Begroting 2026 - Drents Archief
Tekst van het document
Begroting 2026 - Drents Archief
Begroting 2026 - Drents Archief 'Gisteren bewaard, morgen verteld'
Zegel familiearchief Bruins-Slot
Gisteren bewaard, morgen verteld
1
Begroting 2026 - Drents Archief
INHOUD BEGROTING
1.
2.
3.
2026
Inleiding
3
Algemene ontwikkelingen in 2026
5
1.1
Organisatorische ontwikkelingen
6
1.2
Ontwikkelingen wettelijke archieffunctie
6
1.3
Ontwikkelingen erfgoedfunctie
7
Visie, missie, kernwaarden en doelstellingen
8
2.1
Visie
9
2.2
Missie
9
2.3
Kernwaarden
2.4
Kerndoelen
9 10
Doelstellingen 2026
11
3.1
Dienstverlening
12
3.1.1
Dienstverlening aan partners
12
3.1.2
Dienstverlening aan andere
13
overheidsinstellingen
4.
5.
6.
3.1.3
Particulier archief
14
3.1.4
Foto- en
14
3.2
Kennisdeling
lmarchief
17
4.1
Bedrijfsvoering
18
4.2
Onderhoud en IT
18
4.3
Weerstandsvermogen en risico
19
4.4
Financiering
20
4.5
Verbonden partijen
21
Financiële begroting
22
5.1
Overzicht van baten en lasten
23
5.2
Toelichting baten en lasten
25
Verklaring algemeen bestuur Verklaring algemeen bestuur
7.
15
Paragrafen
29 30
Bijlagen
31
7.1
Prognose eigen en vreemd vermogen
32
7.2
Meerjarenbegroting
33
Contact
34
Begrippenlijst
35
Colofon
37
Gisteren bewaard, morgen verteld
2
Begroting 2026 - Drents Archief
Inleiding
Foto gemaakt tussen 1880 en 1930, fotograaf onbekend. Collectie Moorlag-Santing
Gisteren bewaard, morgen verteld
3
Begroting 2026 - Drents Archief
Gisteren bewaard, morgen verteld
Het begrotingsjaar 2026 is het tweede jaar binnen het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 met als titel Gisteren bewaard, morgen
verteld. In het voorliggende document worden de activiteiten geschetst die voortkomen uit onze strategische visie in samenhang met de
nanciële
consequenties hiervan voor de begroting, gevolgd door een toelichting op deze cijfers.
Volgens artikel 34b van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR 2022) wordt voor elk begrotingsjaar een kadernota (de ‘algemene nanciële en beleidsmatige kaders’) opgesteld en vervolgens een ontwerp voor de begroting met toelichting. Omdat de kadernota uiterlijk 30 april en de ontwerpbegroting uiterlijk begin mei moeten worden aangeleverd en de stukken feitelijk in elkaars verlengde liggen is in 2016 in het bestuur Corinne Rodenburg. Fotograaf: Cees van
besloten om deze stukken te integreren in de ontwerpbegroting en deze
der Boom
jaarlijks vóór 15 april aan te leveren.
De Ontwerp-Begroting 2026 is binnen de kaders van onze Strategische Visie 2025-2028 door het Dagelijks Bestuur van het Drents Archief opgesteld en wordt conform artikel 35 van de WGR 2022 voorgelegd aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), de raad van de gemeente Assen, gemeente Tynaarlo, gemeente Midden-Drenthe, gemeente Westerveld, en het algemeen bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta. De minister, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap kunnen binnen twaalf weken reageren op de inhoud van de ontwerp-begroting. Het dagelijks bestuur van het Drents Archief stelt de minister van OCW, de gemeenteraad van Assen, Tynaarlo, Midden-Drenthe, Westerveld, en het algemeen bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het derde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Vervolgens wordt de begroting door het Algemeen Bestuur van het Drents Archief vastgesteld, waarna de begroting vóór 15 september aan de minister van OCW, de raad van de gemeente Assen, gemeente Tynaarlo, gemeente Midden-Drenthe, gemeente Westerveld, aan het algemeen bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta en aan gedeputeerde staten van Drenthe wordt toegezonden.
Corinne Rodenburg Directeur
Gisteren bewaard, morgen verteld
4
Begroting 2026 - Drents Archief
1. Algemene ontwikkelingen in 2026
Qmusic dj Jorien Renkema in gesprek met archiefmedewerker Luc den Hartog
Gisteren bewaard, morgen verteld
5
Begroting 2026 - Drents Archief
1.1
Organisatorische ontwikkelingen
In 2025 is door middel van een wijzigingsbesluit de GR voor het Drents Archief uitgebreid met de gemeenten Tynaarlo, Midden-Drenthe en Westerveld. Tijdens het opstellen van deze begroting ligt het besluit tot toetreding tot onze GR ook nog voor in de gemeente Emmen. Hiermee voldoen we aan de opdracht van de minister van OCW uit 2018 om onze positie in de regio te versterken. Vanwege de vertraging van de nieuwe Archiefwet zal het Rijk pas per 1-1-2027 uittreden uit de GR. In 2025 zijn de voorbereidingen getroffen voor het vaststellen van de uittreedregeling en het wijzigingsbesluit voor uittreding van het Rijk in 2027.
Naarmate het aantal deelnemers in onze GR toeneemt, neemt ook de dienstverlening toe en daarmee de behoefte aan extra medewerkers. In de strategische visie voor de jaren 2025-2028 pro
leert het Drents Archief zich als archiefexpert,
wat resulteert in enerzijds een uitgebreide dienstverlening aan (overheids)organisaties en anderzijds in het delen van onze kennis met een breed publiek. Om deze kerndoelen Dienstverlening en Kennisdeling te kunnen realiseren, moeten we investeren in onze kennis, kunde en capaciteit. Het vinden van voldoende en geschikte medewerkers is een uitdaging in de huidige krappe markt.
In een groeiende organisatie is het van belang de eenheid te behouden. Bij het werken aan de kerndoelen Dienstverlening en Kennisdeling moet worden voorkomen dat een tweedeling in de organisatie ontstaat: een deel dat zich bezig houdt met (zakelijke) dienstverlening en een deel dat zich bezig houdt met kennisdeling voor een breed publiek. Voldoende aandacht voor interne cultuur en communicatie is daarvoor onontbeerlijk.
Evenzeer is het van belang om focus aan te brengen in onze doelstellingen. De ambities van het Drents Archief als archiefexpert zijn hoog, maar moeten binnen de beschikbare formatie wel haalbaar zijn. Dat betekent dat prioriteiten gesteld en/of keuzes gemaakt moeten worden. Als aanscherping van onze strategische visie geven we prioriteit aan het kerndoel Dienstverlening en aan het op orde krijgen van onze collectie. Onze rol als archiefexpert van Drenthe moet ook blijken uit de kwaliteit van de dienstverlening aan onze partners en de kwaliteit van onze interne organisatie.
In het begrotingsjaar 2026 verwachten we een verdere toename van (overheids)organisaties die gebruik willen maken van onze zakelijke dienstverlening op het gebied van e-depot en archivering.
In de begroting 2026 is een onttrekking aan de reserve Doorontwikkeling DA 3.0 ad. € 15.000 opgenomen. Na deze onttrekking is het resultaat van de begroting € 0,-.
1.2
Ontwikkelingen wettelijke archieffunctie
In februari 2025 is de nieuwe Archiefwet aangenomen in de Tweede Kamer. Na besluitvorming in de Eerste Kamer betekent dit een eerste moderniseringsslag van de Archiefwet uit 1995. De huidige Archiefwet is vooral geënt op papieren documenten, terwijl we nu in een digitaal tijdperk leven.
De nieuwe wet past de regels voor openbaarheid van archieven aan en breidt het toezicht op archiefbeheer uit. Gemeenten, provincies en waterschappen moeten een archivaris aanstellen om goed beheer te waarborgen. Diverse Drentse gemeenten zullen gebruik willen maken van onze archivaris, in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) of indien men toetreedt tot onze GR als taakoverdracht.
Daarnaast is speci
eker omschreven waar Gemeenschappelijke Regelingen en andere samenwerkingsverbanden aan
moeten voldoen ten aanzien van archiefbeheer. Onderdeel daarvan is ook dat de archivaris van de aangewezen archiefdienst toezicht houdt op het informatiebeheer van de GR. Ook samenwerkingsverbanden worden verplicht iets af te spreken over toezicht. Dit betekent een potentiële uitbreiding van het aantal organisaties dat de archivaristaak afneemt.
De nieuwe Archiefwet regelt dat documenten al na tien jaar, in plaats van nu twintig jaar, naar een archiefdienst worden overgebracht, waardoor ze ook eerder openbaar worden gemaakt. Rijksoverheid, gemeenten en andere overheidsinstanties hebben daardoor voortaan nog maar tien in plaats van twintig jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een (digitaal) archief. De nieuwe overbrengingstermijn gaat niet met terugwerkende kracht in en
Gisteren bewaard, morgen verteld
6
Begroting 2026 - Drents Archief
blijft daardoor behapbaar voor archie
nstellingen. Door de verkorting van de overbrengingstermijn zullen meer dossiers
een beperking in de openbaarheid krijgen bij overbrenging. Te zijner tijd wordt daarom wel een toename van het aantal onthe
ngsverzoeken verwacht.
Na de ophef over de online openbaarmaking van het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR) eind 2024 is er gekeken naar aanpassingen in de Archiefwet. De minister zegde toe met een spoedwet over online-inzage van het archief te komen. Daarnaast wordt dit onderwerp opgenomen in de nieuwe Archiefwet.
1.3
Ontwikkelingen erfgoedfunctie
In 2005 publiceerde de Raad van Europa het verdrag ‘De waarde van cultureel erfgoed voor de samenleving’, kortweg het Verdrag van Faro. Dit verdrag werd in januari 2024 ondertekend door Nederland. Een belangrijk moment waarmee het Faro-gedachtegoed een prominente plek kreeg in het erfgoedveld. De bedoeling van het Verdrag is dat de mensen en hun blik op het verleden meer centraal komen te staan. Het draait dan om erfgoedparticipatie: de verbinding tussen erfgoed, mens en samenleving. Het Drents Archief wil die verbinding versterken; we delen en geven betekenis aan het Drentse erfgoed dat in onze depots ligt opgeslagen. We leggen daarbij de focus op onderdelen uit onze collectie die nog niet ontsloten en daarmee toegankelijk voor het publiek zijn. Hiermee zorgen we voor nieuwe verhalen uit oude documenten en waar mogelijk het betrekken van nieuwe doelgroepen.
In Drenthe is er, anders dan in andere provincies, geen erfgoedhuis dat een centrale en verbindende positie heeft voor alle provinciale erfgoedinstellingen. Via onze (bestuurlijke) deelname in de Organisatie Provinciale Erfgoedinstellingen Nederland (OPEN) kunnen we daar toch een rol in spelen. Via OPEN zijn we aangehaakt op landelijke erfgoedprojecten, waardoor we o.a. gebruik kunnen maken van subsidies voor erfgoedparticipatie en deskundigheidsbevordering. Deze zetten we in voor het samenwerken met en faciliteren van onder andere historische verenigingen, vrijwilligers en burgers.
Gisteren bewaard, morgen verteld
7
Begroting 2026 - Drents Archief
2. Visie, missie, kernwaarden en doelstellingen
Archivaris Marieke Doezé in gesprek met RTV Drenthe
Gisteren bewaard, morgen verteld
8
Begroting 2026 - Drents Archief
2.1
Visie
In een wereld waarin informatie steeds belangrijker en digitaler wordt en er tegelijkertijd groeiende behoefte is aan betrouwbare informatie, zijn archieven van onschatbare waarde voor de samenleving. Archieven vertellen over iedereen: in verleden, heden en toekomst. Ze dragen bij aan burgerschap en sociale cohesie in de samenleving.
2.2
Missie
Het Drents Archief vormt, behoudt en ontsluit archieven, omdat authentieke bronnen toegang geven tot het verleden en context geven aan het heden. Wij zorgen voor toegankelijkheid van dat waardevolle erfgoed voor huidige en toekomstige generaties. Wij beheren niet alleen een opslagplaats van bewijsmateriaal, verhalen en herinneringen, maar delen ook informatie die de rechtszekerheid bevordert en die licht werpt op persoonlijke en gedeelde geschiedenissen van en in Drenthe. Als laagdrempelig kenniscentrum voorzien wij (overheids)organisaties van hoogwaardige diensten en expertise op archiefgebied.
2.3
Kernwaarden
De kernwaarden van het Drents Archief zijn authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en toegankelijkheid. Archieven zijn de getuigenissen van bestuurlijk, cultureel en intellectueel handelen en vormen de weerspiegeling van de samenleving. Ze bieden context en zijn van belang voor een transparante en op democratische beginselen gestoelde overheid. Door de digitale ontwikkelingen is de blik van burgers op de wereld verruimd. Tegelijkertijd wordt steeds nadrukkelijker gezocht naar connectie met het lokale, regionale en nationale verleden. Historische informatie over de woonomgeving ondersteunt de vorming van de eigen identiteit van burgers. Zij kunnen aan de hand van beschikbare historische bronnen kennisnemen van het handelen van de eigen familie of van gebeurtenissen in de leefomgeving. Zo worden ze in staat gesteld om context te geven aan hun eigen leven en de plek waar ze wonen. Dit is een belangrijk gegeven voor participatie in de samenleving.
Gisteren bewaard, morgen verteld
9
Begroting 2026 - Drents Archief
2.4
Kerndoelen
Drents Archief pro
leert zich als archiefexpert, wat enerzijds resulteert in een uitgebreide dienstverlening aan
(overheids)organisaties en anderzijds in het delen van onze kennis aan een breed publiek.
Het Drents Archief is een toonaangevend kenniscentrum op het gebied van archiefbeheer, preservering en ontsluiting voor een breed publiek. We zijn een professionele en vakbekwame organisatie die partners ontzorgt en hoogwaardige dienstverlening levert.
De rol van archiefexpert past in de actuele ontwikkeling van het archief als nutsvoorziening voor (overheids)organisaties. Met deze metafoor wordt bedoeld dat archie
nstellingen in het digitale domein kunnen
veranderen van een centrale (opslag en beheer) naar een verdeelstation (het verdelen en distribueren van informatie). Het belangrijkste verschil met de huidige rol is dat we uitgaan van een kanteling van het heersende perspectief: niet het materiaal, maar de behoeftes van de gebruiker staan voorop. En die gebruiker heeft behoefte aan betrouwbare informatie. Het maakt de gebruiker niet uit of die informatie wordt gepresenteerd vanuit het regime van de Archiefwet of vanuit bijv. de Wet open overheid. En ook niet of het gecreëerd is door een overheidsorganisatie of een particuliere archiefvormer. De gebruiker wil vinden, wil verbindingen zien, en wil zoveel mogelijk gecentraliseerd informatie in samenhang kunnen bevragen en gebruiken. Het archief als nutsvoorziening wil zeggen dat het archief wordt ingezet als centrale plek voor het faciliteren van alle vormen van gebruik en hergebruik van historische en actuele informatie.
Het verbindende thema is duurzame toegankelijkheid van informatie.
Gisteren bewaard, morgen verteld
10
Begroting 2026 - Drents Archief
3. Doelstellingen 2026
Onderzoeker Niek Hemmen in het depot van het Drents Archief
Gisteren bewaard, morgen verteld
11
Begroting 2026 - Drents Archief
3.1
Dienstverlening
Door het zorgvuldig bewaren en beschikbaar maken van overheidsinformatie en andere belangrijke informatiebronnen geven wij invulling aan de wettelijke taak om de archieven van onze partners, de gemeenten Assen, Tynaarlo, Midden-Drenthe, Westerveld en Waterschap Drents Overijsselse Delta en – tot aan de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet - het Rijk, te beheren. Hetzelfde geldt voor organisaties die middels een dienstverleningsovereenkomst diensten van ons afnemen, zoals de provincie, GGD/VRD, Werkplein Drentsche Aa en diverse Twentse gemeenten. Met advies, begeleiding en toegang tot het e-depot ondersteunen wij Drentse lagere overheden bij de verbetering van hun informatiehuishouding, zodat de duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven geborgd wordt.
3.1.1
Dienstverlening aan partners
Gemeente Assen De archiefbewaarplaats van de gemeente Assen en de functie van gemeentearchivaris zijn ondergebracht bij het Drents Archief. Dit betekent in de praktijk dat de archieven van de gemeente die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats om permanent te worden bewaard, onder de verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris, door het Drents Archief worden beheerd. De gemeentearchivaris is, behalve met beheer van de overgebrachte archieven, ook belast met het toezicht op de archieven van de gemeente die (nog) niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De bouwvergunningen vormen een belangrijk en veel geraadpleegd archief. Het Drents Archief voert hier de dienstverlening op: ter inzagelegging in onze Digilounge en desgewenst het inscannen van (een deel van) de bouwvergunning. Net als in voorgaande jaren zal circa 2500 keer een bouwdossier bij ons worden opgevraagd.
In 2026 is het gebruik van het e-depot voor de preservering van het digitale archief geïmplementeerd. Dit is het logische vervolg op de voorbereidende werkzaamheden die hiervoor in 2025 zijn verricht.
Gemeente Tynaarlo In het begrotingsjaar 2026 gaat ook de gemeente Tynaarlo gebruik maken van onze e-depot dienstverlening. Als eerste zal worden gewerkt aan de opname van videotulen in ons e-depot. Daarnaast zal onze archivaris de taak van gemeentearchivaris oppakken.
Gemeente Midden-Drenthe De gemeente Midden-Drenthe neemt als GR-partner een uitgebreid pakket aan diensten af. Niet alleen e-depot en archivaristaak, maar ook acquisitie en educatie zijn taken die het Drents Archief voor deze gemeente uitvoeren. Bij acquisitie gaat het om het veiligstellen en ontsluiten van voor de gemeentelijke historie belangrijke stukken. Voor educatie verzorgen we een op gemeentelocatie(s) afgestemd lesprogramma, waarin leerlingen nader kennismaken met de historie van hun directe leefomgeving.
Gemeente Westerveld Voor de gemeente Westerveld voeren wij de archivaristaak uit. Daarnaast maakt Westerveld gebruik van ons e-depot. In 2025 is een aansluittraject gestart.
Waterschap Drents Overijsselse Delta Het Drents Archief vervult voor het Waterschap Drents Overijsselse Delta (WDODelta) de archivarisfunctie in de vorm van advies en toezicht op zowel het analoge als het digitale archief. Daarnaast is WDODelta aangesloten op het e-depot ten behoeve van behoud en ontsluiting van zijn digitale archief. Het is de bedoeling om in 2026 GIS bestanden rondom besluitvorming (zogeheten storymaps) over te brengen naar het e-depot.
Gisteren bewaard, morgen verteld
12
Begroting 2026 - Drents Archief
Rijk Wanneer het Rijk in 2027 als partner uit de GR treedt, blijft de rijksarchieftaak gedelegeerd aan het Drents Archief. Dit betreft beheer en ontsluiting van de (omvangrijke) analoge en deels gedigitaliseerde collectie. De permanent te bewaren archieven van rijksinstellingen die in de provincie gevestigd zijn en waarvan de taken een regionaal karakter hebben, worden overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats. De overbrenging hoeft niet eerder plaats te vinden dan na twintig jaar (en vanaf 2027 na tien jaar). Hierdoor valt ook de komende jaren nog 300-500m1 papieren archieven van rijksinstellingen te verwachten. Het einde van het papieren tijdperk komt echter bij verschillende rijksinstellingen langzaam maar zeker in zicht. De digitale archieven worden straks niet bij het Drents Archief ondergebracht, maar vallen onder verantwoordelijkheid van het Nationaal Archief.
De archivaris van het Drents Archief is met ingang van de nieuwe Archiefwet geen rijksarchivaris meer; die functie blijft behouden aan uitsluitend de algemeen rijksarchivaris/directeur van het Nationaal Archief. Dit betekent onder andere dat het Drents Archief niet langer als rijksarchivaris kan acquireren. Niet al het te acquireren archief valt logischerwijs onder één van de GR partners (gemeenten of waterschap); in die gevallen zou de acquisitie als provinciaal archief moeten worden verworven. Hierover zullen in 2026 gesprekken met de provinciearchivaris worden gevoerd. Voor het analoge deel van de rijkscollectie is inzichtelijk welke aandachtspunten er zijn met betrekking tot de materiële staat. Voor overbrenging van papieren rijkscollecties naar de archiefbewaarplaats in Drenthe zijn we afhankelijk van DocDirekt en de ministeries. Intern is de rijkscollectie op orde.
We brengen jaarlijks analoog rijksarchief over naar het depot in Emmen. Vanwege de beperkte dienstverlening aldaar lenen voornamelijk ingescande dossiers zich daarvoor. Daarnaast kunnen dossiers die zijn overgebracht naar Emmen via scanning on demand worden geraadpleegd. De ruimte die we winnen met overbrenging van rijksarchief naar Emmen, gebruiken we voor collecties die in het Drents Archief juist fysiek ter inzage gegeven kunnen worden.
In 2026 maken we ten minste 100 meter van de particuliere acquisities die onder de Rijkscollectie zijn verworven toegankelijk voor publiek.
Afhankelijk van de ruimte die we krijgen, acquireren we nog een klein hoeveelheid particulier archief op Rijkstitel. Wat dat is, is nog onduidelijk.
We hebben voor 2026 nog geen verzoeken voor overbrenging gekregen.
3.1.2
Dienstverlening aan andere overheidsinstellingen
Provincie Drenthe Het Drents Archief beheert op basis van een DVO namens de provinciearchivaris de overgebrachte archieven van de provincie Drenthe. Begin 2025 is een nieuwe DVO afgesloten voor de periode 2025-2028. Daarin zijn afspraken gemaakt over beheer, dienstverlening en e-depot, alsmede over acquisitie van particuliere archieven.
Over het beheer vindt afstemming plaats tussen de provinciearchivaris en de archivaris van het Drents Archief. De provincie levert de over te brengen archieven in de wettelijk vereiste goede, geordende en toegankelijke staat aan bij het Drents Archief. Op basis van afspraken wordt jaarlijks een gedeelte van de archieven materieel verzorgd om behoud van het materiaal te waarborgen. Deze verzorging bestaat voornamelijk uit het schoon maken of houden en ompakken in zuurvrije dozen.
Voor wat betreft dienstverlening zien we een groei in het aantal aanvragen en bezoekers; in 2026 verwachten we circa 500 aanvragen om een provinciaal document in te zien. In 2026 verzorgen we het provinciaal archief. Dit houdt in dat – op basis van afspraken die we met de provinciearchivaris hebben gemaakt – een deel van de collectie voorzien wordt van nieuwe dozen en omslagen. Onze afdeling Behoud draagt hiervoor zorg.
In 2026 maakt de provincie gebruik van het Drentse e-depot. Na de succesvolle pilots met videotulen en GISbestanden, is in 2025 gestart met de daadwerkelijke overbrenging van videotulen naar het e-depot. In 2026 wordt hier verder uitvoering aan gegeven.
Gisteren bewaard, morgen verteld
13
Begroting 2026 - Drents Archief
Gemeente Emmen De gemeente Emmen maakt gebruik van het e-depot van het Drents Archief. Deze gemeente nam van 2020 tot en met 2023 deel aan de e-depot pilots en is toegerust met een goede interne bezetting op (digitaal) archief. Dat maakt dat in de e-depotdienstverlening forse stappen kunnen worden gezet, waarbij het overbrengen van videotulen de eerste aandacht heeft.
Twentse overheden Behalve in Drenthe levert het Drents Archief ook e-depot diensten aan enkele overheidsorganisaties in Twente. Deze samenwerking is geïnitieerd door IT-Platform Twente, een samenwerkingsverband van twaalf gemeenten en drie openbare lichamen, vanwege het ontbreken van een e-depot bij het RHC van Overijssel.
Drents Archief verzorgt in 2026 de e-depot dienstverlening voor de gemeenten Enschede en Losser en de Omgevingsdienst Twente. In verschillende pilots is in 2025 gestart met een proef om milieuvergunningen en bodemdossiers over te brengen naar ons e-depot.
Samenwerkende bestuursorganen Behalve aan gemeenten levert het Drents Archief ook diensten aan samenwerkende bestuursorganen, zoals de gemeenschappelijke regelingen GGD/Veiligheidsregio Drenthe en Werkplein Drentsche Aa. Voor deze organisaties voeren wij de archivaristaak uit en ze maken gebruik van onze e-depot dienstverlening. De dienstverleningsovereenkomst met beide organisaties is in 2025 afgesloten.
3.1.3
Particulier archief
Om het verhaal van Drenthe ook in de toekomst te kunnen vertellen is het belangrijk naast de wettelijk te bewaren overheidsarchieven ook particuliere archieven te verwerven, toegankelijk te maken en beschikbaar te stellen. Met onze collectie proberen we een goede afspiegeling van de archieven van de Drentse samenleving te vormen. Hiertoe is in 2023 een acquisitiepro
el opgesteld onder de noemer Drenthe vatten in de tijd. Hierin hebben we vastgesteld welke ‘witte
vlekken’ we in onze collectie hebben en welke bronnen we daarom bij voorkeur acquireren om het Verhaal van Drenthe compleet te maken. Daarnaast hebben we onszelf termijnen opgelegd waarbinnen een geacquireerd archief ontsloten zou moeten zijn voor het publiek. Het acquisitiepro
el wordt jaarlijks geëvalueerd. In de meeste gevallen worden
particuliere archieven spontaan aangeboden en is het moeilijk in te schatten welke en hoeveel particuliere archieven kunnen worden geacquireerd.
3.1.4
Foto- en
Het foto- en
lmarchief
lmarchief vormt een onderdeel van zowel onze rijks-, provinciale, als particuliere archieven dat vaak het
meest tot de verbeelding van onze klanten spreekt. Met een kwart miljoen foto’s op onze beeldbank behoort het Drents Archief inmiddels tot de koplopers van de Nederlandse archieven.
Ook in 2026 gaan we ons foto- en
lmarchief weer uitbreiden. Dit doen we op verschillende manieren.
Door nieuwe collecties te verwerven; Onze vrijwilligers beschrijven en digitaliseren archieven waardoor er meer foto's en
lms toegankelijk worden
gemaakt; Door samen te werken met de verschillende historische verenigingen die hun collecties door digitalisering beschikbaar stellen via de beeldbank; Door
lms en geluidsopnames te digitaliseren, zodat de kwaliteit behouden blijft en de
te tonen.
Gisteren bewaard, morgen verteld
14
lms beschikbaar blijven om
Begroting 2026 - Drents Archief
3.2
Kennisdeling
Behalve in de dienstverlening aan (overheids)organisaties komt de rol van archiefexpert ook tot uiting in onze kennisdeling aan een breed publiek. De - soms eeuwenoude, soms recentere - bronnen in onze eigen collectie vormen daarvoor de basis. We stemmen onze kennis van en informatie over deze bronnen af op diverse doelgroepen. Zowel personen (burgers, onderzoekers) als organisaties (erfgoed- en culturele instellingen, media, etc.) kunnen bij ons terecht: fysiek in onze Digilounge en Studiezaal, digitaal via onze online databases.
De eerder genoemde prioritering (2.1 Organisatorische ontwikkelingen) aan het kerndoel Dienstverlening en aan het op orde krijgen van onze collectie heeft als gevolg dat we in de onderhavige beleidsperiode (2025-2028) minder actief en meer passief uitvoering zullen geven aan het kerndoel Kennisdeling. Concreet betekent dit dat we wat minder zelf zullen organiseren, maar derden juist meer zullen faciliteren. We blijven een belangrijke rol spelen in het informeren over het Drentse erfgoed en in de beschikbaarstelling van het Verhaal van Drenthe voor een breed publiek.
Collectiebeheer Onze collectie vormt de basis van onze organisatie. Een van de belangrijkste werkprocessen binnen het Drents Archief is het toegankelijk maken van archieven voor bezoekers, zowel online als fysiek. Een archief dat we binnenkrijgen ondergaat een proces van opneming in de collectie. Dit behelst zowel het selecteren van te bewaren stukken als het beschrijven en de materiële verzorging ervan. Voor het beheer van onze collectie worden verschillende archiefbeheersystemen gebruikt: voor kastplaatsregistratie in onze analoge depots, voor beeldmateriaal en voor digitale archieven (e-depot). In 2024 is gestart met een onderzoek naar de mogelijke samenvoeging en afstemming van deze systemen. In 2025 is besloten om dit in samenhang met en als onderdeel van de invulling van onze rol als archiefexpert uit te werken.
Online diensten en social media Via de website van het Drents Archief zijn de toegangen naar onze databases te vinden. Via twaalf toegangen, zoals genealogie, beeldbank, koloniehuizen kan gezocht worden in onze bronnen. Voortdurende digitalisering van de bronnen zorgt voor steeds betere ontsluiting en doorzoekbaarheid.
Het Drents Archief is al jaren heel goed zichtbaar op social media en verheugt zich in een steeds groter bereik. Vooral onze berichten op Facebook en inhoudelijke blogs over bijvoorbeeld onderzoeken die we uitvoeren scoren goed. In 2026 handhaven we onze zichtbaarheid op social media; Op Openbaarheidsdag (de eerste dag van het nieuwe jaar) presenteren we online alle openbare akten van de burgerlijke stand voorzien van metadata; Op het (in 2025 geheel vernieuwde) erfgoedplatform geheugenvandrenthe.nl worden steeds meer gedigitaliseerde tijdschriften van Drentse historische verenigingen geplaatst. Hierdoor wordt deze, soms heel regionale geschiedenis, beter doorzoekbaar gemaakt voor onderzoekers.
Individuele dienstverlening In het Drents Archief begeleiden we individuele bezoekers bij historisch en genealogisch onderzoek en bij het opvragen van bouwdossiers. Met de begeleiding van onderzoekers in hun zoektocht naarhet eigen verleden vervult het Drents Archief een maatschappelijke rol. Het vinden van antwoorden op vragen zoals: ‘Waar kom ik vandaan, wie waren mijn voorouders en wat was hun rol in de geschiedenis?’ kunnen houvast bieden in het leven. We merken dat met name bij de mensen die onderzoek doen naar het oorlogsverleden van hun familie en bij Drenten met roots buiten Nederland, zoals Drenten met Molukse voorouders. Het omvangrijke archief van de Maatschappij van Weldadigheid blijft daarnaast één van de meest geraadpleegde bronnen door mensen uit heel Nederland die willen weten of een voorouder in één van de koloniën heeft geleefd. De drempel voor het doen van onderzoek houden we zo laag mogelijk. Dit doen we onder andere door handvaten en onderzoeksgidsen aan te bieden voor het doen van onderzoek; We faciliteren onderzoekers door workshops aan te bieden op speci genealogie, bewoningsgeschiedenis;
Gisteren bewaard, morgen verteld
15
eke onderzoeksthema’s zoals kadaster,
Begroting 2026 - Drents Archief
We waarborgen de toegankelijkheid van onze kennis en informatie voor verschillende doelgroepen, inclusief mensen met diverse achtergronden en behoeften.
Publieksactiviteiten Het Drents Archief organiseert publieksactiviteiten op het snijvlak van geschiedenis, cultuur en erfgoed om zo het verhaal van Drenthe te vertellen op basis van onze collectie. Het vertellen van verhalen uit het verleden die raakvlakken hebben met onze huidige maatschappij, is belangrijk voor de identiteit van alle inwoners van Drenthe. Denk aan het slavernijverleden, de geschiedenis van de Molukkers in Drenthe, de herdenking van tachtig jaar bevrijding, de Koloniën van Weldadigheid en aandacht voor LHBTIQ+’ers in het Drentse verleden. Daarmee vervult het Drents Archief een maatschappelijke taak.
Bij de keuze van onze publieksactiviteiten leggen we - anders dan voorheen – de focus op de vraag of de activiteit leidt tot of het gevolg is van een nieuwe ontsluiting van een deel van onze collectie. Dat betekent dat publieksactiviteiten enerzijds kleiner in aantal zijn, maar anderzijds meer bijdragen aan de toegankelijkheid van onze bronnen.
Ook in 2026 werken we samen met (erfgoed)partners uit de provincie, zij het minder proactief. Wij faciliteren andere organisaties om met behulp van onze bronnen een project uit te voeren, een evenement te organiseren of een presentatie te geven.
Publieksactiviteiten die in 2026 zullen worden aangeboden zijn: Dag van de Drentse Familiegeschiedenis rondom een actueel onderdeel of ontsluiting van onze collectie; Activiteiten in het kader van de Maand van de Geschiedenis, eveneens gebaseerd op (een ontsluiting van) onze collectie; Viering van het 200-jarig bestaan van het archief in Drenthe; Activiteiten bij grote inhoudelijke projecten die het resultaat vormen van een nieuw ontsloten deel van onze collectie.
Educatie Het Drents Archief biedt voor zowel basis-, voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs een divers educatief aanbod aan. Om bij te dragen aan cultuureducatie met kwaliteit werken wij samen met verschillende partners, zoals Stichting Kunst & Cultuur (Culturele Mobiliteit) en ICO (Cultuurmenu); In 2026 wordt de vernieuwde educatiekelder en het nieuwe educatieconcept in gebruik genomen; Ook bij ons educatieve aanbod geldt dat onze collectie van Drentse bronnen leidend is voor de keuze van te ontwikkelen lessen.
Publieksprojecten Om de historische bronnen die wij beheren voor een breed publiek toegankelijk te maken, ontwikkelen we diverse publieksprojecten rondom een bepaald thema of archief. Dergelijke projecten zijn steeds gekoppeld aan de nadere ontsluiting van een deel van onze collectie.
In 2026 voorzien we de volgende projecten: Fotocollectie van de Drentse fotograaf Harry Cock - digitalisering, beschrijving en opname in de beeldbank van foto’s die Cock maakte voor het tijdschrift Noorderbreedte; Kroniek van de eerste tien jaar kolonie Veenhuizen - ontsluiting op basis van de verslagen van de Directeur van de koloniën van Weldadigheid 1826-1836.
Gisteren bewaard, morgen verteld
16
Begroting 2026 - Drents Archief
4. Paragrafen
Bevrijding van Meppel in 1945, door Karel Wobben
Gisteren bewaard, morgen verteld
17
Begroting 2026 - Drents Archief
4.1
Bedrijfsvoering
Personeel en organisatie Een toekomstgericht personeelsbeleid is essentieel voor zowel de organisatie als onze medewerkers. Het stelt ons in staat om onze organisatiedoelen te realiseren en tegelijkertijd een werkomgeving te creëren waarin medewerkers gemotiveerd en vitaal blijven. Het Drents Archief kenmerkt zich door continue ontwikkeling en
exibiliteit. In onze kleine,
wendbare organisatie met korte communicatielijnen draagt iedereen vanuit zijn of haar expertise bij aan het behalen van onze doelstellingen.
Met de uitbreiding van onze dienstverlening groeit ook onze personeelsbehoefte. De ontwikkelingen met betrekking tot digitale informatievoorziening vraagt om nieuwe vaardigheden en competenties. Daarom richten we ons bij de werving van nieuwe medewerkers speci
ek op deze benodigde competenties. Tegelijkertijd investeren we in de duurzame
inzetbaarheid van onze huidige medewerkers door middel van scholing. Dit versterkt niet alleen de kennis en vaardigheden binnen ons team, maar vergroot ook de
exibiliteit van het Drents Archief.
Personeel
Begroting 2026
Begroting 2025
Jaarrekening 2024
Formatie
31,1
30,3
27,8
Tijdelijke inzet
1,8
3
0,4
Aantal medewerkers
40
38
37
Aantal vrijwilligers
35
35
40
We zijn ons bewust van de uitdagingen op de arbeidsmarkt door de voortdurende krapte als gevolg van vergrijzing en ontgroening (minder jonge mensen beschikbaar om vacatures in te vullen). De arbeidsmarkt van 2026 wordt naast de structurele krapte gekenmerkt door digitalisering,
exibilisering en een grotere focus op (mentaal) welzijn en
duurzaamheid. Als werkgever moeten wij blijvend een aantrekkelijke en onderscheidende positie innemen. Onze arbeidsmarktcommunicatie helpt ons bij de externe pro
lering van het Drents Archief als werkgever. We benoemen
waarom het Drents Archief een aantrekkelijke werkomgeving biedt.
We streven naar een balans tussen ruimte bieden aan medewerkers en het waarborgen van de continuïteit van onze organisatie. De rol van werkgever en de relatie met medewerkers evolueren. Medewerkers nemen steeds meer autonomie in hun werk en bepalen zelf hoe zij gaan bijdragen aan de organisatiedoelen. Dit draagt bij aan werkplezier en betrokkenheid. De focus verschuift van individuele aansturing naar het creëren van optimale werkcondities en het faciliteren van samenwerking over afdelingen heen.
Het Drents Archief zet zich in voor een divers en inclusief personeelsbestand. We waarderen verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat deze bijdragen aan de innovatiekracht van onze organisatie. Er is ruimte voor medewerkers die via werkervaringsplaatsen, stages, re-integratietrajecten of leerwerktrajecten bij ons ervaring opdoen. Daarnaast zijn onze vrijwilligers onmisbaar. We hanteren een vrijwilligersbeleid, gericht op werving en binding. Omdat vrijwilligers zich niet voor langere termijn willen verbinden aan een organisatie, zullen vrijwilligers in toenemende mate worden geworven voor speci
eke projecten met een vooraf bepaalde begin- en einddatum.
In 2026 heeft het Drents Archief een keuze gemaakt welke Cao zij gaat volgen in verband met de uittreding van het Rijk per 1 januari 2027.
4.2
Onderhoud en IT
Sinds enige jaren voert het Drents Archief zelf het beheer en onderhoud uit van het gebouw dat in eigendom is van Rijksvastgoedbeheer. Dit is een uitvloeisel van de pilot die van 2019 tot 2022 is uitgevoerd en die in 2025 uiteindelijk heeft geleid tot de formele overdracht van die beheertaak. In 2026 werken we verder aan het verduurzamen van ons gebouw. In 2025 zijn de koelsystemen van het depot vervangen, in 2026 moet dit een duidelijke energiebesparing opleveren.
Gisteren bewaard, morgen verteld
18
Begroting 2026 - Drents Archief
Ook op het gebied van data-opslag maken we (milieu)bewuste keuzes. Waar mogelijk slaan we op op tape in plaats van in de cloud. Vanuit de gedachte van ‘het archief als nutsvoorziening’ is in 2024 gestart met het project Archief 4.0. In dat jaar is onderzoek gedaan naar de huidige en gewenste situatie van ons bronnenbeheer, de bestandshuishouding en de onderliggende technische infrastructuur. In 2025 en volgende jaren wordt uitvoering gegeven aan de gewenste situatie.
De interne opslagomgeving (SAN) voor de foto- en
lmcollectie en alle archiefdata is na vijf jaar toe aan vernieuwing.
Deze hardware-upgrade is noodzakelijk om de digitalisering van o.a.
lm in een hogere kwaliteit te ondersteunen en om
opnieuw te beschikken over garantie en support voor de komende vier jaar.
Daarnaast is de quarantaineomgeving van het e-depot aan vervanging toe. Door de recente implementatie van een glasvezelverbinding is de uploadsnelheid naar het e-depot en het collectiebeheersysteem aanzienlijk verbeterd. Om deze maximale snelheid volledig te benutten, zullen in 2026 ook de
rewall en netwerkswitches worden vervangen. Dit zorgt
voor een optimale netwerkprestatie en een toekomstbestendige infrastructuur.
4.3
Weerstandsvermogen en risico
Weerstandscapaciteit Het weerstandsvermogen geeft de relatie aan tussen de risico’s waar geen maatregelen voor zijn getroffen en de capaciteit die een overheidsorganisatie heeft om niet begrote kosten op te vangen. In de voorliggende begroting is geen ruimte opgenomen om tegenvallers op te kunnen vangen. Daarvoor beschikt het Drents Archief (per 2024) over een algemene reserve van € 155.390 en een bestemmingsreserve van € 159.516 voor Doorontwikkeling Drents Archief 3.0. Van deze bestemmingsreserve wordt in 2026 € 15.000 onttrokken.
Risicobeleid Bij het Drents Archief is men zich bewust van mogelijke risico’s die gelopen worden. Via de planning- en control cyclus worden bij het opstellen van de tussentijdse rapportages eventuele risico’s per onderdeel in beeld gebracht. Tevens worden maatregelen aangegeven om de risico’s zoveel mogelijk te kunnen verminderen of beheersen. Jaarlijks wordt er bij het opstellen van de jaarrekening een risico-inventarisatie uitgevoerd, waarbij de risico’s worden geschat op impact en interne beheersing. Daarnaast worden bij de aansturing van alle (lopende) projecten de projectrisico’s met hun (
nanciële) consequenties in kaart gebracht en bewaakt.
Risico’s in 2026 Ten tijde van het opstellen van deze begroting is na lang uitstellen de nieuwe Archiefwet door de Tweede Kamer aangenomen. Deze zal vermoedelijk per 1 januari 2027 in werking treden. In de nieuwe Archiefwet is onder andere de uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s opgenomen. Ten behoeve van de uittreding van het Rijk zal een wijzigingsbesluit van onze GR worden opgesteld. Op datzelfde moment kunnen ook nog nieuwe gemeenten toetreden tot onze GR. Omdat er in 2026 weer verkiezingen zijn voor de gemeenteraad, leidt dit vaak tot een daaraan voorafgaande ‘beleidsarme’ periode. Dat betekent dat afspraken met nieuwe toetreders tijdig moeten zijn gemaakt.
Met de toename van dienstverlening, onder andere op het gebied van e-depot, aan onze partners en andere organisaties, neemt het belang van IT-veiligheid toe. We besteden meer aandacht aan de borging en beveiliging van onze informatie en die van anderen.
Wanneer in 2024, 2025 en 2026 de personeelsformatie doorgroeit, wordt ook de behoefte aan voldoende werkplekken urgenter. Vooruitlopend op uitbreiding van onze kantoorruimte tijdens de voorliggende meerjarenbeleidsperiode is gesproken met Het Drentse Landschap over gebruik van
explekken in hun pand.
Kengetallen Het BBV schrijft voor dat in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing een verplichte basisset van vijf nanciële kengetallen moet worden opgenomen, om inzicht te geven in de ontwikkeling van de
nanciële
vermogenspositie. Deze kengetallen dient men in samenhang te zien, omdat een afzonderlijk kengetal niet zoveel zegt
Gisteren bewaard, morgen verteld
19
Begroting 2026 - Drents Archief
over de
nanciële positie. Hierna volgt een overzicht en beoordeling van de kengetallen. De kengetallen netto
schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen, grondexploitatie en belastingcapaciteit zijn speci
ek voor gemeenten
en niet van toepassing voor het Drents Archief.
Begroting Begroting Jaarrekening Financiële kengetallen
2026
2025
netto schuldquote
-12,8%
-13,1%
-26,4%
solvabiliteitsratio
13,0%
10,5%
9,5%
5,0%
0,3%
-10,2%
2024
structurele exploitatieruimte
De netto schuld geeft het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen weer. Normaal gesproken ligt de netto schuldquote tussen 0 en 90% (landelijk gehanteerde richtlijn). Als de netto schuldquote tussen de 100 en 130% ligt, is de schuld hoog. Bij het Drents Archief is de netto schuldquote laag (negatief). Dit betekent dat ten opzichte van haar inkomsten het Drents Archief meer dan voldoende ruimte heeft om schulden aan te gaan.
Het solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin men in staat is om aan de
nanciële verplichtingen te voldoen.
Hierbij wordt het eigen vermogen (de algemene reserve) uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Hoe hoger het solvabiliteitsratio, hoe hoger de weerstand. Het ratio van het Drents Archief heeft een licht stijgende lijn. De meeste organisaties beschouwen een uitkomst van een solvabiliteit tussen de 25% en 40% als goed.
Voor de beoordeling van de
nanciële positie is het ook van belang te kijken naar de structurele baten en structurele
lasten en onderscheid te maken tussen structureel en incidenteel. Bij incidentele lasten of baten gaat het om eenmalige zaken die zich gedurende maximaal drie jaar voordoen. Wanneer de structurele exploitatieruimte negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Hoe hoger dit percentage, hoe beter. Voor de structurele exploitatieruimte van het Drents Archief van 2026 begroten we ook een stijgende lijn. Dit heeft te maken met een toename van de structurele baten door meer deelnemers in de GR.
4.4
Financiering
De wet Financiering decentrale overheden (wet Fido) stelt regels voor het beheer van de treasury. De wet bevat normen voor het beheersen van risico’s op kort- en langlopende leningen. Verder worden de decentrale overheden verplicht een paragraaf Financiering in de begroting en het jaarverslag op te nemen. In deze paragraaf gaan we hier nader op in.
Financiering Het vastgestelde treasurystatuut vormt de leidraad voor wat betreft het
nancieringsbeleid. In dit statuut zijn
doelstellingen, richtlijnen en limieten opgenomen ten aanzien van het uitzetten en aantrekken van nancieringsbehoeften.
Ten aanzien van het risicopro overheden of
el is de richtlijn opgenomen dat het Drents Archief alleen gelden uitzet bij Nederlandse
nanciële instellingen met tenminste een A-rating. De BNG Bank heeft een triple A-status. Bij deze bank
zetten wij de eventueel overtallige middelen uit. Met de invoering van het schatkistbankieren dienen wij, net als alle andere lokale overheden, onze overtollige middelen (boven € 1.000.000) naar een gereserveerde rekening bij de BNG Bank over te boeken. Uit deze overtollige middelen voorziet het Rijk zich in een deel van haar
nancieringsbehoefte.
Kasgeldlimiet en Renterisiconorm Een belangrijk uitgangspunt van de wet Fido is het vermijden van grote lichamen. Om een grens te stellen aan kortlopende
uctuaties in de rentelasten van openbare
nanciering is in de wet Fido de kasgeldlimiet opgenomen. De
kasgeldlimiet wordt bepaald door het begrotingstotaal bij aanvang van het dienstjaar te vermenigvuldigen met een bij ministeriële regeling vastgesteld percentage van 8,2%. De verwachting is dat we hier voor 2026 onder zullen blijven.
Gisteren bewaard, morgen verteld
20
Begroting 2026 - Drents Archief
Ook voor de renterisico’s van vaste schuld is in de Wet Fido een norm gesteld. Deze norm, de renterisiconorm, bedraagt 20% van het begrotingstotaal. Het doel van deze norm is het vermijden van grote consequenties kunnen hebben voor de
uctuaties in de rentelasten, welke
nanciële positie. Tot op heden zijn we ruimschoots onder de norm gebleven. De
verwachting is dat we ook voor 2026 hieronder zullen blijven.
4.5
Verbonden partijen
Als kenniscentrum stelt het Drents Archief zijn expertise ter beschikking aan initiatieven die op basis van vrijwillige inzet tot stand komen. Een overzicht van verbonden partijen, waarin alleen een bestuurlijk belang aanwezig is: Stichting Vrienden van het Drents Archief (directeur is bestuurslid); Stichting De Milly van Heiden Reinestein (directeur is bestuurslid en medewerker is penningmeester); Stichting Nieuwe Drentse Volksalmanak (directeur is voorzitter).
Het Drents Archief is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN (waarvan de directeur van het Drents Archief tot medio 2026 penningmeester is) waaraan uiteraard contributieverplichtingen zijn verbonden. Daarnaast is de directeur bestuurslid van Stichting OPEN, het gezamenlijke platform van samenwerkende erfgoedhuizen in Nederland.
Gisteren bewaard, morgen verteld
21
Begroting 2026 - Drents Archief
5. Financiële begroting
Trapauto's in het Jeugdverkeerspark in Assen, 1973. Collectie gemeente Assen.
Gisteren bewaard, morgen verteld
22
Begroting 2026 - Drents Archief
5.1
Overzicht van baten en lasten
Gisteren bewaard, morgen verteld
23
Begroting 2026 - Drents Archief
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN
Begroting
Begroting
Realisatie
2026
2025
2024
2.182.014
2.177.500
1.990.092
50.000
50.000
299.961
326.368
195.090
206.132
Structurele baten Bijdrage Rijk Bijdrage Rijk Transitiegelden Bijdrage gemeente Assen Bijdrage gemeente Midden Drenthe
42.925
0
0
Bijdrage gemeente Tynaarlo
21.877
5.000
0
Bijdrage gemeente Westerveld
41.778
0
0
Bijdrage Waterschap Drents Overijsselse Delta
108.944
34.020
33.525
DVO Provincie Drenthe
310.655
200.000
173.154
Subsidie Provincie Drenthe
380.944
366.645
348.733
Bijdrage E-depot
323.510
483.557
18.391
3.789.015
3.511.812
3.069.988
40.500
46.500
75.009
115.850
102.500
182.986
156.350
149.000
257.995
2.765.000
2.523.000
2.168.850
Tijdelijk personeel
15.000
32.400
35.017
Overige personeelskosten
55.450
58.500
38.763
2.835.450
2.613.900
2.242.631
Collectie en archieven
115.000
99.500
140.147
Digitale diensten
104.000
103.000
96.915
Publiek
26.500
33.111
23.465
Projecten
50.000
50.000
112.514
Doorontwikkelen Drents Archief 3.0
15.000
30.000
4.276
310.500
315.611
377.316
Huisvesting
447.000
451.500
405.044
Dotatie voorzieningen
220.000
160.000
122.000
65.500
61.500
60.276
Totaal Overige opbrengsten Opbrengsten collectie en publiek Opbrengsten zakelijke dienstverlening en projecten
Totaal Personeelskosten Salarissen vast
Totaal
Directe kosten
Totaal
Indirecte kosten
IT/ICT kosten Organisatiekosten
77.500
72.500
110.233
Afschrijvingen en rente
54.415
55.801
55.682
864.415
801.301
753.236
Incidentele baten en lasten
50.000
40.000
48.190
Saldo van baten en lasten
15.000-
30.000-
2.990
Onttrekking bestemmingsreserve doorontw.DA 3.0
15.000
30.000
4.276
Totaal mutaties bestemmingsreserve/fonds
15.000
30.000
4.276
0
0
7.265
Totaal
Resultaat
Gisteren bewaard, morgen verteld
24
Begroting 2026 - Drents Archief
5.2
Toelichting baten en lasten
Het begrotingsjaar 2026 is het tweede jaar van de nieuwe Strategische Visie 2025-2028 Gisteren bewaard,
morgen verteld. In deze begroting is rekening gehouden met uittreding van het Rijk per 1-1-2027. In dat jaar verwachten we een verdere toename van (overheids)organisaties die gebruik willen maken van onze zakelijke dienstverlening op het gebied van e-depot en archivering.
In de begroting 2026 is een onttrekking aan de reserve Doorontwikkeling DA 3.0 ad. € 15.000 opgenomen. Na deze onttrekking is het resultaat van de begroting € 0,-.
Baten Structurele baten De
nanciële basis voor de begroting van 2026 wordt gelegd door de bijdragen van een aantal overheden, die vanuit hun
archief-wettelijke verplichtingen de zorg voor hun archieven hebben overgedragen aan het Drents Archief. Dat zijn het Ministerie van OCW, de Gemeenten Assen, Midden-Drenthe, Tynaarlo en Westerveld en het Waterschap Drents Overijsselse Delta (WDODelta) als partners in de Gemeenschappelijke Regeling. Het Rijk heeft kenbaar gemaakt uit de Gemeenschappelijke regeling te treden. Vanaf het moment van uittreding blijft de huidige gehandhaafd en zal worden uitgekeerd in de vorm van een speci
nanciële bijdrage van het Rijk
eke uitkering (SPUK).
De bijdrage van het Rijk is gebaseerd op de bijdrage over het begrotingsjaar 2025. Hierin is rekening gehouden met een indexering van 3,5% voor 2025 en 3,5% voor 2026. Normaliter worden de de
nitieve partnerbijdragen halverwege het
lopende boekjaar vastgesteld. Het Rijk heeft daarnaast tijdelijke middelen beschikbaar gesteld ter compensatie voor het stopzetten van het landelijke e-depot. Dit betreft een jaarlijks bedrag van € 50.000 gedurende de jaren 2022 tot en met 2026. Dit bedrag is bestemd voor kennisvergaring op het terrein van informatie, archief en digitalisering.
De bijdrage van de gemeente Assen is gebaseerd op de nieuwe GR. Hierin is rekening gehouden met een indexering van 3,5% voor 2025 en 3,5% voor 2026. In deze bijdrage is opgenomen: het archiefbeheer, dienstverlening met betrekking tot Bouwdossiers, inzet archivaris, aanvulling voor depothuur en e-depot dienstverlening. De gemeente Assen neemt vanaf 2024 deel aan het e-depot. De begrote bijdrage voor e-depot dienstverlening voor 2025 is opgenomen onder de bijdragen e-depot. De kosten en de bijdrage voor depothuur zitten niet in de begroting 2025. Dit verklaart het verschil tussen de begroting van 2025 en 2026. In de begroting 2026 zijn deze kosten opgenomen onder de huisvestingslasten en de bijdrage in de structurele baten.
Uitsplitsing structurele baten gemeente Assen
Begroting
Begroting
Jaarrekening
2026
2025
2024
Archiefbeheer incl. dienstverlening bouwdossiers
168.504
165.165
146.450
Inzet archivaris
30.530
29.925
14.250
E-depot
97.335
68.147
45.432
Aanvulling depothuur
30.000
gemeente Assen
326.368
263.237
206.132
De gemeente Midden-Drenthe heeft in 2024 bekend gemaakt toe te treden tot de GR vanaf 1 januari 2025. De bijdrage in deze begroting is gebaseerd op inzet van de archivaris en e-depot dienstverlening. De
nitieve afspraken over de
dienstverlening moeten nog worden afgestemd.
De gemeente Tynaarlo heeft in 2024 bekend gemaakt toe te treden tot de GR vanaf 1 januari 2025. De bijdrage in deze begroting is gebaseerd op e-depot dienstverlening. De
nitieve afspraken over de dienstverlening moeten nog worden
afgestemd.
Gisteren bewaard, morgen verteld
25
Begroting 2026 - Drents Archief
De gemeente Westerveld heeft in 2025 bekend gemaakt toe te treden tot de GR. De bijdrage in deze begroting is gebaseerd op inzet van de archivaris en e-depot dienstverlening. De
nitieve afspraken over de dienstverlening moeten
nog worden afgestemd.
De bijdrage van WDODelta is gebaseerd op de nieuwe GR. Hierin is rekening gehouden met een indexering van 3,5% voor 2025 en 3,5% voor 2026. In deze bijdrage is opgenomen: inzet van de archivaris en e-depot dienstverlening. Het waterschap neemt vanaf medio 2024 deel aan het e-depot. De begrote bijdrage voor e-depot dienstverlening voor 2025 is opgenomen onder de bijdragen e-depot. Dit verklaart het verschil tussen de begroting van 2025 en 2026.
Uitsplitsing structurele bijdrage WDODelta
Begroting
Begroting
Jaarrekening
2026
2025
2024
Inzet archivaris
34.708
34.020
16.200
E-depot
74.236
51.975
17.325
Waterschap Drents Overijsselse Delta
108.944
85.995
33.525
De bijdrage van de provincie Drenthe is gebaseerd op een dienstverleningsovereenkomst (DVO) voor de uitvoering van archieftaken en e-depot dienstverlening voor de periode 2025-2028. Er is rekening gehouden met een indexering van 3,5% voor 2025 en 2,5% voor 2026. Daarnaast ontvangt het Drents Archief voor de cultuurdoelen jaarlijks een subsidie. De begrote bijdrage van de provincie voor e-depot dienstverlening voor 2025 is opgenomen onder de bijdragen edepot.
In 2021 tot en met 2024 is met de pilot ‘het Drentse e-depot’ veel ervaring opgedaan met diverse soorten informatie en opslag in ons e-depot. Een groot aantal partners nam deel aan deze pilot. Vanaf 2025 is de e-depot dienstverlening ‘live’ gegaan en aangeboden aan diverse partners. De vergoeding voor deze dienstverlening is gebaseerd op het landelijke kostenmodel voor e-depots. In deze begroting is rekening gehouden met bijdragen van de gemeenten Emmen (mogelijk ook als GR-partner) en Borger-Odoorn en de GGD-VRD inzake de aansluiting op het e-depot. Tevens gaan we uit van een e-depot proeftuin voor de gemeenten Enschede en Losser en ODT vanuit Twente. De bijdragen van onze GR-partners Assen, Midden-Drenthe, Tynaarlo en Westerveld, WDODelta voor e-depot dienstverlening zijn opgenomen in de reguliere bijdrage. Dit verklaart het verschil tussen de e-depot begroting 2025 en 2026.
Overige opbrengsten De opbrengsten vanuit collectie en publiek betreffen met name depotverhuur, educatielessen en het verstrekken van scans van bouwvergunningen. In 2024 is besloten om te stoppen met het aanbieden van groepsbezoeken, historisch vergaderen en DA als trouwlocatie. De opbrengsten in de begroting zijn hierop aangepast. Tegelijkertijd richten we ons steeds meer op het aanbieden van digitale programma’s. Dit genereert meer publiek, maar minder opbrengsten.
In de begroting is rekening gehouden met een bijdrage van de provincie Drenthe voor het uitvoeren van diverse projecten in 2026. Daarnaast worden er baten voorzien vanuit opdrachten van derden en fondswerving op projectbasis, alsmede zakelijke opdrachten.
Lasten Personeelskosten De personeelskosten in de begroting 2026 zijn gebaseerd op de CAO Rijk. In verband met de uittreding van het Rijk uit de GR, moet er een nieuwe CAO gekozen worden. In 2025 wordt hier een beslissing over genomen. De op dit moment bekende informatie over verhogingen van de CAO Rijk is verwerkt in de begroting. De huidige CAO Rijk loopt tot 31 december 2025. Voor 2026 is rekening gehouden met een cao-stijging van 3,5%.
De totale formatie voor de begroting 2026 is 31,1 fte. Dat is inclusief vacatureruimte van 1,8 fte; dit is begroot voor een archivaris/archie
nspecteur en een adviseur digitale informatie. Reden voor het uitzetten van deze vacatures is
uitbreiding van werkzaamheden op het gebied van e-depot en zakelijke dienstverlening. In totaal gaat het om 40
Gisteren bewaard, morgen verteld
26
Begroting 2026 - Drents Archief
medewerkers met een gemiddeld dienstverband van 28 uur. De tijdelijke inhuur betreft inzet voor een projectleider project voor de uitwerking van de strategische visie (Archiefexpert) en ondersteuning op het gebied van functioneel beheer Afas.
Directe kosten Collectie en archieven De kosten van Collectie en archieven stijgen ten opzichte van de begroting 2025. Dit heeft onder andere te maken met beheerskosten inzake het gebruik van speci
eke software voor collectiebeheer. Deze kosten worden door toenemende
prijsstijgingen hoger. Daarnaast worden er door toenemende digitalisering steeds meer onderdelen van deze software benut. Ook bij aanschaf van papier en dozen zien we stijgende prijzen. In het kader van het vernieuwde collectie- en acquisitieplan is tevens het budget voor restauratie- en conserveringskosten verhoogd. Het is de bedoeling om verworven collecties voortaan binnen een jaar beschikbaar te maken voor de bezoeker. Om dit te kunnen realiseren is extra budget nodig. Er is in de begroting rekening gehouden met de inzet van een externe restaurateur.
Digitale diensten De afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in vernieuwing van hosting en websites. Door uitbreiding in de dienstverlening van het Drentse e-depot nemen ook deze kosten toe. Het gaat hier bijvoorbeeld om materiële kosten in de vorm van systeem, opslag, koppelingen en servers voor het e-depot. Ook hier hebben we te maken met doorgevoerde prijsstijgingen van leveranciers.
Publiek Onder deze categorie zijn de kosten van de publieksactiviteiten opgenomen (o.a. groepsbezoeken, educatie, communicatie, activiteiten). In de loop van 2024 is besloten om de groepsbezoeken en het historisch vergaderen te stoppen. Dit is verrekend in de begroting. Wel gaan we door op de ingeslagen weg met onze online activiteiten, om op die manier een nog groter publiek te kunnen bereiken.
Projecten Onder deze categorie zijn de kosten opgenomen voor de projecten, die door de provincie ge
nancierd worden. Omdat
projecten in principe kostendekkend zijn, is er verder geen budget begroot.
Doorontwikkeling Drents Archief 3.0 Hieronder worden verstaan de aanpassingen, verbeteringen, vervangingskosten voor het actueel en goed werkend houden van onze publieksfaciliteiten. In 2026 zal dit besteed worden aan vernieuwingen van onze publieksruimten, zoals de Educatieruimte en Digilounge. Deze kosten ad. € 15.000 worden onttrokken aan de hiervoor bedoelde bestemmingsreserve.
Indirecte kosten Huisvestingslasten De huisvestingslasten zijn gestegen ten opzichte van 2024. Dit heeft met name te maken met de huur van het depot in het gemeentehuis van Assen. Hier staat een vergoeding van de gemeente tegenover. Deze posten lopen tegen elkaar weg (€30.000). Daarentegen is in 2024 een nieuw energiecontract afgesloten voor vier jaar. We rekenen hierbij op een voordeel in kosten. Op het gebied van verduurzaming hebben we de afgelopen jaren al een
inke slag geslagen en gaan
daarmee door. Onder andere vervanging van de koelinstallaties, van de dubbele beglazing in een deel van het pand en aanpassing van de depot-temperaturen zullen effect hebben op de kosten. In de begroting is daarnaast rekening gehouden met een jaarlijkse grote schoonmaak van de depotruimtes door een externe partij.
Dotatie voorzieningen Vanaf 2019 is het beheer en onderhoud van het pand door Rijksvastgoedbedrijf (RVB) overgedragen aan het Drents Archief. Om de kosten van groot onderhoud evenredig te kunnen verdelen over de jaren is een voorziening ingesteld. Hieraan ligt een meerjarenonderhoudsplan ten grondslag, welke regelmatig wordt geactualiseerd. De in de begroting opgenomen dotatie is hierop gebaseerd. Daarnaast wordt de incidentele bijdrage van het Rijk voor kennisvergaring op het terrein van informatie, archief en digitalisering gedoteerd aan de voorziening Transitiegelden Rijk. Ook hieraan ligt een plan ten grondslag.
Gisteren bewaard, morgen verteld
27
Begroting 2026 - Drents Archief
IT/ICT kosten De kosten van IT/ICT zijn gestegen ten opzichte van de begroting 2025 en realisatie 2024. Dit heeft met name te maken met de personele uitbreiding, waardoor ook de kosten van licenties, telefoon en computerapparatuur navenant stijgen.
Organisatiekosten Bij de organisatiekosten is in de begroting 2026 rekening gehouden met prijsstijgingen ten opzichte van vorig jaar. Door uitbreiding in personeel de afgelopen jaren nemen ook deze kosten toe (kantine, kantoor, drukwerk, dienstreizen, verzekeringen). Daarnaast hebben we te maken met het extern inhuren van bijvoorbeeld juridische ondersteuning voor het uitzoeken van diverse zaken met betrekking tot het uittreden van het Rijk. Het ministerie van OCW heeft aangegeven dat er een vergoeding van deze uittredingskosten tegenover staat. Deze kosten (en vergoeding) zijn nog niet meegenomen in de begrotingscijfers.
Kapitaallasten In 2026 wordt geïnvesteerd in de herinrichting van de publieksruimtes. Er wordt onderzocht hoe ruimtes zoals Educatiekelder en Digilounge nog beter naar de behoeftes van onze bezoekers kunnen worden ingericht. Daarnaast is in de investeringsbegroting rekening gehouden met de herinrichting van het kantoor waar de behoudswerkzaamheden plaats vinden. Hier wordt in 2025 al een start mee gemaakt. De inrichting hiervan is te weinig gericht op de werkzaamheden die er plaats vinden, bijvoorbeeld de afwezigheid van een puntafzuiging. Deze wordt gebruikt bij een restauratie, bij het schonen van archieven om bijvoorbeeld geurdampen van lijm en stofresten af te zuigen. Ook is rekening gehouden met het voorzien van nieuwe medewerkers van laptop en telefoon en investeringen in de serverruimte (archiefdata en infrastructuur). Ook de beamer in de Laarwoudzaal is aan vervanging toe. Het totaalbedrag aan investeringen in 2026 is € 126.000.