T 2022-054 T 2022-055 ICT-verbeterplan

Toezeggingen NR en onderwerp Toezegging:

T 2022 - 054 fte ICT T 2022 - 055 Staat benchmark

Toezegging gedaan tijdens:

RTG ruimte en SenB bij Agendapunt 3

Toezegging:

Portefeuillehouder van Neerbos zegt toe vóór de raadsvergadering een overzicht toe te sturen waaruit blijkt hoeveel fte er voor ICT ingezet wordt.

Portefeuillehouder: Datum akkoord college:

Portefeuillehouder van Neerbos zegt toe vóór de raadsvergadering het gevraagde staatje van de benchmark toe te sturen. V. van Neerbos 6 december 2022

Afdoening/Antwoord In het RTG van 29 november 2022 is de notitie mogelijkheden ICT-verbeterplan besproken. Daarbij zijn een drietal beslispunten aan uw raad voorgelegd. Met de beantwoording van de gestelde vragen, gaan we ook nog wat dieper in op de doelen van de beslispunten. 1. Kennisnemen van de notitie ICT-verbeterplan De notitie is opgesteld door VKA (Verdonck Klooster & associates), die tijdens het RTG ook een toelichting hebben gegeven. De notitie geeft aan dat de infrastructuur van de gemeentelijke ICT ernstig is verouderd. Eerder is dit signaal ook aangegeven door de huidige beheerder De Connectie. Zie daarvoor de roadmap (* ter kennisname bijgevoegd). Hierin wordt de conclusie getrokken dat “de motor” aanpassing behoeft. Deze roadmap is voor een second opinion voorgelegd aan VKA. Gelijktijdig maakte de Connectie bekend het beheer van onze ICT-voorzieningen niet langer te kunnen ondersteunen. Reden hiervoor zijn wijzigingen in de bedrijfsstructuur van het samenwerkingsverband van de eigenaren de gemeente Arnhem, Rheden en Renkum. De Connectie gaf aan dat de noodzakelijke aanpassingen van “de motor” wellicht ook een goed moment was om te zien naar een andere beheerder. Met dit gegeven is aan VKA gevraagd ook te adviseren met betrekking tot mogelijkheden van uitbesteding aan een externe (beheer) partner.

Bij de voorbereidingen constateerde VKA dat de roadmap van De Connectie nog diverse “witte plekken” kende. Om die reden is de roadmap verder niet gevolgd maar is een verbeterplan opgesteld waarbij alle noodzakelijke investeringen in beeld zijn gebracht. Dat plan is u voorgelegd. Het doel van het plan is om inzicht te hebben in de noodzakelijke voorzieningen, de mogelijkheid van uitbesteding van het beheer bij een externe partner en de daarmee gemoeide (begrote) kosten. Bij de uitwerking van het plan, nadat u daarvan kennis hebt kunnen nemen, zal worden betrokken de definitief noodzakelijke voorzieningen in overleg met een aanbieder uit de markt. Zodra deze uitwerking gereed is komen wij, zoals ook in het voorstel aangegeven, bij uw raad terug voor een definitief go. Verwacht wordt dat dit medio 2023 kan plaatsvinden.

Format Toezeggingen, versie 26 januari 2021

De uitwerking van het plan wordt door een projectgroep voorbereid. In deze groep zullen, onder leiding van de Teammanager Dienstverlening, zitten nemen: - Informatiemanager West Maas en Waal : regievoering en inhoudelijke kennis - Consultants VKA bij de fases inventarisatie/aanbesteding/selectie/implementatie - CISO en FG van West Maas en Waal m.b.t. security/data beveiliging - Inkoopfunctionaris - Contractmanager - Functioneel beheerders - ICT De Connectie : advies en ontvlechting En uiteraard worden de gebruikers betrokken. 2. Beschikbaar stellen van een eenmalig budget voor 2023 …. In het budget zijn kosten opgenomen voor het begeleiden van dit traject inclusief opstellen DVO’s met partijen (€ 101.200). Verder zijn kosten opgenomen voor de (extra) ondersteuning door de Connectie voor de periode om de huidige infrastructuur te ondersteunen (€ 175.000) en kosten voor de noodzakelijke (tijdelijke) investeringen om uitval van het huidige systeem te kunnen opvangen (€ 100.000) Daarbij zijn ook inbegrepen mogelijke investeringen om de netwerksnelheid van het huidige systeem te kunnen updaten.

Voorts is in dit budget voorzien in de eenmalige kosten die noodzakelijk zijn om de overgang naar een nieuwe beheerder te ondersteunen (installatie, implementatie en inrichtingskosten) € 150.676 Tenslotte zijn kosten opgenomen voor de implementatie van security en compliance beleid (Baseline Informatiebeveiliging Overheid -BIO-) die noodzakelijk is om aan alle rijksregels te kunnen voldoen voor dit onderwerp (€ 40k) Risicoanalyse Om een beeld te hebben over de risico’s die de huidige infrastructuur heeft is aan analyse opgesteld (* ter kennisname -vertrouwelijk- bijgevoegd). Om direct te kunnen acteren bij uitval van systemen is een krediet opgenomen van € 100k. Gezien het advies het huidige systeem (de motor) volledig te vervangen wordt deze alleen ingezet bij omstandigheden die de bedrijfsvoering beïnvloeden. Financiële raming jaarlijkse kosten In de door VKA opgestelde kostenraming is in beeld gebracht welke kosten met de gemeentelijke ICT-infrastructuur gemoeid kunnen zijn. Dit is gebaseerd op de optimale structuur en de benodigde hard- en (huidige) software. Ook is in de kostenraming opgenomen de formatie van 3,95 fte (welke thans al is opgenomen in de afdelingsplannen en de daarvoor benodigde budgetten) die betrokken is bij ICT: ICT beleid en control

0,2 fte

Security en compliance beleid

0,55 fte

Informatie management

0,9 fte

Contract en leveranciermanagement

0,2 fte

Functioneel beheer

1,1 fte

Projectmanagement

1,0 fte

De kostenraming betreft derhalve een integraal overzicht van alle kosten die gemoeid zijn met de ICT-voorzieningen. Naast dat het een totaalbeeld schets kunnen deze ook afgezet worden tegen de ICT-benchmark Gemeenten 2022 (* link ICT benchmark 2022) De benchmark 2022 brengt de kosten in beeld over het boekjaar 2021. Daaruit blijkt dat de kosten per inwoner euro 96 bedragen. Op basis van de raming door VKA komen de ICT kosten in onze gemeente in 2023 (twee jaar na de benchmark) op 107 euro. In de raming is voor de volgende jaren rekening gehouden met kostenstijgingen en inflatie. De werkelijke kosten zullen duidelijk worden, nadat het ICT-verbeterplan verder is uitgewerkt. Deze uitwerking leggen wij, zoals hierboven gesteld, medio 2023 aan u voor.