Raadsvoorstel Leges Evenementen

Raadsvoorstel

Onderwerp

Leges evenementen

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

E.J. Slootweg

Team

Team Control

Zaakkenmerk/Document kenmerk

Z.098901/D.280043

Datum document

15 februari 2024

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Bijlagen

Ja

Inhoudsopgave 1. Advies 2. Besluit 3. Samenvatting 4. 1.1 Aanleiding 5. 1.2 Doelstelling en beoogd resultaat 6. 2. Argumenten 7. 3. Communicatie 8. 4. Consequenties 9. 5. Duurzaamheid 10. 6. Kosten, baten en dekking 11. 7. Risico's 12. 8.1 Aanpak en planning 13. 8.2 Evaluatie

Advies

1. Een keuze te maken uit de onderstaande vier opties inzake de leges voor evenementen; a. Optie 1: kostendekkend; b. Optie 2: leges niet aanpassen; c. Optie 3: A-evenementen geen leges opleggen; d. Optie 4: alle evenementenvergunningen volledig vrijstellen van leges. Het college opteert voor optie 3.

Besluit

Samenvatting

1.1 Aanleiding

Tijdens de themabijeenkomst van 28 juni 2023 heeft uw raad te kennen gegeven dat zij de leges voor de aanvraag van evenementenvergunningen van met name de A-evenementen te hoog vindt. Tijdens de raadsvergadering van 7 december 2023 heeft uw raad besloten om, vooruitlopend op de themabijeenkomst op 31 januari 2024, de leges voor de aanvraag van een evenementenvergunning voor A-evenementen te halveren van € 102,- naar € 51,- per vergunningaanvraag. Middels een debatnota heeft uw raad tijdens de themabijeenkomst op 31 januari jl. met elkaar het gesprek kunnen voeren over de hoogte van de leges van een aanvraag evenementenvergunning. Naar aanleiding van deze themabijeenkomst is het onderliggende raadsvoorstel opgesteld, zodat uw raad een besluit kan nemen over de leges die gevraagd worden voor een aanvraag evenementenvergunning.

1.2 Doelstelling en beoogd resultaat

2. Argumenten

Uw raad een afgewogen besluit te laten nemen over de hoogte van de leges van een aanvraag evenementenvergunning.

Evenementen 2023 In onze gemeente zijn de volgende aantallen evenementenvergunningen in 2023 verleend (zie voor een overzicht van de evenementen de bijlage bij dit voorstel): - A-evenementen: 40 vergunningen. - B-evenementen: 15 vergunningen. - C-evenementen: 0 vergunningen. Aan leges is in 2023 in totaal aan opbrengsten gefactureerd: - A-evenementen: 36 facturen à € 100,-. - B-evenementen: 5 facturen à € 490,-. - C-evenementen: geen facturen. Het aantal verstrekte vergunningen en verstuurde legesfacturen kwam in 2023 dus niet overeen. Er liggen hier verschillende redenen aan ten grondslag. Zo vallen bijvoorbeeld de verschillende kermisevenementen (zeven evenementen in totaal) onder de categorie B-evenementen. Aangezien vijf van deze evenementen door één organisator worden georganiseerd, is hiervoor vijf keer een factuur verstuurd als zijnde Aevenement. In totaal heeft deze organisator € 500,- aan leges betaald wat nagenoeg overeenkomt met de leges voor één B-evenement. Daarnaast zijn voor een aantal kleine evenementen (zoals de kindervakantiedagen) geen leges geheven. Wij zijn ons ervan bewust dat hier sprake is van een onduidelijke handelswijze. In 2024 worden de leges geheven op de manier zoals uw raad dat wenst.

Keuzeopties besluit hoogte leges Wij geven uw raad vier keuzeopties voor het nemen van een besluit over de leges. Optie 1: kostendekkend Een evenementenvergunning van aanvraag tot het evenement zelf, brengt veel werk en kosten met zich mee voor verschillende ambtenaren van de gemeente. Bij de A-evenementen zijn er werkzaamheden van de vergunningverlener, de verkeersambtenaar en de ambtenaren van de buitendienst. Daarnaast worden tractiemiddelen ingezet voor het plaatsen van dranghekken en tijdelijke verkeersmaatregelen. Bij B-evenementen komt daar ook nog het werk van de evenementencoördinator bij in verband met de contacten met de Veiligheidsregio en de politie. Tevens wordt bij een B-evenement een vooroverleg, een schouw en een evaluatie georganiseerd. Wij hebben een grove berekening laten maken wat het de gemeente ongeveer kost vanaf het binnenkomen van de aanvraag tot het moment dat het evenement plaatsvindt. Per soort evenement komen we dan op de volgende gemiddelde minimale kosten: • A-evenement: € 450,- (ca. 5 uur per verleende vergunning) • B-evenementen: € 1.620,- (ca. 18 uur per verleende vergunning). C-evenementen hebben wij op dit moment niet in de gemeente. Voor deze evenementen kunnen wij de kostendekkendheid dan ook niet berekenen. Wel kan uw raad ervanuit gaan dat bij deze soort evenementen de kosten nog veel hoger liggen.

Indien uw raad kiest voor leges die kostendekkend zijn, zullen de leges dan ook uit de bovenstaande bedragen moeten bestaan. Optie 2: leges niet aanpassen Zoals gezegd heeft uw raad op 7 december jl. de legesverordening gewijzigd. Op dit moment zijn de hoogte van de leges als volgt: • A-evenementen: € 51,- (+ jaarlijkse indexatie). • B- en C-evenementen: € 500,- (+ jaarlijkse indexatie). Indien uw raad voor deze optie kiest, zijn de leges niet kostendekkend. Optie 3: kleine A-evenementen geen leges Een andere optie is het legesvrij maken van de kleine A-evenementen. Deze optie ziet er als volgt uit: • A-evenementen: € 0,-. • B- en C-evenementen: € 500,- (+ jaarlijkse indexatie). Indien uw raad voor deze optie kiest, zijn de leges niet kostendekkend. Optie 4: alle evenementenvergunningen volledig vrijstellen van leges Een laatste optie is het legesvrij maken van alle evenementen. Deze optie ziet er als volgt uit: • A-evenementen: € 0,-.

• B- en C-evenementen: € 0,-. Indien uw raad voor deze optie kiest, zijn de leges niet kostendekkend. Tijdens de raadsbijeenkomst op 31 januari jl. is de vraag gesteld of er nog een differentiatie kan plaatsvinden voor de leges tussen de verschillende Bevenementen. Dit is echter niet in dit voorstel meegenomen. Het is niet mogelijk om een differentiatie te maken tussen de verschillende Bevenementen. We kennen in onze gemeente verschillende Bevenementen, de Dijkensport: 3600 aanwezigen, Wiellawaai en Pleinpop: 3000 aanwezigen. Maar er zijn ook B-evenementen waarbij bijv. het tentfeest klein is, maar er vervolgens een braderie of oogstdag aan vastzit waar veel mensen op afkomen. Zo is bij Pinkstervaria het feest in de tent voor ongeveer 600 bezoekers, maar komen op de fair 2000 bezoekers. Dit geldt ook voor de Maas en Waalse oogstdagen, waar zo'n 300 bezoekers in de feesttent komt, maar op zondag er 2000 bezoekers verwacht worden op de braderie. Een evenementenvergunning ziet op het gehele evenement, dus niet alleen op het tentfeest maar ook op de braderie/fair. Bij ieder Bevenement (hoe groot of klein ook) wordt een vooroverleg, schouw en evaluatie gehouden. Dit heeft alles te maken met de veiligheidsvraagstukken die bij een B-evenement spelen.

3. Communicatie

Tijdens de themabijeenkomst van 28 juni 2023 heeft uw raad te kennen gegeven dat zij de leges voor de aanvraag van evenementenvergunningen van met name de A-evenementen te hoog vindt. Tijdens de raadsvergadering van 7 december 2023 heeft uw raad besloten om, vooruitlopend op de themabijeenkomst op 31 januari 2024, de leges voor de aanvraag van een evenementenvergunning voor A-evenementen te halveren van € 102,- naar € 51,- per vergunningaanvraag. Middels een debatnota heeft uw raad tijdens de themabijeenkomst op 31 januari jl. met elkaar het gesprek kunnen voeren over de hoogte van de leges van een aanvraag evenementenvergunning. Uw besluit voor de keuze van een bepaalde optie zal worden medegedeeld aan de evenementenorganisatoren middels een persbericht. Tevens wordt de hoogte van de leges vermeld op de evenementenpagina van de gemeentelijke website.

4. Consequenties

Voor de (financiële) consequenties wordt uw raad verwezen naar hetgeen onder het kopje 'kosten, baten en dekking' wordt vermeld.

5. Duurzaamheid

Niet van toepassing.

6. Kosten, baten en dekking

Indien uw raad 100% kostendekkend wilt zijn, betekent dit dat uw raad voor optie 1 zal kiezen. Met deze optie wordt een volgende opbrengst aan leges opgehaald (hierbij zijn we uitgegaan van het aantal evenementen waarvoor in 2023 een vergunning is verleend en de kosten die het verlenen van een vergunning

met zich brengt voor de gemeente): Soort evenement

Aantal

Leges

Opbrengst

A-evenementen

40

€ 450,-

€ 18.000,-

B-evenementen

15

€ 1.620,-

€ 24.300,-

C-evenementen

-

-

Totaal

55

-

€ 42.300,-

De leges voor evenementen zijn op dit moment - met de huidige leges uit de legesverordening 2024 - ongeveer 23% kostendekkend. Afhankelijk van de optie die uw raad kiest zijn de financiële gevolgen als volgt: Optie 1: indien uw raad kiest voor optie 1 dan zijn de opbrengsten van de leges 100% kostendekkend. Echter betekent dit wel dat de evenementenorganisatoren flink meer gaan betalen aan leges dan nu het geval is. De vraag is of de organisatoren dit kunnen en willen opbrengen en of dit niet ten koste gaat van de evenementen in onze gemeente. Optie 2: indien uw raad kiest voor optie 2 dan zijn de opbrengsten van de leges ongeveer 23% kostendekkend. Hiermee levert de gemeente indirect al een financiële bijdrage aan de evenementen in onze gemeente. Optie 3: indien uw raad kiest voor optie 3 dan zijn de opbrengsten van de leges ongeveer 18% kostendekkend. Hiermee levert de gemeente een nog grotere financiële bijdrage aan de evenementen dan bij optie 3. Optie 4: indien uw raad kiest voor optie 4 dan zijn er geen opbrengsten van de leges en is er dus ook geen kostendekkendheid. Indien uw raad kiest voor deze optie, namelijk het volledig vrijstellen van de leges van aanvragen evenementenvergunningen, ondersteunt de gemeente de evenementen. Het voordeel is dat alle evenementen hiermee worden bereikt.

Daarnaast geeft de raad een signaal af dat de gemeente de evenementensector belangrijk vindt en ondersteunt. Dekking Indien uw raad kiest voor optie 3 of 4 zal uw raad een financiële dekking moeten zoeken voor de financiële gevolgen van de gekozen optie. Uw raad kan er voor kiezen deze kosten ten laste te brengen van de algemene middelen. Dit vergt een integrale afweging.

7. Risico's

8.1 Aanpak en planning

Niet van toepassing.

Afhankelijk van de keuze die uw raad maakt, dient mogelijk de Legesverordening 2024 gewijzigd te worden. Dit is alleen van toepassing indien uw raad kiest voor optie 1, 3 of 4. Indien uw raad kiest voor één van deze opties wordt een wijzigingsverordening voor de Legesverordening 2024 opgesteld. Deze wijzigingsverordening wordt zo spoedig mogelijk aan

uw raad voorgelegd ter vaststelling. De wijzigingsverordening zal terugwerkende kracht hebben tot 1 januari 2024. De wijzigingsverordening wordt op wettelijk voorgeschreven wijze bekendgemaakt. Eventueel al opgelegde legesfacturen in 2024 zullen worden gecrediteerd. Indien uw raad kiest voor optie 2, hoeft er Legesverordening 2024 niet aangepast te worden; deze optie is immers gelijk met hetgeen nu in de Legesverordening staat.

8.2 Evaluatie

Ieder jaar wordt de Legesverordening opnieuw vastgesteld. Aan het einde van dit jaar ontvangt uw raad een voorstel voor de Legesverordening 2025. Uw raad krijgt dan opnieuw de mogelijkheid om de leges van aanvragen evenementenvergunningen naar wens aan te passen en/of vast te stellen.