Raadsvoorstel Verbetering audiovisuele middelen raadzaal gemeentehuis West Maas en Waal

Raadsvoorstel

Onderwerp

Verbetering audiovisuele middelen raadzaal gemeentehuis West Maas en Waal

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

E.J. Slootweg

Team Zaakkenmerk/Document kenmerk

Team BOR Z.106702/D.297879

Datum document

5 augustus 2024

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Bijlagen

Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

Aanleiding

1: In te stemmen met de investering van € 31.000,- om de audiovisuele middelen in de raadzaal te verbeteren en indien nodig uit te breiden.

In de raadzaal van het gemeentehuis zijn diverse audiovisuele installaties die niet effectief te bedienen zijn. De raad en de griffie hebben een verzoek ingediend om audiovisuele installaties in de raadzaal te verbeteren.

Tijdens de raadsvergadering van 14 september 2023 besloot uw raad dat het voorliggende raadsvoorstel tot aanpassing van de audiovisuele hulpmiddelen in de raadszaal niet rijp was voor besluitvorming. Besloten werd een uitvraag te doen bij de verschillende fracties naar de gewenste aanpassingen in de raadszaal. In het Presidium van 6 december 2023 is de memo met de uitgangspunten voor de aanpassingen en het uitbreiden van de audiovisuele voorzieningen besproken. Medio 2024 is de aanschaf en het beheer van deze systemen toegevoegd aan het takenpakket van de facilitair medewerker. Bij gebrek aan kennis van audiovisuele middelen is voor dit onderwerp externe kennis ingehuurd. Om de wensen van de raad en griffie te vertalen naar een passende oplossing is op het platform van Blackbear de opdracht om te inventariseren wat er aan audiovisuele middelen in het gemeentehuis aanwezig is en om een rapport op te stellen voor het verbeteren van de audiovisuele middelen uitgezet. Dit rapport (excl. begroting) is als bijlage A bijgevoegd.

Beoogd effect

1: Het verbeteren van de audiovisuele middelen in de raadzaal. De kosten voor de verbetering worden ingeschat op € 31.000,- . In bijlage B (vertrouwelijk) is de onderliggende kostenraming terug te vinden.

De voorgestelde verbetering omvatten o.a.: • Verbeteren verbinding met beamer (kwaliteit beamer is door Blackbear als voldoende beoordeeld). • Extra bedienpost microfoons (indien nodig). • Bedienpaneel camera’s. • Verbeterde aansturing apparatuur (vervangingen besturing door IPad). • Extra camera om presentatie in beeld te brengen (indien nodig). • Na lopen aanwezige systemen op correcte werking.

Argumenten

1: Wens gemeenteraad verbeteren audiovisuele installatie raadzaal • Verbeteren gebruiksgemak installaties. • Bevorderen betrouwbaarheid werking apparatuur. • Verbeteren opname / uitzending van vergaderingen en presentaties.

Kanttekeningen

1.1: Vanwege licenties horende bij de aanwezige apparatuur is de gemeente niet bij alle apparaten vrij om een leverancier te kiezen.

Dit geeft een beperking met betrekking tot de wens van de raad om lokaal in te kopen. 1.2: Het verbeteren van de internetverbinding in de raadzaal maakt geen onderdeel uit van het voorstel (actiepunt ICT).

Financiën

De aanpassingen van de installaties in de raadzaal kan worden betaald vanuit de kostenplaats Facilitaire kosten (60350) – Aankopen duurzame goederen (4320) 2025. De investering is geraamd op € 31.000,- . Omdat deze investering bestuurskosten betreft is de BTW verrekenbaar.

Communicatie

Griffie, Financiën, ICT en Inkoop zijn betrokken bij het proces.

Aanpak en planning

Na instemming van de gemeenteraad met het voorstel zal de aankoop voor de audiovisuele middelen ten behoeve van de raadzaal worden opgestart.

Participatie

Wensen vanuit raad opgehaald en besproken in Presidium 6 december 2023.

Bijlagen

A: Rapport Blackbear dd. 26-08-2024 B: Kostenraming investering audiovisuele middelen raadzaal (geheim)