Raadsvoorstel Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2024-2028 en Controleplan 2024 inclusief normenkader

Raadsvoorstel

Onderwerp

Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2024-2028 en Controleplan 2024 inclusief normenkader

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

E.J. Slootweg

Team

Team Control

Zaakkenmerk/Document kenmerk

Z.112064/D.310123

Datum document

2 december 2024

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Bijlagen

Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

Aanleiding

1. het Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2024-2028 vast te stellen 2. het Controleplan 2024, inclusief bijbehorend normenkader 2024, vast te stellen 3. het Controleprotocol 2023-2027 in te trekken

Sinds begrotingsjaar 2023 is het college van Burgemeester en Wethouders (hierna: college) verantwoordelijk voor een rechtmatigheidsverantwoording. Op grond van artikel 212 en 213

Gemeentewet heeft de gemeenteraad bij verordeningen regels vastgesteld voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Hierbij is gebruik gemaakt van de modelverordeningen van de VNG. In het verlengde hiervan is een controleprotocol opgesteld. Het controleprotocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de jaarrekeningcontrole. Ervaringen en ontwikkelingen vragen nu om het opstellen van een aanvullend rechtmatigheidsprotocol om hiaten in de verordeningen te ondervangen en duidelijke afspraken tussen gemeenteraad en college vast te leggen. Het protocol moet dan ook beschouwd worden als een nadere uitwerking van de verordening ex. artikel 212 Gemeentewet. Met de aanvulling is meteen de actualisatie van het controleprotocol meegenomen. Beide protocollen zijn opgenomen in één nieuw document, dat in beginsel een meerjarig karakter kent. Daarnaast bestaat ook nog het controleplan, dat jaarlijks vastgesteld moet worden. Dit plan biedt de gemeenteraad de mogelijkheid om de accountant voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole specifieke aandachtspunten met afwijkende rapporteringstoleranties mee te geven. Onderdeel van het controleplan is het normenkader.

Beoogd effect

Duidelijke richtlijnen voor het college en de accountant ten behoeve van respectievelijk de rechtmatigheidsverantwoording en de controle van de jaarrekening.

Argumenten

1.1 Voor de rechtmatigheidsverantwoording is het nodig dat de raad op onderdelen specificeert wat hij als (on)rechtmatigheid aanmerkt De verordeningen bieden op onderdelen ruimte voor discussie. Dit gaat met name om het begrotingscriterium en de definitie van 'tijdig melden'. Willen college en raad dezelfde taal spreken dan is het van belang, dat duidelijk is welke definities gehanteerd worden en waar de grenzen liggen. 1.2 Het is nog niet bekend óf en wanneer een landelijke wijziging van de modelverordeningen beschikbaar worden gesteld De rechtmatigheidsverantwoording is nog relatief nieuw. Begin 2024 bleek dat nog niet alle wetgeving gewijzigd was. Inmiddels ligt gewijzigde wetgeving ter advisering voor bij de Raad van State. Ondertussen heeft de eerste landelijke evaluatie al geleid tot een gewijzigde kadernota. Daarnaast is het de vraag of een gewijzigde modelverordening volstaat. 1.3 Afspraken kunnen eenvoudiger worden aangepast De afspraken staan in beginsel voor 4 jaar vast, maar kunnen tussentijds geactualiseerd en aangepast worden. Mocht blijken dat nadere specificering van definities of aanpassing van grenzen wenselijk is, dan is het wijzigen van het protocol minder

arbeidsintensief dan het wijzigen van een volledige verordening. Uiteraard wordt het protocol dan opnieuw aan de raad voorgelegd. 1.4 Onderscheid tussen richtlijnen voor college en accountant zijn nu duidelijker Door de actualisatie van het controleprotocol mee te nemen is een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de richtlijnen die gelden voor het college bij de rechtmatigheidsverantwoording en voor de accountant bij de controle van de jaarrekening. 2.1 Hiermee geeft de raad specifiek aan wat zij van de accountant verwacht bij de controle van de jaarrekening 2024 Het controleplan biedt de gemeenteraad de mogelijkheid om, naast het controleprotocol, nadere aanwijzingen te geven aan de accountant voor de controle van de jaarrekening 2024. Dit controleplan wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. 2.2 Het normkader is de inventarisatie van de voor de verantwoording relevante wet- en regelgeving voor de jaarrekening 2024 Dit normenkader moet jaarlijks actueel zijn en aangepast worden op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Het kader vormt de basis voor de controles die namens het college worden uitgevoerd en daarmee ook voor de controle door de accountant 3.1 Met vaststelling van het Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2024-2028 is het Controleprotocol 2023-2027 geactualiseerd

Kanttekeningen

1.1 De kans is groot dat het Rechtmatigheids- en Controleprotocol al voor 2028 gewijzigd moet worden De rechtmatigheidsverantwoording is nog relatief nieuw. Landelijke evaluaties, wijziging in wet- en regelgeving en gewijzigde kadernota's kunnen aanleiding zijn tot aanpassing van het protocol. Daarnaast kan ook de gemeenteraad verzoeken om tussentijdse aanpassing van het protocol. 2.1 Er bestaat een mogelijkheid dat het normenkader niet juist of incompleet is Ondanks zorgvuldig onderzoek en uitvraag binnen de organisatie, bestaat de mogelijkheid dat het normenkader niet juist of incompleet is. Als dit gevolgen heeft (gehad) voor de controles, dan geeft het college in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken aan welke regels het betreft.

Financiën

Niet van toepassing

Communicatie

De accountant zal geïnformeerd worden over de uitkomst en inhoud van het besluit

Aanpak en planning

Participatie

De auditcommissie, accountant, portefeuillehouder en teammanager Control zijn in het voortraject betrokken. Op 29 oktober vond een overleg plaats met de auditcommissie, waarbij de accountant een toelichting gaf. Ook de portefeuillehouder en teammanager Control waren hierbij aanwezig. De uitkomst uit het overleg is meegenomen als input voor het protocol. Alle partijen hebben inmiddels kennisgenomen van het protocol.

Bijlagen

1. Rechtmatigheids- en Controleprotocol 2024-2028 2. Controleplan 2024, inclusief bijbehorend normenkader 2024