T 2024-070 Bijlage Communicatie- en Participatieplan asielzoekers

Communicatie- en participatieplan asielzoekers Toezegging T 2024 - 070, raadsvergadering 12 september 2024. Inleiding Op 12 september 2024 stelde uw gemeenteraad de kaders voor het opvangen van asielzoekers in het kader van de Spreidingswet vast. Uw gemeenteraad verzocht de portefeuillehouder om uw gemeenteraad nader te informeren over de wijze van inwonerparticipatie, en uw gemeenteraad daarover te informeren door het opstellen en toezenden van een participatieplan. Dit communicatieen participatieplan is aanvullend op het geamendeerde raadsbesluit (Nr. 202/09.21) en onderliggend raadsvoorstel (Z.106971/D.298483), paragraaf ‘participatie’. Fasen van betrokkenheid Het college verdeelde het proces om te komen tot een asielopvangvoorziening onder in drie fasen. Het college stelde vast dat zij bij alle vervolgstappen na 12 september 2024 méér aandacht wenst voor communicatie én inwonerparticipatie. Fase 1: Voordat potentiële locaties bekend zijn (kaders) Anders dan het college op 2 juli 2024 beoogde was de betrokkenheid van inwoners voorafgaand aan uw raadsvergadering op 12 september 2024 té minimaal. Vanwege de gestelde deadline van 1 oktober (indienen gemeentelijke bijdrage in het provinciaal verslag) en de nadrukkelijke wens van het college om dit proces als ‘één gemeentebestuur’ te doorlopen bracht het college op 20 augustus raadsvoorstel Z.106971/D.298483 in routing.

De gemeente besteedde méér aandacht aan communicatie rondom het rondetafelgesprek ruimte van 27 augustus 2024 en de raadsvergadering van 12 september 2024. Ook ontwierp de gemeente een themapagina op de gemeentelijke website en borgde de gemeente de bereikbaarheid van een projectleider op dit onderwerp. https://www.westmaasenwaal.nl/spreidingswet Fase 2a: Nadat de potentiële locaties bekend zijn (oktober – december) Het openen van een asielopvangvoorziening van 150 tot 180 reguliere asielzoekers heeft een effect op de gemeenschap. Zorgen van inwoners mogen er zijn. Om mogelijke zorgen van inwoners voldoende te adresseren organiseert de gemeente inwonersbijeenkomsten rondom potentiële locaties. Tijdens deze inwonersbijeenkomsten zijn de gemeente en het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) aanwezig. De inwonersbijeenkomsten vinden plaats rondom potentiële locaties en zijn voor eenieder toegankelijk. Tijdens deze eerste inwonersbijeenkomst(en) informeert de gemeente inwoners over de kaders van het gemeentebestuur, en legt zij uit hoe zij tot deze locatie kwam, hoe het vervolgproces eruit ziet én wat inwoners van de gemeente en het COA kunnen en mogen verwachten.

Wat: Informeren over de kaders van het gemeentebestuur, het aanwijzen van de locatie door het college en schetsen (vervolg)proces Waar: In een voorziening nabij de locatie Hoe: Plenaire bijeenkomst Wie: Gemeente, COA Participatie: Nee, de gemeente en het COA schetsten op deze avond het proces en de voorgenomen plannen. Uiteindelijk ligt het definitief adviesrecht bij uw gemeenteraad. De locatie staat op deze avond niet ter discussie. Het destillaat van deze bijeenkomst verwerkt de gemeente in een raadsinformatiebrief aan uw gemeenteraad.

Fase 2b: Toewerken naar de bestuursovereenkomst (januari - maart) Onder alle asielopvangvoorzieningen ligt een bestuursovereenkomst tussen het COA en de gemeente. In de bestuursovereenkomst staan afspraken tussen de gemeente en het COA over de vestiging én ingebruikname van een opvanglocatie. De bestuursovereenkomst biedt ruimte om aspecten die de gemeente en omwonenden belangrijk vinden zoals veiligheid, bereikbaarheid, communicatie en dagbesteding / toeleiding naar werk te formaliseren. Wat: Participeren over de inrichting van de locatie en aspecten die omwonenden belangrijk vinden Waar: In een voorziening nabij de locatie Hoe: Overleggen klankbordgroep / website gemeente / lokale media Wie: Gemeente, COA Het destillaat van deze bijeenkomst verwerkt de gemeente in een raadsvoorstel aan de gemeenteraad; wensen en bedenkingen bestuursovereenkomst.

Fase 3a: Ruimtelijke procedure Na het afsluiten van de bestuursovereenkomst staat het COA aan de lat om de ruimtelijke procedure te doorlopen. Het college vindt het belangrijk dat omwonenden goed aangesloten zijn en blijven bij de ontwikkelingen. Gedurende de ontwikkeling van de asielopvangvoorziening en de ruimtelijke procedure zit de gemeente het klankbordoverleg voor en borgt zij de informatie- en communicatielijnen naar inwoners toe. Wat: Informeren over ruimtelijke procedure en voortgang Waar: In een voorziening nabij de locatie Hoe: Overleg klankbordgroep / website gemeente / lokale media Wie: Gemeente, COA Fase 3b: Locatie operationeel Het COA is gedurende de exploitatie van de locatie verantwoordelijk voor participatie en communicatie. De gemeente is in deze fase ondersteunend aan het COA en zet haar communicatiekanalen in om inwoners goed te informeren. Wat: Participatie aangaande verbeterpunten en versterken sociale integratie Waar: Op de locatie Hoe: overleggen klankbordgroep / website gemeente / lokale media Wie: Gemeente, COA

Schematische weergave proces Wat Aanwijzen locatie

Wanneer - Locatieonderzoek gemeente (september – oktober) - Schouwen potentiële locaties door het COA (oktober- november) - Berekenen haalbaarheid locatie door het COA (oktober -november) - Communiceren over haalbare locaties en voeren dialoog met omwonenden (november – januari) Bestuursovereenkomst - Concept bestuursovereenkomst bespreken met omwonenden (januari – februari) - Concept bestuursovereenkomst naar gemeenteraad (maart) - Definitieve bestuursovereenkomst (maart – april) Opstarten ruimtelijke - Uitvoeren onderzoeken die nodig zijn voor een omgevingsvergunning procedure COA (BOPA) - Indienen van een vergunningsaanvraag - Formeel adviesrecht gemeenteraad - Verlenen vergunning college Realisatie locatie - Realiseren van de locatie door het COA Exploiteren locatie - Exploiteren van de locatie door het COA