RV PvE Aanbesteding accountantsdiensten 2026 e.v.

Raadsvoorstel

Onderwerp

Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten 2026 e.v.

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

E.J. Slootweg

Team

Team Control

Zaakkenmerk/Document kenmerk Datum collegebesluit Vertrouwelijkheid Bijlagen

Z.118979/D.325848 20 mei 2025 Openbaar Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

Aanleiding

• het contract met de huidige accountant met 1 jaar te verlengen voor boekjaar 2025 • het programma van eisen voor de aanbesteding van accountantsdiensten vanaf 2026 vast te stellen

Het huidige contract met de accountant loopt tot en met boekjaar 2024 met een eenmalige verlengingsoptie van één jaar voor boekjaar 2025 (Z.092364). Dit betekent dat wij uiterlijk vanaf 2026 een nieuw contract moeten aangaan. Het is de raad die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het

voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – zijn burgemeester en wethouders nauw betrokken. Door de accountantsdienst Europees aan te besteden, is het mogelijk een accountantsdienst conform de wens van de auditcommissie voor langere periode in te zetten. De voorbereiding voor deze aanbesteding is inmiddels in gang gezet. In deze fase is het aan de raad om het programma van eisen vast te stellen.

Beoogd effect

Argumenten

Beschikken over een accountantsdienst die gedurende meerdere jaren een goede uitvoering geeft aan de wettelijk voorgeschreven werkzaamheden en de natuurlijke adviesfunctie

1.1 we zijn tevreden met de werkzaamheden van de huidige accountant Het contract biedt de mogelijkheid tot eenmalig verlengen met een jaar. Er zijn geen omstandigheden om hier geen gebruik van te maken. De werkzaamheden worden verricht conform de overeenkomst. 1.2 dit biedt de mogelijkheid om de aanbestedingsprocedure voor een nieuwe accountantsdienst op tijd op te start en zorgvuldig te doorlopen Door het huidige contract met een jaar te verlengen, starten de feitelijke werkzaamheden van een nieuwe accountant pas in het najaar van 2026. 2.1 het programma van eisen is een kernonderdeel van de Europese aanbestedingsprocedure De Europese aanbestedingsprocedure verplicht gemeenten een transparante, objectieve en non-discriminatoire aanbestedingsprocedure te volgen. Een goed opgesteld programma van eisen is hier kernonderdeel van en voorkomt willekeur. 2.2 het programma van eisen geeft duidelijkheid over taken en verwachtingen In het programma is opgenomen welke diensten de raad van de accountant verwacht. Het gaat hierbij om de uit te voeren controles, op te stellen rapportages en verslagen, de wijze van communicatie, maar ook de ondersteuning bij controlewerkzaamheden door derden. Hierbij is aansluiting gezocht met het Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2024-2028.

Verder biedt het programma duidelijkheid over het referentiekader voor de accountant en de planning van de werkzaamheden. 2.3 het programma van eisen reikt verder dan alleen de wettelijke taken voor een accountantsdienst Het expliciet opnemen van de natuurlijke adviesfunctie, benadrukt dat we een pro-actieve houding van de accountant verwachten. De

accountant kan daarmee vanuit zijn kennis en ervaring een bijdrage leveren aan bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk.

Kanttekeningen

1.1 en 2.1 de maximale verlengingsoptie is één jaar Nogmaals verlengen na één jaar of verlengen voor een langere periode dan één jaar leidt tot onrechtmatigheid. De huidige accountant kan inschrijven op de aanbesteding. 1.1 en 2.1 het aantal accountantsdiensten dat momenteel inschrijft op lokale overheden is zeer beperkt. Als er geen inschrijvingen binnen komen, dan hebben we voldoende tijd om de procedure opnieuw te starten met eventueel een gewijzigd programma van eisen.

Financiën

Communicatie

Jaarlijks wordt een bedrag begroot voor de uitvoering van accountantswerkzaamheden. Voor 2026 is een bedrag ad € 56.410 begroot (kostenplaats 60011/5GRF003).

1.1 de huidige accountant wordt geïnformeerd omtrent uw besluit over de verlenging van de overeenkomst 2.1 na vaststelling van het programma van eisen door uw raad, zal deze gepubliceerd worden op TenderNeD.

Aanpak en planning

12-06-2025 PvE in RTG 26-06-2025 PvE in de raad 09-09-2025 publicatie TenderNeD

Participatie

De auditcommissie is geraadpleegd bij de totstandkoming van het Programma van Eisen en zal ook betrokken worden bij de verdere voorbereiding

Bijlagen

• Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten vanaf 2026