Brief college B&W - Toelichting op Brinkenplan (n.a.v. overleg 15 februari)

- l, i, , , ,, n , j,. !\¡lggtefVg d

Aan de leden van de raad Van de gemeente Westerveld

Ons kenmerk

Datum

Uw brief

Uw kenmerk

1maart2022 Onderwerp

Toelichting op Brinkenplan n.a.v. overleg 15 februari jl

Geachte leden van de raad,

Tijdens de besloten vergadering van 15 februari jl. zijn een aantaltoezeggingen gedaan inzake de overschrijding op het k¡ediet 'brinkenplan Diever op Dreef. Er is toegezegd dat u een tijdslijn, een heldere analyse van de overschrijding en een advies ontvangt over hoe u als raad beter toezicht kunt houden op lopende projecten.

Tiidsliin Juni 2016

Maart 2018

l|ilaart2019

April2021

J:uni202l

J,¡li202I

Gemeenteraad heeft een krediet (vanaf 2017) beschikbaar gesteld van € 1.750.000 voor een kwaliteitsimpuls dorpskern Diever (hiema te noemen Brinkenplan). Gemeenteraad wordt door het college geïnformeerd over de visie herinrichting

dorpskern Diever. Deze visie is sterk verbonden met het masterplan van Stichting Village of Shakespeare. úr deze visie is een kanttekening gemaakf over subsidie die vanuit de provincie Drenthe beschikbaar zou moeten komen en waarbij de hoogte nog vastgesteld zou moeten worden. Indien de financiële bijdrage tegenvalt danzal hier met de uitvoer van het project rekening mee gehouden moeten worden. Qua financiën is aangegeven dat stichting Diever Village of Shakespeare een financieel voorschot krijgt van € 30.000 uit het projectbudget. De stichting heeft hier in april 201 8 een beschikking voor ontvangen. Deze subsidie is echter ten onrechte geactiveerd (geboekt worden ten laste van het krediet) en is in 2021 overgeboekt naar de post onvoorziene kosten. Volgens de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) mogen dit type subsidies niet ten laste van een krediet gebracht worden. Door het college is de subsidieaanwaag richting provincie akkoord gegeven en voor kennisgeving doorgestuurd naar de commissie. Totale subsidieaanwaag bedraagt € 425.000. Door het college wordt een brief gestuurd aan de gemeenteraad voor de overschrijding van het krediet met een bedrag van€ 332.000. De toelichting spitst zich toe op de extra kosten bushalte (buslus), sanering loodverontreiniging en voorbereiding en begeleiding voor het project.

Door het college is een brief verstuurd aan de raadnaar aanleiding van vragen van de fractie PW om inzichtte krijgen in de meer- en minderkosten die gemeld zijn in de brief van 6 april. Door de raad is de jaarrekening vastgesteld, waarbij ingestemd is met een overschrijding van € 332.000 op het krediet.

Bezoekadres: Raadhuislaan 1, 7981 EL Diever Postadres: Postbus 50,19'70 AB Havelte

T 140521lF (0521) 349 499lE info@gemeentewesterveld.nl ll yrw¡y.gçlqee¡rtç.y-eSþryçld.nl l@gem westerveld BTW-identificatienummer : NL 8062.98.844.8.01 KvK nummer : 001172480

2/6

I maart2022 Sept.2021

Door het college is een brief verstuurd aan de raad met de mededeling dat we geconstateerd hebben dat er ten onrechte kosten voor dorpskern Diever op andere kredieten zijn geboekt. De totale overschrijding bedroeg daamaC 433.053.

Nov.2021

Bij het vaststellen van de najaarsrapportage 2021 is door de raad ingestemd met een verhoging van het krediet vanwege de gemelde overschrijding. Genotuleerd is: Wethouder Smidt zegltoe om vóór het vaststellen van de jaanekening onderzoeksinformatie rond overschrijdingen m.b.t. Reconstructie dorpskern Diever

Nov.2021

aan de raad aante bieden om het onderwerp als raad hiermee alsnog inhoudelijk te kunnen bespreken. Als indicatie van de termijn wordt februari/maart aangegeven. Door het college is een brief gestuurd met antwoorden op de wagen die door de verschillende fracties zijn gesteld. Er is eveneens een financieel overzicht

bijgevoegd.

Toelichtine kosten Voor een helder beeld vermelden we hier nogmaals het overzicht wat in november 202L al gedeeld is. We zullen hieronder de grote afivijkingen toelichten en analyseren.

ti

ri i¡'r,'íúi "r.'ii';úr

d

Vlrlg

316

I maart2022 Krediet Reconstructie Dorpskern Diever (2017-2021)

'

werkelift Budeet krediet Diever op Dreef

€

1.750.000

€

BDU subsidies 2021 verkeersveiligheid BDU subsidie 2020 keerlus

€

I 17.500

c

€

100.000

Dek'king uit reguliere budgetter/te ontvangen subsidies

302.500

Totaal budget

€ €

€ €

2.270.000

€

'Kosten :Infrastructuur

€

Bushalte en draaþlaats

€

P roje ctbe geleiding bushrs

€

Stenen

€

365.000

122.589

Projectbegeleiding

€

100.000

397.691

Projectbegeleiding kunstenplan'the place to Be or not to Be'

€

Meubilair

€

65.000

98.301

Groen

€

150.000

t3l.t72

,Kerk

€

40.000

24.26s'

Verlichting

€

50.000

30.046

'Nutsvoorzieningen ,Toezicht

€

40.000

24.702

€

s0.000

52.0t3 30.000 *

,

Sanering loodve rontre iniging

€

Onvoorzien (bijeenkomsten/presentaties)

Totaal kosten

€ €

Resultaat

,c

1.

1.750.000 67.500 {.

98.682 *

1.916.182

r.045.221

83.000

100.553

r30.000 *<

1M.500 x

227.OOO

55.682

2.270.000

2.346.735

c

-430.553

* Deze posten zijn in eerdere brieven toegelicht Budget: Het beschikbare budget van€2.270.000 is in20l9 samengesteld uit het krediet van € 1.750.000, de aangewaagde subsidie waarover in de brief vanmaart 2019 gesproken wordt van C 425.000 en de subsidie voor de bushalte van € 100.000. Er is veel werk verzet om het subsidiebedrag van € 425.000 te ontvangen. ln het plan van aanpak wordt verwezen naar de BDU subsidie verkeer en vervoer en subsidies wijetijdseconomie. Uiteindelijk is bekend geworden dat met name het onderdeel vrijetijdseconomie niet toegekend is. Voor verkeersveiligheid kwamen we nog in aanmerking voor een BDU subsidie die in 2021 toegekend is. De BDU subsidie keerlus is alleen toegekend voor het bedrag aan infrastructuur en niet voor de projectbegeleiding. Bij een aantalposten in het financieel overzicht van november 2021 is nadere toelichting te geven. De volgende posten laten een grote afivijkingzientussen geraamde en gerealiseerde kosten. We geven hierbij een verdiepende toelichting op de meest afwijkende posten.

Infrastructuur; De infrastructuur is na het opstellen van de begroting meervoudig onderhands aanbesteed en heeft geleid tot een aanbestedingsvoordeel. De hoogste inschrijving was € 1.421.000.

I maart2022

4t6

De laagste inschrijving, en welke is gegund € 1 .049.000 . Deze inschrijving is niet overschreden. De correctie bij krediet Dingspilhuus, die in september 2021 doorgevoerd is, had betrekking op de kosten die voor infrastructuur gemaakt zijn. Het boeken van een aantal facturen op dit krediet werd door control geaccepteerd doordat door de gemeentelijk projectleider aangegeven werd dat voor het krediet Brinkenplan en het krediet Dingspilhuus één aanbesteding was gedaan. Bij wisseling van de projectleider/budgethouder bleek dat dit niet juist was. Zodra deze foutieve boekingen geconstateerd waren en wetende welke correctie noodzakelijk waren, is dit aan de gemeenteraad gecommuniceerd. Stenen: De kosten van de stenen zijn veel lager dan geraamd omdat tevens de opbrengst (€ 197.000) van verkoop oude gebakken stenen ten gunste van het project is gekomen. Deze opbrengst is in mindering gebracht op de kosten waardoor de totale investering nieuwe stenen lager was dan oorspronkelijk begroot. Totale aanschaf nieuwe stenen bedroeg € 319.000 (€ 319.000 - € 197.000 : € 122.000).

Projectbegeleiding:Ln2020 was de verwachting dat het volledige subsidiebedrag (€ 425.000) van wijetijdseconomie nog toegekend werd. Daarom was het ook geen probleem om extra projectbegeleiding in te zetten om belangenverstrengeling bij het participatietrajectte voorkomen. Aanleiding hiervoor was een meningsverschil tussen de interne projectleiding en bewoners. Deze extra inzet was geen onderdeel van de initiële opdracht (€ 124.000) aan het bureau wat de projectvoorbereiding en -begeleiding verzorgde (Tauw). Er is verzuimd om inzichtelijkte maken wat het participatietraject aan kosten met zich mee zou brengen en welke kaders er gesteld zijn voor dit traject. Uiteindelijk is de opdracht aan Tauw uitgebreid, waardoor op een gegeven moment een projectleider, een projectcoördinator, een stedenbouwkundige, landschapsarchitect en diverse adviseurs ingezet zijnmet een uurtarief van variërend van € 80 tot € 125. De verwachting was dat de kosten toch binnen het krediet opgevangen konden worden, omdat op dat moment nog steeds gerekend werd met de inkomsten vanuit de subsidie wijetijdseconomie. In het overzicht zijn de kosten projectleiding gesplitst weergegeven, omdat in eerder communicatie hier al een toelichting op gegeven is.

Zo is te zien dat er € 104.500 uitgegeven is aan projectleiding voor het onderdeel 'place to be', dit zijn kosten die gemaakt zijn om in aanmerking te komen voor de subsidie vrijetijdseconomie. Daarnaast is er extra projectbegeleiding ingezet om de buslus voor te bereiden en te begeleiden. Er is een keuze gemaalf om alle begeleiding via een extem bureau te regelen, achteraf gezien had dit beter met vaste formatie uitgevoerd kunnen worden.

Meubilair: Dit zljn de kosten van onder andere de fietsbeugels, picknicktafels en bankjes waarin het beeldmerk D(iever) in verwerkt is. Gewone fietsbeugels en picknicktafels zijn een stuk goedkoper en hadden wellicht binnen de begroting gepast. Onvoorzien' Een deel van de kosten projectbegeleiding kon gedekt worden door de ruimte binnen dit budget. Dit is niet zo weergegeven in het overzicht) omzo goed mogelijk inzicht te geven in de kosten per onderdeel. Standaard wordt l0%o onvoorzien geraamd binnen projecten.

Totale kosten Naast de overschrijding op het krediet die in deze brief én in de brief van 3 november is toegelicht, zijner nog een aantal kosten die gelinkt zljnaanhet krediet. Allereerst betreft het de afgegeven subsidie van € 30.000 in april 2018 en daarnaast is er nog een betaling van € 30.000 gedaan in

,', !,.',,,', \Ätlestgrvgld :.

I maaft2022

516

oktober 2018. Beide bedragen hadden niet geactiveerd mogen worden volgens de regels van het BBV. Ook zijn er kosten voortgekomen uit het toestaan van het plaatsen van kunstwerken zonder vergunning. Hierdoor was het noodzakelijk een aantal kunstwerken te verplaatsen, de kosten voor het verleggen van de infrastructuur en genoegdoening kunstenaar en omwonenden bedragen ca. € 21.500. Deze posten zullen bij de jaarrekening 2021 als onvoorzien opgenomen worden. Sturingsmogelii kheden De sturingsmogelijkheden van een raad bestaan uit het geven van opdrachten, het stellen van nonnen en kaders en het beschikbaar stellen van middelen voor uitvoering van de opdrachten. Daarbij is een open communicatie van groot belang om zo de raad in staat te stellen opdrachten en kaders te monitoren en waar nodig bij te stellen. Voor dit krediet was die monitoring lastig, omdat het project in een keer is aanbesteed en niet in fasen. Voor dergelijke grote projecten is het aan te bevelen om in het plan van aanpak een fasering op te nemen, waarbij over iedere fase in de reguliere rapportages van de planning en control cyclus gerapporteerd kan worden. Bovendien is het dan mogelijk per fase opnieuw besluiten te nemen. Conclusie en aan hevelinqen We begrijpen dat een overschrijding van € 433.000 en daamaast nog € 80.000 aan aanvullende kosten de nodige vragen met zichmeebrengt.

Zoals we in eerdere toelichtingen hebben aangegeven is een deel van de overschrijding te verklaren door aanvullende werkzaamheden, maat moeten we daarnaast concluderen dat de overschri'1ding terug te leiden is op de post projectbegeleiding. We hebben ook moeten concluderen dat er tussentijds onvoldoende irzicht is geweest in de begroting en uitgaven voor dit onderdeel. Er is steeds geredeneerd dat er voldoende ruimte was in het gehele krediet om een extra uitgave op dit onderdeel te compenseren, daarbij is vertrouwd op het oordeel van de budgethouder en is vanuit de organisatie (management en control) onvoldoende monitoring geweest.

Een andere vraag die daarnaast gesteld moet worden is, of dit een incident betreft, of dat de procesafspraken ruimte gaven en nog steeds geven om overschrijdingen van dit niveau te creëren. Met andere woorden is dit vaker voorgekomen en kan dit nog eens voorkomen? Het antwoord daarop is kort, dit is de laatste jaren niet eerder voorgekomen en zal na het treffen van extra maatregelen niet weer voor mogen komen. Naast een wisseling in de personele bezetting, zijnwe op dit moment ook bezig om de processenzo aaîte passen dat er voldoende sturings- en beheersmaatregelen ingezetworden zodat een overschrijding van deze grootte niet opnieuw voor kan komen. Zo gaanwe grote projecten faseren naar kleine deelprojecten/kredieten die in principe niet langer dan2 jaar mogen lopen. Daarbij zullen grote projecten altijd vergezeld gaan van een

detailbegroting die ook administratief ingericht wordt en waarvoor een verplichtingenadministratie ingericht wordt. Er kan dan alleen een verplichting aangegaan worden die past binnen deze detailbegroting. Op deze manier wordt een mogelijke overschrijding bekend voordat de verplichting aangegaaî is en is het mogelijk om de raad hierover tijdig te informerenzodat zehaar toezichthoudende rol uit kan voeren.

Ook het aanbod van de raad om informatie te delen over projectsturing nemen we graag aan. Daarnaast zullen we het proces van factuurafhandeling vereenvoudigen en automatiseren zodat er ruimte ontstaat voor het instellen van extra beheersmaatregelen als een extra controle op factuur én

7 maart2022

616

prestatielevering. Tot slot zullen we ontvangsten vanuit subsidies pas opnemen in de detailbegroting als ook daadwerkelijk een beschikking ontvangen is.

Meer informatie Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geihformeerd. Als u nog aanvullende wagen heeft, kunt u contact opnemen met de griffie of via info@gemeentewesterveld.nl.

Met wiendelijke groet, namens burgemeester

D secretaris

- Van den Berg burgemeester