Bijlage 15 Masterplan augustus 2021

Masterplan Programma Huisvesting

Datum:

10 augustus 2021

Onderwerp:

Masterplan

Auteur:

Programmateam Huisvesting gemeente Westerkwartier

Pagina 1 van 12

Pagina 2 van 12

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ...................................................................................................................... 3 1.

Inleiding ......................................................................................................................... 4 1.1 Onderzoeksrapport...................................................................................................... 4 1.2 Input van gemeenteraad en OR ................................................................................... 4

2. Prioritering en fasering .......................................................................................................5 3.

Financiën ....................................................................................................................... 8 3.1 Hoofdlijn jaarlasten 2022-2035 .................................................................................... 8 3.2 Uitwerking Investeringskredieten Tranche 1 ............................................................... 9

4.

Risicomanagement ........................................................................................................ 9

5.

Te verlaten locaties en duurzaamheid........................................................................... 10

6.

Vervolgproces ............................................................................................................... 11 6.1 Betrokkenheid gemeenteraad .................................................................................... 11 6.2 Betrokkenheid inwoners ............................................................................................ 11 6.3 Betrokkenheid medewerkers en OR ........................................................................... 11 6.4 Organisatie Programma Huisvesting.......................................................................... 12

Bijlagen ................................................................................................................................ 12

Pagina 3 van 12

1. Inleiding Het rapport over het verrichte onderzoek binnen het programma Huisvesting geeft een beeld van de situatie van onze huisvesting nu en van de mogelijkheden voor de toekomst. Dit masterplan geeft samen met het bijbehorende raadsvoorstel de door het college voorgestelde richting, prioritering en fasering aan, gebaseerd op dat onderzoek. Hierbij is ook de ontvangen waardevolle reflectie van de gemeenteraad rondom de openbare beraadslaging op 26 april 2021 en de schriftelijke reactie van de Ondernemingsraad van 6 mei 2021 betrokken. In dit masterplan wordt ook ingegaan op financiën, risicomanagement, de aanpak bij de te verlaten locaties en het vervolgproces. Het masterplan is een uitwerking en aanvulling op het gestelde in het raadsvoorstel en gaat meer in op technische en uitvoeringsaspecten omtrent prioritering en fasering. 1.1 Onderzoeksrapport In het gepresenteerde “Eindrapport Onderzoek Programma Huisvesting” is een aantal conclusies getrokken, onder andere:  Doorgaan in de huidige gebouwen leidt tot een forse uitzetting van de begroting.  Dienstverlening vindt plaats daar waar de inwoner dat wenst, plaats- en tijdonafhankelijk. Daarnaast wordt ingezet op meer digitale dienstverlening. Huisvesting krijgt een ander karakter: meer gericht op ontmoeting en met een kleinere behoefte aan kantoorruimte.

 Uit een toetsing aan vele criteria, komen 5 toekomstbestendige en duurzame opties naar voren voor kantoor/gemeentehuis met raadzaal, gecombineerd met een richting voor Buitendienst en Novatec: - Kantoor/gemeentehuis, 4 centrale opties: uitbouw/verbouw gemeentehuis Zuidhorn, nieuwbouw Hoofdstraat 101-1 Midwolde, uitbouw/verbouw gemeentehuis Leek en nieuwbouw Leeksterveld. En 1 verspreide optie: uitbouw/verbouw huidige gemeentehuizen Leek en Zuidhorn. - Buitendienst en Novatec, robuuste huisvesting op drie hoofdlocaties: Grootegast, Noordhorn en een nieuw te bouwen locatie Novatec in combinatie met de buitendienst Marum en Leek. Aangevuld met de sublocaties Oldehove, kwekerij Leek en Kringloopwinkel Tolbert. Het complete onderzoek is bijgevoegd als bijlage 1. Onderliggende rapporten zijn eveneens bijgevoegd als bijlage 2 tot en met 4. 1.2 Input van gemeenteraad en OR Belangrijkste vraagpunten/ opmerkingen vanuit raad Vanuit de raad is een aantal aandachtspunten meegegeven. Veel andere aandachtspunten zijn al eerder ontvangen en verwerkt in het onderzoeksrapport of gelden meer voor het vervolgproces. De volgende aandachtspunten vanuit de raad hebben een belangrijke plek gekregen in voorliggend masterplan en in het raadsvoorstel: 1. Maak een plan waarin een eindbeeld is opgenomen dat gefaseerd uitgevoerd kan worden; niet alles kan tegelijk. 2.

Risico’s van een dergelijk groot programma goed monitoren en de raad daarin mee laten kijken/ bijsturen. 3. Aandacht voor het grip houden op een duurzame invulling van te verlaten locaties en dit niet ‘over de schutting gooien’. Pagina 4 van 12

4. De raad wil graag meer informatie over en meer feeling krijgen bij het taakgericht versus gebiedsgericht werken van de Buitendienst, ook in relatie tot duurzame vervoersbewegingen en de mogelijke inzet van sublocaties en dorpshuizen en het ‘dichtbij’ blijven in de dorpen. 5. Dilemma’s en vraagpunten rondom gevestigd zijn in een centraal gemeentehuis/raadszaal versus huisvesting in de 2 bestaande gebouwen LeekZuidhorn. Belangrijke input van de Ondernemingsraad De Ondernemingsraad (hierna OR) gemeente Westerkwartier heeft op 6 mei 2021 schriftelijk advies verstrekt over het eindrapport onderzoek Programma Huisvesting. De volgende aandachtspunten hebben een belangrijke plek gekregen in voorliggend masterplan: 1. Zet in op centrale huisvesting voor het kantoor/gemeentehuis. De OR geeft hierover aan: “De or is, net als de BOR in het verleden, sterk voorstander van de basisgedachte om vanuit één centrale locatie te gaan werken. De optie om vanuit twee locaties te gaan werken vervalt wat ons betreft.

Het werken vanuit één centrale locatie heeft ons inziens meerdere voordelen: • Het bevordert de samenwerking en de onderlinge contacten van de teams • Het voorkomt onnodige reistijd tussen locaties • Het bevordert om te komen tot één cultuur • Eén locatie biedt duidelijkheid en overzicht • Het is passend in het uitgangspunt tijd en plaats onafhankelijk werken • Eén locatie is duurzamer t.o.v. meerdere locaties en kan toekomstbestendig gemaakt worden.” 2. De OR vraagt om meer informatie en stelt vragen over Buitendienst en Novatec. Dit gaat onder andere over de indeling in werkgebieden, het taakgericht versus gebiedsgericht werken en de gevolgen van verandering voor locatiekeuzes en de inzet van dorpshuizen. 2. Prioritering en fasering We komen in hoofdlijnen tot de volgende prioritering en fasering van de in het raadsvoorstel beschreven richting. Prioritering in 2 categorieën 1. Hoogste prioriteit ligt er op het komen tot een nieuwe locatie voor Buitendienst Marum en Leek in combinatie met hoofdgebouw Novatec op de locatie Leeksterveld. Ook het vergroten van de kantinefunctie op de gemeentewerf Noordhorn en het verlaten van die functie in de maailoods te Noordhorn valt in deze categorie hoogste prioriteit.

De urgentie en plaatsing in deze categorie is onderbouwd in het raadsvoorstel en het onderzoeksrapport en komt vooral voort uit de onderhoudsstaat van de gebouwen en de visie Buitendienst en Novatec en de daarin beschreven gewenste samenwerking. 2. Voor een aantal andere vraagstukken doen we eerst nader onderzoek. De prioritering op deze vraagstukken volgt in het volgende raadsvoorstel voor de zomervakantie van 2022, nadat deze onderzoeken zijn afgerond en we een eindbeeld willen vaststellen. Dit betreft het eindbeeld over het kantoor/ Pagina 5 van 12

gemeentehuis en de daaruit volgende te verlaten locaties, de keuzes in inzet van dorpshuizen en het eindbeeld van de huisvesting Buitendienst, de huisvesting Kringloopwinkel Novatec en Kwekerij Novatec en de wijze van verkoop, herontwikkeling en voorwaarden daarbij van de te verlaten locaties. In dit tweede raadsvoorstel bekijken we de nadere prioritering in de uitvoering voor deze vraagstukken. Fasering: uitvoering in tranches Het eindbeeld wordt gerealiseerd door de uitvoering van de volgende tranches/ pakketten van maatregelen in de volgende tijdsplanning. We vragen nu instemming op tranche 1. TRANCHE 1: periode 2021-2024 (voorbereiding in 2021 uit voorbereidingskrediet, kredieten op te nemen in de begroting 2022 e.v.): - Nieuwbouw Buitendienst Marum en Leek met Novatec op Leeksterveld. Met als indicatieve stappen (nader uit te werken en te bepalen door de projectorganisatie): o Besluit in raadsvergadering 29-9-2021 o Start project en projectorganisatie 1-10-2021 o Voorbereiding concept ontwerp en inrichting gebouw en terrein, opstellen Programma van Eisen. o Ontwerpfase: van voorlopig ontwerp tot definitief ontwerp, uitwerking directiebegroting, o Voorbereidingsfase: voorbereiding aanbesteding, vergunningsaanvraag o Start bouw. o Oplevering ergens tussen eind 2023 en 2024. o Nazorg en evaluatie en eindrapportage.

- Vanuit bouwkundige noodzaak en inhoudelijke wens overbrengen in 2022 van de kantine-functie Noordhorn van maailoods Noordhorn naar gemeentewerf Noordhorn. o Besluit in raadsvergadering 29-9-2021 o Start project 1-10-2021 o Voorbereiding concept ontwerp en inrichting kantine in eigen beheer (eerste ontwerpschetsen zijn er al). o Voorbereiding aanbesteding en vergunningaanvraag o Start bouw o Oplevering ergens eind 2022. - Het doen van de onderzoeken om te komen tot een tweede raadsvoorstel: o Het komen tot een stedenbouwkundige visie en marktconsultatie ten behoeve van het in beeld brengen van kansen voor mogelijke woningbouw op de locatie gemeentehuis Leek inclusief het terrein gemeentewerf en Oude Ulo (met handhaven brandweerkazerne).  Start 1-9-2021  Concept 31-12-2021  Definitief 31-03-2022 o Het voor de herbestemming bij vrijvallen van het gemeentehuis Zuidhorn in beeld brengen van kansen voor de mogelijke inzet van het gebouw voor kennisontwikkeling, onderwijs en andere maatschappelijk-(commerciële) functies en eventuele andere kansen.  Start 1-10-2021 Pagina 6 van 12

Eerste beelden ten behoeve van raadsvoorstel afgerond per 31-32022. Het komen tot een (stedenbouwkundige) totaalvisie voor de invulling van de locatie Hoofdstraat 101-1 te Midwolde en het doen van nader onderzoek daartoe en daarbij te bezien of een gemeentehuis goed in deze totaalvisie past.  Afronding en verwerken inventarisatie ideeën tot 1 oktober 2021.  Uitwerking visie 31-03-2022. Het uitwerken van het werken van de Buitendienst in het dienstverleningsen werkconcept Dichtbij en Duurzaam met als belangrijk uitgangspunt het fysiek dichtbij zijn/ aanwezig blijven in de dorpen de mogelijke inzet van dorpshuizen en de benodigde huisvesting in een eindbeeld.  Start 1-09-2021  Afronding visie 31-12-2021  Uitwerking richting raadsvoorstel 31-03-2022. De benodigde inzet van de locaties van Novatec: Kwekerij Leek en Kringloopwinkel Tolbert en eventuele alternatieve of aanvullende locaties/ gebouwen, passend bij de taken van Novatec.  Start 1-09-2021  Afronding visie 31-12-2021  Uitwerking richting raadsvoorstel 31-03-2022. De mogelijke herontwikkeling en wijze van verkoop van mogelijk te verkopen locaties waarbij duurzaamheid en maatschappelijk draagvlak belangrijke factoren zijn zoals beschreven in het masterplan en de uitkomsten in beeld te brengen in het benoemde volgende raadsvoorstel uiterlijk voor de zomervakantie van 2022.

 Start per 1-9-2021  Afronding eerste concepten 31-12-2021  Uitwerkingen afgerond per 31-03-2022. 

o

o

o

o

TRANCHE 2 en 3: periode 2025-2030: (uit te werken en voor te leggen aan de raad medio 2022 na nader onderzoek in de periode voorafgaand): - Gemeentehuis/kantoor en eindbeeld met locatie (een van de vier opties), uit te voeren eventueel in nader te bepalen fasen. - Huisvesting eindbeeld Buitendienst: besluit over behoud of afstoten van de locaties Aduard, Grijpskerk en Oldehove, de mate van uitbreiding van de locatie te Noordhorn en de inzet van dorpshuizen: gebaseerd op uitwerking visie Buitendienst en nader onderzoek. - Verduurzamen, herinrichten en uitbouwen van de locaties gemeentewerf Grootegast en Noordhorn in 2023-2024 (na nader onderzoek). - Visie op kringloopwinkels en kwekerijen in het kader van Novatec en bijbehorende huisvesting op basis van nader onderzoek m.b.t. gehele grondgebied Westerkwartier. - Duurzame herinvulling en verkoop van de te verlaten locaties.

Pagina 7 van 12

3. Financiën Op basis van de uitgangspunten uit het onderzoeksrapport is het eindbeeld en de fasering daarin nader financieel uitgewerkt in een viertal scenario’s. Hierin zijn een aantal indicatieve aanvullende aannames gedaan over de inhoud en fasering per scenario. Dit is nodig om inzicht te krijgen in de financiële gevolgen en in de daarop te baseren investeringskredieten en exploitatiebudgetten te vertalen in de meerjarenbegroting 2022 en verder (tranche 1: vaststelling nu) en in volgende meerjarenbegroting na het tweede besluit binnen een jaar. De bijlagen moeten daarom op hoofdlijnen worden beschouwd vooral voor die tranches die nu nog niet zijn uitgewerkt en nu nog niet worden vastgesteld. Enkel de uitwerking en de benodigde kredieten voor tranche 1 worden nu ter vaststelling aan uw raad voorgelegd. Wel zijn er per scenario eerste aannames gedaan (voor elke van de vier mogelijke richtingen) over een uitwerking en fasering tot 2035. Hiermee wordt inzicht op hoofdlijnen geboden over de financiële gevolgen van mogelijk vast te stellen eindbeelden en hoe dit zich verhoudt tot de vastgestelde begrotingskaders. Deze uitwerking van vier scenario’s is opgenomen in bijlage 5. In verband met marktgevoelige informatie bij de in de toekomst aan te besteden werken zijn de meer gedetailleerde onderbouwingen die behoren bij het onderzoeksrapport als geheime bijlage 6 bijgevoegd.

De hoofdlijn kan als volgt worden samengevat. 3.1 Hoofdlijn jaarlasten 2022-2035 De jaarlasten van onze huisvesting in de begroting tellen op dit moment op tot € 2,30 miljoen per jaar, oplopend tot € 2,45 miljoen per jaar in 2025 (het laatste begrotingsjaar uit onze meerjarenbegroting). Dit bestaat uit kapitaallasten (rente en afschrijving van bestaande 15 gebouwen), exploitatielasten van deze gebouwen en de relevante facilitaire kosten. Het masterplan is vertaald in jaarlasten per variant, te weten nieuwe kapitaallasten uit de benodigde investeringen in (ver)nieuw(d)e gebouwen, bestaande lasten van die gebouwen waar we in blijven, exploitatielasten van nieuwe en bestaande gebouwen en facilitaire kosten. Dit telt in die nieuwe situatie op tot een niveau tot ongeveer € 2,35 – € 2,40 miljoen vanaf 2025, afhankelijk van het scenario. We zien hierbij dat de nieuwe lasten iets lager liggen dan de huidige begroting, zowel in de weg naar het eindbeeld toe, als in de eindsituatie. Vooral in de overgangsperiode 2022-2024 zien we een gemiddeld wat hoger jaarvoordeel ontstaan, in de perioden daarna neemt dit af tot het indicatieve niveau aan jaarvoordelen dat ook gepresenteerd is in het eindrapport van het onderzoek (€ 50.000 – € 100.000 per jaar, zie paragraaf 4.4 van het onderzoeksrapport).

We stellen voor de verwachte jaarvoordelen in de eerste periode niet te vertalen als voordelen in onze begroting maar in het kader van risicomanagement te reserveren (als ze zich in een jaar voordoen) in een Reserve Huisvesting als buffer voor tegenvaller in de vervolgperioden. Dit heeft er ook mee te maken dat we onderhoud van gebouwen die we gaan verlaten op een laag niveau ramen, waarbij er soms enige armslag noodzakelijk kan blijken voor extra uitgaven. Ook stellen we voor de eventuele boekwinsten uit verkopen van gebouwen daarin te storten om toekomstige boekverliezen of tegenvallers op te vangen. Dit sluit aan bij de uitgangspunten in het onderzoeksrapport waarbij we de verkoop van gemeentelijke locaties op portefeuilleniveau benaderen (paragraaf 5.1 onderzoeksrapport) en goed aandacht willen geven aan adequaat risicomanagement (hoofdstuk 6 onderzoeksrapport en zie hoofdstuk 4 van dit masterplan). Pagina 8 van 12

3.2 Uitwerking Investeringskredieten Tranche 1 De investeringen die nodig zijn in onze nieuwe huisvesting leiden tot kapitaallasten (rente en afschrijvingen) die vertaald zijn in bovengenoemde jaarlasten. De benodigde kredieten voor Tranche 1 zijn onderstaand samengevat weergegeven en worden na positief raadsbesluit opgenomen in de meerjarenbegroting 2022 en verder: Nieuwbouw Leek-Marum-Novatec op Leeksterveld Nieuwbouw energieneutraal Grondaankoop Leeksterveld (is bate in onze grondexploitatie Leeksterveld) Verharding en terreininrichting Deel inrichtingskosten (het deel met korte afschrijving) TOTAAL

Bedrag € 8.424.097 € 1.623.408 € 549.600 € 30.000 € 10.627.105

Noordhorn gemeentewerf aanpassing kantine Noordhorn werf aanpassing kantine (uitbreiding en toiletten) TOTAAL TOTAAL TRANCHE 1

Bedrag € 50.000 € 50.000 € 10.677.105

De nieuwbouwraming is als volgt onderbouwd (samenvatting): Nieuwbouw Buitendienst + Novatec op Leeksterveld Bebouwing diverse ruimten

8.270 m2 bvo

€ 6.208.310

Verharding en terreininrichting

4.580 m2 bvo

€ 549.600

Bijkomende kosten

20%

€ 1.381.134

Onvoorzien/ risicobuffer

13%

€ 864.654

Grondaankoop C7/E1

€ 1.623.408

TOTAAL

€ 10.627.105

In de financiële bijlagen is een nadere onderbouwing opgenomen. In de bij het raadsvoorstel gevoegde begrotingswijziging is e.e.a. nader uitwerkt. De kapitaallasten en de eenmalige lasten die voortkomen uit tranche 1 zijn verwerkt in het meerjarenbeeld en leiden zoals toegelicht in paragraaf 3.1 van dit masterplan samen met alle andere effecten in alle vier toekomstbestendige scenario’s tot een jaarlastenbeeld dat blijft binnen de kaders van onze huidige begroting. In de jaren 2022 tot en met 2024 ontstaan incidentele jaarvoordelen die we, als ze zich daadwerkelijk voordoen, toevoegen aan de benoemde Reserve Huisvesting. 4. Risicomanagement In het onderzoeksrapport zijn de risico’s en beheersmaatregelen benoemd zoals deze door adviesbureau HEVO en door het programmateam Huisvesting zijn benoemd. Een nadere inventarisatie van risico’s en beheersmaatregelen gaan we integraal uitwerken direct na besluitvorming over voorliggend masterplan en het raadsvoorstel, als start van de volgende fase van het project. We gaan daarbij de risico’s en kansen compleet maken, de meest recente ontwikkelingen daarin betrekken, waarderen op geld en baseren op de besloten richting. We gaan beheersmaatregelen compleet maken en specificeren om te komen tot een restrisico waardering. De opgenomen posten onvoorzien en marges die nu opgenomen Pagina 9 van 12

zijn in het programma zetten we dan tegen de restrisico waardering af. Vervolgens maken we het risicomanagement integraal onderdeel van de projectorganisatie. Hierbij sturen we strak op het blijven binnen de door de raad vastgestelde financiële, inhoudelijke en procesmatige kaders. De raadsauditcommissie die we voorstellen te gaan vormen kan hier een belangrijke rol in vervullen. 5. Te verlaten locaties en duurzaamheid In het onderzoeksrapport is een hoofdstuk over de te verlaten locaties opgenomen. Specifiek ten aanzien van het duurzaamheidsaspect geven we nog een nadere duiding. Een uitgangspunt dat in het onderzoeksrapport benoemd is, is dat we de gebouwen in de huidige duurzaamheidsstaat verkopen. Dit om desinvesteringen te voorkomen omdat de wijze van verbouwen en verduurzamen door de koper afhankelijk is van de toekomstige functie en invulling. Voor gebouwen die na 2023 worden verkocht zullen we in ieder geval wel de wettelijke energielabel C investeringen moeten doen, voor zover het huidige label slechter is dan C. Ook moeten we het noodzakelijk onderhoud voor het huidige gebruik blijven uitvoeren. De verkoop vindt vervolgens plaats voor marktconforme prijzen (ook ter voorkoming van staatssteun) in een transparant verkoopproces zoals beschreven in het vastgestelde beleid in het Vastgoedbeleidsplan Steengoed Westerkwartier.

Voor de grotere locaties zoals gemeentehuizen en hoofdgebouw Novatec gaat dit op basis van een prijsvraag per locatie. We willen vooraf daartoe eerst zelf een goed plan met uitgangspunten en randvoorwaarden voor herontwikkeling voor elk van deze te verlaten locaties opstellen waarbij we rekening houden met de uitgangspunten zoals benoemd in het onderzoeksrapport. In dat plan geven we nadrukkelijk aandacht aan duurzaamheid om te waarborgen dat elke locatie een duurzame herbestemming krijgt. Duurzaamheid valt dan uiteen in meerdere te benoemen subcriteria. Ook willen we een aparte werkgroep oprichten die kijkt naar het opvangen van de maatschappelijke plek die het betreffende gemeentehuis heeft in de samenleving. De plannen die vervolgens binnen de verschillende prijsvragen worden ingediend, worden beoordeeld op prijs en kwaliteit en moeten ten minste passen op het vooraf door de gemeente opgestelde plan met uitgangspunten voor herontwikkeling en passen binnen de financiële kaders van marktconforme biedingen. We dagen partijen uit dan te komen met plannen die uitgaan van een duurzame herinvulling. Men moet ook de wijze van financiering van het plan en de duurzaamheidsmaatregelen duiden in de in te dienen plannen, inclusief eventueel benodigde duurzaamheidssubsidies van het rijk. Ook dit aspect wordt meegewogen (hoe minder voorbehouden op financiering hoe beter).

In elke prijsvraag wordt het aspect duurzame toekomstige invulling vervolgens substantieel meegewogen in de beoordeling van de inschrijvingen. De uitwerking van de ingediende plannen in duurzaamheidsmaatregelen binnen een gebouw zijn afhankelijk van het betreffende plan, de functie en de voorgenomen indeling van het gebouw. In sommige gevallen kan het zijn dat uiteindelijk sloop en nieuwbouw de meest duurzame en haalbare optie blijkt te zijn. In bijlage 4: rapport KAW/ Nextfund wordt nader ingegaan op het aspect duurzaamheid en de verwachtingen van deze bedrijven van kansrijke duurzame ontwikkelmogelijkheden voor de huidige vier gemeentehuizen. De daadwerkelijke invullingen moeten echter blijken uit de prijsvragen. De bevoegdheid tot eventueel benodigde bestemmingsplanwijzigingen voor het winnende plan per locatie ligt bij de gemeenteraad. Eventueel zou ook de mogelijk in te

Pagina 10 van 12

stellen ‘raads(audit)commissie Programma Huisvesting’ kunnen meekijken en adviseren in de plannen voor de te verlaten locaties. 6. Vervolgproces 6.1 Betrokkenheid gemeenteraad Besluitvorming door de gemeenteraad en betrokkenheid van de raad in de uitvoering van het Programma Huisvesting vindt plaats: - Bij de vaststelling van voorliggend masterplan en bijbehorend raadsvoorstel (september 2021) met begrotingswijziging. - Bij de vaststelling van de begroting 2022 en verder en de daarin op te nemen uitgewerkte kredieten voor tranche 1 van het programma, de verwerking van de begrotingswijziging (najaar 2021). - Door het instellen van een raadsauditcommissie die meekijkt en toetst voorafgaand aan de start van elke tranche in samenwerking met het college en programmateam Huisvesting (najaar 2021). - Bij de besluitvorming over een stedenbouwkundige visie voor de invulling van de locatie Midwolde (voorjaar 2022). - Bij het vaststellen van het eindbeeld en nadere richting op de resterende vraagstukken en onderzoeksopgaven (voor de zomer van 2022). - Bij alle bestemmingsplanwijzigingen zowel bij nieuwbouw als die benodigd zijn bij herinvullingen van te verlaten locaties (doorlopend). - Betrokkenheid bij ontwerpkeuze bouwplan gemeentekantoor en ontwerpkeuze gebouw Marum/Leek/Novatec (ook nader onderzoek naar wijze van betrekken van inwoners hierbij, planning nader te bepalen).

- Bij het verstrekken van alle benodigde kredieten bij de start van elke volgende tranche en de vertaling daarvan in volgende Perspectiefnota’s en begrotingen. 6.2 Betrokkenheid inwoners In fase 1 van het programma Dichtbij zijn de inwoners en het burgerpanel geraadpleegd (2020). Deze input is als een van de bronnen gebruikt voor het Dienstverlenings- en Werkconcept Dichtbij en Duurzaam, waar huisvesting faciliterend aan is. Bij de openbare raadsvergaderingen over het masterplan maar ook over het navolgende raadsvoorstel over het eindbeeld op alle vraagstukken (medio 2022) hebben inwoners gelegenheid om in te spreken. We zullen inwoners nader betrekken bij de invulling en ontwikkeling van specifieke locaties, zowel bij nieuw te ontwikkelen locaties als te verkopen locaties. We gaan inwoners nauw betrekken in de ontwerpfase en ontwerpkeuzes van het nieuwe gemeentekantoor en zullen hiertoe een nadere uitwerking maken in afstemming met de raad. 6.3 Betrokkenheid medewerkers en OR Medewerkers zijn actief betrokken bij het ontwikkelde Dienstverlenings- en Werkconcept Dichtbij en Duurzaam. Dit concept is onder meer gebaseerd op een enquête die eind 2020 onder kantoormedewerkers is uitgezet. Daarnaast worden medewerkers via ‘zeepkistsessies’ vanuit de directie en het programmateam, bijeenkomsten in groepen en op andere wijzen op de hoogte gehouden van het proces rondom huisvesting.

Uiteraard is in het hele traject een belangrijke rol voor de Ondernemingsraad weggelegd. Zowel de Ondernemingsraad als de Onderdeelcommissie ‘Doelgroepen Sociaal Werkbedrijf Novatec’ Pagina 11 van 12

zijn actief geïnformeerd en geraadpleegd in het traject naar dit masterplan toe. Naast het betrekken en informeren van medewerkers over het huisvestingstraject, gaat het na definitieve besluitvorming ook over de gevolgen voor individuele medewerkers bij de concrete invulling van de gebouwen zowel in de overgangsfase als in het eindbeeld en de uitwerking van het dienstverlenings- en werkconcept daarbij. We gaan hierover in gesprek met de teams. We houden medewerkers en de OR op de hoogte en vragen de OR waar nodig nader advies of instemming op zaken waarop advies- en instemmingsrecht geldt. 6.4 Organisatie Programma Huisvesting Na vaststelling van dit masterplan is de definitiefase van het programma huisvesting afgerond. Intern zal dan de organisatie worden vormgegeven voor de start van de volgende fase binnen het projectmatig werken. De organisatie met personele bezetting zal door de directie worden vastgelegd in september 2021 in een programmaplan voor deze fase. Hierin worden opgenomen: - Uitwerking van doelen (SMART geformuleerd) gebaseerd op raadsvoorstel en masterplan. - Randvoorwaarden en afbakening voor het vervolgtraject. - Een uitwerking van de projectdefiniëring binnen het programma in programma, projecten, activiteiten. - Een uitwerking van de fasering en planning.

- Programma en projectorganisatie, medewerkers intern en extern, rollen, taken en verantwoordelijkheden in het programma en onderliggende projecten en activiteiten. - Wijze van beheersing (tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie) en rapportering van het programma en van projecten/ inbedding in de P&C cyclus. - Wijze van vormgeven van het risicomanagement in de organisatie en het vervolgtraject. Bijlagen De volgende bijlagen zijn openbaar beschikbaar: 1. Eindrapport onderzoek Programma Huisvesting. 2. Rapport RHO. 3. Rapport KAW/ Nextfund. 4. Rapport HEVO hoofdlijnen. 5. Financiële overzichten hoofdlijnen. De volgende bijlagen zijn beschikbaar voor raadsleden en aangemerkt als geheim. Dit vanwege marktgevoelige informatie zoals gedetailleerde kostenramingen. 6. Financiële overzichten details. 7. Rapport HEVO totaal.

Pagina 12 van 12