Collegevoorstel verzelfstandigingsproces van de GKB

Besluitvorming College Onderwerp

Verzelfstandigingsproces van de GKB

Kenmerk Type besluit Openbaarheid Behandeling in Raad Portefeuillehouder Datum voorstel

2024-019510 Intern Openbaar Ja J.T. Boonstra 10 september 2024

Ambtelijke gegevens Naam opsteller

Marije Spenkelink

Team

Sociaal Domein

Kopie aan

Caroline van Kooten

Raadsvoorstel

Ja

Ambtelijke opdrachtgever

Rineke Veldman

Beslispunten 1. Intrekken van het collegebesluit van 3 september 2024 betreffende Verzelfstandigingsproces van de GKB. 2. Het voorgenomen besluit te nemen om deel te nemen aan de nieuw op te richten Stichting de Gemeentelijke Kredietbank (GKB) die de taken op het gebied van schuldhulpverlening gaat uitvoeren. 3. De raad voor te stellen om geen wensen en bedenkingen in te dienen tegen het voornemen van het college om deel te nemen aan een nieuw op te richten Stichting de GKB. Kosten, baten en dekking De kosten worden gedekt vanuit het budget Schuldhulpverlening. De kosten veranderen niet door de organisatiewijziging van de GKB. De gemeente blijft dezelfde tarieven betalen (jaarlijkse indexatie) voor de afgenomen producten. Inleiding De gemeenten van de Gemeenschappelijke Regeling van de Kredietbank Drenthe (Assen, Hoogeveen en Meppel) waren al enige jaren aan het onderzoeken, hoe een onrechtmatigheid in verband met het aanbestedingsrecht en een onevenredige verdeling van de financiële risico’s kon worden opgeheven. Op basis van een juridische - en een financiële analyse van de GKB is op 4 juni 2024 door het Algemeen Bestuur van de GKB gekozen voor verzelfstandiging van de GKB in de vorm van een

Pagina 1 van 5

stichting. Dit houdt in dat de gemeenschappelijke regeling van de Kredietbank Drenthe (GR) per 1 januari 2025 ophoudt te bestaan en dat per genoemde datum de Stichting de GKB de werkzaamheden gaat voorzetten. Van belang hierbij is dat liefst alle huidige gebruikers van de diensten van de GKB meegaan naar de stichting. Beoogd effect Informeren over organisatie wijziging van GR GKB naar Stichting GKB. Argumenten Weer voldoen aan de aanbestedingsregels Als gemeente sloten wij 1 op 1 met de GR dienstverleningsovereenkomsten voor het verrichten van uitvoerende werkzaamheden in het kader van de schuldhulpverlening. Deze wijze van inbesteden voldoet niet aan de aanbestedingsregels. De wijze waarop de Stichting de GKB juridisch is vormgegeven, voldoet wel aan de aanbestedingsregels. Het inbesteden van werkzaamheden aan de Stichting de GKB is dan mogelijk. Gelet op Europese aanbestedingsregels is een voorwaarde hierbij, dat onze gemeente controlerende bevoegdheden krijgt op de Stichting de GKB. De Stichting de GKB kent hiervoor een Raad van Publiekbelang waarin alle gemeenten, die diensten afnemen van de Stichting de GKB, zitting gaan nemen. Wensen en bedenkingen is een bevoegdheid van de raad.

In artikel 160 Gemeentewet staat dat “het college slechts tot oprichting en de deelneming in stichtingen besluit, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen”. De dienstverlening van de GKB ten behoeve van onze inwoners vindt plaats op een goede wijze. Ook de samenwerking tussen de GKB en de gemeente is prettig te noemen. De keuze om te continueren door middel van het oprichting van een stichting, kan het college accepteren. Mede ook omdat uit onderzoek is gebleken dat het uitbreiden van de huidige GR niet tot de mogelijkheden behoorde in verband met te weinig draagvlak. Voordeel van de wijze waarop de stichting de GKB juridisch is ingericht, is dat wij de werkzaamheden nog steeds 1 op 1 kunnen laten uitvoeren door de GKB. Voor onze inwoners geeft dit helderheid en rust. Langdurig proces wordt nu definitief. In 2023 heeft het bestuur diverse scenario’s laten onderzoeken, op welke wijze de werkzaamheden van de GKB voortgezet zou kunnen worden. Hierbij had het de voorkeur van het bestuur om de GKB als organisatie in stand te houden. Hiermee zou de kwaliteit van dienstverlening aan de inwoners blijven bestaan.

Daarnaast zouden gevolgen van de beëindiging van de gemeenschappelijke regeling voor de medewerkers beperkt zijn. In grote lijnen zijn de paden van aanbesteden en verzelfstandigen onderzocht. Op basis van een afwegingskader (bijlage 1) is uiteindelijk op 20 december 2023 door het Algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling gekozen om het pad verzelfstandiging te gaan bewandelen. Argumenten hiervoor waren hoofdzakelijk: meer zekerheid in continuïteit dienstverlening, zorg voor de medewerkers en veel lagere frictiekosten. Deze keuze werd juridisch ondersteund door een rapport van bureau Pels Rijcken (bijlage 2) en financieel op basis van een financiële analyse 2024 – 2027 (bijlage 3). Belangrijke voorwaarde voor een robuuste organisatie Een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle verzelfstandiging is dat de gemeenten met een dienstverleningsovereenkomst aansluiten. Alleen dan is een verzelfstandigde GKB robuust genoeg om financieel gezond te blijven. Gelet op het voorgaande is een informatiebijeenkomst georganiseerd op 7 maart 2024 voor alle gemeenten met een dienstverleningsovereenkomst. Tijdens deze bijeenkomst is een toelichting gegeven op de keuze voor verzelfstandiging en aangegeven wat daarvan de consequenties zullen zijn voor de gemeenten met een dienstverleningsovereenkomst.

Om na te gaan of de keuze voor de verzelfstandiging voldoende draagvlak had, werd aan de gemeente gevraagd een intentieverklaring af te geven om ook na 1-1-2025 diensten te blijven afnemen van de GKB. Het college heeft ook een intentieverklaring afgegeven en de raad daarover geïnformeerd. Op een enkele gemeente na zijn deze intentieverklaringen ook ontvangen. Pagina 2 van 5

De oprichtingsakte/statuten en deelnemingsovereenkomst zijn beschikbaar. Op 4 juli 2024 is door een notaris en de directeur van de GKB aan de gemeenten met een dienstverleningsovereenkomst een toelichting gegeven op de eerder bekendgemaakte documenten voor de oprichting van een stichting en deelname aan de stichting. Het ging hierbij concreet over een oprichtingsakte tevens statuten van de stichting, een concept deelnemingsovereenkomst en een businessplan gebaseerd op 100% omzet van de deelnemende gemeenten (14 x) of 75%. Voorafgaande, tijdens en na de bijeenkomst zijn de nodige vragen gesteld. Een overzicht van gestelde vragen en antwoorden treft u bijgaand aan (bijlage 4). De gemeente neemt zitting in de Raad voor Publiek belang Voorgenomen is om de gemeenschappelijke regeling van de kredietbank Drenthe per 1 januari 2025 op te heffen en de werkzaamheden van de GKB over te dragen aan een op te richten Stichting de GKB met als vestiging de huidige locatie. Hierbij is het de bedoeling dat deze stichting hoofdzakelijk (80% of meer) diensten verleend aan de, aan de stichting deelnemende gemeenten. De deelnemende gemeenten nemen hierbij, als gemeente, deel aan een Raad voor Publiek Belang. Veelal zullen de portefeuillehouders Sociaal Domein zitting nemen in deze Raad voor Publiek Belang.

Naast de Raad voor Publiek Belang kent de stichting een kleine Raad van Toezicht en een directeur/ bestuurder. De bevoegdheidsverdeling tussen de directeur/ bestuurder, de Raad van Toezicht en de Raad voor Publiek Belang, is zodanig ingericht, dat hiermee voldaan wordt aan het merendeelcriterium (bijlage 5). Dit criterium bepaald of een gemeente aan een organisatie mag inbesteden en rechtmatig handelt. Voorkoming van dubbele petten voor gemeentebestuurders. Het is aan de directeur/ bestuurder de taak om de dagelijkse aansturing van de stichting te verzorgen en de Raad van Toezicht en de Raad voor Publiek Belang, tijdig te voorzien van relevante informatie en/ of goedkeuring te vragen voor in de oprichtingsakte/ statuten opgenomen handelingen. De Raad van Toezicht heeft als voornaamste taak het toezicht houden op de bestaanszekerheid van de Stichting de GKB. Hiertoe heeft de Raad van Toezicht de nodige instrumenten gekregen. De keuze voor een professionele Raad van Toezicht, voorkomt een mogelijke belangentegenstelling/ dubbele petten voor gemeentebestuurders. Het zijn de leden van de Raad van Toezicht die de belangen van de stichting voorrang zullen moeten geven, voor de belangen van een of meerdere gemeenten. Strategische beslissingen en jaarstukken moeten ter goedkeuring voorgelegd worden aan de Raad voor Publiek Belang.

Hiermee heeft de Raad voor Publiek Belang voldoende invloed op het reilen en zeilen van de Stichting de GKB. Als bijlage treft u de concept oprichtingsakte/ statuten aan (bijlage 6). De invloed van uw raad op de dienstverlening van de Stichting de GKB is in principe geregeld in de Gemeentewet (recht op informatie, vaststellen beleid, budgetrecht enz.). Daarnaast kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt tussen uw raad en ons college. Ter ondersteuning van de informatieplicht van ons college aan uw raad, levert de Stichting de GKB een begroting en meerjarenplan en jaarrekening aan gelijktijdig met de cyclus voor gemeenschappelijke regelingen. Feitelijke deelname wordt geregeld door het sluiten van een deelnemingsovereenkomst. De feitelijke deelname aan de Stichting de GKB wordt geregeld door middel van het sluiten van een deelnemingsovereenkomst. In deze overeenkomst worden de rechten en de plichten tussen de deelnemende gemeente en de Stichting de GKB vastgelegd. Bij het aangaan van de deelnemingsovereenkomst verplicht de gemeente zich om de diensten, vastgelegd in een jaarlijks af te sluiten uitvoeringsovereenkomst, ook daadwerkelijk af te nemen. In de deelnemingsovereenkomst zijn ook waarborgen opgenomen, dat een gemeente niet van het ene op het andere jaar de omvang van de dienstverlening aanzienlijk kan verminderen.

Dat zal een te groot risico inhouden voor de continuïteit van de dienstverlening in zijn algemeenheid van de Stichting de GKB aan de gemeenten. In de deelnemingsovereenkomst is ook duidelijk gemaakt hoe een relatie met de Stichting de GKB beëindigd kan worden en wat daarbij de consequenties zijn. Een overeenkomst wordt altijd aangegaan voor een periode van drie jaar. Dat is inclusief een eventuele opzegtermijn van 12 maanden. Hierbij is een keuze gelaten aan een gemeente om bij opzegging, de resterende twee jaar af te kopen of uit te dienen. De drie jaar is gekozen om de Stichting de GKB bij opzegging de tijd te geven de bedrijfsvoering aan te passen aan de nieuwe situatie die dan gaat ontstaan. Wij achten deze termijn als redelijk. De meeste gemeenschappelijke regelingen kennen een langere opzegperiode. Bijgaand ziet u het model deelnemingsovereenkomst (bijlage 7). De afgenomen diensten worden geregeld in de uitvoeringsovereenkomst. Pagina 3 van 5

In de uitvoeringsovereenkomst komen de precieze diensten te staan die de Stichting de GKB gaat uitvoeren voor de gemeente. Deze zullen in de praktijk aansluiten op wat de huidige GKB nu voor ons doet. De jaarlijks te sluiten overeenkomst biedt wel de mogelijkheid om in te spelen op eventuele beleidswijzigingen. De uitvoeringsovereenkomst wordt opgesteld, nadat door ons besloten is om deelnemer te worden van de Stichting de GKB. Businessplan 100% en 75% Ten behoeve van de besluitvorming heeft het bestuur van de gemeenschappelijke regeling businessplannen opgesteld uitgaande van 100% omzet zekerheid (deelname van alle huidige 14 gemeenten) of 75% omzet zekerheid. De mogelijkheid bestaat nog steeds dat niet alle gemeenten deelnemer gaan worden van de Stichting de GKB. Beide businessplannen laten zwarte cijfers zien. Hierbij is rekening gehouden met de doorgevoerde tariefsverhoging voor 2024, het vervallen van een korting van 10% voor de GR-gemeenten en het drastisch terugdringen van de kosten van inhuur. Om de Stichting de GKB enig comfort te geven bij de oprichting geven de GR-gemeenten bij de start van de stichting een risicoreserve mee van € 766,800,-- (bron: financiële analyse 2024-2027). Daarnaast is een garantie gegeven, dat eventuele boventalligheid die ontstaat door de verzelfstandiging per 1 januari 2025, voor rekening komt van de GR-gemeenten.

Na 1 januari 2025 is het de verantwoordelijkheid van de Stichting de GKB om een adequate bedrijfsvoering te voeren. Binnen de huidige GKB zijn daartoe al maatregelen genomen. De businessplannen 100% en 75% zijn bijgevoegd (bijlage 8). Kanttekeningen Risico dat het oprichting van een stichting onvoldoende robuust is. Het risico bestaat dat in het vervolgtraject alsnog gemeenten afhaken en er uiteindelijk te weinig volume is voor een robuuste en financieel gezonde stichting. In dat geval zal het bestuur van de gemeenschappelijke regeling zich opnieuw beraden over de wijze waarop de schuldhulpverlening voor de gemeenten kan worden voortgezet. Uiteraard hebben wij hier zelf ook een verantwoordelijkheid in. Gelet op het tot nu toe gevoerde proces en de wijze waarop wij hierin zijn meegenomen, vertrouwen wij erop dat in het geval, zoals in de eerste zin zich voordoet, dat het bestuur van de gemeenschappelijke regeling, dan met een goede oplossing komt. Afstemming Intern Team Juridische zaken

Akkoord/Niet akkoord Akkoord.

Financiën

N.v.t.

Communicatie

N.v.t.

Toelichting De statuten en deelnemingsovereenkomsten zijn getoetst. De opmerkingen zijn verwerkt of uitgelegd. Zie ook bijlage 4. Financiële analyse is uitgevoerd door een bureau aangesteld door de GKB. Dit geeft de (verwachte) levensvatbaarheid aan van de stichting. De organisatiewijziging heeft geen financiële gevolgen voor de gemeente. Wij blijven betalen op basis van de daadwerkelijk afgenomen producten. Het is aan de GKB om over de organisatiewijziging naar buiten toe te communiceren.

Advies van de ondernemingsraad. De ondernemingsraad heeft in een vroeg stadium aandachtspunten meegegeven die voor de ondernemingsraad van belang zijn om een positief advies te geven. De WOR (Wet op de Ondernemingsraden) bestuurder, de directeur van de GKB, heeft veelvuldig overleg gevoerd met de ondernemingsraad. In een brief van 4 juli 2024 brengt de Ondernemingsraad van de GKB hun zorgen over aan de WOR bestuurder (bijlage 9). Deze heeft daar met een brief van 10 juli 2024 op gereageerd (bijlage 10) welke brief vervolgens in een Overlegvergadering van 16 juli 2024 (vergadering OR met de WOR-bestuurder) is besproken. Vervolgens zijn goede afspraken gemaakt over het moment van Pagina 4 van 5

informeren van de Ondernemingsraad van relevante stukken. Voor de volledigheid leek het ons goed u van beide brieven (OR brief 4 juli 2024 en reactie WOR bestuurder 10 juli 2024) op de hoogte te stellen. Op dit moment kan er nog geen advies worden gegeven. Lastig in dit proces is, dat niet met volle overtuiging kan worden aangegeven, dat de oprichting van de stichting een feit wordt. Hiervoor is nodig om te weten welke gemeenten gaan toetreden en welke omzet gehaald gaat worden. Een definitieve adviesaanvraag heeft de ondernemingsraad dan ook nog niet gehad. In december 2023 heeft de Ondernemingsraad een eerste adviesaanvraag gehad naar aanleiding van een voornemen van het Algemeen Bestuur om te verzelfstandigen. De Ondernemingsraad heeft toen aangegeven, dat zij pas een definitief advies geven als er volledige duidelijkheid is. De Ondernemingsraad heeft wel aangegeven niet tegen de verzelfstandiging van de GKB te zijn, maar dat zij een overzicht wil hebben van alle consequenties die de verzelfstandiging gaat hebben voor de medewerkers. Deze kan dus pas gegeven worden, wanneer bekend is wie gaan deelnemen aan de stichting. Te begrijpen is dat dit voor de Ondernemingsraad lastig is en dat dit zorgen met zich meebrengt. Het is nogmaals vooral aan de WOR bestuurder, de directeur van de GKB om deze zorgen weg te nemen.

Gelet hierop heeft de WOR bestuurder maandelijks overleg met de Ondernemingsraad en staat telkens de actuele stand van zaken op de agenda. Daarnaast informeert de directeur van de GKB maandelijks alle medewerkers over het verzelfstandigingsproces. In de brief van de Ondernemingsraad wordt een opmerking gemaakt over de betrokkenheid van de vakorganisaties. Eveneens op 16 juli 2024 is een gesprek geweest tussen de vakorganisaties en de directeur van de GKB. In dit overleg zijn afspraken gemaakt over het opstellen van een sociaal plan. De vakbondsbestuurders geven zelf aan welke onderdelen zij graag willen terug zien in dit plan. Vervolgens wordt dit plan opgesteld. Bijdrage aan Global Goals (SDG)

Geen armoede Bijlage(n) 1. Afwegingskader (Openbaar) 2. Juridisch advies Pels Rijcken oktober 2023 (openbaar) 3. Financiële analyse GKB december 2023 (openbaar) 4. Overzicht vragen en antwoorden bijeenkomst 4 juli 2024 (openbaar) 5. Notitie merendeelcriterium (openbaar) 6. Conceptakte van oprichting Stichting de GKB (openbaar) 7. Deelnemingsovereenkomst Stichting de GKB (openbaar) 8. Begroting 2025 stichting 100% en Begroting 2025 stichting 75% (openbaar) 9. Reactie op planning en zorgen OR brief 4 juli 2024 (openbaar) 10. Reactie aan OR brief van 4 juli 2024 (openbaar) 11. Raadsvoorstel verzelfstandigingsproces van de GKB.

Pagina 5 van 5