208-01 Raadsbrief Onderzoeksagenda 2024-2025

Contactpersoon Marleen Fluit

De raad van de gemeente Westerkwartier per mail via griffie@westerkwartier.nl

Kenmerk 1969157024 Zuidhorn 26 maart 2024 Onderwerp

Onderzoeksagenda 2024-2025 Geachte leden van de raad, Op 12 juli 2023 heeft uw raad unaniem de motie onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid aangenomen. Uw raad draagt ons college op ‘in de begroting van 2024 een plan op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering met de te verrichten onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de uitvoering van het beleid’. Daarnaast wordt een aantal aanvullingen op de Onderzoeksverordening gemeente Westerkwartier 2019 voorgesteld. Met deze raadsbrief willen we uw raad graag informeren over hoe we uitvoering geven aan de motie en presenteren we de onderzoeksagenda 2024-2025. Wegens personele wisselingen is de onderzoeksagenda niet opgenomen in de programmabegroting van 2024. Daarom wordt u met deze brief geïnformeerd over de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid. Binnenkort ontvangt u een raadsvoorstel om de Onderzoeksverordening aan te passen. Onderzoeksverordening gemeente Westerkwartier 2019 Op grond van artikel 213a Gemeentewet is ons college verplicht periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur en hierover verantwoording af te leggen aan uw raad. Het gaat hier om zelfonderzoek gericht op de uitvoering van het beleid en het functioneren van de gemeentelijke organisatie.

Met de onderzoeksagenda worden een aantal onderzoeken uitgelicht die betrekking hebben tot het beoordelen van de doelmatigheid en doeltreffendheid van onze interne bedrijfsvoering als ons beleid. Hiermee wordt bedoeld: •

Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

Postadres Postbus 100 9350 AC Leek

Contact Telefoon 14 0594 info@westerkwartier.nl

www.westerkwartier.nl

Pagina 1 van 3

•

Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald (Onderzoeksverordening gemeente Westerkwartier 2019).

Door onderzoek te doen naar de doelmatigheid van beleid, processen en dienstverlening kan worden nagegaan of middelen efficiënt worden ingezet om de beoogde resultaten te behalen. Deze informatie kan bijvoorbeeld worden gebruikt om werkprocessen en de inzet van personeel efficiënter in te richten. Tegelijkertijd kan door onderzoek te doen naar doeltreffendheid worden beoordeeld of beoogde resultaten worden behaald en kunnen eventuele onvoorziene gevolgen worden geïdentificeerd. Zoals de Onderzoeksverordening gemeente Westerkwartier 2019 voorschrijft wordt de onderzoeksagenda opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting. De voortgang en uitkomsten van de onderzoeken worden gerapporteerd in de jaarrekening. Op deze manier wordt uw raad op vaste momenten geïnformeerd over zowel de onderzoeken als de uitkomsten. Onderzoeksagenda 2024-2025: uitgangspunten De doelen en resultaten in de programmabegroting van 2024 vormen de leidraad in de selectie van onderzoeken. Een aantal selectiecriteria zijn opgenomen waaraan de onderzoeken moeten voldoen. Waarvan de belangrijkste zijn dat de onderzoeken gericht zijn op het beoordelen van doelmatigheid en doeltreffendheid. Selectiecriteria: • • •

Maatschappelijke relevantie: draagt bij aan de ambities, doelen en resultaten zoals beschreven in de programmabegroting Financieel belang: vermoedens dat grote doelmatigheidswinst behaald kan worden Trends en ontwikkelingen (nieuwe/ gewijzigde wet- en regelgeving)

Onderzoeksagenda 2024-2025 1. Benchmark formatie en apparaatskosten

In het kader van de doorontwikkeling van de organisatie vinden we het als organisatie belangrijk om meer inzicht te krijgen in onze formatie en apparaatskosten. Met dit verworven inzicht zijn we als organisatie nog beter in staat om te kunnen sturen. Het takenpakket van de gemeente is continu in verandering (decentralisatie, toenemende automatisering, veranderende wetgeving, samenwerkingen) en daarom is het van belang om inzicht te krijgen in hoeverre de formatie en apparaatskosten passend zijn en waar de aandachtspunten liggen. De directie heeft Berenschot de opdracht gegeven onderzoek te doen naar de formatie en apparaatskosten van de organisatie. Berenschot voert een benchmark uit en levert inzicht in de formatie en apparaatskosten van alle taken van de organisatie. Daarnaast wordt met de benchmark inzichtelijk gemaakt hoe onze organisatie zich in formatie en apparaatskosten verhoudt tot andere gemeenten. Duiding speelt Pagina 2 van 4

hierin een grote rol. Bij lage of hoge kosten ten opzichte van de benchmark wordt er altijd gekeken naar de context en de dienstverleningskeuzes. Wat voor ontwikkelingen hebben plaatsgevonden en wat voor invloed heeft dit op de uitkomsten. 2. Beïnvloedbaarheid begroting

Er is een toenemende druk op gemeentelijke budgetten en steeds meer taken komen bij gemeenten te liggen. Er is veel onzekerheid over structureel beschikbare middelen, vooral vanaf 2026. Om ons goed voor te kunnen bereiden op dit ‘ravijnjaar’ is de eerste stap inzicht krijgen in de keuzeruimte binnen de begroting. Ons college heeft dit ook als bestuurlijke hoofdlijn opgenomen in de begroting 2024. Berenschot heeft een interactief dashboard beïnvloedbare begroting ontwikkeld wat gemeenten inzicht geeft in de meerjarige ruimte voor de gehele begroting. Met de uitkomsten van dit onderzoek krijgen we meer inzicht in waar de keuzevrijheid binnen de begroting zit. Op deze manier kan ons college en de ambtelijke organisatie uw raad nog beter van informatie voorzien zodat u goed in staat bent om keuzes te maken. 3. Contractmanagement Sociaal Domein

De Benchmark formatie en kosten biedt de gelegenheid om het contractmanagement van de gemeente Westerkwartier nader te onderzoeken. Het onderzoek van Berenschot maakt inzichtelijk hoe we er op dit moment als gemeente voorstaan m.b.t. de apparaatskosten en formatie. Bijvoorbeeld in hoeverre we als organisatie activiteiten uit laten voeren door derden en hoe dit zich verhoudt tot de formatie die zich bezighoudt op toezicht van deze activiteiten. Deze inzichten helpen ons om het contractmanagement beter te organiseren. Dit onderzoek geeft antwoord op de vraag hoe de gemeente Westerkwartier het contractmanagement binnen het sociaal domein heeft georganiseerd. Daarnaast wordt gekeken op welke wijze het contractmanagement effectief en efficiënt zou kunnen worden ingevuld en georganiseerd. Hierbij wordt de optie voor een contractenbank verder verkend. Hierbij wordt ook gekeken naar best practices vanuit andere gemeenten die hier al ervaring mee hebben. 4. Inkoop lokale jeugdhulp

De Hervormingsagenda 2023-2028 heeft betrekking op het gehele sociaal domein en heeft als doel te zorgen voor betere zorg en ondersteuning en een financieel houdbaar stelsel. In de agenda is een aanpassing van de Jeugdwet opgenomen om de kwaliteit van de jeugdzorg te verhogen. In aanloop naar de hervormingsagenda is het daarom van belang om inzicht te krijgen hoe onze organisatie er op dit moment voor staat wat betreft de lokale inkoop van jeugdhulp. In 2022 is de gemeente Westerkwartier overgegaan op een hybride model voor de inkoop van jeugdhulp. Dit model biedt de mogelijkheid voor gemeente om zelf jeugdhulpproducten in te kopen voor de lichte vormen van jeugdhulp. De Rekenkamer heeft in 2023 gezamenlijk met andere rekenkamers in de provincie Groningen een onderzoek uit laten voeren naar de regionale inkoop van jeugdhulp (middelzware en specialistische jeugdhulp). Het onderzoek naar de inkoop van lokale jeugdhulp heeft als doel om te analyseren in hoeverre onze organisatie daadwerkelijk grip en regie heeft op de lokale jeugdhulp. Pagina 3 van 4

Vanwege de capaciteit en beperkte financiële middelen lopen de onderzoeken naar contractmanagement en inkoop lokale jeugdhulp door in 2025. Met het presenteren van de onderzoeksagenda 2024-2025 en aangekondigd raadsvoorstel hopen we u voldoende te hebben geïnformeerd over hoe we uitvoering geven aan de motie. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier, A. van der Tuuk, burgemeester R. Kleijnen, secretaris

Pagina 4 van 4