RV Inrichting toekomstbestendige raadzaal Gemeente West Maas en Waal

Raadsvoorstel

Onderwerp

Inrichting toekomstbestendige raadzaal Gemeente West Maas en Waal

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

E.J. Slootweg

Team

Team BOR

Zaakkenmerk/Document kenmerk

Z.123294/D.336057

Datum collegebesluit

11 november 2025

Vertrouwelijkheid Bijlagen

Openbaar Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

1. De huidige raadstafel te vervangen door een nieuwe raadstafel in een rechthoekige opstelling. 2. Het investeringsbudget € 18.000,- voor het microfoonsysteem (exploitatie 2025) over te hevelen naar 2026.

Aanleiding

Dit raadsvoorstel wordt u aanvullend op het Raadsvoorstel ‘Verbetering audiovisuele middelen raadzaal gemeentehuis West Maas en Waal’ aangeboden. Vanwege de groei van het aantal inwoners in de Gemeente West Maas en Waal wordt het aantal raadsleden bij de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2026 uitgebreid van 17 naar 19 personen. Tijdens de raadsvergadering van 30 januari 2025 heeft Uw raad de wens uitgesproken om ter voorbereiding op de komst de twee extra raadsleden de ruimte aan de raadstafel te vergroten en de apparatuur hierop af te stemmen. Naar aanleiding van de toezegging T 2025-014 door de portefeuillehouder is er een werkgroep gestart met de opdracht om tot een toekomst bestendigde inrichting van de raadzaal te komen. In de werkgroep waar 2 leden van de gemeenteraad, de portefeuillehouder, griffier en de medewerker gebouwenbeheer deel van uit maken is de voorkeur voor een nieuwe tafel in een rechthoekige opstelling boven het vergroten van de huidige opstelling/ kring uitgesproken. Bijlage 1: Memo aanpassen raadstafel 17 naar 19 raadsleden (uitkomst werkgroep). In het voorafgaande voorstel ‘Verbetering audiovisuele middelen raadzaal gemeentehuis West Maas en Waal’ is op basis van de uitkomst van het Blackbear rapport (dd. 26-08-2024) het vervangen van het microfoonsysteem niet opgenomen.

In de werkgroep is de wens uitgesproken om het vervangen van de microfoons (verouderd systeem) onderdeel van het voorstel ‘Vervang raadstafel raadzaal Gemeente West Maas en Waal’ uit te laten maken.

Beoogd effect

Het realiseren van een toekomstbestendige raadzaal die is toegerust op de uitbreiding van de gemeenteraad zodat de gemeenteraad kan beschikken over een efficiënte en professionele vergaderomgeving. Dit gaan wij realiseren doormiddel van: A: Het verruimen van de zitplekken aan de raadstafel door de huidige tafel (ellips opstelling) te vervangen door een rechthoekige opstelling. B: Het vervangen van het ‘verouderde’ microfoonsysteem door een nieuw microfoonsysteem.

Argumenten

1.1: De huidige raadstafel (ellips, 2016) biedt plaats aan maximaal 19 raadsleden, voorzitter en de griffier. Bij een volledige bezetting van de raadstafel is de zit-/ werkruimte aan de raadstafel beperkt. 1.2: Een rechthoekige opstelling draagt bij aan een beter overzicht voor de voorzitter tijdens de vergaderingen. Dit bevordert de vergaderdynamiek. 1.3: Bij een toekomstige verdere groei van het aantal raadsleden heeft de rechthoekige opstelling als voordeel dat deze makkelijk uit te breiden is.

Kanttekeningen

1.1: Het handhaven van de huidige tafel, deze vergroten met passtukken en een extra werkplek is een financieel voordeligere oplossing maar zal afbreuk doen aan de uitstaling van de raadzaal en geeft niet de flexibiliteit

om de tafel, bij een toekomstige groei van het aantal raadsleden verder uit te breiden. Dit maakt de oplossing minder passend binnen het streven naar een toekomstbestendige vergaderomgeving. 1.2: Het huidige microfoonsysteem functioneert op dit moment naar behoren. Het systeem is verouderd. Bij defect kan het gebrek aan beschikbaarheid van onderdelen en technische ondersteuning leiden tot langdurige uitval en verstoring van de vergaderfunctionaliteit.

Financiën

Kostenindicatie zie bijlage 2: Kostenraming (geheim). In het offertetraject voor de raadstafel en de apparatuur zijn bij de huidige leverancier en lokale partijen offertes opgevraagd. Dekking: In het onderhoudsplan (MJOP) en vervangingsplan (o.a. meubilair) is geen rekening gehouden met het aanpassen/ vervangen van de raadstafel in 2026 en de hieraan verbonden extra kosten. Het voorstel is om het bedrag van € 70.000 te dekken uit het krediet 'Meubilair gemeentehuis rechtervleugel'. Voor het vervangen van het microfoonsysteem is in de exploitatiebegroting van 2025 een bedrag van € 18.000,- opgenomen wat de investering deels dekt. Voorstel (raad, beslispunt 2) is om dit budget voor 2026 beschikbaar te houden en zodoende het budget van 2025 over te hevelen naar 2026.

Communicatie

Aanpak en planning

Participatie

Dit voorstel is tot stand gekomen met input van de werkgroep.

Na instemming van de gemeenteraad met het voorstel zal de inkoopprocedure van de raadstafel en het microfoonsysteem starten. Het uitgangspunt is om de raadstafel voor aanvang van de nieuwe raadsperiode te vervangen.

Dit voorstel is tot stand gekomen met input van de werkgroep en college (vergadering dd. 28 oktober 2025). Bijlage 1: Memo aanpassen raadstafel 17 naar 19 raadsleden (uitkomst werkgroep)

Bijlagen

1. Memo aanpassen raadstafel 17 naar 19 raadsleden (uitkomst werkgroep) 2. Kostenraming aanpassingen 17 naar 19 raadsleden (geheim)