RV Financiële middelen voor inrichting HR-systeem

Raadsvoorstel

Onderwerp

Financiële middelen voor inrichting HR-systeem

Aangeboden door

Burgemeester

Portefeuillehouder

V.M. van Neerbos

Team Zaakkenmerk/Document kenmerk

Team Dienstverlening Z.095918/D.281162

Datum document

26 februari 2024

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Bijlagen

Nee

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

1. Akkoord te gaan met extra financiële middelen voor de overstap naar een andere dienstverlener voor de salarisadministratie en de inrichting van het HR-systeem voor een bedrag van € 98.850,-. Het bedrag te dekken uit de algemene reserve.

Aanleiding

In 2021 heeft West Maas en Waal een dienstverleningsovereenkomst gesloten met Bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie. Zij voeren op dit moment de salarisadministratie en beheer voor ons uit. In 2022 is tussen De Connectie en West Maas en Waal afgesproken dat West Maas en Waal aan kon sluiten bij het digitale

HR-systeem van De Connectie, ook wel e-hrm genoemd. Dit houdt in dat de processen van de personeels- en salarisadministratie (instroom, doorstroom en uitstroom) volledig digitaal plaatsvinden. In juni 2022 is dat digitale HR-systeem via een Europese aanbesteding gegund. Uit de gunning is het digitale HR-systeem Youforce van Visma Raet gekomen. Het digitale HR-systeem is zo ingericht dat alle deelnemende gemeenten (Arnhem, Rheden, Renkum, Rozendaal en West Maas en Waal) gebruik moeten maken van dezelfde ingang. Dit zorgt voor eenduidige processen en is eenvoudiger voor het beheer ervan. Uitzonderingen moeten zoveel mogelijk beperkt worden. Uitgangspunt is dat alle processen, beleid, regelingen, autorisaties, vergoedingen, brieven, enzovoort geharmoniseerd worden. Al deze afspraken heeft de stuurgroep (waarin de gemeente Arnhem, Rheden en Renkum zitten) vastgelegd in de '10 gouden regels'. In de najaarsnota 2023 is het volgende aangegeven: De implementatie van het nieuwe e-HRM systeem is gestart in 2023. De omgevingen zijn deels samengevoegd en de basisfunctionaliteiten ingericht. De inrichting en implementatie gaat in gezamenlijkheid met De Connectie, de deelnemende gemeenten Arnhem, Rheden en Renkum. De inrichting van het nieuwe e-HRM systeem gebeurt op basis van uniformiteit.

Door het uitgangspunt van uniformering strikt te hanteren, ontstaat er op tal van onderdelen een niet wenselijke en onwerkbare situatie voor de gemeente West Maas en Waal. De wens is uitgesproken om West Maas en Waal te ontvlechten uit dit project en te kiezen voor een eigen inrichting van e-HRM. De uitvoering van de personeelsadministratie is hier onlosmakelijk aan verbonden en zal ook onderdeel vormen van de voorgenomen ontvlechting. Nadelige gevolgen harmonisatie In de loop van 2023 zijn alle deelnemende gemeenten bezig geweest in diverse projectgroepen om uitvoering te geven aan deze grootschalige harmonisatie slag. Langzaam aan werd steeds meer duidelijk dat deze harmonisatie nadelige gevolgen heeft voor West Maas en Waal. Een aantal voorbeelden: • eigen identiteit gaat verloren (alle correspondentie is standaard zonder eigen logo en maatwerk is vrijwel niet mogelijk vanwege het digitale proces); • zelf beperkte toegang tot eigen gegevens. Vragen vanuit team control kunnen vaak niet of zeer moeizaam beantwoord worden. WMW is afhankelijk van De Connectie of zij bepaalde overzichten willen uitdraaien uit het HRsysteem; • het digitale declaratieproces voor burgemeester, wethouders en raadsleden (declaraties indienen via de app) kan alleen ingericht worden als het proces is geharmoniseerd.

Maatwerk voor WMW afzonderlijk is niet mogelijk; • de HR-adviseurs hebben geen toegang meer tot de verzuimdossiers. Voor West Maas en Waal is het juist zeer

wenselijk dat HR toegang heeft tot de verzuimdossiers. Bij de andere gemeenten zijn de afdelingsmanagers verantwoordelijk voor verzuim. Daarom krijgt alleen die rol een toegang tot de verzuimdossiers; • eigen beleid of regelingen voor de toekomst moeten afgestemd worden met de andere gemeenten. Vanwege de vergaande harmonisering kun je geen eigen beleid of regelingen meer maken zonder dat de andere gemeenten hiermee akkoord gaan en deze mee overnemen. De verwachting is dat dit in de praktijk voor problemen gaat zorgen. De behoefte van kleine gemeenten is immers anders dan van een grote gemeente zoals Arnhem; • geen eigen zeggenschap meer over je salaris- en personeelsadministratie. De inrichting van het digitale proces in Youforce is leidend. Niet de wensen van de klant. Als een wens niet past in het proces kan het niet worden uitgevoerd (bijvoorbeeld het digitale declaratieproces voor burgemeester, wethouders en raadleden en de harde deadlines die de Connectie nu stelt (denk aan het indienen van de thuiswerk- en reiskostenvergoeding en de verklaring voor reiskostenvergoeding); Functioneel beheer complex Daarnaast merken we dat het functioneel beheer van deze constructie (alle gemeenten die gebruik moeten maken van dezelfde inrichting) zeer complex is ipv de verwachte vereenvoudiging. Hierdoor is het beheer zeer foutgevoelig.

We ondervinden al de nodige problemen ten aanzien van autorisaties die niet goed staan, data lekken (regelmatig zien wij privacygevoelige informatie van de andere gemeenten) en fouten in de salarisadministratie. Behoefte aan eigen identiteit en inrichting HR-systeem West Maas en Waal ervaart dagelijks de nadelige gevolgen van deze constructie. Het is niet wenselijk hiermee langer door te gaan. Daarom is Visma Raet gevraagd een offerte op te stellen voor het softwarepakket voor de salaris- en personeelsadministratie en is Korento (dienstverlener voor salarisadministratie en beheer) gevraagd voor een offerte voor de dienstverlening van de salarisen personeelsadministratie. Korento staat goed aangeschreven en is in het bezit van de nodige certificaten.

Beoogd effect

Een kwalitatieve en adequate dienstverlening ten aanzien van de salarisadministratie en beheer door een gecertificeerd bedrijf.

Argumenten

1.1 De afgelopen drie jaar is gebleken dat De Connectie niet kan voldoen aan de door ons gewenste dienstverlening ten aanzien van de salarisadministratie en functioneel beheer. De Connectie is een Bedrijfsvoeringsorganisatie die voor meerdere gemeenten (klanten) de salarisadministratie en beheer uitvoeren.

De vergaande vorm van harmoniseren tussen de deelnemende gemeenten levert veel praktische problemen op. De afgelopen periode is dat, onder andere door het inrichten van het digitale instroomproces, steeds duidelijker geworden. Om grotere problemen in de toekomst te voorkomen wordt voorgesteld om de salarisadministratie en beheer anders te gaan organiseren en de dienstverlening vanuit De Connectie te beëindigen. 1.2 Een gedeelte van de inrichting van het HR-systeem bij de Connectie kunnen we overzetten naar de zelfstandige omgeving bij West Maas en Waal. Deze conversie mogelijkheid scheelt tijd en geld voor onze zelfstandige inrichting. Niet alles hoeft dan opnieuw bedacht en ingericht te worden. Het hoeft dan alleen verder geoptimaliseerd en aangevuld te worden. 1.3 Voor de eenmalige inrichtingskosten wordt uw Raad om extra financiële middelen gevraagd. Voor de eenmalige inrichtingskosten is in de begroting van 2024 geen budget gereserveerd. Nu we weten wat deze kosten zijn, vragen we uw Raad extra budget.

Kanttekeningen

Financiën

1.1 Mocht uw Raad niet instemmen met extra financiële middelen dan blijft de salarisadministratie bij De Connectie. West Maas en Waal moet dan verplicht aansluiten bij het digitale HR systeem van De Connectie. De instroom, doorstroom en uitstroom verloopt dan volledig digitaal. Met het instroomproces hebben we al ervaring opgedaan begin dit jaar bij De Connectie. Toen bleek dat nieuwe medewerkers niet de juiste arbeidscontracten kregen en ook geen salaris in de eerste maand. We zijn te afhankelijk van het handelen vanuit De Connectie. Deze afhankelijkheidspositie en de harmonisatie blijken een groot probleem met daarnaast het gegeven dat je niet ten alle tijden bij je eigen personeelsgegevens kunt.

Aan Visma Raet en Korento zijn offertes opgevraagd voor de software kosten en de kosten voor de dienstverlening ten aanzien van de salaris- en personeelsadministratie. De kosten voor software bij Visma Raet zijn: Eenmalige Jaarlijkse kosten kosten Projectkosten fase 1 € 48.950 (inrichting) Projectkosten fase 2 (inrichting € 5.500 performance management) Softwarekosten € 12.480 Youforce

De kosten voor dienstverlening bij Korento zijn: Eenmalige Jaarlijkse kosten kosten Ondersteuning fase 1 € 4.400 (inrichting) Ondersteuning fase 2 (instroom, doorstroom, € 22.000 uitstroom) Jaarlijkse kosten dienstverlening € 37.361 (salarisadministratie en functioneel beheer) Op de jaarlijkse kosten wordt de CBS-indexatie toegepast. Voorstel extra budget aan de Raad Eenmalige kosten Dekking 98.850 (incl. Via ontvlechtingskosten Raadsvoorstel van 18.000 euro van De Connectie)

Jaarlijkse structurele kosten 49.841

Toelichting In de begroting 2024 is geen budget opgenomen voor de eenmalige inrichtingskosten en ontvlechtingskosten van De Connectie. Het voorstel is om dit ten laste te brengen van de algemene reserve.

Dekking

Toelichting

Bestaande middelen

De structurele kosten blijven binnen het beschikbare budget. De kosten worden gedekt uit de post 'bedrijfsvoering uitbesteed'. De jaarlijkse structurele kosten vanuit Visma Raet en Korento zijn vergelijkbaar.

Communicatie

Aanpak en planning

Participatie

Bijlagen

De medewerkers worden hierover geinformeerd en krijgen een toelichting over de vervolgstappen.

Na akkoord van de Raad voor extra budget voor de eenmalige inrichtingskosten staan alle seinen op groen en kunnen officieel de offertes van Visma Raet en Korento ondertekend worden. Parallel start dan ook de ontvlechting van De Connectie ten aanzien van het HR-systeem en dienstverlening van de salarisadministratie. Het gedeelte over de extra financiele middelen is reeds behandeld in de collegevergadering van 16 april 2024 (Z.095918 / D.273098).