Raadsvoorstel Rapport Evaluatie businesscase VraagWijzer en verzoek om financiële midden voor het opstellen van een nieuwe businesscase VraagWijzer

Raadsvoorstel

Onderwerp

Rapport Evaluatie businesscase VraagWijzer en verzoek om financiële midden voor het opstellen van een nieuwe businesscase VraagWijzer

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

R.A.N. Reuvers

Team

Team Samenleving

Zaakkenmerk/Document kenmerk

Z.096093/D.273820

Datum document

14 december 2023

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Bijlagen

Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

Aanleiding

1. Kennis te nemen van het rapport Evaluatie businesscase VraagWijzer. 2. Financiële middelen beschikbaar te stellen voor het opstellen van een nieuwe businesscase VraagWijzer.

In de collegevergadering van 25 april 2023 is besloten in te stemmen met de offerte voor het uitvoeren van een evaluatie van de businesscase VraagWijzer. De reden hiervoor was dat we door alle ontwikkelingen die al hebben plaatsgevonden en die in de toekomst nog plaats gaan vinden op het gebied van het Sociaal Domein (o.a.. Hervormingsagenda Jeugd) willen toewerken naar een toekomstbestendige toegangspoort (VraagWijzer). Er

was al enige tijd discussie over of de ureninzet en bijbehorende kosten voor VraagWijzer nog overeenkomen met de eerder uitgewerkte businesscase bij de aanbesteding. De evaluatie van de businesscase is uitgevoerd door &Van de Laar. Dit rapport ligt nu voor. Uit het rapport komen een aantal aanbevelingen naar voren waaronder het opstellen van een nieuwe businesscase.

Beoogd effect

Te komen tot een nieuwe businesscase VraagWijzer om zo een toekomstbestendige toegangspoort neer te zetten met afspraken die helder en duidelijk zijn en met de juiste financiële middelen.

Argumenten

1.1. De rapportage Evaluatie businesscase VraagWijzer geeft duidelijk weer wat in de toekomst anders moet. Het rapport geeft de volgende aandachtspunten aan: - Vanaf de start al onvoldoende concrete uitvoeringsafspraken over de inhoud en de inzet. Na gunning in 2018 is in de vertaling van de businesscase naar Dienstverleningsovereenkomst (Dvo) en de uitvoeringsafspraken veel informatie uit de businesscase niet overgenomen. Vanaf de start is een groot deel van de businesscase al losgelaten. Dit is vooral gericht op de uitwerking van taken en verantwoordelijkheden. Maar ook de ureninzet uit de businesscase is losgelaten in de aanbesteding. Uitvoeringsafspraken zijn op een te hoog abstractieniveau vastgelegd en dus onvoldoende concreet om mee te werken voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. In 2019 hebben we met het Ontwikkelplan Vraagwijzer verbetering aangebracht, alleen is er te weinig aandacht geweest voor de zakelijke kant van de samenwerking. Er heeft geen herijking plaatsgevonden van uren en inzet. Ook zijn bepalingen uit de DVO niet nagekomen, zoals het jaarlijks evalueren en het jaarlijks actualiseren van de samenwerkingsafspraken. - Zakelijkheid in samenspel opdrachtgever-opdrachtnemer moet sterker. Taken en verantwoordelijkheden zijn onvoldoende helder. De zakelijkheid vanuit de ambtelijk opdrachtgever en van opdrachtnemer ontbrak de afgelopen jaren.

De focus lag de afgelopen jaren op partnerschap, waardoor opdrachtgever soms "te lief" is geweest. Taken en verantwoordelijkheden zijn onvoldoende afgebakend door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Het gaat dan om o.a. afspraken over onvoorziene omstandigheden of situaties die vragen om een bijzondere interventie. Ook ontbreken afspraken over escalatie, opschaling, fasering enz. Hierdoor was het lastig voor opdrachtgever om strak te sturen op hetgeen was overeengekomen. Een voorbeeld hiervan is het oplopen van de wachtlijsten en wie verantwoordelijk is voor het aanpakken van deze wachtlijsten. Opdrachtgever zegt dat het valt binnen de DVO en dat pieken moeten worden opgevangen, opdrachtnemer ziet het als extra werkzaamheden omdat urenbesteding overschreden wordt. Wat ook mist is rapporteren over ureninzet. Zoals het aantal gerealiseerde uren per beschikking. Hierdoor is het ook lastig om een goed gesprek met elkaar te voeren over ureninzet. Een goede plan-do-check-act cyclus ontbreekt. - Aantal uren over de jaren uitgebreid, maar geen koppeling met aantal aanmeldingen. Het aantal meldingen is in 2018-2022 redelijk gelijk gebleven. In 2023 is er wel sprake van een stijging. Het is onduidelijk hoe de urenopbouw van producten in de DVO tot stand is gekomen. De uren zouden zijn begroot op zes onderdelen, maar de berekening hiervan ontbreekt. Inhoudelijke

verklaringen van de formatiegroei zijn te vinden in het complexer worden van casuïstiek, het "ruime" beleidskader wordt door Wmo consulenten soms als lastig ervaren, omdat er te veel verschillende interpretaties mogelijk zijn en de extra werkzaamheden die bij VraagWijzer worden neergelegd (inzet regio, preventie, projecten). 1.2 De aanbevelingen geven concrete handvatten om het in de toekomst anders op te pakken met elkaar De aanbevelingen van het rapport zijn: 1. Herijk de businesscase: kom tot scherpere afspraken over inhoud, financiën en samenspel Hierbij moet gedacht worden aan het maken van een categorisering van de te leveren producten en diensten van VraagWijzer en deze te koppelen aan uren die gemiddeld worden aan deze producten en diensten. Hiermee kan er meer grip komen op de taakuitvoering. &Van de Laar doet in het rapport ook een voorstel voor een soort categorisering. We moeten kijken of dit voor ons passend is tijdens het opstellen van de nieuwe businesscase. In de huidige situatie is geen ruimte opgenomen voor de inzet van VraagWijzer op beleidsontwikkeling, projecten, inzet in de regio, wettelijke ontwikkelingen. Het advies is dan ook om hier goede afspraken over te maken met elkaar en ervoor te zorgen dat er voldoende ruimte is voor verandercapaciteit.

We moeten ook afspraken vast gaan leggen over escalatie (wanneer, bij wie) en een goede stevige structuur als het gaat om planning en control. 2. Vertoon de noodzakelijke zakelijkheid in samenspel opdrachtgeveropdrachtnemerschap. Ook in houding en gedrag. Door het opnieuw vastleggen van afspraken op de wijze zoals voorgesteld in het rapport, ontstaat een sterke basis voor een solide en zakelijk samenspel tussen de gemeente en opdrachtnemer. Hiermee kan grip worden uitgeoefend op de taakuitvoering. Dit vraagt scherp verwachtingsmanagement van beide partijen. Hierbij hoort ook het op een juiste manier evalueren van dit samenspel en dus niet alleen op de inhoud. We blijven het daarbij wel van belang vinden om te blijven investeren in de relatie om een open en constructieve samenwerking te blijven bewerkstelligen. 3. Geef richting en koers aan de landelijke ontwikkelingen binnen de gemeente West Maas en Waal en daarmee VraagWijzer, Het sociaal domein is constant in beweging. Hiermee ook de taakuitvoering van VraagWijzer. Als gemeente moeten we richting en sturing blijven geven aan ontwikkelingen op regionaal en lokaal niveau, zodat VraagWijzer goed aangehaakt blijft.

Op dit moment zijn dat de inzet van VraagWijzer in het hele GALA verhaal (Gezond en Actief Leven Akkoord), de Hervormingsagenda Jeugd, alles omtrent de ontwikkelingen aangaande IZA (Integraal Zorg Akkoord) en op regionaal niveau inzet in werkgroepen en het aanhaken van VraagWijzer als het gaat om ontwikkelingen aangaande zorgaanbieders. 2.1 Starten met het opstellen van een nieuwe businesscase met als uitgangspunt om als gemeente en Sterker samen door te gaan. Zoals hierboven al is geschetst, is het belangrijkste advies uit het rapport dat we een nieuwe businesscase moeten opstellen met daarin uitgewerkt alle aanbevelingen die gedaan zijn. We zijn het eens met dit advies, omdat er na al die jaren duidelijkheid moet komen en voldoende mogelijkheden om te kunnen sturen. Hierbij moeten we terug naar de basis en de juiste uitgangspunten opstellen. &Van de Laar heeft een offerte opgesteld voor het uitvoeren van een nieuwe businesscase VraagWijzer. Het opstellen van de businesscase bestrijkt een periode van 4 maanden (januari tot en met april). Uitgangspunt is dus dat de businesscase in april (uiterlijk mei) 2024

wordt vastgesteld. Na vaststelling van deze businesscase zal bekeken moeten worden of er sprake is van nieuwe aanbesteding of dat we over gaan tot hercontractering met Sterker. Het uitgangspunt blijft dat we streven naar hercontractering met Sterker. De businesscase bestaat tenminste uit de volgende onderdelen: a. Doelen b. Taken c. Kwaliteitsnormen dienstverlening d. Urenbesteding taken e. Rapportverplichtingen, management informatie (P&C) f. Afstemmingsoverleg (inhoudelijk en opdrachtgever- opdrachtnemer overleggen) g. Afspraken over wachtlijsten en urenoverschrijdingen h. Samenwerking met partners en/of buurgemeenten in de regio i. Financieel kader j. Delen van data en gebruik (ict)-systemen k. Innovatie en (wettelijke) ontwikkelingen l. Risico's (waaronder uitval/ziekte) De offerte is opgedeeld in 2 fasen. Fase 1 is waar de offerte betrekking op heeft. Fase 2 wordt slechts geschetst als vervolg, maar hiermee is nog niet gezegd dat we dit ook door &Van de Laar zullen laten doen. In Fase 1 gaan we aan de slag met het vormen van een gemeentelijk regieteam, bestaande uit de Teammanager team Samenleving, beleidsmedewerker Wmo en Jeugdzorg/Regisseur VraagWijzer en op afroep de kwaliteitsmedewerker / contractmanager VraagWijzer. Na het voeren van gesprekken met het regieteam zullen in tenminste 3 werksessies input opgehaald worden bij de beleidsmedewerkers over de punten a t/m c.

Er wordt in deze fase ook gekeken naar de rol als opdrachtgever en opdrachtnemer om taken en verantwoordelijkheden af te bakenen. Ook zullen verdiepende gesprekken plaats gaan vinden met de portefeuillehouder, gemeentesecretaris en de teammanager. Na het volgen van de stappen zal een document (tussenproduct) worden opgesteld dat getoetst wordt door de regiegroep. Vervolgens komt er een werksessie over urenraming van taken. Deze zullen getoetst worden bij de huidige opdrachtnemer. alle onderdelen worden uitgewerkt en er zal een concept businesscase worden opgesteld en besproken met de regiegroep. Na goedkeuring kan de businesscase worden vastgesteld. We zullen dan ook een keuze moeten maken tussen opnieuw aanbesteden of het hercontracteren van Sterker.

Kanttekeningen

2.1 Het opnieuw maken van een businesscase brengt het risico met zich mee dat we opnieuw moeten aanbesteden. Als tijdens en na het opstellen van de businesscase blijkt dat de huidige opdrachtnemer niet kan voldoen aan datgeen is opgesteld, zal alsnog overgegaan moeten worden tot een aanbestedingsprocedure. Dit zal veel tijd in beslag nemen en zorgen voor veel veranderingen binnen de uitvoering van het Sociaal Domein. Uitgangspunt is dat we streven naar de voortzetting van de samenwerking met Sterker. 2.2 Indien geen financiële middelen ter beschikking worden gesteld, kan er geen nieuwe businesscase worden ontwikkeld. Als er geen financiële middelen beschikbaar worden gesteld, is het onmogelijk om een nieuwe businesscase te schrijven en de aanbevelingen

uit het evaluatierapport te verwerken. Dit kan betekenen dat we geen ontwikkeling kunnen doormaken of dat de ontwikkeling vele malen langer gaat duren en daarmee mogelijk veel meer gaat kosten dan wanneer we de businesscase kunnen opstellen.

Financiën

Communicatie

Aanpak en planning

Participatie

Bijlagen

Er is geen budget voor het opstellen van een nieuwe businesscase. De kosten bedragen € 35.100,- exclusief Btw en exclusief de ambtelijke uren inzet (totaal 12 dagen). Daarom verzoeken we de raad de benodigde financiële middelen ter beschikking te stellen en deze te halen uit de algemene reserves.

Sterker (teammanager en directeur) zijn bijgepraat over de evaluatie van de businesscase. Zij hebben het eindrapport gelezen en daar hun bevindingen daarover gedeeld. Slechts essentieel inhoudelijke opmerkingen zijn meegenomen, maar de overige opmerkingen niet, omdat het bevindingen zijn van &Van de Laar. Het is en blijft een onafhankelijk rapport. Zij zullen dit gewijzigde rapport ontvangen. Ook zijn zij meegenomen in het voornemen om een nieuwe businesscase op te stellen.

Na het toekennen van financiële middelen zullen we in januari van start gaan met een looptijd van 4 maanden.

Dit is niet van toepassing op dit voorstel.

Bijlage 1: Rapport evaluatie businesscase Bijlage 2: Offerte Businesscase VraagWijzer