Achtergrondinfo: Samenwerkingsconvenant dorpsbelangenorganisaties en gemeente Westerveld 2025

Samenwerkingsconvenant tussen de Gemeente Westerveld en dorpsbelangenorganisaties uit Westerveld

Ondergetekenden: •

De gemeente Westerveld, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester en handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders van 24 juni 2025, hierna te noemen: de gemeente

•

Het bestuur van …………………………………………………………. hierna te noemen: de dorpsbelangenorganisatie

Overwegende dat: In samenspraak is geconstateerd dat het bestaande ‘oude’ convenant, dat dateert uit 2004, toe was aan vernieuwing. Dit samenwerkingsconvenant wordt opgesteld vanuit een positieve intentie om de samenwerking tussen de gemeente en dorpsbelangenorganisaties te behouden en te versterken in de toekomst. Door afspraken vast te leggen creëren wij duidelijkheid over wat verwacht kan worden van één ieder. Met het ondertekenen van dit convenant wordt een dorpsbelangenorganisatie erkend als gesprekspartner en zijn zij daarmee een erkende dorpsbelangenorganisatie. Het samenwerkingsconvenant maakt deel uit van het in 2025 vastgestelde dorpenbeleid; Spreken het volgende af: 1. Samen kom je verder Samenwerken betekent dat we dingen niet alleen doen, maar met elkaar. Het doel is om samen meer te bereiken voor onze dorpen. Een goede samenwerking zorgt ervoor dat ontwikkelingen, plannen en beleid beter past bij wat er echt speelt en nodig is in een dorp of voor inwoners. Samenwerken is niet altijd makkelijk. Het vraagt tijd, geduld en soms een nieuwe manier van denken. Het belangrijkste is: we hebben elkaar nodig om onze dorpen nog leefbaarder te maken. Door de betrokkenheid van dorpsbewoners te vergroten bij gemeentelijke besluitvorming werken wij hieraan.

De dorpsbelangenorganisaties zijn hiervoor belangrijke partners voor de gemeente, omdat zij de belangen van de inwoners behartigen en als aanspreekpunt fungeren voor kwesties die de dorpen aangaan. Ook kunnen zij de verbinder zijn naar inwoners en vrijwilligersgroepen of andere verenigingen die in het dorp actief zijn.

2. Overlegstructuur Er vinden op diverse momenten en in verschillende samenstellingen overleggen plaats tussen de gemeente en de dorpsbelangenorganisatie. Soms is dit in een formele setting, maar dit kan ook op een informele manier plaatsvinden. 2.1 Tweejaarlijks overleg gemeente & dorpsbelangenorganisatie De gemeente en de dorpsbelangenorganisatie voeren structureel en gestructureerd overleg met elkaar over zaken die het dorp aangaan. Dit overleg vindt als regel één keer per twee jaar plaats. Aanwezige gesprekspartners • •

Vanuit de gemeente zijn er minimaal twee leden van het college van B en W en de regisseur dorpen en sociale leefbaarheid aanwezig. Vanuit het dorp is een afvaardiging van het bestuur of het voltallige bestuur van de dorpsbelangenorganisatie aanwezig.

Wie doet wat? • •

De gemeente is initiatiefnemer voor het plannen van deze formele overleggen. Datum en tijdstip wordt in overleg bepaald.

• •

De dorpsbelangenorganisatie is de ontvangende partij en leidt het gesprek. Bij voorkeur vindt het overleg plaats op een ontmoetingsplek in het dorp zelf, mocht dit niet kunnen kan er uitgeweken worden naar het gemeentehuis. In samenspraak wordt er een agenda opgesteld voor het overleg. De dorpsbelangenorganisatie stelt als eerste een conceptagenda met gesprekspunten op. De gemeente kan hier punten op aanvullen en stuurt deze retour. Minimaal twee weken voor het overleg is de agenda gereed. Vaste agendapunten zijn: de samenwerking en ontwikkelingen die spelen in het dorp. In de basis zorgt de gemeente voor verslaglegging, maar in overleg kan dit anders besloten worden. Het verslag wordt binnen drie weken na het overleg aan de dorpsbelangenorganisatie gestuurd. Het verslag wordt tevens opgeslagen in het zaaksysteem van de gemeente, zodat afspraken transparant zijn en bewaard blijven. Beide partijen zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de gemaakte afspraken en de terugkoppeling aan elkaar, ieder voor zijn aandeel en bevoegdheid.

•

•

•

Indien er aanleiding toe bestaat wordt óf op verzoek van de dorpsbelangenorganisatie óf op verzoek van de gemeente een afspraak gemaakt voor een extra overleg. 2.2 Contactpersoon: regisseur dorpen en sociale leefbaarheid Namens de gemeente is de regisseur dorpen en sociale leefbaarheid verantwoordelijk voor het contact met de dorpsbelangenorganisatie en is voor hen het eerste aanspreekpunt. De regisseur kan gezien worden als toegang naar de gemeente en is eenvoudig bereikbaar. Vragen die er zijn kunnen via deze medewerker eenvoudig gesteld worden en deze zorgt er voor dat zij bij de daarvoor verantwoordelijke medewerker en/of bestuurder terechtkomt. Ook gevraagde en ongevraagde

adviezen kunnen via deze route aan de gemeente gestuurd worden. De regisseur bewaakt de voortgang van de uitvoering en terugkoppeling omtrent gemaakte afspraken en/of gestelde vragen. 2.3 Overleg openbare ruimte Als er behoefte is bij de dorpsbelangenorganisatie kan er gebruik gemaakt worden van het jaarlijkse gesprek: openbare ruimte. Dit gesprek vindt plaats met medewerkers vanuit de gemeentelijke buitendienst en/of binnendienst, dit gesprek gaat specifiek over onderhoud van bijvoorbeeld de infrastructuur en de groenvoorziening in en om het dorp. • •

•

De dorpsbelangenorganisatie kan dit waar nodig inplannen via de regisseur dorpen en sociale leefbaarheid. De dorpsbelangenorganisatie stelt een agenda op met bespreekpunten en deelt deze minstens één week voorafgaand aan het overleg met de gemeente ter voorbereiding. Zij zorgt zelf voor de verslaglegging. Beide partijen zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de gemaakte afspraken en de terugkoppeling aan elkaar.

Voorliggend aan dit gesprek kan een defect of probleem rechtstreeks gemeld worden via het online meldpunt openbare ruimte op de website van de gemeente Westerveld. 2.4 Informele samenkomst De gemeente organiseert tweemaal per jaar een informeel ontmoetingsmoment, dit zijn de nieuwjaarsreceptie en de dorpen zomerbarbecue. Deze bijeenkomsten zijn een extra mogelijkheid om elkaar te ontmoeten, verder kennis te maken en de samenwerking te versterken in een informele sfeer. De dorpsbelangenorganisatie wordt hiervoor uitgenodigd. 3. Participatie en inspraak Er zijn grofweg twee vormen van participatie: 1. Inwonersparticipatie, waarbij de gemeente inwoners wil betrekken. 2. Overheidsparticipatie, waarbij inwoners vragen aan de gemeente om mee te doen. In de participatieverordening van de gemeente staat uitgebreid omschreven wanneer participatie plaatsvindt en op welke wijze participatie wordt vormgegeven. De mate van inspraak en betrokkenheid wordt gekoppeld aan de participatieladder, voor de dorpsbelangenorganisatie is deze ook van toepassing. •

De dorpsbelangenorganisatie wordt door de gemeente in een vroeg stadium betrokken bij gemeentelijke plannen en beleidsvoornemens die invloed hebben op hun dorp(en) en gemeenschap. Het gaat dan om ontwikkelingen die betrekking hebben op het algemeen belang van dorpsbewoners en/of wezenlijke impact hebben op de lokale gemeenschap. Dit betekent dat er vroegtijdig contact is en dat er informatie-uitwisseling en/of afstemming plaatsvindt. Waar mogelijk voordat er sprake is van een formeel (ontwerp) besluit waar een inspraakprocedures op van toepassing is. De gemeente meldt in ieder geval in het tweejaarlijks overleg welke plannen c.q. voornemens er de komende jaren zullen worden opgestart of al spelen.

•

• • •

De dorpsbelangenorganisatie kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de gemeente. Deze adviezen en andere vragen en/of verzoeken worden schriftelijk ingediend bij de regisseur sociale leefbaarheid en dorpen, welke ervoor zorgt dat het advies, de vraag en/of het verzoek in behandeling wordt genomen. Na behandeling wordt de uitkomst teruggekoppeld aan de dorpsbelangenorganisatie. Een dorpsbelangenorganisatie gebruik maken van het inspreekrecht bij raadsvergaderingen. Uiteraard kan het voorkomen dat een onderwerp van belang kan zijn voor specifieke of juist alle dorpsbelangen organisaties uit Westerveld. In verschillende fases kan er gevraagd worden om te participeren, dit kan van oriëntatie tot concept beleidsstukken.

Het kan zo zijn dat het college van B en W of de gemeenteraad een besluit neemt waar geen enkele vorm van inspraak of discussie op mogelijk is, maar die wel nadere toelichting behoeft. Hierbij kan worden gedacht aan (ingrijpende) bezuinigingsmaatregelen die wel degelijk (een grote) impact kunnen hebben op een dorp. Per geval zal hier, door het college van B en W, over moeten worden nagedacht hoe deze communicatie verloopt richting de dorpsbelangenorganisatie. Gemeentelijk beleid, verordeningen en raadbesluiten zijn openbaar en vindbaar voor dorpsbelangenorganisaties via: www.gemeentewesterveld.nl; www.overheid.nl; www.raadwesterveld.nl 4. Voorwaarden voor en afspraken met erkende dorpsbelangenorganisaties Een erkende dorpsbelangenorganisatie functioneert naar vermogen representatief en democratisch. Dit betekent dat: • • • • • • • •

Het een rechtsvorm is, bij voorkeur een vereniging met passende statuten; Alle inwoners van het dorp lid moeten kunnen worden; De leden besluiten over de benoeming van bestuursleden; zittingstermijnen worden gehanteerd conform de statuten; Er wordt gestreefd naar het zijn van een goede afspiegeling van de gemeenschap, zodat de vertegenwoordiging van en draagvlak onder inwoners zo goed mogelijk is. Het bestuur jaarlijks verantwoording aflegt aan haar leden over de activiteiten en besteding van financiële middelen; Het algemeen belang behartigt van het dorp en ernaar streeft om diverse groepen binnen het dorp te vertegenwoordigen; Naast het algemeen belang van het dorp kan een dorpsbelangenorganisatie zich ook tijdelijk richten op specifieke doelen of opgaven.

Praktische afspraken: • Zij ontvangt financiële ondersteuning vanuit de gemeente; • Zij voert eens in de twee jaar overleg met het college van B en W; • Zij deelt het verslag van de algemene ledenvergadering met de regisseur sociale leefbaarheid en dorpen.

5. Budget De financiële ondersteuning is een jaarlijkse bijdrage vanuit de gemeente aan erkende dorpsbelangenorganisaties. De wettelijke grondslag hiervan is de Uitvoeringsregel Initiatieven Westerveld en dit is opgenomen in het dorpenbeleid van de gemeente. Met het tekenen van dit samenwerkingsconvenant treedt deze financiële ondersteuning inwerking. Het bedrag bestaat uit twee delen, één vast bedrag voor exploitatiekosten en een aanvullend budget op basis van het inwonersaantal van het dorp(en) verdeeld in drie categorieën qua grootte. Het budget is bedoeld als bijdrage voor de vaste kosten die een dorpsbelangenorganisatie maakt (denk aan kosten voor vergaderingen, bankrekening en verzekeringen). Daarnaast is het bedoeld voor het ondersteunen van kleine initiatieven in het dorp die de leefbaarheid ten goede komen. Indien een dorpsbelangenorganisatie naast de jaarlijkse bijdrage vanuit de gemeente extra financiële middelen nodig heeft voor activiteiten of projecten, dan kunnen zij een beroep doen op de ID-tafel of via de gemeentelijke subsidieroute voor grote initiatieven. Een aanvraag van de dorpsbelangenorganisatie wordt op dezelfde wijze in behandeling genomen als aanvragen van andere organisaties. 6.

Evaluatie De samenwerking en de werking van dit samenwerkingsconvenant worden iedere collegeperiode geëvalueerd en besproken in de gezamenlijke overleggen, zoals genoemd bij punt 2.1. Dit biedt de mogelijkheid om de samenwerking te verbeteren en de afspraken waar nodig bij te stellen. 7. Slotbepalingen Dit convenant kan worden aangehaald als “Samenwerkingsconvenant gemeente Westerveld en belangenorganisaties in Westerveld” en treedt in werking na ondertekening door partijen.

Namens de gemeente Westerveld

Namens het bestuur van …………………….. (dorpsbelangorganisaties) …………………………………………………………

Burgemeester

…………………………...... (bestuursfunctie)

J. Spoelstra

………………………………………..…. (naam)