Accountantsverslag 2024 SSC-ONS
Tekst van het document
Accountantsverslag Shared Service Centrum ONS Boekjaar 2024
Aanbiedingsbrief Aan het bestuur en de directeur-bestuurder a.i. van de Gemeenschappelijke Regeling Shared Service Centrum ONS Luttenbergstraat 2 8012 EE ZWOLLE Zwolle, 8 april 2025
Geachte leden van het bestuur, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van de opdracht om de jaarrekening 2024 van Shared Service Centrum ONS (hierna: ONS) te controleren. Dit accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden uit hoofde van de jaarrekeningcontrole 2024 naar voren zijn gekomen. Het accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor uw gebruik en mag daarom zonder onze toestemming niet aan derden ter inzage worden verstrekt. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht. Wij zijn voornemens om u te machtigen om onze goedkeurende controleverklaring op te nemen onder de overige gegevens in uw jaarrekening 2024. Indien en voor zover de jaarrekening niet door het bestuur wordt vastgesteld en leidt tot een aangepaste jaarrekening, dient ook bij deze aangepaste jaarrekening door ONS toestemming te worden verleend tot het opnemen van onze controleverklaring. Wij danken de medewerkers voor de samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van het accountantsverslag. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.
drs. E.H.J.D. Damman RA
pagina | 2
Inhoud 1. Bestuurlijke samenvatting 2. Opdracht, scope en uitkomsten 3. Financiële positie 4. Belangrijkste bevindingen 5. Overige onderwerpen 6. Bijlagen
pagina | 3
1
Bestuurlijke samenvatting
pagina | 4
1. Bestuurlijke samenvatting Opdracht, scope en uitkomsten
Belangrijkste aandachtsgebieden
•
De opdracht is uitgevoerd conform de met u gemaakte afspraken en
• Getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording;
omvat de jaarrekening 2024 van ONS;
• Management override;
De bij de jaarrekeningcontrole gehanteerde materialiteit bedraagt
• Schattingen en toelichtingen in de jaarrekening;
€ 340.000 in overeenstemming met het Besluit Begroting en
• WNT-verantwoording;
Verantwoording. Bij het rapporteren van afwijkingen is een grensbedrag
• Functiescheiding bij verwerking inkoopfacturen;
gehanteerd van € 30.000;
• Onrechtmatige en/of onnauwkeurige betalingen.
•
•
Wij zijn voornemens om u te machtigen om onze goedkeurende controleverklaring op te nemen onder de overige gegevens in de
•
•
jaarrekening 2024;
Controleverschillen
Het Besluit Begroting en Verantwoording is in alle opzichten nageleefd
Uit onze controle met betrekking tot ons getrouwheidsoordeel blijken enkele
in 2024;
controleverschillen. Deze zijn gecorrigeerd in de definitieve versie van de
ONS heeft de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening
jaarrekening. Deze correcties zijn in de bijlage A bij deze rapportage
opgenomen en de toelichting hierop onderdeel laten zijn van het
opgenomen.
jaarverslag.
pagina | 5
Bestuurlijke samenvatting Financiële resultaten en kengetallen
pagina | 6
2
Opdracht, scope en uitkomsten
pagina | 7
2. Opdracht, scope en uitkomsten Reikwijdte van de controle
Overzicht toleranties
Met de opdrachtbevestiging d.d. 12 augustus 2024 heeft u ons opdracht
De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 340.000. Deze
gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2024. De reikwijdte van onze
materialiteit sluit aan op het door het algemeen bestuur vastgestelde
controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het
‘Beleidsnota rechtmatigheid en normenkader 2024’ dd. 12 april 2024.
verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de Boekjaar 2024
reikwijdte van onze controle.
De jaarrekeningcontrole is gericht op het uitbrengen van een onafhankelijk oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening 2024 van ONS. Daarbij
Goedkeuringstolerantie fouten (1% van de lasten)
€ 340.000
Goedkeuringstolerantie onzekerheden
€ 1.020.000
Rapporteringstolerantie
€ 30.000
hebben wij gecontroleerd of de jaarrekening in alle van materieel belang zijnde opzichten is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en
U heeft ervoor gekozen dat de toleranties voor de rechtmatigheids-
verantwoording provincies en gemeenten (BBV)* en tot stand is gekomen in
verantwoording gelijk zijn aan de percentages die gehanteerd worden voor
overeenstemming met de begroting en de in de relevante wet- en regelgeving
de controle op de getrouwheid. Dit leidt ertoe dat de opgestelde
opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader. Wij zijn
rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van bovenstaande
voornemens om u te machtigen om onze goedkeurende controleverklaring op
toleranties.
te nemen onder de overige gegevens in de jaarrekening. * Wij willen opmerken dat het BBV (nog) niet is aangepast naar aanleiding van de aanpassing van de Gemeentewet. Wij hebben in onze controle gehandeld naar NBA Alert 48.
pagina | 8
2. Opdracht, scope en uitkomsten Verslaggevingsrichtlijnen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde
In dit kader merken wij op dat in 2024 een schattingswijziging is doorgevoerd
waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de
vanwege versnelde afschrijvingen. De aard hiervan ligt in een wijziging van
duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. Uw
de toekomstige gebruiksduur als gevolg van investeringen in de server en
organisatie heeft gedurende 2024 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze
vdi-omgeving in 2025. Er wordt totaal € 130.000 extra afgeschreven in 2024
of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Wij concluderen
en 2025. Wij hebben vastgesteld dat deze schattingswijziging op correcte
dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de
wijze is verwerkt en toegelicht in de jaarrekening.
toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geven van de financiële positie.
Administratieve organisatie en interne beheersing In het kader van de controle van de jaarrekening 2024 hebben wij onder meer
Managementinzicht en schattingen
werkzaamheden verricht ten aanzien van de administratieve organisatie en
Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald,
interne beheersing (hierna te noemen: AO/IB). Hierbij is tevens de
zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste
geautomatiseerde gegevensverwerking betrokken, voor zover van belang
gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de
voor de jaarrekeningcontrole.
afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel.
pagina | 9
2. Opdracht, scope en uitkomsten Vervolg administratieve organisatie en interne beheersing
Geautomatiseerde gegevensverwerking
Tijdens de uitvoering hebben wij ons gericht op de opzet en het bestaan en
bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de
waar relevant ook de werking van de AO/IB en de daarin opgenomen
geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Wij merken op dat de
maatregelen van interne beheersing. Onze werkzaamheden zijn in dit kader
jaarrekeningcontrole niet specifiek gericht is op de betrouwbaarheid en
niet gericht op het geven van een oordeel over de interne beheersing van de
continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.
Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze
organisatie als geheel. In onze management letter hebben wij een aantal attentiepunten ten aanzien Naar aanleiding van onze werkzaamheden hebben wij een management
van de IT-omgeving opgenomen. Wij zijn van mening dat voldoende
letter geschreven en op 17 december 2024 besproken met het management,
maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de
waarna deze in definitieve vorm is uitgebracht. Een samenvatting van de
geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te
bevindingen omtrent de AO/IB is opgenomen in bijlage B.
waarborgen.
pagina | 10
3
Financiële positie
pagina | 11
3. Financiële positie Verloop van het eigen vermogen Het BBV kent een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en
De baten zijn met name hoger door de meerwerkopdrachten die niet begroot
resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en
worden. De lasten zijn lager doordat niet alle vacatures zijn ingevuld
lasten te worden verwerkt. Een gemeenschappelijke regeling mag geen baten
(daartegenover staat wel duurdere inhuur). In de exploitatie is € 811.000
of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen muteren.
verantwoord dat betrekking heeft op incidentele lasten en baten door meerwerkopdrachten en projecten.
De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Door de toevoeging van een deel van het resultaat van
Voor een meer uitgebreide analyse van het resultaat 2024 verwijzen wij naar de
2023 aan de algemene reserve en de egalisatiereserve zijn de totale reserves
toelichting op de gerealiseerde baten en lasten in de jaarrekening.
met € 1,5 miljoen toegenomen. Daarnaast is er € 15.000 gestort in de algemene
SSC Ons
Begroot na wijziging 2024
Realisatie 2024
Verschil in €
Verschil in %
Totale lasten
35.669.354
34.433.129
- 1.236.225
-3,6%
Analyse van het resultaat
Totale baten
35.669.354
36.146.432
477.078
1,3%
Het overzicht van baten en lasten over 2024 toont een resultaat van € 1,7
Mutatie reserves
miljoen (2023: € 3,5 miljoen). Uit de cijfers blijkt dat het resultaat hoger is dan
Resultaat
reserve vanwege de toetreding van de gemeente Ommen. Sinds 1 mei 2024 is de gemeente Ommen toegetreden als partner in de samenwerking.
- 15.000 0
1.698.303
begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat de baten hoger uitvallen dan begroot en de lasten lager zijn dan begroot.
pagina | 12
3. Financiële positie Analyse van de balans In de balansposten zijn de volgende belangrijkste ontwikkelingen zichtbaar ten opzichte van 2023.
• De netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een
• De toename van de materiële vaste activa ziet met name toe op de gedane
jaar zijn afgenomen met ruim € 1,4 mln door met name enerzijds de aflossing
investeringen in het boekjaar. De belangrijkste investeringen zien toe op:
van de overige kasgeldlening van € 2,6 mln. Anderzijds zijn de crediteuren
vervanging server- en vdi-omgeving, aanschaf hardware en vervanging
fors toegenomen met circa € 1,3 mln als gevolg van de omvangrijke inkopen
datacenter switches. In de materiële vaste activa is afwaardering verwerkt
eind 2024;
wegens duurzame waardevermindering ad € 65.000; • De uitzettingen in ‘s Rijks schatkist bedragen ultimo boekjaar € 3,3 mln
• De vooruitontvangen bedragen zijn ruim € 8,2 mln hoger dan voorgaand jaar. Dit komt doordat ONS aan de partners heeft gevraagd de bijdrage over Q1-
(2023: 0) en komen voort vanuit de ontvangen bijdragen over Q1-2025 van
2025 al in 2024 te betalen. Daardoor is het afsluiten van een lening ter
de partners. Voorgaand jaar is dit later gefactureerd en ontvangen;
financiering van investeringen niet nodig geweest.
• De vaste schulden dalen door de aflossing van € 1,8 mln op eerder afgesloten leningen. Er zijn geen nieuwe langlopende leningen aangetrokken in het boekjaar 2024;
pagina | 13
4
Belangrijkste bevindingen
pagina | 14
4. Belangrijkste bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording Met het goedkeuren van een aanpassing van de Gemeentewet door de
De overschrijding van de lasten en afwijkingen van de baten zijn tijdig aan het
Eerste Kamer op 27 september 2022 is de verplichting voor de accountant om
bestuur gemeld, waardoor dit niet leidt tot onrechtmatigheden. Vanuit het
een oordeel te geven over rechtmatigheid uit de wet gehaald. Sinds 2023
voorwaardecriterium en het criterium van Misbruik & Oneigenlijk gebruik zijn
wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. In
eveneens geen onrechtmatigheden geconstateerd.
de jaarrekening heeft u de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen waarin de onrechtmatigheden boven de verantwoordingsgrens worden
Ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is er geen centraal
gerapporteerd. Hiermee legt de directeur-bestuurder zelfstandig
memo met de interne controles en conclusies. Wij adviseren dit wel te doen
verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de
zodat per criterium wordt onderbouwd hoe onderzoek is gedaan naar het
totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening.
rechtmatig handelen en wat de bevindingen/ conclusies zijn.
In 2024 heeft u geen onrechtmatigheden gerapporteerd. Wij willen opmerken dat het BBV (nog) niet is aangepast naar aanleiding van
Schatkistbankieren
de aanpassing van de Gemeentewet. In onze controle hebben wij gehandeld
ONS voldoet aan de vereisten vanuit het schatkistbankieren. De “overtollige
naar NBA Alert 48. Middels onze controle hebben wij vastgesteld dat de
(liquide) middelen” boven het drempelbedrag (zijnde € 1.000.000) zijn
rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft.
gedurende het jaar tijdig gestort in de schatkist van het Rijk. U heeft intern de drempel op € 200.000 gesteld. In de jaarrekening is de tabel inzake het
U heeft één programma waarin de lasten en baten worden verantwoord. Er is
schatkistbankieren toereikend opgenomen.
geen sprake van overschrijding van lasten op programmaniveau die leiden tot een onrechtmatigheid.
pagina | 15
4. Belangrijkste bevindingen WNT verantwoording Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet
De directeur-bestuurder was geheel 2024 in loondienst en de regels omtrent
normering topinkomens (WNT) gecontroleerd. Op basis van deze wet zijn de
de bezoldiging zijn niet significant gewijzigd ten opzichte van vorig jaar.
bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en
In het bestuur zijn enkele wijzigingen geweest in 2024 die zijn verantwoord in
de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen
de WNT-verantwoording. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over
wettelijk gemaximeerd. Voor de gemeenschappelijke regeling is de
2024 niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening voldoet aan de
leidinggevende topfunctionaris de directeur en de toezichthoudende
publicatieverplichtingen van de WNT.
topfunctionarissen het bestuur. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling (het Voor topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en
nagaan of topfunctionarissen van uw organisatie betrokken zijn bij andere
eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een
organisatie c.q. nevenactiviteiten hebben welke onder de WNT vallen)
publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichtingen geldt
overigens geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant. De
eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen met een
WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en
dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene
zo nodig handhavend optreden.
bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt.
pagina | 16
4. Belangrijkste bevindingen Projecten Het aantal projecten dat ONS in 2024 heeft afgerond is minder dan begroot.
Uit de data-analyse komt het volgende naar voren:
De organisatie geeft aan dat er veel projecten tegelijk lopen en er meer werk
• Er is sprake van 52 directe boekingen à € 509.000 (geen goedkeuring in
is dan de organisatie en haar partners aankunnen. Het tekort op de formatie versterkt dit. Dit is terug te zien in de gerealiseerde baten en lasten ten opzichte van de begroting. Het ambitieniveau ligt hoger dan de executiekracht en zet druk op de organisatie.
zowel IKO als FIV); • Er is sprake van 20 facturen groter dan € 5.000 per factuur waarbij minder dan 2 functionarissen hebben goedgekeurd (totaal € 541.000); • Er sprake is van 997 facturen kleiner dan € 5.000 per factuur welke niet door minimaal twee functionarissen zijn goedgekeurd (totaal € 679.000).
Een van de projecten in 2024 ziet toe op de onboarding ICT van de
Wij hebben de directe boekingen en facturen die niet door twee
gemeente Ommen. Dit project is in 2024 grotendeels afgerond met een
functionarissen zijn geautoriseerd met meer diepgang gecontroleerd. Vanuit
realisatie van circa € 691.000. ONS concludeert dat zij als agent optreedt. De
deze analyse en aanvullende werkzaamheden zijn geen bevindingen
kosten worden 1-op 1 doorbelast aan de gemeente. Wij kunnen instemmen
geconstateerd.
met deze verwerkingswijze.
Betalingen Inkopen
Wij hebben een data-analyse verricht op uw betalingen gedurende het
Wij hebben een data-analyse verricht op uw inkoopstraat over het boekjaar
boekjaar 2024. In deze analyse hebben wij de betalingen die buiten de
2024. In deze analyse is een koppeling gemaakt tussen de inkooporder en
reguliere batches om zijn verwerkt in detail onderzocht. Hieruit zijn geen
de inkoopfactuur en vastgesteld of de betreffende inkoop in functiescheiding
bijzonderheden geconstateerd.
tot stand is gekomen en daarmee nauwkeurig is verantwoord.
pagina | 17
4. Belangrijkste bevindingen Vervolg betalingen Wij hebben verder specifiek aandacht geschonken aan het incident (dubbele
Hierbij hebben wij vastgesteld dat de declaraties voldoende zijn onderbouwd
betaling aan leveranciers) dat zich heeft voorgedaan eind januari 2025 bij de
met stukken en dat er geen buitensporige uitgaven zijn gedeclareerd.
gemeente Zwolle. Wij hebben vernomen dat de gemeente passende
De declaraties geven geen indicaties van ongewenste handelingen.
maatregelen heeft genomen. In dit kader willen wij opmerken dat ONS eindverantwoordelijk blijft voor haar uitbestede taken op het gebied van
Resultaatbestemming
financiële administratie/ beheer. Van belang is om toezicht te houden op
Het resultaat van 2024 is € 1.698.303. Het bestuur van ONS is voornemens
uitbestede taken en ervoor te zorgen dat er adequate controles en
om een deel van dit resultaat te storten in de egalisatiereserve en de
procedures zijn.
algemene reserve. Het restant overschot wordt terugbetaald aan de partners op basis van FTE. Dit voorstel over het gerealiseerd resultaat 2024 en de
Onvoorspelbaarheid
bestemming is in de vergadering van 11 april 2025 door het bestuur voor
Elk jaar nemen wij een onvoorspelbaar element op in onze controle. Hierbij
besluitvorming geagendeerd.
vragen wij onverwacht stukken op die wij niet elk jaar standaard in onze controle opvragen. Gezien het vertrek van de directeur-bestuurder per 1 januari 2025 hebben wij er dit jaar voor gekozen de declaraties van de directeur-bestuurder in detail te bekijken.
pagina | 18
5
Overige onderwerpen
pagina | 19
5. Overige onderwerpen Bevestiging onafhankelijkheid
•
Wij zijn van mening dat wij onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de
Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder de beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten;
objectiviteit van onze oordeelsvorming niet is aangetast, in overeenstemming
•
In- en extern kwaliteitsonderzoek;
met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij
•
Twee registeraccountants betrokken bij wettelijke controleopdrachten;
assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht
•
Reviews door partners die niet betrokken zijn bij de opdracht ter
accountantsorganisaties (Wta).
waarborging van een deugdelijk / deskundig oordeel.
Hierbij bevestigen wij dat wij geen geschenk en/of een persoonlijke uiting
Op deze controleopdracht zijn geen specifieke maatregelen getroffen om
van gastvrijheid hebben ontvangen met een waarde van meer dan honderd
onze onafhankelijkheid te waarborgen.
euro.
Schriftelijke bevestigingen Kwaliteitsborging
Wij zullen de directeur a.i. schriftelijke bevestigingen vragen in het kader van
Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om haar
onze controle. Deze bevestigingen hebben betrekking op de
onafhankelijkheid en die van haar medewerkers te waarborgen. Deze
verantwoordelijkheid van het management voor het opstellen van de
maatregelen omvatten onder meer:
jaarrekening, voor het volledig verantwoorden van transacties en voor het
•
aan ons verschaffen van alle relevante informatie.
Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners, professionals en ondersteunende stafdiensten;
pagina | 20
5. Overige onderwerpen Rapporteringsverplichting werkgebonden personenmobiliteit Per 1 juli 2024 is de nieuwe “Wet Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM)” van toepassing op werkgevers met meer dan 100 medewerkers. Werkgevers hebben een grote rol in het verduurzamen van de werkgebonden personenmobiliteit. Verduurzamen is bijvoorbeeld mogelijk door werknemers thuis te laten werken of het gebruik van openbaar vervoer of een elektrische auto te stimuleren.
De verplichte jaarlijkse rapportage houdt in dat werkgevers de werkgebonden kilometers (zowel zakelijke kilometers als woon-werkverkeer) moeten rapporteren. De rapportage wordt onderverdeeld naar soort vervoermiddel, afgelegde kilometers en het brandstoftype. De rapportage over 2024 moet uiterlijk op 30 juni 2025 worden ingediend. De rapportage kan middels een online formulier worden ingediend op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
pagina | 21
6
Bijlagen
pagina | 22
Bijlage A - Gecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel bevat alle afzonderlijk geïdentificeerde en gecorrigeerde controleverschillen boven de door ONS gehanteerde rapporteringstolerantie van € 30.000.
Aard van de controleverschillen
Omvang
Voorziening verlofsparen (resultaatimpact)
€ 12.000
Presentatie nog te betalen bedragen naar de crediteuren
€ 282.000
Presentatie btw vooruitbetaalde post
€ 23.000
Presentatie balansverlenging vooruitbetaalde bedragen en crediteuren
€ 820.000
pagina | 23
Bijlage B – Samenvatting bevindingen AO/IB Als onderdeel van de controle van de jaarrekening hebben wij de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing beoordeeld (AO/IB). De opzet, het bestaan en in voorkomende gevallen de werking van de interne beheersingsmaatregelen van de belangrijkste bedrijfsprocessen, inclusief de geautomatiseerde gegevensverwerking, in uw organisatie zijn beoordeeld en getoetst, zodat we een terugkoppeling kunnen geven over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening. Onze bevindingen zijn gebaseerd op werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Deze samenvatting bevat daardoor niet alle onvolkomenheden in uw organisatie, die bij een eventueel uitgebreid en hierop specifiek gericht onderzoek naar voren zouden kunnen komen. De basis van uw organisatie is in 2024 op orde om de jaarrekeningcontrole uit te kunnen voeren. Ook heeft u in boekjaar 2024 verbeteringen doorgevoerd. Onze controle was met name gegevensgericht, aangezien wij veelal niet kunnen steunen op de beheersingsmaatregelen in de processen. Om de processen en interne beheersing verder te verbeteren hebben wij een aantal adviespunten. In de tabel hieronder zijn deze punten samengevat. In de management letter d.d. 28 januari 2025 is dit nader uitgewerkt.
Nummer
Onderdeel
Bevinding
Prioriteit
Status
1
Inkopen
Tijdig registreren van uw financiële verplichtingen
Laag
Onderhanden
2
Inkopen
Ontbreken functiescheiding inkopen onder de € 5.000
Hoog
Afgewikkeld
3
Inkopen
Geen drempelbedrag inkoopstartformulier
Gemiddeld
Onderhanden
4
Inkopen
Controle van crediteurenstamgegevens adhv betrouwbare bronnen
Gemiddeld
Afgewikkeld
5
Memoriaal
Ontbreken controle op Gem Zwolle verrichte memoriaalboekingen
Gemiddeld
Afgewikkeld
6
Betalingen
Ontbreken controle op nauwkeurigheid van betaallijsten
Laag
Afgewikkeld
7
IT
Controles op netwerk en financiële pakket
Laag
Nieuw
pagina | 24
Contact drs. E.H.J.D. (Edwin) Damman RA Partner Audit T +31 (0)6 13 74 45 08 e.damman@bakertilly.nl J.B. (Martine) Vree – Brink MSc RA Senior Manager Audit T +31 (0)6 52 76 55 24 m.vree@bakertilly.nl H. (Henriëtte) Warning MSc RA Manager Audit T +31 (0)6 12 40 69 72 h.warning@bakertilly.nl
Burgemeester Roelenweg 14-18 | 8021 EV ZWOLLE Baker Tilly (Netherlands) N.V. trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities. Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met Baker Tilly (Netherlands) N.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 24425560. In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen.