RV Projectleider aanbesteding VraagWijzer

Raadsvoorstel

Onderwerp

Projectleider aanbesteding VraagWijzer

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

R.A.N. Reuvers

Team

Team Samenleving

Zaakkenmerk/Document kenmerk

Z.126307/D.346158

Datum collegebesluit Vertrouwelijkheid Bijlagen

20 januari 2026 Openbaar Nee

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

1. Voor het begeleiden van de aanbesteding van de VraagWijzer dienstverlening een projectleider aan te stellen voor de periode van 1 maart 2026 tot 1 januari 2028 voor het aantal uren dat onder 'aanpak en planning' is opgenomen. 2. De benodigde financiële middelen beschikbaar te stellen uit de algemene reserve. € 116.500,-- voor het jaar 2026 en € 98.000,-- voor het jaar 2027.

Aanleiding

Stichting Sterker zorgt voor de bemensing van onze toegang VraagWijzer. VraagWijzer vormt het eerste contactpunt voor inwoners met vragen op het gebied van Jeugd en gezin, Onderwijs, Werk en Inkomen en Zorg en Hulp. Op 31 december 2026 loopt het huidige contract met Stichting Sterker af. Om de continuïteit van deze dienstverlening per 1 januari 2027 te waarborgen, moet uiterlijk oktober 2026 opvolging gerealiseerd zijn. In de afgelopen maanden heeft het college de scenario's van opnieuw aanbesteden en insourcen verkend. Zonder keuze voor de uiteindelijke richting was het nog niet mogelijk om een traject te starten om te komen tot een nieuwe organisatie van VraagWijzer (in welke vorm dan ook) per 1 januari 2027. Het college koos ervoor om de dienstverlening opnieuw aan te besteden. En om voor het jaar 2027 een tijdelijke overeenkomst met Stichting Sterker te sluiten. Gesprekken daarover zijn gestart. Daardoor is er nu voldoende tijd om een Europees aanbestedingstraject te doorlopen met, daarna, voldoende tijd voor implementatie. Met als resultaat een nieuwe organisatie van VraagWijzer per 1 januari 2028. Begeleiding van een dergelijk Europees aanbestedingstraject vraagt specifieke kennis en vaardigheden, die niet aanwezig is binnen onze gemeentelijke organisatie. We stellen daarom voor om een tijdelijke projectleider te contracteren.

Beoogd effect

Deskundige begeleiding van een Europees aanbestedingstraject voor de dienstverlening van VraagWijzer. En een inhoudelijke aanvulling op de bestaande capaciteit in de vorm van een 'meewerkend voorman'.

Argumenten

1.1. De specifieke kennis en vaardigheden die nodig zijn om een dergelijk traject te (bege)leiden zijn niet in voldoende mate aanwezig in onze organisatie. Een dergelijk traject is niet ons dagelijks werk en vraagt, naast de vaardigheden om een project te managen, om juridische kennis, inkoop- en aanbestedingsdeskundigheid en financieel inzicht. 1.2. De projectleider werkt ook inhoudelijk mee. Onze gemeente is relatief klein en kent een compacte organisatie. Dat betekent dat veel functies door slechts één of enkele medewerkers worden vervuld. Voor taken op het gebied van Wmo, Jeugdhulp of contractmanagement zijn er bijvoorbeeld slechts één of twee medewerkers beschikbaar. Als gevolg hiervan zal de projectleider aanbesteding een dubbele rol gaan vervullen: naast het aansturen en coördineren, zal deze ook regelmatig uitvoerend meewerken. In de praktijk betekent dit dat de projectleider niet alleen verantwoordelijk is voor het opstellen van plannen en het managen van de aanbesteding, maar ook zelf 'de handen uit de

mouwen steekt'. Dit vraagt om een brede kennis van de inhoud en een flexibele houding. 2.1. In onze begroting is geen dekking voor de kosten van een projectleider. Vanwege het tijdelijke karakter van de opdracht doen wij een beroep op de algemene reserve.

Kanttekeningen

1.1. Specifieke kennis van de werkprocessen en wensen voor inrichting van de toegang (mede in het licht van ontwikkelingen als de Hervormingsagenda Jeugd) moet uit de interne organisatie komen. Daarom moeten functies als beleidsadviseur Wmo, beleidsadviseur Jeugdhulp en kwaliteitsmedewerker een rol krijgen in het projectteam. Dit is niet in te passen naast hun bestaande taken. De kosten voor uitbreiding van capaciteit op deze functie kunnen niet volledig opgevangen worden binnen de begrote loonsom. Hiervoor doen wij een separaat voorstel voor uitbreiding van de loonsom. 1.2. Onvoldoende betrokkenheid van de interne organisatie is een risico. De interne organisatie wordt verantwoordelijk voor het bewaken van de uitvoering van de uiteindelijke overeenkomst. Het is daarom noodzakelijk de organisatie voldoende te betrekken. 2.1. Als de huidige aanbieder de aanbesteding wint, zijn er minder uren nodig voor de implementatie en is overdracht van cliënten niet van toepassing. Desalniettemin zien we in dat geval een rol weggelegd voor de projectleider. Met de nieuwe aanbesteding beogen we niet alleen een nieuw contract voor de dienstverlening van VraagWijzer aan te gaan. Het is ook een middel om een verandering teweeg te brengen en samen met de toegang 'de beweging naar de voorkant' te maken.

2.2 Opdracht is geen bijdrage om de inhuur terug te dringen Met het verstrekken van deze opdracht wordt geen bijdrage geleverd aan de opgaven om de inhuur terug te dringen. De tijdelijke specifieke vakinhoudelijke kennis voor deze aanbesteding is nodig. Vanuit bedrijfsmatig oogpunt is het niet realistisch om deze structureel te borgen binnen de organisatie.

Financiën

De kosten voor de inzet van een projectleider van het aanbestedingstraject bedragen € 116.500,-- voor het jaar 2026 en € 98.000,-- voor het jaar 2027. Hiervoor doen we een beroep op de algemene reserve.

Communicatie

De dienstverlening van VraagWijzer mag geen hinder ondervinden van dit traject. Daar waar nodig wordt tijdig en adequaat gecommuniceerd naar de inwoners.

Aanpak en planning

De dienstverlening van VraagWijzer mag geen hinder ondervinden van dit traject. Daar waar nodig wordt tijdig en adequaat gecommuniceerd naar de inwoners. Fase

Periode

Uren projectleider

Opstellen inschrijvingsleidraad en programma van eisen

maart tot en met augustus 2026

Gemiddeld 24 uur per week

Selectie partijen voor niet- september Maximaal 16 openbare tot en met uur per week aanbestedingsprocedure oktober 2026

Participatie

Bijlagen

Niet-openbare aanbestedingsprocedure

oktober 2026 Maximaal 16 tot en met uur per week januari 2027

Gunning

februari 2027

Maximaal 8 uur per week

Implementatie en overdracht

maart tot en met december 2027

Maximaal 16 uur per week

In dit stadium is participatie niet aan de orde.