Raadsvoorstel notitiemogelijkheden ICT-verbeterplan

Raadsvoorstel

Onderwerp

Notitie mogelijkheden ICT-verbeterplan

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

V.M. van Neerbos

Team

Team Dienstverlening

Zaakkenmerk/Document kenmerk

Z.079322/D.231384

Datum document

16 november 2022

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Bijlagen

Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Bijlagen

Voorgesteld besluit

Beslispunten: 1. Kennisnemen van de notitie ICT-verbeterplan 2. Beschikbaar stellen van een eenmalig budget voor 2023 van €566.876 voor het opstarten van het ICTverbeterplan 3. Het budget te dekken uit de algemene middelen

Aanleiding

De huidige ICT-infrastructuur van de gemeente West Maas en Waal is sterk verouderd.

Met ICT-infrastructuur wordt bedoeld de hardware zoals servers voor de opslag en verwerking van gegevens, de bijbehorende ondersteuning, netwerk, datalijnen, wifi, o.a. Kortom ‘de motor’ waar alle software op draait. De verouderde ICT-omgeving brengt risico’s met zich mee, waarvan een aantal al worden ervaren: Uitval, waardoor essentiële dienstverlening stopt. Verminderde prestatie. Data- en informatieveiligheid komen in het geding, door verouderde hardware en bijbehorende software. Het niet kunnen installeren van nieuwe versies van programma’s vanwege verouderde ICT-omgeving. Hierdoor komen op den duur ook wettelijke taken in de knel. Hoge kosten herstelwerkzaamheden bij uitval. De huidige softwarepakketten worden steeds uitgebreider en vragen steeds meer van onze Infrastructuur. Het niet kunnen voldoen aan de steeds hogere eisen die door de overheid worden gesteld aan digitalisering, automatisering en informatieveiligheid. Het beheer van de ICT-omgeving is uitbesteed aan de uitvoeringsorganisatie De Connectie. De Connectie heeft in maart 2022 een roadmap (ontwikkelingsplan) voor de komende jaren opgesteld voor verbetering van de ICT (Infrastructuur en werkplekken). Het is echter duidelijk geworden dat deze roadmap niet door De Connectie uitgevoerd zal worden.

De Connectie kan door de veranderde vraag vanuit de 3 ‘eigenaar gemeenten’, geen capaciteit vrijmaken voor dit verbetertraject, De gemeente West Maas en Waal wil daarom alternatieven voor de uitbesteding van ICT-beheer onderzoeken. Tot de nieuwe ICT-partner is gevonden, blijft De Connectie de huidige ondersteuning op ICT-beheer bieden. Met wederzijds goedvinden wordt afgezien van de geplande evaluatie van de ICT-dienstverlening door De Connectie. Met de toekomstige partner gaan we in de overeenkomst geplande evaluatiemomenten opnemen. Vanwege de ontstane situatie is het adviesbureau VKA (Verdonck Klooster & associates) gevraagd te onderzoeken op welke andere manieren dan de huidige, de gemeente het ICTbeheer kan uitbesteden en verbeteren. Dit zodanig dat enerzijds de lange termijn ambities worden ingevuld en anderzijds de korte termijn risico's worden verminderd. In de bijlage wordt door VKA, antwoord gegeven op de volgende vragen: Op welke alternatieve manieren kan de ICTinfrastructuur worden uitbesteed? Met inachtneming van de lange termijn ambities op ICT-gebied

Hoe de korte termijn risico’s kunnen worden beheerst Inschatting eenmalige en structurele kosten Informatievoorziening en ICT kosten Welke stappen moeten worden genomen voor de uitbesteding Voor de beheersing van de korte termijn risico’s wordt er geadviseerd rekening te houden met een extra bedrag vanwege veroudering ICT-middelen In de RTG van 29-11 zal de notitie verder worden toelicht.

Beoogd effect

Doelstellingen en kaders die richtinggevend zijn voor de oplossingsrichting en toekomstbestendigheid van de nieuwe ICTinfrastructuur. In het vierde kwartaal van 2023 zijn de volgende effecten gerealiseerd: Goede en moderne gebruikerservaring (o.a. Cloud gebaseerd met bijbehorende afbouw van het huidige VDIVirtuele Desktop Infrastructuur) Tijd en plaats onafhankelijk (samen)werken Samenwerking tussen verschillende gebruikersgroepen Minimale ICT-beheertaken voor de gemeentelijke organisatie Afname personele kwetsbaarheid Continuïteit en beschikbaarheid gewaarborgd (o.a. door servicenormen) (Cyber) security gewaarborgd Kwaliteitswaarborging Aantoonbaar meewerkend met huidige en toekomstige wet -en regelgeving Gelijkmatige en voorspelbare kosten Verantwoord kostenniveau en prijsontwikkeling Opmerking: ook de gewenste verbetering van de ICTinfrastructuur en ICT-middelen ten behoeve van de raad is onderdeel van het ICT-verbeterplan.

Argumenten

1.1 Verbetering is hard noodzakelijk In de inleiding van dit raadsvoorstel worden de reële risico’s aangegeven die de gemeente West Maas en Waal loopt en al ervaart, als er geen verbetering op de ICT- omgeving wordt doorgevoerd. Het zijn risico’s die de bedrijfsvoering van de organisatie en de dienstverlening naar de inwoners raken. Daarom is het nodig om onze ICT- infrastructuur volledig te vervangen.

1.2. De notitie geeft uitgangspunten voor (de verwerving van) ICT-diensten In de voorliggende notitie worden de uitgangspunten voor de verwerving van de ICT- diensten uitgewerkt: Uitgangspunten: ICT-infrastructuur wordt als dienst uitbesteed (in overeenstemming met kaders en doelstellingen) Overige domeinen blijven intern of worden elders belegd (zie overzicht pag. 3 van de notitie) ICT-infrastructuur wordt aan één leverancier uitbesteed Maximaal ‘ontzorgen’ met zo weinig mogelijk beheertaken voor de gemeentelijke organisatie Verwervingsopties: Als u instemt, dan is de volgende stap te bepalen welke partner het ICT-verbeterplan gaat uitvoeren. Dat kan een (gemeentelijke) overheidsorganisatie zijn of een commerciële aanbieder. In de notitie wordt aangegeven welke partners in potentie de ICTdiensten aan kunnen bieden. Personeel: Bij de verwerving van een nieuwe ICT-dienstverlener is het uitgangspunt dat het ICT- personeel (2 medewerkers) dat toentertijd is overgegaan naar De Connectie, wordt ondergebracht bij de nieuwe ICT-dienstverlener. Het principe ‘werknemer volgt werksoort‘ is hier leidend.

1.3 De notitie geeft een inzicht in de integrale ICT-infrastructuur kosten (eenmalig en jaarlijks) welke ingezet worden voor de vervolgacties Om tot een reëel kostenbeeld te komen heeft West Maas en Waal het bureau VKA de opdracht gegeven om een integraal kostprijsmodel op te zetten en te ‘vullen’. Het kostprijsmodel stelt ons in staat om inzicht te krijgen in de integrale kosten. Het integrale kostprijsmodel is ook inzetbaar bij de vervolg stappen in het verwervingsproces van een nieuwe ICT-dienstenleverancier.

Kanttekeningen

1.1 Uitstel betekent meer risico’s en kwetsbaarheid van de ICTomgeving Als uw raad de notitie niet vaststelt, lopen we op korte en middellange termijn (nieuwe) risico’s door verdere veroudering van onze ICT-omgeving. Daarom is de investering hard nodig. 1.2 De vervolgstappen uit deze notitie worden verder uitgewerkt met behulp van externe partners. 1.2 De verbeterstrategie is op hoofdlijnen en wordt uitgewerkt na positief besluit Met het vaststellen van de notitie geeft uw raad een akkoord op de uitvoering van de acties die uit de notitie volgen. Na positief besluit werken we de vervolgstappen (activiteiten en planning) verder uit. We houden u op de hoogte van vorderingen.

Financiën

Het beschikbare budget (inclusief de extra € 500.000) in de begroting 2023, bedraagt €2.073.451. Zodra er meer duidelijkheid is komen wij met een voorstel naar uw raad. Om het traject te kunnen starten is er eenmalig € 566.876 nodig. Hiervan is € 175.000 nodig om de verouderde ICT-omgeving in stand te houden voor de komende periode.

Communicatie

Deze plannen hebben van doen met de verbetering van de ICTinfrastructuur van onze organisatie. We weten wat de verbeterwensen vanuit de organisatie zijn. Met de verbetering van deze infrastructuur wordt tegemoetgekomen aan de verbeterwensen. Gedurende het project nemen we stap voor stap de eigen werkorganisatie mee in de communicatie.

Aanpak en planning

In het onderstaande overzicht staan globaal de stappen die bij de verwerving van een nieuwe partij doorlopen worden.

Bijlagen

Bijlage 1 : GEREDIGEERD Notitie Mogelijkheden ICTverbeterplan Bijlage 1.1: GEHEIM Notitie Mogelijkheden ICT-verbeterplan