RV Aanschaf ICT-werkplek apparatuur

Raadsvoorstel

Onderwerp

Aanschaf ICT-werkplek apparatuur

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

V.M. van Neerbos

Team Zaakkenmerk/Document kenmerk

Team Dienstverlening Z.118191/D.323487

Datum collegebesluit Vertrouwelijkheid Bijlagen

Openbaar Nee

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

1. Te kiezen voor eigen middelen als financieringswijze voor de aanschaf van ICT werkplek apparatuur 2. Hiervoor een investeringskrediet beschikbaar te stellen van €250.000 3. De kapitaallasten van €61.500 te dekken uit de beschikbare middelen voor automatisering

Aanleiding

In november 2022 is een notitie opgesteld over de uitgangspunten waaraan de ICT-verbetering aan moet voldoen en welke keuzes hierin te maken zijn. ICT-werkplek apparatuur wordt specifiek

genoemd als onderdeel van de oplossingsrichting voor de verbeterde ICT-infrastructuur. Er wordt o.a. gesproken over Moderne en beheerde end user device op basis van Windows 10/11. De raad heeft kennisgenomen van de notitie via een presentatie. Tijdens de raadsvergadering van 8 december 2022 is deze behandeld en is besloten het ICT-verbetertraject in gang te zetten. Deze informatie is de basis geweest voor uitvraag aan partijen in het traject van de Europese aanbesteding. Toelichting aanschaf: vervanging van de huidige werkplek apparatuur (laptops, iPads en Smartphones) is noodzakelijk. De huidige ICT- werkplek apparatuur voldoet niet aan de eisen die gesteld worden aan de informatieveiligheid en prestaties die door de verbeterde ICT-omgeving aan de werkplek worden gesteld. Om te kunnen voldoen aan de gestelde eisen is Windows 11 de standaard. De huidige apparatuur werkt op een verouderde Windows versie, welke vanaf oktober niet meer wordt ondersteund. De apparatuur is technisch en financieel afgeschreven. De aanschaf van nieuwe werkplek apparatuur wordt door de nieuwe ICT dienstverlener Centric middels een lease constructie aangeboden. De financiering hiervan loopt via een commerciële bank. Deze vorm van financiering is voor de gemeente aanzienlijk duurder dan wanneer het krediet wordt aangetrokken via de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG).

De rentecondities van de BNG zijn gunstiger, waardoor financiering via deze route financieel voordeliger is.

Beoogd effect

1- Een stabiele, efficiënte ICT werkomgeving, welke voldoet aan de informatie-veiligheidseisen en de technische eisen welke door de nieuwe, verbeterde ICT infrastructuur worden gesteld aan de apparatuur. 2- Financieel voordeel door te kiezen voor de inzet van eigen middelen voor de financiering. Dit sluit aan bij het streven naar doelmatige en efficiënte inzet van de financiële middelen.

Argumenten

1.1 Lagere kosten Door de inzet van eigen middelen voor de financiering van de aanschaf van de ICT-werkplek apparatuur zijn de totale kosten lager door betere rentecondities in vergelijking met de leaseconstructie via Centric. 1.2 Apparatuur in eigendom Door de apparatuur te financieren via eigen middelen blijven wij eigenaar van de apparatuur en houden we daar zeggenschap over. Na afschrijving is de restwaarde (verkoopopbrengst) voor de gemeente.

3.1 In de begroting is rekening gehouden met een jaarlijkse last van €73.000 (leasevariant). Door te kiezen voor een andere financieringswijze komen de jaarlijkse lasten op €61.500. Dit levert jaarlijks een financieel voordeel op.

Kanttekeningen

1.1 Het kiezen van de aangeboden leaseconstructie blijft een optie. Als er niet besloten wordt voor de financiering door eigen middelen dan blijft de optie van financiering via de aangeboden lease constructie over. Wetende dat vervanging noodzakelijk is en we hier niet omheen kunnen, gaan we over op de leaseconstructie. Deze optie zorgt wel voor hogere totale kosten. 2.1 Grote initiële investering in één keer. Financiering via eigen middelen brengt wel een grote initiële uitgave met zich mee.

Financiën Scenario

Totale kosten looptijd

Jaarlijkse Voordelen Nadelen last

Aanschaf (eigen middelen)

€238.000

€61.500

lagere kosten, eigendom

€73.000

hogere geen grote totale initiële kosten, uitgave geen eigendom

Lease

€302.000

grote initiële uitgaven

Opmerking: uitgangspunt: afschrijvingstermijn 5 jaar voor de laptops. afschrijvingstermijn Smartphones en iPad van 3 jaar Bij de berekening van de totale kosten voor scenario aanschaf eigen middelen is rekening gehouden met een verkoopopbrengst Verdere toelichting: In het voorstel is een krediet opgenomen voor de vervangingen die gepland staan in 2025. Eind 2028 zijn de smartphones en iPads afgeschreven. Conform het ICT-verbeterplan worden deze dan vervangen. Hiervoor is in 2028 een krediet van € 87.000 benodigd. In 2030 staan de laptops op de planning voor vervanging, waarvoor een budget van € 163.000 benodigd is. Beide bedragen worden opgenomen in het meerjaren investeringsplan (MIP) en verwerkt in de begroting. De extra kapitaallasten worden gedekt binnen het bestaande ICT-budget.

Communicatie

Aanpak en planning

N.v.t.

Na akkoord van de Raad wordt de ICT-werkplek apparatuur besteld en geïnstalleerd. Planning: • Levertijd apparatuur: 6 weken. • Doorlooptijd implementatie: 2 maanden (i.v.m. vakantieperiode)

Participatie

Bijlagen

N.v.t.