204-02 versie_6_PUH_westerkwartier_27032023.pdf
Tekst van het document
PROGRAMMA UITVOERING EN HANDHAVING FYSIEKE LEEFOMGEVING 2023-2024
Dit document omschrijft op hoofdlijnen welke capaciteit en instrumenten gemeente Westerkwartier inzet in de Fysieke Leefomgeving.
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier d.d. [datum] Titel: Programma Uitvoering en Handhaving Fysieke Leefomgeving gemeente Westerkwartier 2023-2024 Datum: conceptversie 6 2023
1
Inhoudsopgave 1 Inleiding ........................................................................................................................................................ 3 1.1 Aanleiding en achtergrond .................................................................................................................... 3 1.2 Doel ....................................................................................................................................................... 3 1.3 Afbakening ............................................................................................................................................ 3 1.4 Werkingsduur ........................................................................................................................................ 4 1.5 Opbouw ................................................................................................................................................. 4 2 Kader en doel ............................................................................................................................................... 4 3 Wijze van programmeren .............................................................................................................................
7 3.1 Ontwikkelingen ..................................................................................................................................... 7 3.2 Prioriteitstelling ..................................................................................................................................... 8 3.3 Taakbladen ............................................................................................................................................ 9 4 Werkzaamheden uitvoering ......................................................................................................................... 9 4.1 Probleemanalyse vergunningverlening en meldingen .......................................................................... 9 4.2 Probleemanalyse toezicht ................................................................................................................... 10 4.3 Conclusie probleemanalyse vergunningverlening en toezicht ........................................................... 10 5 Werkzaamheden handhaving..................................................................................................................... 10 5.1 Probleemanalyse handhaving .............................................................................................................
10 5.2 Verplichte onderdelen van de probleemanalyse ................................................................................ 10 5.3 Conclusie probleemanalyse handhaving............................................................................................. 11 6 Personele capaciteit en financiële middelen ............................................................................................. 11 6.1 Beschikbare en benodigde personele capaciteit ................................................................................ 11 6.1.1 Beschikbare capaciteit ................................................................................................................. 11 6.1.2 Benodigde personele capaciteit................................................................................................... 12 6.1.3 Conclusie beschikbaar en benodigde capaciteit .......................................................................... 13 6.2 Financiële middelen ............................................................................................................................ 13 7 Protocollen en werkinstructies ..................................................................................................................
14 BIJLAGE 1 Taakbladen ................................................................................................................................... 15
2
1 Inleiding 1.1 Aanleiding en achtergrond In het Programma Uitvoering en Handhaving Fysieke Leefomgeving gemeente Westerkwartier 2023-2024 (PUH) zijn de voorgenomen werkzaamheden opgenomen op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving binnen de fysieke leefomgeving. Deze werkzaamheden worden ook wel de ‘VTH-taken’ genoemd. Vergunningverlening, toezicht en handhaving zijn belangrijke instrumenten om de veiligheid, leefbaarheid en duurzaamheid in de samenleving te borgen. Het PUH is de concrete uitwerking van de Uitvoerings- en handhavingsstrategie 2023-2026 (U&HS) en omschrijft op hoofdlijnen de inzet van capaciteit, instrumenten en bestuurlijke maatregelen. Dit is de basis voor de programmatische en integrale uitvoering van de wettelijke taken en het bereiken van de doelstellingen zoals in de U&HS zijn verwoord. Met de aankomende Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) is er in deze U&HS voor gekozen om alvast aan te sluiten bij de nieuwe terminologie, begrippen en wetsartikelen van de Omgevingswet. Hierdoor spelen we maximaal in op de aankomende inwerkingtreding en hoeft de PUH tussentijds niet te worden aangepast. Totdat de Omgevingswet in werking is getreden, blijft de thans geldende wetgeving onverkort van kracht en zullen wij hier ook naar handelen.
1.2 Doel Door middel van dit programma wil het college een goede programmatische en integrale invulling geven aan de uitvoerings- en handhavingstaken waarbij mensen en middelen zo efficiënt mogelijk worden ingezet. Hiertoe worden de doelen met speerpunten uit het U&HS uitgewerkt in concrete acties per taakveld en gekoppeld aan de benodigde en beschikbare capaciteit. Om de uitvoering van de doelstellingen en het ambitieniveau van dit programma achteraf te kunnen toetsen, is een goede informatievoorziening van groot belang. Door te registreren en te rapporteren is het mogelijk om tussentijds bij te sturen en gesignaleerde knelpunten op te lossen. De voortgangsrapportage dient ook als basis voor het jaarverslag. Jaarlijks dient er een PUH in het college van burgemeester en wethouders te worden vastgesteld en ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd. Met het vaststellen van dit document voldoen we aan de wettelijke verplichting om jaarlijks een PUH vast te stellen.
1.3 Afbakening De PUH gaat over de taken die gemeentelijke organisatie uitvoert. Bij de uitvoering van de VTH-taken werken wij samen met verschillende ketenpartners die ook taken voor/namens ons uitvoeren. Wij maken afspraken over welke taken zij jaarlijks voor ons uitvoeren. Omgevingsdienst Groningen (ODG) De ODG voert voor de gemeenten en voor de Provincie Groningen diverse taken uit op het gebied van de fysieke leefomgeving. Denk hierbij aan thema’s als energie, duurzaamheid, luchtkwaliteit, kwaliteit van de bodem, geluid, veiligheid en flora & fauna. Kerntaken van de ODG zijn vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) op het gebied van milieu. Een deel van de milieutaken voeren wij in onze eigen organisatie uit en komen terug in de PUH. De ODG heeft dezelfde verplichting als onze gemeente om voor de taken die zij uitvoert een uitvoeringsprogramma te maken. Onlangs hebben we de regionale uniforme uitvoerings- en handhavingsstrategie vastgesteld (U&HS Groningen) waarin de taken die de ODG uitvoert 3
staan beschreven. Een regionaal uitvoeringsprogramma voor de taken die door de ODG worden uitgevoerd is in de maak en de verwachting is dat deze in 2023 af is. Jaarlijks maken we afspraken in een jaaropdracht voor de taken die zij voor ons uitvoeren. Veiligheidsregio Groningen (VRG) Taken die uitgevoerd worden door de Veiligheidsregio Groningen (VRG) zoals brandveiligheid en crisisbeheersing zijn uitgewerkt in het uitvoeringsprogramma van de VRG. De taken die door de ODG en VRG worden uitgevoerd zijn niet meegenomen in de verdere uitwerking van het PUH. De taken die door de ODG en VRG worden uitgevoerd zijn opgenomen in de begroting en zijn in een separaat uitvoeringsprogramma beschreven.
1.4 Werkingsduur Deze PUH wordt vastgesteld voor twee jaar, voor de jaren 2023 en 2024. Na afloop van het eerste jaar zal er een evaluatie plaatsvinden. Daarnaast zal er een korte inventarisatie plaatsvinden van nieuw op te starten projecten en naar eventuele formatiewijzigingen. Hierdoor kan het programma voor 2024 worden bijgesteld naar aanleiding van de evaluatie en inventarisatie, zonder een volledig nieuw programma op te hoeven stellen. De opgevoerde uren en aantallen zijn op jaarbasis weergegeven en gelden in ongewijzigde vorm voor zowel 2023 en 2024, tenzij de evaluatie om bijstelling vraagt.
1.5 Opbouw In hoofdstuk 2 wordt het kader en het doel van het programma nader toegelicht. In hoofdstuk 3 staat de wijze van programmeren centraal en een toelichting op de taakbladen. Hoofdstuk 4 en 5 beschrijven respectievelijk de werkzaamheden binnen de taakvelden uitvoering (werkzaamheden vergunningen en toezicht) en handhaving. In hoofdstuk 6 worden de personele en financiële middelen beschreven. In hoofdstuk 7 staan de protocollen en werkinstructies benoemd.
2 Kader en doel Het proces vergunningverlening, toezicht en handhaving is aan wettelijke regels gebonden. In het Omgevingsbesluit zijn wettelijke onderwerpen benoemd die betrekking hebben op de invulling van VTH beleid (nieuwe term: uitvoerings- en handhavingsstrategie). Naast de verplichte onderwerpen staan in dit programma ook de taken met betrekking tot APV en Bijzondere Wetten opgenomen. Centraal in het Omgevingsbesluit staat de cyclische benadering van de U&HS. Deze beleidscyclus wordt ook wel de Big 8 genoemd en geeft inzicht in het cyclische gedachtegoed van de wettelijk vastgestelde kwaliteitscriteria voor de vergunningverlening, toezicht- en handhavingstaken (VTH). De strekking van dit programma heeft met name betrekking op de onderste cyclus (de operationele cyclus). De
Figuur 1 Big 8
4
U&HS heeft betrekking op de bovenste cyclus (strategische cyclus). Het opstellen van het PUH is dus een wettelijke verplichting waar het Interbestuurlijk toezicht van de provincie Groningen (IBT) toezicht op uitgeoefend. Volgens het Omgevingsbesluit artikel 13.8 moet het uitvoeringsprogramma tenminste de volgende onderdelen bevatten: • • •
een duidelijke verbinding met de gestelde prioriteiten en doelstellingen; een weergave van welke werkzaamheden het komende jaar zullen worden verricht; (zonodig) afstemming met instanties die zijn belast met strafrechtelijke handhaving.
In het PUH worden de volgende begrippen gehanteerd: De term uitvoering heeft betrekking op zowel vergunningverlening als toezichtstaken. Hieronder zijn de begrippen verder toegelicht. Indien er sprake is van uitsluitend toezichtstaken, dan wordt deze term ook gehanteerd. Vergunningverlening heeft betrekking op het in behandeling nemen van een vergunningsaanvraag, het beoordelen van deze aanvraag en het nemen van een beslissing op de aanvraag in de vorm van een beschikking. Onder vergunningverlening wordt ook het behandelen van een melding verstaan. In de sfeer van vergunningverlening is steeds meer sprake van meldingen (sloopmelding, gebruiksmelding en milieumelding). Toetsing van de compleetheid en de werkingssfeer van een melding wordt gezien als equivalent voor het proces van de vergunningverlening. Aan een melding kunnen nadere voorwaarden (maatwerkvoorschriften) worden verbonden. Het opstellen van dergelijke voorschriften maakt onderdeel uit van de vergunningverlening. Bij milieu kunnen deze voorschriften van belang zijn voor het mogelijk maken van een activiteit (verruiming van normen) en ter ondersteuning van toezicht en handhaving. Bij slopen zijn deze voorschriften vooral van belang in verband met het omgaan met gevaarlijke stoffen (zoals asbest) en hinder/overlast voor de omgeving. Onder Toezicht wordt verstaan: •
•
Vergunning gerelateerde controles in de realisatiefase (zoals bij slopen in combinatie met nieuwbouw behalve asbestgerelateerde) en in de beheer- of gebruiksfase (zoals bij het exploiteren van een milieu-inrichting (milieubelastende activiteit onder de Omgevingswet) en brandveilig gebruik van bouwwerken). Controles op het uitvoeren van activiteiten zonder vergunning of melding naar aanleiding van eigen waarnemingen en meldingen van derden. Tevens valt hier de (thematische) gebiedscontrole onder zoals de controle van bedrijventerreinen en/of branches. Als in het kader van handhaving controles moeten worden uitgevoerd vallen deze ook onder het begrip toezicht.
Handhaving is de (bestuurlijke) oordeelsvorming over bevindingen tijdens toezicht en het – waar nodig en bestuurlijk wenselijk geacht– plegen van interventies (maatregelen en sancties) met formeel juridische instrumenten, zoals het toepassen van bestuursdwang, het opleggen van dwangsommen, het opleggen van een bestuurlijke boete of het intrekken van een vergunning.
5
Zoals eerder is geschreven dient een PUH een duidelijke verbinding te maken met de doelstellingen en prioriteiten. Doelstellingen In de U&HS zijn strategische doelstellingen geformuleerd op basis van de algemene doelstelling van de Omgevingswet en de kwaliteitsdoelstelling vanuit de verordening VTH. Een gedetailleerde uitwerking hiervan is opgenomen in hoofdstuk 3 van de U&HS. Een verkorte versie is hieronder opgenomen. Veiligheid: ✓ Aan het eind van de beleidscyclus voldoet 90% van de overtreders na de eerste controle aan de geldende regels. Dienstverlening: In onze kwaliteitleidraad servicenormen staat hoe wij naar onze burgers en bedrijven communiceren. De leidraad wordt indien nodig regelmatig aangepast. De meest recente is hieronder weergegeven: ✓ Bij een terugbelafspraak nemen wij in principe binnen 1 werkdag telefonisch contact op. ✓ Na ontvangst van een melding of informatieverzoek wordt uiterlijk binnen 10 werkdagen contact opgenomen met de melder met de uitkomst van het verzoek of met de mededeling dat de behandeling langer duurt. In dat geval zal een nieuwe termijn met de melder worden afgesproken waarbinnen de uitkomst van het verzoek zal worden beantwoord. ✓ Aan het eind van de beleidscyclus worden 95% van de binnengekomen vergunningen binnen de gestelde termijn afgehandeld.
Uitvoeringskwaliteit: ✓ Het verbeteren van de uitvoering van de VTH-taken die voortkomen uit de BIG-8 cyclus ✓ Het voldoen aan het kwaliteitsniveau van de verordening U&H (kwaliteitseisen en capaciteit van het personeelsbestand) die voortvloeien uit de wet VTH. Financiën: ✓ Inzichtelijk maken van de materiële en personele kosten die nodig zijn om de gestelde doelen uit deze U&HS uit te voeren. Dit betreffen zowel de reguliere als incidentele (project) kosten.
6
3 Wijze van programmeren Dit hoofdstuk geeft een toelichting op de manier waarop de uitvoeringstaken in gemeente Westerkwartier zijn geprogrammeerd. De werkzaamheden voor uitvoering en handhaving komen voort uit wettelijke ontwikkelingen en de prioriteitstelling op basis van de risicoanalyse en bestuurlijke thema’s. Vervolgens maken we gebruik van taakbladen om de werkzaamheden te programmeren.
3.1 Ontwikkelingen Zoals hierboven is vermeld, doen zich in 2023-2024 een aantal lokale en landelijke ontwikkelingen voor die van belang zijn voor uitvoering en handhaving. De landelijke ontwikkelingen die een impact hebben op de werkzaamheden zijn de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen. Omgevingswet Met de verwachte inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024, wordt komend jaar gezien als tussenjaar. In 2023 zal veel extra tijd worden besteed aan het gezamenlijk werken met gewijzigde processen en procedures, een andere systematiek en terminologie, maar ook een nieuwe manier van denken. Daarnaast ligt er nog een hoge werkvoorraad aan procedures vanuit de Wabo, die tegelijkertijd afgehandeld moet worden. Gezien de hoge werkdruk in combinatie met de vele veranderingen die de Omgevingswet met zich meebrengt (o.a. een toename van de werkvoorraad), is de bewuste keuze gemaakt om komend jaar te gebruiken om de basis op orde te brengen. Dit betekent dat de prioriteit ligt op het reguliere werk en we richten ons op het uitvoeren van de kerntaken. Ook in 2023 bereiden we ons voor op de Omgevingswet, die op z’n vroegst m.i.v. 1 januari 2024 in werking treedt. Deze wet brengt grote veranderingen met zich mee.
Om deze ontwikkeling in goede banen te leiden, is het van belang dat organisatiebreed de benodigde capaciteit en middelen beschikbaar zijn en dat er een gedeeld gevoel van urgentie is om te komen tot een succesvolle implementatie. Naast focus op de eigen organisatie is een verdere intensivering van de samenwerking met ketenpartners en andere overheden van belang. Daarnaast dient de participatie met initiatiefnemers en omwonenden verder vorm te krijgen. WKB De Wkb gaat gelijktijdig met de Omgevingswet in, er is de afgelopen jaren hard gewerkt om te komen tot een gedragen wetsvoorstel. Kern is dat in de toekomst bouwpartners zelf hun kwaliteitsborging moeten regelen. Preventief toetsen van het Bouwbesluit door de gemeente is niet meer nodig. Met het van kracht worden van de Omgevingswet en Wkb is de verwachting dat het niveau van dienstverlening mogelijk (tijdelijk) eind 2023 begin 2024 onder druk komt te staan. Redenen hiervoor zijn het (nog niet stabiele) DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet), nieuwe procedures, nieuwe werkprocessen, extra vragen vanuit initiatiefnemers en het tekort aan kwaliteitsborgers. Ondermijning Ondermijning is een bestuurlijke prioriteit. De aandacht en mogelijkheden voor het 7
tegengaan van ondermijnende criminaliteit zijn aanzienlijk toegenomen. We hebben ervoor gekozen om een deze uren op te nemen als taakblad bij toezicht en handhaving. Verpauperde panden Een van de bestuurlijke prioriteiten is de aanpak van verpauperde panden. Projectmatig en thema-gestuurd toezicht houden en handhaven op een bepaald onderwerp past binnen het algemene uitgangspunt van de U&HS om meer risicogestuurd uitvoering te geven aan de VTH-taken. Vervallen en verpauperde panden en terreinen vormen een aantasting van de ruimtelijke kwaliteit en de fysieke leefomgeving in onze gemeente. Het gaat daarbij om zowel bewoonde als leegstaande woningen en monumenten en/of in gebruik zijnde dan wel leegstaande bedrijfspanden. Dit onderwerp heeft de bestuurlijke prioriteit gekregen om vervallen en verpauperde panden en terreinen aan te pakken. De vraag is hoe we dit gaan doen. Hiervoor gaan we een plan van aanpak opstellen voor het vervolg en een afzonderlijk collegevoorstel hiervoor maken. Aangezien de aanpak van een verpauperd pand de nodige aandacht en begeleiding vanuit de gemeentelijke organisatie vergt, kan niet ieder pand tegelijkertijd worden opgepakt. Hiervoor dient een plan van aanpak te worden gemaakt. De uren hiervoor vallen buiten de uren opgenomen in het uitvoeringsprogramma. Hiervoor zal een afzonderlijk voorstel naar het college gaan.
3.2 Prioriteitstelling De prioriteitstelling voortkomend uit de risicoanalyse volgt hieronder: Domein Bouwen en Ruimtelijke Ordening en Erfgoed 1. Illegaal bouwen in strijd met het omgevingsplan in combinatie met beschermde waarden 2. Het illegaal uitvoeren van grondwerkzaamheden (bewerken van gronden o.a. ontgraven) in archeologisch waardevol gebied en bij een object met cultuurhistorische waarde 3. Het illegaal slopen van een monument/karakteristiek gebouw 4. Bedrijfsmatige activiteiten waar niet is toegestaan (winkelcentra en industrieterrein) 5. Permanente bewoning recreatieparken en ligplaatsen Domein Milieu Zoals beschreven in de afbakening worden de basistaken van dit domein uitgevoerd door de ODG en deze heeft een eigen risicoanalyse verwerkt in de regionale U&HS voor de taken die de ODG uitvoert. Van de overige taken die de gemeente zelf nog uitvoert, is de hoogste risico betreffende milieu: 1. Ontbreken of niet tijdig (her)keuren van een vloeistofdichte voorziening bij activiteit het afleveren van vloeibare brandstof aan motorvoertuigen (bij de branche op- en overslag transport) 2. Ontbreken van een (tijdige) keuring op een tank (bij de branche Opslag gevaarlijke stoffen) Domein Algemene Plaatselijke Verordening, Alcoholwet en Evenementen 1. Vernietiging en/of beschadiging van houtwallen/houtsingelhoofdstructuur 8
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Afval illegale stort (meldingen afvalstort en zwerfvuil) Afval illegale stort (drugsafval) Stookoverlast/illegale stook (open vuur/vreugde vuren/sloopafval verbranden) Illegaal carbid schieten Parkeerexcessen (o.a. foutief parkeren grote voertuigen > 6m) (Weder)verstrekken van alcohol aan minderjarigen in horeca en bij evenementen
3.3 Taakbladen Om inzichtelijk te maken welke werkzaamheden wij het komende jaar gaan uitvoeren, maken we gebruik van een format (taakblad). In elk taakblad wordt een vast aantal aspecten uitgewerkt die gebaseerd zijn op de (proces)eisen gesteld in de kwaliteitscriteria VTH. In de taakbladen wordt beschreven welke concrete activiteiten we precies gaan uitvoeren, hoe we dit gaan doen en welke capaciteit1 hiervoor benodigd is.
4 Werkzaamheden uitvoering De werkzaamheden van uitvoering bestaat uit het behandelen van aanvragen van omgevingsvergunningen in het kader van de Omgevingswet. De uitvoeringstaken zijn gebaseerd op prioriteiten, voortvloeiend uit de probleemanalyse vergunningen en meldingen. Wij werken risico-gestuurd conform de uitkomsten van de risicoanalyse.
4.1 Probleemanalyse vergunningverlening en meldingen De probleemanalyse vormt de basis voor het stellen van prioriteiten en het formuleren van doelstellingen voor het onderdeel vergunningverlening. De resultaten van de probleemanalyse geven inzicht in de complexiteit en de aard van de te verwachten vergunningaanvragen. Op basis hiervan kan een inschatting gemaakt worden voor de benodigde capaciteit (kwalitatief en kwalitatief) en kan een PUH worden opgesteld. Op deze manier kan het personeel gerichter worden ingezet, namelijk daar waar de prioriteit het hoogst is. Hierdoor kan het college van B&W beter sturen op het behalen van de gestelde doelen met als gevolg dat de dienstverlening verbetert. Volgens de kwaliteitscriteria dient een probleemanalyse vergunningverlening de elementen te bevatten: aantal te verwachten aanvragen/meldingen; type bouwwerk; aard en complexiteit van de aanvragen; vergunningen met planologische tegenstrijdigheden benodigde capaciteit (zie hoofdstuk 6). In de kwaliteitscriteria is bepaald dat bij de uitvoering van de vergunningverlening wordt gehandeld op basis van een bestuurlijk vastgestelde probleemanalyse voor vergunningverlening en het afhandelen van meldingen. De kwaliteitscriteria schrijven voor welke elementen deze analyse minimaal moet bevatten, er mogen meerdere elementen worden meegenomen.
In de probleemanalyse per taakblad werken wij, voor zover van toepassing, de minimaal voorgeschreven elementen uit. 1 N.B. deze gegevens zijn een indicatie en bij schatting (op basis van ervaringsjaren) tot stand gekomen.
9
Bij een probleemanalyse vergunningen is het gebruikelijk om naar de gegevens van de voorafgaande jaren te analyseren. Vanwege het ontbreken van de betrouwbare gegevens van voorgaande jaren zijn alleen de verwachte aanvragen in de taakbladen verwerkt. Het jaar 2023 is een transitiejaar. Met ingang van mei 2023 wordt het nieuwe automatiseringsprogramma CLO ingericht. Om zorg te dragen dat alle gebruikers het systeem correct en eenduidig gaan vullen zal een werkinstructie opgesteld worden. Op basis van de ingevoerde gegevens zal jaarlijks een evaluatie plaats vinden om vervolgens ook jaarlijks een PUH conform de wettelijk verplichte elementen vast te stellen.
4.2 Probleemanalyse toezicht Door gebruik te maken van een risicoanalyse is voor de diverse taakvelden binnen toezicht de risicospreiding vastgesteld. Dit geeft inzicht in de risico’s en daarmee de prioriteiten per taakveld, zie bijlage taakbladen. De probleemanalyse dient tenminste 1 maal per 4 jaar te worden opgesteld en bestuurlijk vastgesteld en de risicoanalyse dient 1 maal per jaar te worden geactualiseerd op basis van monitoringsgegevens over naleefgedrag.
4.3 Conclusie probleemanalyse vergunningverlening en toezicht Om in de toekomst een probleemanalyse op te stellen conform de wettelijke elementen is registratie van gegevens cruciaal. Door te registreren en te rapporteren is het mogelijk om tussentijds bij te sturen en gesignaleerde knelpunten op te lossen. Een uitbreiding en actualisatie van de risicoanalyse met prioriteitstelling verdient blijvende aandacht de komende jaren.
5 Werkzaamheden handhaving Wij werken conform de strategieën die wij in onze U&HS hebben beschreven. Wij voeren onze handhavingstaken uit op basis van onze prioriteiten en gestelde doelen.
5.1 Probleemanalyse handhaving Eind 2022 is een prioriteitstelling van de VTH-taken gemaakt binnen onze gemeente. Door gebruik te maken van de risicomodule zijn voor de taakvelden de spreiding van de risico’s vastgesteld. In het U&HS is de systematiek van prioritering uitgebreid beschreven. Dit geeft inzicht in de risico’s en daarmee de prioriteiten per taakveld. De probleemanalyse handhaving dient tenminste 1 maal per 4 jaar te worden opgesteld en bestuurlijk vastgesteld te worden en de probleemanalyse dient 1 maal per jaar te worden geactualiseerd. De risicoanalyse en prioriteitstelling wordt jaarlijks geactualiseerd.
5.2 Verplichte onderdelen van de probleemanalyse Volgens de kwaliteitscriteria dient de nieuwe probleemanalyse handhaving in ieder geval de volgende onderwerpen te bevatten: • • • •
feitelijk naleefgedrag effecten van potentiële en mogelijke overtredingen kansen op overtredingen klachten en signalen 10
• • • • •
landelijke prioriteiten bouwfase: aantal te verwachten bouwwerken in afwijking van de vergunning bouwfase: aantal te verwachten bouwwerken en sloopwerken zonder vergunning bouwfase: inzicht in de bestaande bouwvoorraad, te verwachten bouwwerken in afwijking van de gebruiksvergunning en op basis van inzicht te verwachten bouwwerken zonder gebruiksvergunning gebruiksfase: inrichtingsgebonden en niet-inrichtingsgebonden taken en objecten
Bij het opstellen van de risicoanalyse worden bovenstaande onderwerpen in de lijn van de terminologie van de Omgevingswet verwerkt.
5.3 Conclusie probleemanalyse handhaving Recentelijk is de risicoanalyse uitgevoerd en hierdoor is er een compleet overzicht ontstaan van de meest voorkomende overtredingen. Deze zijn getoetst aan zes beoordelingsaspecten (Veiligheid, Duurzaamheid, Gezondheid, Leefbaarheid, Financieel Economisch en Bestuurlijk imago). Uitgangspunt is: hoogste risico is hoogste prioriteit. Deze uitkomsten zijn meegenomen in de taakbladen waar toezichthoudende activiteiten staan beschreven.
6 Personele capaciteit en financiële middelen Het hebben van een professionele organisatie is een voorwaarde om de U&HS en het PUH adequaat te kunnen opstellen en uitvoeren. Zoals beschreven in het U&HS gaan wij inzicht creëren in benodigd en beschikbare financiële en personele middelen en er is gekozen voor risico-gestuurd toezicht dat de schaarse middelen inzet op de grootste risico’s.
6.1 Beschikbare en benodigde personele capaciteit In de overzichten wordt gebruik gemaakt van Fte. 1 Fte = 1350 effectieve uren.
6.1.1 Beschikbare capaciteit De VTH taken worden uitgevoerd door verschillende teams binnen het fysiek domein. Vergunningverlening wordt uitgevoerd door de teams Economie en erfgoed, Wonen en Buitengebied. Toezicht en handhaving door team Toezicht, controle en handhaving. Het advies en het toezicht op geluid wordt uitgevoerd door de geluidsmedewerker van het team Buitengebied. Fysiek domein 2 • • • •
Team Economie en erfgoed Team Wonen Team Buitengebied Team Toezicht, controle en handhaving
De volgende formatie is beschikbaar voor het uitvoeren van de werkzaamheden: Omschrijving Functie
Bezetting (FTE)
2 Uitsluitend de teams binnen Fysiek domein die VTH werkzaamheden uitvoeren staan hier vermeld.
11
Vergunningverlening Vergunningverleners bouw Beleidsmdw Ruimtelijke ontwikkeling Vergunningverleners APV Stedenbouwkundig adviseur Medewerker geluid Totaal
Omschrijving Functie Toezicht en handhaving Toezichthouder Bouw Juridisch specialist Milieu Geluid mdw Administratief mdw BOA’s Totaal
9,73 3,2 3,0 0,2 0,3 16,43
Bezetting (FTE) 4 2,63 3,89 0,2 0,42 9,65 20,76
Het totaal beschikbare Fte is 37,19 Fte en totaal aan beschikbare uren is 50.206 uren. Berekening is uitgevoerd op basis van het totaal beschikbaar Fte x 1350 declarabele uren.
6.1.2 Benodigde personele capaciteit Voor de uitvoering van voorgenomen VTH taken zijn de volgende benodigde uren in kaart gebracht: Om de VTH taken optimaal uit te voeren zijn de volgende uren nodig: Voor de uitvoering van alle werkzaamheden binnen VTH zijn 50.206 effectieve uren beschikbaar. Dit staat gelijk aan 37,19 Fte. Hieronder is in 3 tabellen het benodigd Fte in kaart gebracht per werkveld. Nr
TaakbladenVergunningverlening
1 2 3 4
Omgevingsvergunning activiteit Vooroverleg en Klantvragen Omgevingsvergunning activiteit Bouwen, monumenten en aanleg Omgevingsvergunning planologisch Vergunningen en meldingen APV + bijzondere wetten
Totaal benodigd Vergunningenverlening
Nr
Taakbladen Toezicht en Handhaving
5
Toezicht Omgevingsvergunning activiteit Bouwen, Monumenten en Sloopmeldingen
Benodigd Fte 2 10 2,4 3 20,7
Benodigd Fte 9,2
3 1 fte juridisch bouw, 1 fte ondermijning en 0,6 juridisch algemeen.
12
6 7 8 9 10
0,65 7,25 3,9 1,8 3,15 25,95
Toezicht RO Toezicht Vergunning/melding op grond van de APV + bijzondere wetten Toezicht Toezicht Milieubelastende activiteit Handhaving ondermijning
Totaal benodigd Toezicht en Handhaving
6.1.3 Conclusie beschikbaar en benodigde capaciteit Voor de uitvoering van alle werkzaamheden binnen de fysieke Leefomgeving is er onvoldoende capaciteit. Benodigd Fte (in uren)
Vergunningverlening Toezicht & Handhaving Totaal Fte benodigd versus beschikbaar
Beschikbaar Fte (in uren)
27.945 35.032
Benodigd Fte (1 Fte = 1350 uur) 20,7 25,95
22.180 28.026
Beschikbaar Fte (1 Fte = 1350 uur) 16,43 20,76
Verschil t.o.v beschikbaar (in uren) -5.765 uur -7.006 uur
62.997
46,65
50.206
37,19
-12.771 uur
Aan de hand van bovenstaand overzicht maken we de keuze voor welke inzet we kiezen en vooral welke werkzaamheden we de komende jaren uitvoeren. Op alle toezichtvelden zijn keuzes gemaakt. Voor zowel vergunningverlening als toezicht en handhaving geldt dat er meer uren benodigd zijn dan beschikbaar. De komende jaren dienen we het capaciteitstekort te ondervangen door risicogericht te werken. Dit betekent voor vergunningverlening dat we van regelgericht naar risicogericht gaan vergunnen. Het opstellen van toetsing- en toezichtsprotocollen gaan hierbij een belangrijke rol spelen. We zetten in op het vooroverleg en goede informatie vooraf om tijdbesparing te realiseren voor het afgeven van vergunningen. Voor toezicht betekent het capaciteitstekort door keuzes te maken. De keuze wordt bepaald door de bijbehorende risico’s. Waar er een laag risico is wordt het toezicht geëxtensiveerd.
6.2 Financiële middelen Vele gemeentelijke taken worden uitgevoerd door voornoemde teams. Echter, specifieke uitvoeringstaken worden door de zogenaamde verbonden partijen (gemeenschappelijke regelingen) uitgevoerd. Die taken worden dus “uitbesteed”. De reden hiervan kan zijn dat dat verplicht is gebeurd, maar het kan ook een eigen keuze betreffen. De hieraan verbonden uitgaven zijn opgenomen in de begroting.
13
7 Protocollen en werkinstructies Volgens de kwaliteitscriteria dienen wij te handelen op grond van protocollen en werkinstructies voor de voorbereiding en uitvoering van alle Omgevingswet-taken. De procedurebeschrijvingen en werkinstructies zijn in lijn met de strategie voor vergunningverlening. Wij hebben protocollen en werkinstructies voor onze reguliere werkzaamheden op gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Communicatie is een belangrijk hulpmiddel om naleving van wet- en regelgeving te bevorderen. Van een goede voorlichting aan burgers en bedrijven gaat een preventieve werking uit. Door de bekendheid met de wet- en regelgeving te vergroten, vermindert het aantal onbewuste overtredingen. Door duidelijk te communiceren over het integrale U&HS en de consequenties van strijdig handelen met de wet- en regelgeving wordt meer duidelijk dat de gemeente haar taken serieus neemt. Het spontane naleefgedrag wordt hiermee vergroot. Volgens de kwaliteitscriteria dient het protocol de volgende elementen te omvatten: • communicatie over vergunningsresultaten • toezichtsresultaten, sanctiebesluiten en gedoogbesluiten, • informatiebeheer van toezichtsresultaten, sancties en gedoogbesluiten, • de operationele informatie-uitwisseling intern en met andere handhavingsorganisaties van toezichtsresultaten, sancties en gedoogbesluiten.
In het kader van de Omgevingswet volgen we de systematiek van de BIG-8.
14
BIJLAGE 1 Taakbladen Voor het uitwerken van werkzaamheden gebruiken we een format (taakblad). In de taakbladen wordt beschreven welke concrete activiteiten we precies gaan uitvoeren, hoe we dit gaan doen en welke capaciteit hiervoor benodigd is. REGULIERE TAKEN VERGUNNINGVERLENING 1. 2. 3. 4.
Omgevingsvergunning activiteit Vooroverleg en Klantvragen Omgevingsvergunning activiteit Bouwen, Monumenten en aanleg Omgevingsvergunning Planologisch Vergunningen en meldingen APV + bijzondere wetten
REGULIERE TAKEN TOEZICHT 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Toezicht omgevingsvergunning activiteit Bouwen, Monumenten en Sloopmeldingen Toezicht RO Toezicht Vergunning/melding op grond van de APV + bijzondere wetten Toezicht Milieubelastende activiteit Handhaving Ondermijning
15
VOORBEELD Taakblad: Beschrijving van product onder bepaald domein/beleidsveld 1.
Toelichting taak
Wat is de taak/activiteit?
2.
Wettelijk kader
Op welke wet- en regelgeving is dit product/project gebaseerd?
3.
Probleemanalyse
Welke problemen/overtredingen doen zich voor en hoe vaak komen ze voor? Welke aandachtsveld/knelpunten zijn gesignaleerd?
4.
Omvang taak
Wat is de werkvoorraad of aanbod gestuurde activiteit van deze reguliere taak uitgedrukt in aantallen?
5.
Doelstelling
Wat is de specifieke (operationele) doelstelling behorende bij deze taak?
6.
Indicatoren
Welke indicatoren worden geregistreerd in het systeem en welke indicatoren zijn nog wenselijk?
7.
Benodigde capaciteit
Wat is de wijze van berekening van de uren om te komen tot een totaal benodigde capaciteit voor dit product?
8.
Koppeling met strategisch doel
Aan welk strategische doel van de U&HS levert de uitvoering van deze taak een bijdrage?
16
Taakblad 1: Omgevingsvergunning activiteit Vooroverleg en Klantvragen 1.
Toelichting taak
De casemanagers en vergunningverleners van de teams Wonen, Buitengebied en Economie en Erfgoed vallend onder Fysiek domein voeren deze activiteiten uit. We bieden mogelijkheden aan de initiatiefnemer tot vooroverleg of het stellen van vragen per mail of telefoon. Vooroverleg De verantwoordelijke ambtenaar levert inhoudelijke input voor het vooroverleg en overleg met adviseurs. De processtappen, checklists, termijnbewaking en standaardbrieven worden vastgelegd in het zaaksysteem. Er is geen wettelijke vastgestelde termijn. We hanteren een redelijke termijn van 4 weken voor het reageren op een verzoek tot vooroverleg. Klantvragen Klantvragen komen binnen per telefoon of e-mail. We handelen terugbelverzoek af binnen de afgesproken termijn van 72 uur. Vragen per mail worden binnen 5 werkdagen beantwoord. In de recent vastgestelde U&HS hebben we een nieuwe preventie- en vergunningenstrategie opgenomen met een bouwtoetsingsprotocol. Dit is een nieuwe werkwijze waarmee we de komende jaren gaan (leren) werken. De bedoeling is dat alle uitvoering van de vergunningstaken risicogericht worden uitgevoerd op basis van een toetsingsprotocol zoals opgenomen in de U&HS van gemeente Westerkwartier.
2.
Wettelijk kader
De wet biedt geen verplichting tot het aanbieden van een vooroverleg of klantvraag. Het is een service die wij bieden om het aantal ontvankelijke aanvragen voor een omgevingsvergunning te vergroten. Tevens kunnen we het aantal afgewezen aanvragen reduceren. De wetgeving op het gebied van vergunningvrij bouwen uit Bijlage II van het Besluit omgevingsrecht is dermate complex dat wij hierover veel vragen ontvangen van inwoners.
3.
Probleemanalyse
Op dit moment ontbreekt een uniforme werkwijze van het afhandelen van de vooroverleggen en klantvragen. Er wordt geen tijd geschreven en er wordt niet gewerkt met kengetallen. Binnen onze gemeente verwachten we dat wij meer uren nodig hebben om de vooroverleggen en klantvragen af te handelen binnen een redelijke termijn (door de komst van de Omgevingswet). Met de verwachte inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024, wordt komend jaar gezien als tussenjaar. In 2023 zal veel extra tijd worden besteed aan het gezamenlijk werken met gewijzigde processen en procedures, een andere systematiek en terminologie, maar ook een nieuwe manier van denken. Daarnaast verwachten wij voordat de Omgevingswet in werking treedt een hogere werkvoorraad aan procedures en het daarmee samengaan van een te verwachten hoge werkdruk. Onze bouwambitie is om 1600 woningen (de komende vier jaar) te realiseren en daarmee verwachten we een stijging van het aantal omgevingsvergunningaanvragen. Door het voeren van
17
vooroverleggen en het behandelen van klantvragen kunnen we aantal niet ontvankelijke of niet vergunbare omgevingsvergunningaanvragen reduceren. Op dit moment vindt met name inhuur plaats om de formatie rond te krijgen en de werkvoorraad te kunnen afhandelen. Het komend jaar wordt gebruikt om de basis op orde te krijgen. Dit houdt in dat er aandacht moet zijn voor begrijpelijke wijze van communiceren, integrale afweging maken en afstemmen met ketenpartners. 4.
Omvang taak
Het verwachte aantal vooroverleggen is ca. 400 voor het jaar 2023. Het aantal klantvragen wisselt sterk maar de verwachting dat er meer vragen zullen komen in toekomst verwachten wij ca. 1850 klantvragen voor het jaar 2023. Dit komt neer op ca. 7 klantvragen per werkdag.
5.
Doelstelling
We maken uniforme werkafspraken/protocollen om de vooroverleggen en klantvragen binnen de redelijke termijn te kunnen afhandelen. Aan het eind van de beleidscyclus worden 90% van de binnengekomen vooroverleggen en klantvragen binnen de gestelde termijn beantwoord/opgepakt.
6.
Indicatoren
Aantal vooroverleggen Aantal klantvragen
7.
Benodigde capaciteit
Raming benodigde uren voor 2023 (en 2024): Informatieverzoeken: 1.350 uur (ongeveer 1850) Vooroverleg: 1.350 uur (ongeveer 440) Raming benodigde uren voor 2023 totaal: 2.700 uur
8.
Koppeling met strategisch doel
Door het uitvoeren van deze taken beperken we de (bouwgerelateerde) risico’s en leveren we een bijdrage aan het strategische doel Een veilig Westerkwartier en doordat we vooraan in het proces extra aandacht geven aan het vooroverleg c.q. de preventiestrategie toepassen hanteren leveren we een bijdrage aan het strategische doel Dienstverlening en uitvoeringskwaliteit .
18
Taakblad 2: Omgevingsvergunning activiteit Bouwen, Monumenten en Aanleg 1.
Toelichting taak
De casemanagers/vergunningverleners van de teams Wonen, Buitengebied en Economie en Erfgoed vallend onder Fysiek domein voeren deze activiteiten uit. Het behandelen van aanvragen omgevingsvergunning voor de activiteiten bouwen, monumenten en aanleg. De taak vangt aan met de ontvangst van de aanvraag en wordt afgerond door: • het verlenen van de vergunning; • het weigeren van de vergunning; • het buiten behandeling laten van de aanvraag; • het intrekken van de aanvraag op verzoek van de aanvrager. • Inschakelen van interne adviseurs en wanneer nodig externe partijen (overleg ketenpartners in de ketensamenwerking zoals de VRG, ODG, Libeau, SEWECO en gemeente Groningen) De processtappen, checklists, termijnbewaking en standaardbrieven zijn vastgelegd in het nieuwe zaaksysteem. In de recent vastgestelde U&HS hebben we een nieuwe preventie- en vergunningenstrategie opgenomen met een bouwtoetsingsprotocol. De bedoeling is dat alle uitvoering van de vergunningstaken risicogericht worden uitgevoerd op basis van een toetsingsprotocol zoals opgenomen in de U&HS van gemeente Westerkwartier.
2.
Wettelijk kader
Bouw Op basis van de Wabo is het verboden om te bouwen zonder een omgevingsvergunning. Een omgevingsvergunning wordt tot de inwerkingtreding van de Omgevingswet getoetst aan het bestemmingsplan, het bouwbesluit en onze welstandsnota. De toetsing aan het bestemmingsplan is volledig. Bij het vaststellen van de U&HS hebben we ervoor gekozen om een diepgang van toetsing vast te leggen in een bouwtoetsingsproctol. Per type bouwwerk is afhankelijk van het risico bepaald op welk niveau ieder van de aspecten getoetst wordt. Het bouwtoetsingsprotocol is opgenomen als bijlage. Monument Indien het gaat om een aanvraag tot het verlenen van een omgevingsvergunning betrekking heeft op een activiteit met betrekking tot een rijks-, provinciaal of gemeentelijk monument als bedoeld in artikel 2.1, eerste lid, onder f, of artikel 2.2, eerste lid, aanhef en onder b, van de Wabo in samenhang met de provinciale erfgoedverordening of Erfgoedverordening gemeente Westerkwartier 2020, worden deze aanvragen voorgelegd aan de welstandcommissie (Libau). Libau adviseert de gemeente over het uiterlijk aanzien van een bouwplan. Dit is vastgelegd in de wetstandsnota. Na inwerkingtreding van de Omgevingswet worden de toetsingsgronden anders en voor het toetsen aan welstandseisen dient er een Commissie Ruimtelijke kwaliteit (CRK) te worden ingesteld middels een verordening. Deze is in voorbereiding.
Besluit bouwwerken leefomgeving, omgevingsplan of § 8.1.1 Besluit kwaliteit leefomgeving, provinciale verordening, lijst van gemeentelijke monumenten.
19
Artikel 5.1 lid 1 onder b Omgevingswet en 5.22 Omgevingswet, 8.80 Bal, Omgevingsplan, Erfgoedwet, Erfgoedverordening, Bal, bruidsschat en de lijst van gemeentelijke monumenten. Voor een uitgebreide toelichting van het toetsingskader verwijzen wij naar toetsingskader en werkwijze vergunningverlening en meldingen voor omgevingsplanactiviteit en bouwactiviteit in de bijlage vergunningenstrategie van de U&HS. Aanleg De wettelijke verankering van aanleggen of veranderen weg zijn terug te vinden in artikel 2.2 Wabo. 3.
Probleemanalyse
Op dit moment wordt er gewerkt aan een uniforme werkwijze. Een uniforme werkwijze van het beoordelen en afhandelen van de omgevingsvergunningen activiteit bouwen bij de vergunningverleners. Er wordt geen tijd geschreven en er wordt niet gewerkt met kengetallen. Binnen onze gemeente verwachten we dat wij meer uren nodig hebben om de omgevingsvergunningen af te handelen conform de vergunningenstrategie door de komst van de Omgevingswet. Met de verwachte inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari2024, wordt komend jaar gezien als tussenjaar. In 2023 zal veel extra tijd worden besteed aan het gezamenlijk werken met gewijzigde processen en procedures, een andere systematiek en terminologie, maar ook een nieuwe manier van denken. Daarnaast verwachten wij dat voordat de Omgevingswet in een hogere werkvoorraad aan procedures en het daarmee samengaan van een te verwachten hoge werkdruk. Onze bouwambitie is om 1600 woningen (de komende vier jaar) te realiseren en daarmee verwachten we een stijging van het aantal omgevingsvergunningen activiteit bouw. We verwachten een toename van complexe aanvragen en een afname van eenvoudige aanvragen. Op dit moment vindt met name inhuur plaats om de formatie rond te krijgen en de werkvoorraad te kunnen afhandelen. Het komend jaar wordt gebruikt om de basis op orde te krijgen.
Dit houdt in dat er aandacht moet zijn voor begrijpelijke wijze van communiceren (o.a. inrichten vooroverleg), integrale afweging maken en afstemmen met ketenpartners.
4.
Omvang taak
5.
Doelstelling
Het verwachte aantal omgevingsvergunningen is 855 voor het jaar 2023. Voor 2024 verwachten we eenzelfde aantal. We hanteren de volgende onderverdeling: 588 Enkelvoudige aanvragen 267 Meervoudige aanvragen • • • •
We passen bij elke omgevingsvergunning activiteit bouw het toetsingsprotocol bouwen toe. We maken uniforme werkafspraken/protocollen om de vergunningen binnen de wettelijke termijn te kunnen afhandelen. We stellen het CRK voor inwerkingtreding van de Omgevingswet in middels een verordening. Aan het eind van de beleidscyclus worden 95% van de binnengekomen vergunningen binnen de gestelde termijn afgehandeld.
20
6.
Indicatoren
Aantal intrekkingen omgevingsvergunning Aantal omgevingsvergunningen activiteit bouw Aantal omgevingsvergunning activiteit monument
7.
Benodigde capaciteit
We werken met landelijke kengetallen en houden rekening met de onderverdeling van enkelvoudige en meervoudige aanvragen: 588 Enkelvoudige aanvragen x 13,5 uur = 7.938 uren 267 Meervoudige aanvragen x 21 uur = 5.607 uren Raming benodigde uren voor 2023 totaal: 13.545 uur
8.
Koppeling met strategisch doel
Door het uitvoeren van deze taken beperken we de (bouwgerelateerde) risico’s en leveren we een bijdrage aan het strategische doel Een veilig Westerkwartier en doordat we vooraan in het proces extra aandacht geven aan het vooroverleg c.q. de preventiestrategie toepassen hanteren leveren we een bijdrage aan het strategische doel Dienstverlening en uitvoeringskwaliteit .
21
Taakblad 3: Omgevingsvergunning planologisch 1.
Toelichting taak
De beleidsmedewerkers Ontwikkeling en RO van de teams Wonen, Buitengebied en Economie en Erfgoed vallend onder Fysiek domein voeren onderstaande activiteiten uit. De planologische toets houdt in dat initiatieven (meestal via het vooroverleg) worden beoordeeld aan de hand van het bestemmingsplan/omgevingsplan en worden besproken op haalbaarheid. Indien wordt besloten tot afwijking van het bestemmingsplan/ omgevingsplan (ca 220 keer per jaar) adviseert de RO-er de vergunningverlener bij binnenplanse afwijkingen en kruimelgevallen afwijkingen. De RO-ers adviseren in bijna alle gevallen bij een uitgebreid procedure. Het gaat hier om het behandelen van omgevingsvergunningen waarin er getoetst wordt of er in strijd wordt gehandeld met de regels van ruimtelijke ordening en bekijken de afwijkmogelijkheden die afhankelijk van het specifieke geval kunnen worden ingezet (binnenplanse afwijking, kruimellijst en motivering op basis van een goede ruimtelijke onderbouwing). RO-ers geven advies over omgevingsvergunningen (met name de binnenplanse ontheffingen) en voeren de uitgebreide procedures (op afwijkingen bij omgevingsplan) bij Wonen, Buitengebied en Economie en Erfgoed. De vergunningverleners zorgen voor een evenredige werkverdeling.
Voor de onderlinge werkverdeling wordt momenteel gewerkt aan een voorstel met als uitgangspunt het integrale gedachtengoed en continuïteit, vakkennis en uitdaging in het werk te waarborgen. Er worden werkafspraken gemaakt over verdeling van de werkzaamheden over de drie teams. In de toekomst vindt verdeling plaats naar gelang de kennis en ervaring van Vergunningverleners en adviseurs. Het proces van de intaketafel is beschreven en gedeeld en daarmee wordt in 2023 verder geoefend. Grote ontwikkelingen komen bij RO adviseurs terecht en dan worden de initiatiefnemers geadviseerd over de inrichting van participatie op te stellen.
2.
Wettelijk kader
Huidig: Artikel 2.1, eerste lid, onder c, Wabo, Bestemmingsplan, kruimelgevallenlijst. Handelen in strijd met een bestemmingsplan, binnen plan, kruimel en buitenplans (artikel 2.12 lid 1 onder a sub 1, 2 en 3 Wabo) Omgevingswet: omgevingsplan, lijst gevallen adviesrecht voor de raad Bopa, hfdst 5 van het Bkl, de toepasselijke instructieregels in de provinciale verordening. Onder de Omgevingswet verandert de terminologie. Indien het gaat om een binnenplanse omgevingsplanactiviteit toetsen wij de omgevingsvergunning
22
aan alle regels van het tijdelijk deel van het omgevingsplan. Indien de aanvraag past binnen de regels geven we de omgevingsplanactiviteitvergunning af. Indien de aanvraag niet past binnen het omgevingsplan dan is er sprake van een buitenplanse omgevingsplanactiviteit toetsen wij deze aan de toepasselijke instructieregels in hoofdstuk 5 van het Bkl, de toepasselijke instructieregels in de provinciale verordening én dat de Bopa in overeenstemming moet zijn met een evenwichtige toedeling van functies aan locaties. Het begrip ‘evenwichtige toedeling van functies aan locaties’ volgt het begrip ‘een goede ruimtelijke ordening’ op. Binnen onze gemeente gebeurt deze evenwichtige toedeling van functies aan locaties plaats op de intaketafel.
3.
Probleemanalyse
We verwachten een toename van het aantal procedures door invoering van nieuwe Omgevingswet. De werkvoorraad binnen team Wonen zou een toename van 35% stijgen gezien de woningopgave. Tegelijkertijd is er een beweging in de markt (zoals dalende huizenprijzen) gaande dat nieuwe projecten in de ijskast belanden. We zetten uiteindelijk in op een toename van de werkvoorraad.
4.
Omvang taak
We verwachten dat het aantal Omgevingsvergunningen met planologisch aspect toeneemt de komende jaren. In de afgelopen 4 jaren is een lichte stijging te zien in het aantal plannen waar middels een afwijkingsprocedure medewerking is verleend;
De verwachting is dat in aanloop naar de inwerkingtreding van de Omgevingswet het aantal vergunningen in afwijking van het bestemmingsplan/ omgevingsplan zal toenemen. De reden hiervoor ligt mogelijk deels in de onzekerheid hoe de nieuwe wet zal uitpakken voor het behandelen van plannen. De wettelijke doorlooptijd van aanvragen onder de Omgevingswet zullen naar verwachting korter zijn. Het is echter op dit moment nog onvoldoende duidelijk of het behandelen van aanvragen in afwijking van een omgevingsplan ook daadwerkelijk korter of eenvoudiger zal zijn. De verwachting is dat aanvragers vooralsnog terughoudend zullen zijn en voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet nog een aanvraag zullen doen om gebruik te maken kunnen maken van de huidige “bekende” procedures. Of dit daadwerkelijk zo zal zijn is afwachten. De ervaring leert dat vlak voor wetswijzigingen een meestal een piek in het aantal aanvragen is te zien. Na inwerkingtreding van de Omgevingswet is de verwachting dat het aantal procedures eerst zal afnemen en daarna zal stabiliseren. Daarnaast wordt een stijging in het aantal aanvragen verwachten door de woningbouw opgave voor de komende jaren. Het ligt in de verwachting dat 23
het aantal vergunningen in afwijking van het bestemmingsplan/omgevingsplan evenredig zal toenemen. (zie ook punt 3 taakblad 3). We zetten eerst in op een toename van de aanvragen waar middels een afwijkingsprocedure medewerking aan wordt verleend.
5.
Doelstelling
Tijdig afhandelen van omgevingsvergunningen Geen dwangsommen Integrale afweging kunnen maken op basis van de Omgevingswet
6.
Indicatoren
Aantal Omgevingsvergunningen activiteit RO Ca 220-250
7.
Benodigde capaciteit
Onderverdeling: Binnenplanse afwijking: ca 80 -100 x 12 uur = Kruimellijst: ca 110 -130 x 12 uur = Uitgebreide procedure: ca 10 - 20 x 25 uur = Totaal Raming benodigde uren voor 2023 totaal: 3260 uur
Koppeling met strategisch doel
Door het uitvoeren van deze werkzaamheden leveren we een bijdrage aan de strategische doelstelling Een veilig Westerkwartier.
8.
1200 uur 1560 uur 500 uur 3260 uur
24
Taakblad 4: Vergunningen en meldingen APV + bijzondere wetten 1.
Toelichting taak
De werkzaamheden van medewerkers die zich bezighouden met de uitvoering van regelgeving genoemd in de APV van de gemeente Westerkwartier en diverse Bijzondere Wetten zijn ondergebracht in het team Economie en Erfgoed. Advisering voor het kappen van bomen/houtopstanden vindt plaats door Team groen en voor in/uitritten adviseert Team verkeer en/of Team buitendienst. Zij voeren de volgende taken uit: Het in behandeling nemen van vergunningaanvragen voor APV & bijzondere wetten gerelateerde activiteiten, zoals inrit en kappen van bomen. De taak vangt aan met de ontvangst van de (concept)aanvraag en wordt afgerond door: - een schriftelijke reactie op de concept aanvraag waarin is aangegeven of de gemeente in beginsel wel of niet bereid is medewerking te verlenen aan het initiatief; - het verlenen van de vergunning; - het weigeren van de vergunning; - het buiten behandeling laten van de aanvraag; - het na afstemming met aanvrager, door aanvrager laten intrekken van de aanvraag; - het accepteren van de melding, al dan niet onder oplegging van nadere voorwaarden; - het buiten behandeling laten van de melding. De processtappen, termijnbewaking en standaardbrieven vindt plaats of zijn vastgelegd in het zaaksysteem.
Naast het telefonisch beantwoorden van vragen, zaken die via email worden afgedaan worden alle zaken (vergunningen, meldingen, kennisgevingen en ontheffingen) handmatig door de administratief medewerkster APV geregistreerd, geprint, verzonden en afgehandeld in het zaaksysteem Squit. Getracht wordt alle zaken (ook e-mail) die betrekking hebben op een zaak zorgvuldig te registreren en te archiveren
2.
Wettelijk kader
Algemene Plaatselijke Verordening (APV) & Bijzondere Wetten, evenementen en geluidnota, standplaatsenbeleid. Het gaat om de volgende vergunningen, meldingen/kennisgevingen en ontheffingen Vergunningen Vergunningverlening evenementen 2.25 A.P.V. Vergunningverlening voorwerpen openbare plaats (terras, 3-hoeksborden) 2.10 A.P.V. Vergunningverlening standplaatsen 5.18 A.P.V. Vergunningverlening (omgevingsvergunning) in/uitweg 2:12 A.P.V. Vergunningverlening (omgevingsvergunning) kappen houtopstanden 4.11 A.P.V. Vergunningverlening Alcoholwet Art. 3 Alcw. Vergunningverlening Wet op de kansspelen (automaten)/loterijen Art. 30 Wok Meldingen/kennisgevingen Afhandelingen meldingen klein evenement 2.25 A.P.V. Afhandelen meldingen Incidentele festiviteiten 4:3 A.P.V. Afhandelen kennisgeving betogingen op openbare plaatsen 2.3 A.P.V.
Ontheffingen 25
Verlenen ontheffingen Alcoholwet Art. 35 Verlening ontheffing carbidschieten 2.73a A.P.V. Afhandeling ontheffingen Zondagswet Art. 3/4 Ontheffing open vuur (b.v. paasvuren) 5.34 A.P.V. Na inwerkingtreding komen de APV vergunningen en meldingen met een fysieke component (uiteindelijk) terecht in het omgevingsplan. Door invoering van de Omgevingswet zullen de omgevingsvergunningen kap- en in-en uitritten uit de APV verdwijnen. 3.
Probleemana lyse
Wij ervaren voor wat betreft de evenementen ervaren wij dat de meer professionele organisatoren de gevraagde zaken veelal op tijd en volledig aanleveren. Het zijn juist de particulieren, buurtverenigingen en dergelijke organisaties die meer inspanningen vergen. Aanvragen worden doorgaans niet tijdig, onvolledig of te laat ingediend. Doordat er nu sprake is van enige herhaling van evenementen merken we dat organisaties ons meer en meer weten te vinden. Daarnaast blijven we bezig aanvraagformulieren te optimaliseren afgestemd op wensen van organisatoren en benodigde informatie door ons. Ook de vergunningverlening voor standplaatsen ondervinden we problemen. Ons standplaatsenbeleid is inmiddels achterhaald door de uitspraak van de Raad van State over zogenaamde schaarse vergunningen (onbepaalde tijd vergunningen mogen niet en termijnen dienen afgestemd te worden op terugverdientijden). Het beleid dient aangepast te worden om willekeur te voorkomen. Op het moment van schrijven vindt tevens een interne analyse plaats naar de huidige personele bezetting in relatie tot de diverse werkzaamheden en tijdige afronding van de aanvragen. De uitkomsten van deze analyse zijn nog niet bekend.
4.
Omvang taak
Werkzaamheden en verwachte aantallen in 2023 en voor 2024: Vergunningen evenementen Meldingen kleine evenementen Overige vergunningen (Kansspelen, Alcoholstandplaatsen/reclame) Kennisgevingen (incidentele festiviteiten) Ontheffingen Kappen/ in- uitritten Vergunningen Totaal aantal zaken geregistreerd in Squit
172 164 135 48 76 167 Totaal 762
5.
Doelstelling
Het op orde brengen van kennis en capaciteit Waarborgen dat evenementen worden georganiseerd die passen binnen de kaders zoals vastgesteld in het Evenementen en geluidsnota
6.
Indicatoren
Aantal Vergunningen evenementen Aantal Meldingen kleine evenementen Aantal Overige vergunningen (Kansspelen, Alcoholstandplaatsen/reclame) Aantal Kennisgevingen (incidentele festiviteiten) Aantal Ontheffingen Aantal Kappen/ in- uitritten Vergunningen
7.
Benodigde capaciteit
Benodigde capaciteit per onderdeel in kaart gebracht op basis van kengetallen 172 Vergunningen evenementen 164 Meldingen kleine evenementen
x 10 uur x 3 uur
1.720 uur 492 uur 26
135 Overige vergunningen x 5 uur 48 Kennisgevingen (incidentele festiviteiten) x 3 uur 76 Ontheffingen x 4 uur 167 Kappen/ in- uitritten Vergunningen x 4 uur Totaal aantal zaken geregistreerd in Squit
675 uur 144 uur 304 uur 668 uur Totaal 4.003 uur
Raming benodigde uren voor 2023 totaal: 4.003 uren
8.
Koppeling met strategisch doel
Door het uitvoeren van deze werkzaamheden leveren we een bijdrage aan de strategische doelstelling Dienstverlening.
27
Taakblad 5: Toezicht omgevingsvergunning activiteit Bouwen, Monumenten en Sloopmeldingen Toelichting taak
Binnen onze gemeente hebben we een aantal toezichthouders die zich bezighouden met de volgende werkzaamheden binnen het team toezicht, controle en handhaving. − Het houden van toezicht op werken waarvoor een omgevingsvergunning activiteit bouwen is verleend. Het gaat hier omgevingsvergunningen activiteit bouw die variëren van de aanbouw bij een woning tot het bouwen van grote voor publiek toegankelijke gebouwen en woningbouwprojecten. − Na bestudering van de omgevingsvergunning activiteit bouwen, inclusief de daarin opgenomen voorwaarden, voert de toezichthouder controles ter plaatse uit. − Bij strijdigheden met de omgevingsvergunning activiteit bouw voert de toezichthouder overleg met de vergunninghouder/bouwkundig aannemer. De toezichthouder kan zich daarbij laten adviseren door de constructeur, de brandveiligheidsadviseur en/of jurist. Als de strijdigheden niet worden opgeheven of gelegaliseerd, wordt overgegaan tot handhaving. − Het uitvoeren van toezicht aan de hand van vergunningstekeningen, vergunningvoorschriften en algemene bouw en omgevingsplanregels: a. toezicht houden op de uitvoering van de bouw; b. toezicht houden bij bestaande bouw; c. toezicht houden op sloopwerkzaamheden, inclusief asbest particulieren; d. toezicht houden op de naleving van veiligheidsvoorschriften; e. toezicht op de naleving van brandvoorschriften; f.
toezicht houden op het gebruik van gebouwen; − Het inschakelen van specialist voor complexe situaties en beoordelen toepasbaarheid advies van specialist. − Bevindingen rapporteren, overtredingen melden, optreden en ambtelijke vooraankondiging maken. − Het leveren van een bijdrage bij het handhaven bij geconstateerde overtredingen. De juridische adviseurs verzorgen bestuurlijk handhavingsmaatregelen. − Behandelen van de gereedmelding van bouw en/of sloop. − Behandelen ongewone voorvallen, klachten, meldingen en handhavingsverzoeken. We houden toezicht volgens de toezichtstrategie zoals beschreven in de bijlage van onze U&HS.
Wettelijk kader
Huidig: Wabo en woningwet,Bouwbesluit (oud), Bouwverordening en Welstandsnota Onder de omgevingswet: omgevingsplan en Bbl, Integraal toezichtsprotocol.
Probleemanalyse
We baseren de probleemanalyse op de recentelijk uitgevoerde risicoanalyse opgenomen in de U&HS. De meeste voorkomende overtredingen in de hoogste risico categorie betreffen: 1. Het handelen in strijd met een omgevingsvergunning waarbij de draagconstructie niet conform de omgevingsvergunning nieuwbouw/verbouw is gebouwd waarbij het bouwwerk valt onder gevolgklasse 2 en 3 (complexe bouwwerken) 2. Het handelen in strijd met een omgevingsvergunning waarbij de brandveiligheidsaspecten niet conform de omgevingsvergunning nieuwbouw/verbouw is gebouwd waarbij het bouwwerk valt onder gevolgklasse 2 en 3 (complexe bouwwerken). 3. Het in gebruik hebben van een bestaand gebouw waarbij de eisen met de brandveiligheidsaspecten worden overtreden valt onder gevolgklasse 3