Advies auditcommissie bij jaarstukken 2023

Onderwerp: Jaarstukken 2023 advies auditcommissie, 1e bestuursrapportage, kadernota Datum: 18 juni 2024 Bijlage (1): Gespreksverslag Duisenbergmethode toegepast op programma 1 Veilgheid, 10 juni 2024 20.30 – 21.30

Geachte raadsleden, Het college van burgemeester en wethouders legt in de jaarrekening verantwoording af omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten, de lasten en de balansmutaties. Eén van de taken van de auditcommissie is het geven van advies aan de raad inzake de jaarstukken. Met deze brief geeft de commissie invulling aan die taak waarbij ook kort wordt ingegaan op de overige voorliggende P&Cstukken. Jaarstukken 2023 Inleiding In haar vergadering van 10 juni jl. heeft de voltallige auditcommissie met de accountant gesproken over de jaarstukken 2023. Tot en met boekjaar 2022 gaf de accountant naast de getrouwheid een oordeel over de rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid. Met ingang van 2023 geeft het college van B&W zelf een rechtmatigheidsverantwoording af. De reden hiervoor is de raad meer in positie wordt gebracht om over deze rechtmatigheid het gesprek te voeren met het college. Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college (paragraaf bedrijfsvoering) blijken geen onrechtmatigheden welke de verantwoordingsgrens (1%) te boven gaan. De auditcommissie constateert in navolging van het verslag van de accountant dat het jaarverslag en de jaarrekening 2023, zowel inhoudelijk als financieel, de resultaten over het boekjaar 2023 goed weergeven.

De accountant geeft een goedkeurende verklaring af over de getrouwheid van de jaarrekening en kan zich vinden in het rechtmatigheidsoordeel van het college.

Advies Op basis van de behandeling van de jaarstukken in de auditcommissie en de mondelinge toelichting van de accountant, adviseert de commissie de jaarstukken vast te stellen en het college daarmee decharge te verlenen over het gevoerde financiële beleid.

Aanvullend op dit advies van de commissie zijn door de accountant de volgende punten genoemd waarop we in de auditcommissie het komend jaar nog terug willen komen in de commissie: A. De kengetallen die ten grondslag liggen aan de risico-inschatting voor het vaststellen van het benodigde weerstandsvermogen. In de commissie is eerder dit jaar al afgesproken om dit jaar samen met de ambtelijke organisatie een verdiepingsslag te maken in het onderwerp Weerstandsvermogen. Voornoemd punt zal hierbij betrokken worden. B. Schattingen. De accountant merkt op dat een groot deel van de rapportages gebaseerd is op schattingen en dat het goed is als organisatie die schattingen ook periodiek te toetsen aan feitelijke uitkomsten. Op basis hiervan kunnen schattingen zo nodig worden bijgesteld. Hiermee maak je ook expliciet dat er actief aan gewerkt wordt om schattingen zo reëel mogelijk te laten zijn. Als commissie willen we komend jaar worden bijgepraat hoe hier door de organisatie aan gewerkt wordt C. In de definitieve rapportage, nog niet aanwezig ten tijde van de vergadering van de auditcommissie, is ook een opmerking gemaakt over een bedrag dat als onzeker is aangemeld met betrekking tot de rapportage specifieke uitkeringen (SISA). Ook hierover willen we komend jaar als commissie ambtelijk nader geïnformeerd worden.

Toelichting Het boekjaar 2023 is afgesloten met een positief resultaat na mutatie reserves van € 3,6 miljoen positief. De begroting na wijziging liet een resultaat zien van € 1,3 miljoen negatief. Het positieve resultaat is als “gerealiseerd resultaat” afzonderlijk zichtbaar in de balans. Een resultaat is het verschil tussen het totaal aan baten enerzijds (over 2023 € 71,5 miljoen) en het totaal aan lasten (€ 65,7 miljoen). Dat komt neer op afgerond € 5,8 miljoen. Daarnaast heeft de raad goedkeuring verstrekt aan een aantal mutaties op de reserves. Het saldo van de dotaties en de onttrekkingen komt uit op een toevoeging van € 2,2 miljoen. De som van het saldo van de baten en lasten van € 5,8 miljoen en deze mutaties van € 2,2 miljoen is het jaarrekeningresultaat 2023 uitgekomen op afgerond € 3,6 miljoen. Bij de analyse van het positieve resultaat over 2023 blijkt dat incidentele factoren een belangrijke rol hebben gespeeld. In het gesprek met de auditcommissie is er door de accountant op gewezen dat het positieve resultaat van incidentele ontwikkelingen ook alleen voor incidentele zaken kan worden ingezet. Er is ook gesproken over het aanwezige risico dat de door positieve resultaten oplopende vermogens van gemeenten een vertekend beeld geven aan het Rijk.

Mogelijk versluiert dit de urgentie tot maatregelen en vooral het verschaffen van duidelijkheid door het Rijk met het oog op ‘ravijnjaar’ 2026/2027. Het weerstandvermogen, leges en het evalueren van de schattingsmethode, zijn ook ter sprake gekomen. De commissie deelt het over de hele linie geschetste positieve beeld en heeft geen aanvullende inhoudelijke aanbevelingen bij het hierboven genoemde advies over de jaarstukken. De auditcommissie stelt verder dat er in positiviteit samen gewerkt wordt aan de verdere ontwikkeling en verbetering van de P&C cyclus

1e Bestuursrapportage 2024, Kadernota 2025 en digitale begrotingsapp Naast de bespreking van de jaarstukken is er ook gesproken over de 1e bestuursrapportage 2024 en de Kadernota 2025. Beide documenten zijn nieuw geïntroduceerd in de sinds vorig jaar ingevoerde wijzigingen in de P&C-cyclus. De commissie constateert dat de voorgelegde bestuursrapportage en de Kadernota bruikbare producten zijn die weergeven wat met de wijziging van de P&C-cyclus beoogd is: scheiding van voortgang in het lopende begrotingsjaar en perspectief op de volgende jaren. Ambtelijk is aangegeven de functionaliteit van de digitale begrotingsapp (Pepperflow) in ontwikkeling is, en er wordt toegewerkt naar de mogelijkheid van een eigen digitale omgeving voor de raad, waarbinnen persoonlijke aantekeningen kunnen worden aangebracht en behouden. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Met vriendelijke groet namens de auditcommissie, J.H. Bruursema, voorzitter

Bijlage gespreksverslag Duisenbergmethode toegepast op programma 1 Veilgheid 10 juni 2024, 20.30 – 21.30 Opening Duisenberg Het tweede gedeelte van de avond is gereserveerd voor de methode Duisenberg. Mw. Mones, dhr. M. Muller von Czernicki, dhr. Baas en dhr. Molenkamp sluiten aan. Ambtelijk sluit dhr. Krul aan (beleidsadviseur veiligheid) Presentatie + doorlopen vragen Duisenberg Na een korte introductie van mw. Hartkamp, past de commissie de Duisenbergmethode toe op programma 1 adhv de zes vragen: 1.Wat is het beeld van het beleidsterrein op hoofdlijnen? 2.Welke doelen zijn behaald? 3.Welke prestaties/ activiteiten zijn geleverd? 4.Wat heeft het gekost? 5.Wat is het oordeel over rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid? 6.Welke conclusies en aanbevelingen heb ik? Voorlopige conclusies en aanbevelingen voor programma 1 1. Wat is het beeld op hoofdlijnen? Het beeld op hoofdlijnen is redelijk stabiel. De kosten van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Drenthe zijn stijgende. In de zienswijze op de begroting van de VR is gevraagd om beter te letten op deze stijgende kosten. Verder vallen de kosten van de nieuwe brandweerkazerne en het onderhoud op. Relevante rapporten De ambtelijke organisatie licht toe dat ondermijning een belangrijk onderwerp is binnen Veiligheid.

Er is voortgang geboekt qua het gezamenlijk oppakken van ondermijning in Drenthe in projectgroepen. Tegelijkertijd komt landelijk het beeld naar voren dat het een thema is waarover steeds meer zorgen komen. Het Bibob beleid is vastgesteld en er is een coördinator aangesteld die de Bibob toetsen uitvoert. De Drentse norm tegen ondermijning is vastgesteld en ook door Westerveld ondertekend. Met het hanteren van deze normen in de aanpak tegen ondermijning wordt een waterbedeffect voorkomen en de weerbaarheid vergroot. Westerveld is tevens aangesloten bij een aantal regio brede werkgroepen hierover. Integraal veiligheidsplan is in gezamenlijkheid met Midden-Drenthe en Meppel vastgesteld. De prioriteiten die daarin benoemd worden, ondermijning, digitale veiligheid, en zorg en veiligheid, zijn onderwerpen waar je het als raad over kunt hebben. 3. Welke acties staan er beschreven - Terugdringen van ondermijnende criminaliteit - Sluitende aanpak realiseren op het gebeid van woonoverlast Als actie wordt genoemd ‘Het opstellen van Bibob beleid en vaststellen integraal veiligheidsplan’. Hierbij kun je je afvragen of de acties op zo’n manier beschreven worden waardoor je er als raad iets mee kunt. De vraag is op welke manier deze acties bijdragen aan het realiseren van de doelen. Er is hierin niks meetbaars (behalve dat er beleid is).

Een aanbeveling zou kunnen zijn om meer context te geven over wat er binnen het voorliggende jaar gerealiseerd is: iets meer duiding dus. Eventueel door het toevoegen van subdoelen: bv we gaan beleid opstellen en we gaan daarop handhaven, waarbij de cijfers als meetbare resultaten gezien kunnen worden. De juiste vraag is: hoe kunnen we zien dat het Bibob beleid effectief is voor het realiseren van het doel “het terugdringen van de ondermijnende criminaliteit binnen de gemeente Westerveld”. Het doel wordt niet alleen gerealiseerd door het vaststellen van beleid. Er mist dus informatie om je als raad een oordeel te kunnen vormen over de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid. Deze informatie wordt door de beleidsadviseur aangevuld. Er is een Bibob coördinator aangesteld die Bibobtoetsen uitvoert. Dit heeft ertoe geleid dat er een beter beeld is ontstaan van de stand van zaken en dat casuïstiek wordt ingebracht bij het RIEC.

Daarnaast bestaat er de Drentse aanpak ondermijning. De APV is ondermijningsproof gemaakt. Ook wordt er geïnvesteerd in bewustwording, door schuren te bezoeken bij agrariërs. Het feit dat je van 0 naar 1 Bibob coördinator gegaan bent, zou gerelateerd kunnen worden aan het aantal uitgevoerde toetsen en het aantal vergunningen dat niet is afgegeven. Als er wordt geinvesteerd in acties om bepaalde doelen te bereiken, moet zichtbaar worden wat de acties hebben opgebracht. Als die resultaten op schrift kunnen worden geleverd maakt dat de controlerende taak van de raad gemakkelijk. Je gaat dan van vertrouwen dat het stoplicht groen is, naar een onderbouwing van het vertrouwen. 4. wat heeft gekost? In de jaarrekening is deze informatie niet gespecificeerd terug te vinden. De ambtelijke organisatie legt uit dat dit het geval is als er extra middelen worden aangevraagd. Nu is er een financieel totaalbeeld van het programma. Veel acties kunnen niet worden gespecifieerd doordat het gaat om een uitvoering van taken die al gebudgetteerd zijn. Toch zou je dat op zich ook kunnen benoemen “de begrote kosten van deze acties vallen onder bestaand beleid”. Het moet wel zichtbaar worden dat er verder geen financiële impact heef gehad. Waarbij dus toch de koppeling wordt gemaakt tussen doelen, acties en budget. Als die koppeling er niet is moet dat ook genoemd worden.

Hierdoor gaan we van een technisch stoplicht naar een kwalitatief stoplicht, de onderbouwing van het groene licht. 5. Wat is het oordeel over rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid zie eerste deel ‘Advies’ 6. Welke aanbevelingen heeft de commissie?  Aanbeveling (1): Benoem de bijkomende resultaten van de acties. beschrijf acties zodanig dat het duidelijk wordt wat de impact en effect van het beleid is en op welke manier de acties leiden tot het realiseren van de genoemde doelen. Zoals het benoemen van de prestaties (bv aantal bibob toetsen) die bijdragen aan het realiseren van het doel ‘het terugdringen van ondermijnende criminaliteit.  Aanbeveling (2): context bij de wettelijk vastgestelde indicatoren (BBV’s), zodat duidelijk wordt op welke manier ze wel of niet beïnvloed zijn door het door de gemeente gevoerde beleid en op welke manier ze meetellen in een afweging over het gevoerde beleid. Het moet duidelijk zijn dat dit wettelijk verplichte indicatoren zijn die moeten worden opgenomen in de jaarrekening, en niet per se direct hoeven samen te hangen met het door de gemeente gevoerde beleid. Op deze manier kunnen de gegevens in de tabellen beter geduid worden.  Aanbeveling (3): linkjes naar relevante beleidstukken en vastgestelde visies die onder het programma vallen.

En eventueel bij een apart kopje “ontwikkeling” ingaan op bv dat deze beleidsplannen zijn vastgesteld, en waar dat toe heeft geleid, of wat daarmee beoogd wordt.  Aanbeveling (4): Voeg een algemene toelichting toe als de beschreven doelen en acties te weinig het algemene beeld weergeven  Aanbeveling (5): Iets meer uitleg bij opvallende ontwikkelingen zoals de stijging kosten VR (bv indexering salarissen / uitrukken brandweer), wat ligt er aan ten grondslag. (verbonden partijen) -> zichtbaar maken op welke manier VR heeft bijgedragen aan het realiseren van de doelstellingen. Vervolgafspraken De griffie bereidt een presentatie voor op basis van de bijeenkomst waarin de aanbevelingen aan de raad worden gepresenteerd, en legt deze voor aan de auditcommissie, voordat de voorzitter deze presenteert aan de raad op 2 juli.