Op zich is dit goed, waarvoor is er anders beleid.

blz. 9/10

Deze werkwijze kan als passend worden beschouwd, hoewel vanaf de andere kant bezien professioneel inkopen vaak een afweging is van belangen en risico’s. Meerdere wegen kunnen naar het gewenste resultaat leiden, waarbij vanzelfsprekend de rechtmatigheid als uitgangspunt geldt. Vanuit dat oogpunt biedt het nieuwe inkoopbeleid meer ruimte voor een professionele afweging. Mocht de inkoopadviseur van Ons van mening zijn dat er sprake is van een afwijking van het inkoopbeleid (zowel naar de geest als de letter) dient de betreffende inkoper (medewerker gemeente Westerveld) een afwijkingsverzoek op te stellen. In dit afwijkingsverzoek dient ook een paragraaf opgenomen te zijn, die is opgesteld door de inkoopadviseur van Ons . In deze paragraaf zal hoofdzakelijk op de risico’s ingegaan worden. Op basis van alle informatie kan dan een belangenafweging worden gemaakt om vervolgens ja/neen akkoord te gaan met het verzoek. In het nieuwe inkoopbeleid is opgenomen dat de bevoegdheid om te besluiten af te wijken van het inkoopbeleid geregeld is in de ‘mandaatbesluiten’ van de deelnemende partners. Zwolle:

Een lid van het managementteam

Overijssel:

De directie

Kampen:

de gemeentesecretaris

Dalfsen:

de directeur (presidium igv griffie)

Zwartewaterland:

het college

Westerveld:

de gemeentesecretaris s

Voorgesteld wordt om de verantwoordelijkheid bij de directeur/gemeentesecretaris neer te leggen. Deze staat boven de organisatie en is in staat om de verschillende belangen goed af te wegen. In het MT Westerveld van 16 februari 2023 is ingestemd met dit voorstel.

---ooo---

blz. 10/10