Bijlage 4 Overzicht vragen en antwoorden bijeenkomst 4 juli 2024

Bijlage 4 Overzicht vragen en antwoorden die voorafgaande aan de bijeenkomst op 4 juli 2024 over de oprichtingsakte van de Stichting De GKB, de deelnemingsovereenkomst en businessplannen (100 en 75%) schriftelijk zijn ontvangen. Vragen: Is het mogelijk een overzicht te krijgen van taken/ bevoegdheden Raad van Toezicht en Raad voor Publiek belang Waarom gekozen voor een Raad van Toezicht en Raad voor Publiek Belang

Wat voor soort personen komen in de Raad van Toezicht.

Wat is het verschil tussen een gemeenschappelijke regeling en een stichting

Antwoorden: Ja, dat is mogelijk en zal gevoegd worden bij de bouwstenen voor een raadsvoorstel. Gekozen is voor een kleine Raad van Toezicht met professionals en een Raad voor Publiek Belang, waarvan de gemeenten die diensten afnemen bij de stichting De GKB lid zijn. Door deze keuze kan de Raad van Toezicht primair de wettelijke toezichthoudende taken vervullen terwijl de gemeenten via de Raad voor Publiek belang invloed kunnen uitoefen en op de voor hen belangrijke zaken bij de stichting De GKB. De Raad van Toezicht kent 3-5 leden, de Raad voor Publiek Belang 14, en kan daardoor effectiever de door wet voorgeschreven toezichtstaken uitoefenen. Bovendien kennen veel gemeenten beperkingen voor het benoemen van wethouders in een raad van toezicht van een verbonden partij. Tegelijkertijd krijgt de Raad voor Publiek Belang voldoende bevoegdheden om daadwerkelijk invloed te hebben op het reilen en zeilen van de stichting De GKB. Dus voldoende afstand van de dagelijkse praktijk van de stichting De GKB, maar met voldoende beïnvloedingsmogelijkheden op de financiën en beleid van de stichting De GKB. Dit zullen personen zijn met een zekere expertise die vanuit die expertise toezicht kunnen uitoefenen en een klankbord kunnen zijn voor het bestuur van de stichting De GKB. Bijvoorbeeld in de schuldhulpverlening, op juridisch- of financieel terrein. Profielen moeten nog opgesteld worden.

Een gemeenschappelijke regeling is een publiekrechtelijke rechtspersoon (onderdeel van de overheid). Een stichting is een privaatrechtelijke rechtspersoon. Gekozen is voor een privaatrechtelijke variant om te komen tot een praktische, doelgerichte oplossing voor de uitvoering, zonder de politieke zwaarte van een gemeenschappelijke regeling.

Hoe is de procedure voor een nieuwe gemeente om toe te treden. Bij een wijziging van de opdracht aan de GKB, kunnen door de GKB randvoorwaarden worden gesteld. Aldus de deelnemingsovereenkomst. Welke zijn dat? In de deelnemingsovereenkomst staat dat er aan gemeenten mandaat wordt gevraagd voor het afgeven van beschikkingen. Is dit optioneel?

De solvabiliteit van de stichting is volgens de businessplannen laag. Hoe gaat de stichting daar mee om.

Wat is de aanpak bij tekorten?

In toelichting op de begroting wordt gesproken over waarborgfonds en garantiefonds. Wordt het zelfde bedoeld? Het lijkt er op dat het tarief voor beschermingsbewind gelijk is getrokken aan tarief voor budgetbeheer. Klopt dat?

Overigens een overzicht van verschillen wordt verwerkt in de bouwstenen voor een raadsvoorstel. Nieuwe gemeenten kunnen een deelnemingsovereenkomst aangaan met de stichting De GKB en daarmee lid worden van de Raad voor Publiek Belang. Deze zijn op dit moment niet bekend. Het artikel is opgenomen om de mogelijkheid te hebben om randvoorwaarden te kunnen stellen. Randvoorwaarden kunnen te maken hebben met het voeren van een goede efficiënte en doelmatige uitvoeringsorganisatie. Noodzaak van geven mandaat aan de stichting De GKB door de gemeente is afhankelijk van de diensten die de stichting De GKB aan de gemeente levert. De Stichting de GKB gaat taken namens gemeenten uitvoeren. Voor zover het gaat om het uitoefenen van een overheidstaak hoort daar een mandaat bij. Anders zouden alle beschikkingen door de gemeente zelf moeten worden getekend. Door storting van een risicoreserve groot € 766,800,-- door de GR-gemeenten bij de start van de stichting De GKB, is de solvabiliteit goed. Vervolgens is het van belang de bedrijfsvoering op orde te hebben en tijdig maatregelen te nemen wanneer dit nodig is. De financiële administratie wordt hier dit jaar al op ingericht. Zie hierboven over de bedrijfsvoering. Het is ook aan de stichting De GKB om een risicoreserve op peil te houden.

Voorts is de Sticht de GKB gerechtigd om de productprijzen te verhogen teneinde te voorkomen dat er tekorten ontstaan. Er is geen verplichting om ‘bij te storten”. Dit mag wel, indien hiertoe besloten wordt. Ja, er wordt het zelfde bedoeld. Nee, dit klopt niet. Zoals vermeld eind 2023 zijn de tarieven voor o.a. budgetbeheer verhoogd. Daarnaast is voor 2024 de methodiek van het berekenen van de kosten voor beschermingsbewind en budgetbeheer gelijk gesteld. Bij de tarieven van inkomensbeheer maken we nu ook onderscheid in dossier categorieën (dossiers met 1 of meer persoons huishouden, met schulden of geen schulden). De tarieven zijn dus niet gelijk gesteld, maar de methode van waardering wel.

Kunnen huidige afspraken met de GKB in de nieuwe situatie gehandhaafd blijven? Wat is de controlerende rol van de gemeenteraden?

Wordt er in de begroting en jaarrekening een hoofdstuk gewijd aan de risico’s en weerstandscapaciteit. Is het handig een verlengingsmogelijkheid op te nemen voor de leden van de raad van Toezicht? In de deelnemingsovereenkomst staat dat uitsluitend gebruik gemaakt kan worden van de diensten van de GKB.

Wat gebeurt er wanneer de omzet met desbetreffende gemeente met meer dan 10% daalt.

Een gemeente heeft moeite met de stilzwijgende verlenging.

Ja, dat kan. Afspraken worden jaarlijks vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst (ter uitvoering van de deelnemingsovereenkomst). De controlerende bevoegdheden van gemeenteraden zijn vastgelegd in de gemeentewet. De feitelijke uitwerking hoe de controlerende rol van de gemeenteraad met betrekking tot de schuldhulpverlening wordt geregeld binnen een gemeente, is vooral een lokale aangelegenheid, waarover de raad en het college afspraken kunnen maken. Ter ondersteuning van de informatieplicht van het college, levert de Stichting de GKB een begroting en meerjarenplan en jaarrekening aan gelijktijdig met de cyclus voor gemeenschappelijke regelingen. Ja, dit hoofdstuk wordt opgenomen. Een verlengingsmogelijkheid is opgenomen (artikel 9.5 van de conceptstatuten). Dit geldt voor de diensten die de stichting De GKB kan leveren en die zien op de Integrale schuldhulpverlening, waarbij die diensten wel ook beschreven moeten worden in de uitvoeringsovereenkomst (zie artikel 2 lid 2 van de concept deelnemingsovereenkomst). De bedoeling van de afspraak is dat een gemeente niet ineens eenzijdig een deel van de opdracht kan weghalen bij de Stichting de GKB. De Stichting de GKB moet dan een redelijke tijd krijgen om de bedrijfsvoering aan te passen. In die zin zijn alle gemeenten partners.

Als de instroom van aanmeldingen terugloopt buiten de invloedsfeer van gemeenten, zal de Stichting de GKB de bedrijfsvoering daar zo tijdig mogelijk op aanpassen. Hiertoe stelt de Stichting de GKB zelf prognoses op. Over de compensatie zijn vele vormen te bedenken (andere dienstverleningstaken toevoegen, overeenkomen van een afbouw, overname medewerkers enz. enz.) Het betekent alleen dat de overeenkomst verlengd wordt zonder nadere actie. Elke gemeente kan natuurlijk ook opzeggen. De bepaling is ter voorkoming van een onzekere periode voor de Stichting de GKB, waarin alle gemeentebesturen eerst weer opnieuw zouden moeten besluiten om diensten af te nemen. Deze bepaling schaadt de rechtspositie van de

Levert het omzetten van inhuur naar vast personeel veel op. Lopen we achter in de investeringen in ICT?

In artikel 6.5 c en d wordt gesproken over een aanmerkelijk aantal werknemers en aanmerkelijke uitgaven. Wat wordt verstaan onder aanmerkelijk? In artikel 17.1 staat dat een gemeente lid kan zijn van de Raad voor Publiek Belang. Moet dat niet “moeten” zijn?

In artikel 17.3 staat dat wanneer je opzegt, je geen lid meer bent van de Raad voor Publiek Belang. Dan heb je dus geen invloed meer, terwijl je nog wel drie jaar met elkaar doormoet.

gemeente niet, maar brengt wel rust in de uitvoering. Ja, dit levert een aanzienlijke besparing op. Waar mogelijk zijn we al gestart met deze omzetting. Door de lange periode van onzekerheid van het voortbestaan van de stichting De GKB is achterstand ontstaan in investeringen in ICT. Nu er weer perspectief is voor de stichting De GKB, wordt aan een inhaalslag gewerkt. Hierbij gaat het om een migratie naar de cloud, vervanging van hard ware en modernisering van de telefonie. "aanmerkelijk" is een juridische term die moet worden uitgelegd naar de omstandigheden bij de stichting De GKB. Bij een aanmerkelijk kan gedacht worden aan een kwart of meer. Nee, in de statuten van de stichting De GKB kan een gemeente niet verplicht worden gesteld om lid te worden van de Raad voor Publiek Belang. Dat “moeten” wordt wel geregeld in de deelnemingsovereenkomst. Overigens kan een gemeente zich in de Raad voor Publiek Belang laten vertegenwoordigen door een bestuurder van een andere gemeente. Klopt, als een gemeente dat lidmaatschap opzegt per een bepaalde datum, eindigt dat lidmaatschap op die bepaalde datum op grond van artikel 17.3 onder b van de statuten. Het is dus niet de datum waarop kenbaar wordt gemaakt dat per een bepaalde datum wordt opgezegd. Als opzegging van kracht is geworden op die bepaalde datum, heeft de gemeente binnen de Raad voor Publiek Belang geen invloed meer.

Op het moment dat de deelnemingsovereenkomst is beëindigd (en dus niet meer tussen de gemeente en stichting De GKB geldt) eindigt het lidmaatschap van de Raad voor Publiek Belang ook, op grond van artikel 17.3 onder a van de statuten. Het moment dat de deelnemingsovereenkomst is beëindigd is ingevolge artikel 9.3.a van de deelnemingsovereenkomst na 1 jaar (termijn opzegging) en ingevolge artikel 9.3.b van de deelnemingsovereenkomst na 3 jaar (termijn opzegging + 2 jaar). Nadat de deelnemingsovereenkomst is beëindigd komt wel een einde aan het voldoen

In de deelnemingsovereenkomst onder het kopje “algemeen” staan bij de begripsbepalingen diverse doorverwijzingen. Liever geen doorverwijzingen, maar duidelijk aangeven wat bedoeld wordt. Op grond van artikel 9.3 is het mogelijk dat een overeenkomst na opzegging nog twee jaar doorloopt. Dat is wel een lange termijn.

Kunnen de artikelen 9.5, 9.6 en 9.7 nader toegelicht worden. Onder bepaalde omstandigheden kan je de deelnemingsovereenkomst per direct ontbinden, maar dan ben nog wel gehouden aan de voorwaarden van artikel 9.3 (afkoop 2 jaar na opzegging of uitdienen overeenkomst). Is dat niet tegenstrijdig?

aan het toezichtscriterium om als gemeente zonder aanbesteding (als de toepasselijke drempels worden overschreden) een opdracht aan de stichting De GKB te gunnen. Dit kan worden aangepast, maar dat leidt wel tot herhalingen die de duidelijkheid ook niet te goede hoeven te komen. Uit ervaring is gebleken dat een organisatie zo’n drie jaar nodig heeft om zich aan te passen aan een nieuwe situatie. Om die reden is in de deelnemingsovereenkomst ook de termijn van drie jaar opgenomen (opzegtermijn van 12 maanden en dan nog twee jaar). Bij de huidige GR is die termijn vier jaar. Er kunnen omstandigheden, anders dan financiële, zijn die de gemeente dwingen om in het algemeen belang de deelnemingsovereenkomst (deels) per direct te beëindigen. Bijvoorbeeld bij zeer slechte dienstverlening door de stichting De GKB. De opzegtermijn van 12 maanden geldt dan niet. Dit is dan ook een straf die een gemeente aan de stichting De GKB kan geven. Een straf die fors is maar wel gerechtvaardigd zal zijn als De GKB haar taak niet netjes uitvoert ten behoeve van de inwoners van de gemeente. Als de stichting De GKB de taak netjes uitvoert, kan de gemeente de overeenkomst beëindigen tegen het einde van de looptijd.

De keuze van afkoop overeenkomst (het laatste jaar uitdienen én betalen voor de omzet die de twee jaren daaropvolgend niet wordt genoten door de stichting De GKB) of uitdienen van de overeenkomst (het laatste jaar uitdienen en de twee jaren daaropvolgend voor de waarde van de omzet diensten af blijven nemen bij de stichting De GKB) geldt wel. Artikel 9.5 regelt dat de afspraken uit deelnemingsovereenkomst niet 'ineens' van tafel kunnen worden geveegd door deze te vernietigen of te ontbinden. Als dat wel zou kunnen, is bovenstaande regeling ter zake de kosten niet meer van toepassing waardoor de stichting De GKB voor grote kostenuitdagingen gesteld wordt die uiteindelijk ten laste komen van de andere gemeenten.

Artikel 9.7 regelt dat de afspraken over de kostenvergoeding van kracht blijft als de overeenkomst niet meer van kracht zou zijn. Met die techniek wordt de discussie voorkomen dat als de overeenkomst is beëindigd ook de betaalverplichting geëindigd zou zijn en dus niet de twee jaar omzet betaald hoeft te worden.

Het feit dat een uitvoeringsovereenkomst niet overdraagbaar is, moet worden opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst zelf en niet in de deelnemingsovereenkomst. Kan nog aandacht worden besteed aan de keuze voor verzelfstandigen in plaats van aanbesteden? Assen 17 juli 2024.

Deze regeling is in het belang van alle gemeenten die deelnemen aan de stichting De GKB, maar ook voor de gemeente die het betreft. Alle deelnemers hebben belang bij het overeind houden van (het apparaat met kennis en kunde van bevlogen, kwalitatief goede, medewerkers bij) de stichting De GKB (onderlinge solidariteit én schaalvoordelen) en de desbetreffende gemeente dat de dienstverlening aan haar inwoners niet van de ene op de andere dag stopgezet wordt. Over de kwaliteit van de dienstverlening door de stichting De GKB zullen uiteraard in die situatie, maar waarschijnlijk al daarvoor gesprekken worden gevoerd. De niet overdraagbaarheid wordt ook opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst. Doordat het in de deelnemingsovereenkomst staat, kan niet worden betoogd dat dat niet in de uitvoeringsovereenkomst opgenomen kan worden. In de bouwstenen voor een raadsvoorstel wordt hieraan aandacht besteed.