RV rechtmatigheids- en controleprotocol 2025-2029

Raadsvoorstel

Onderwerp

Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2025-2029

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

E.J. Slootweg

Team Zaakkenmerk/Document kenmerk Datum collegebesluit Vertrouwelijkheid Bijlagen

Concerncontroller Z.123013/D.335433 2 september 2025 Openbaar Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

1. het Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2025-2029 vast te stellen 2. het Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2024-2028 in te trekken

Aanleiding

Sinds begrotingsjaar 2023 is het college van Burgemeester en Wethouders verantwoordelijk voor een rechtmatigheidsverantwoording. In aanvulling op de regels vanuit de Gemeentewet (art. 212 en 213) en bijbehorende verordeningen stelde uw raad het Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2024-

2028 vast op 30 januari 2024. Met dit protocol geeft u het college nadere aanwijzingen voor de rechtmatigheidsverantwoording en de accountant voor de controle op de jaarrekening. Hoewel het protocol een meerjarig karakter kent, wordt deze geactualiseerd als ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Reden om het protocol 2024-2028 te actualiseren is gelegen in de wijzingen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Hierdoor zijn de grenzen voor fouten, onduidelijkheden en onzekerheden zoals vermeld in het protocol 2024-2028 niet langer toegestaan. Vanaf 2025 geldt een nieuw gemaximeerde grens van 2% van de lasten (exclusief dotaties aan reserves). Dit percentage vervangt de eerdere norm van 3% van de lasten (inclusief dotaties aan reserves). Daarnaast geldt de grens nu, in tegenstelling tot voorheen, voor het totaalbedrag aan fouten en onduidelijkheden samen (in geval van de rechtmatigheidsverantwoording) en het totaalbedrag aan fouten en onzekerheden samen (in geval van de controle op de jaarrekening). Daarnaast is met de auditcommissie een gewijzigde overeenstemming bereikt over het begrip 'tijdigheid'.

Beoogd effect

Duidelijke en rechtsgeldige richtlijnen voor het college en de accountant ten behoeve van respectievelijk de rechtmatigheidsverantwoording en de controle van de jaarrekening.

Argumenten

1.1 Met het nieuwe protocol voldoen we weer aan de huidige regels Het huidige protocol is in strijd met gewijzigde regelgeving. Met de geactualiseerde versie voldoen we weer aan de landelijke regels. De wijzigingen ten opzichte van de vorige versie zijn geel gearceerd. 1.2 Met het protocol specificeert de raad wat hij als (on)rechtmatig aanmerkt De verordeningen bieden op onderdelen ruimte voor discussie. Dit gaat met name om het begrotingscriterium en de definitie van 'tijdig melden'. Willen college en raad dezelfde taal spreken dan is het van belang, dat duidelijk is welke definities gehanteerd worden en waar de grenzen liggen. 1.3 In het protocol is de gemaximeerde grens van 2% van de lasten (exclusief dotaties aan reserves) opgenomen De eerder vastgestelde verantwoordingsgrens van 3% is niet langer toegestaan. Een lagere verantwoordingsgrens vraagt een intensievere controle en daarmee meer inspanning voor het ambtelijk apparaat. Door de verantwoordingsgrens op 2% vast te stellen, wordt dit verschil zoveel mogelijk beperkt. Ook wordt daarmee aangesloten bij het percentage van de goedkeuringstolerantie voor de accountantsverklaring.

1.4 Het protocol geeft het onderscheid en de samenhang tussen de richtlijnen voor het college en de accountant weer Het protocol bestaat uit twee gedeelten: het rechtmatigheidsdeel dat richtlijnen aan het college meegeeft voor de rechtmatigheidsverantwoording. En het controledeel dat de richtlijnen voor de accountant weergeeft voor de controle op de jaarrekening. Daarbij is te zien dat overeenstemming is gezocht in de te hanteren grenzen. 2.1 Met de vaststelling van het Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2025-2029 is het Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2024-2028 geactualiseerd

Kanttekeningen

1.1 De kans bestaat dat het Rechtmatigheids- en Controleprotocol al voor 2029 gewijzigd moet worden De rechtmatigheidsverantwoording is nog relatief nieuw. Landelijke evaluaties, wijziging in wet- en regelgeving en gewijzigde kadernota's kunnen aanleiding zijn tot aanpassing van het protocol. De Commissie BBV gaat onder meer op basis van wettelijke veranderingen (waaronder de aanpassing in het BBV en BADO) na welke aanpassingen in de Kadernota rechtmatigheidsverantwoording voor boekjaar 2025 benodigd zijn. Omdat de geactualiseerde Kadernota 2025 pas eind oktober 2025 verwacht wordt, zijn de belangrijkste wijzigingen vast meegenomen in deze actualisatie van het Rechtmatigheids- en Controleprotocol. Dit biedt het college en de accountant duidelijke kaders bij het inrichten en uitvoeren van de controlewerkzaamheden 2025. 1.2 Er bestaat een mogelijkheid dat de inhoud van het protocol afwijkt van het bepaalde in de (toelichting van de) verordeningen ex. art. 212 en 213 Gemeentewet In dat geval prevaleren de bepalingen in het Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2025-2029. De genoemde verordeningen zullen aangepast worden, indien de geactualiseerde Kadernota rechtmatigheid daar aanleiding toe geeft. Uit de Kadernota zal dan blijken op welke onderdelen de verordeningen aangepast moeten worden en mogelijk biedt de VNG dan nieuwe modelverordeningen aan.

Eventuele aanpassing van de verordeningen zal niet voor 2026 afgerond zijn. 1.3 Gemeenteraden mogen de goedkeuringstolerantie lager vaststellen Gemeenteraden hebben deze bevoegdheid, maar in de praktijk wordt hier nauwelijks gebruik van gemaakt. Hoewel een lagere tolerantie leidt tot een scherper beeld en een kritischer oordeel, brengt het meer kosten met zich mee, omdat de accountant meer detailcontroles moet uitvoeren. Dit zorgt ook voor een zwaardere administratieve belasting. Tot slot neemt ook de kans op een verklaring met beperking, afkeurend oordeel of oordeelsonthouding toe.

Financiën

Het protocol gaat uit van de landelijk nieuw gemaximeerde grens van 2%. Deze lagere grens vraagt een nauwkeuriger controle. De kans is daarmee reëel dat accountants voor de controle 2025 een hoger bedrag in rekening brengen dan afgelopen jaren. Dat zal voor onze accountant niet anders zijn gelet op onze overeenkomst. Of hij dit daadwerkelijk zal doen en met welk bedrag is vooralsnog niet bekend. Om te voorkomen dat hierdoor een tekort ontstaat, wordt voorgesteld om in de begroting 2026 € 10.000 extra budget beschikbaar te stellen voor de dekking van accountantskosten.

Communicatie

Na vaststelling van het Rechtmatigheids- en Controleprotocol 20252029 zal deze met de accountant gedeeld worden

Aanpak en planning

Participatie

De wijzingen zijn besproken met en akkoord bevonden door de accountant en de portefeuillehouder. De auditcommissie heeft kennisgenomen van en ingestemd met het gewijzigde protocol.

Bijlagen

Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2025-2029