Raadsvoorstel Herijkte business case MFA De Rosmolen 2024

Raadsvoorstel

Onderwerp

Herijkte business case MFA De Rosmolen; 2024

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

E.J. Slootweg

Team

Team Samenleving

Zaakkenmerk/Document kenmerk

Z.102534/D.289156

Datum document

15 mei 2024

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Bijlagen

Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

1. De (structurele) exploitatie subsidie vanaf kalenderjaar 2025 vast te stellen op € 177.300. 2. De in de voorziening "groot onderhoud" jaarlijks te storten bijdrage vast te stellen op € 66.151. 3. De in de voorziening "groot onderhoud" jaarlijks te storten bijdrage van € 66.151 vanaf kalenderjaar 2024 te dekken uit de stelpost "traject herijking businesscases MFA's". 4. De te storten voorziening "groot onderhoud" van de jaren 2022 en 2023 van € 132.302 te dekken uit de stelpost "traject herijking businesscases MFA's". 5. De aan de Stichting Sport & Recreatie Beneden-Leeuwen verstrekte hypothecaire leningen van € 2.045.000,- en € 1.560.000,- om te zetten van een annuïtaire naar een lineaire

aflossing per 05-01-2025. 6. Kennis te nemen van het college besluit om op het document "exploitatie opzet" geheimhouding te leggen.

Aanleiding

U besloot op 20 juni 2013 MFA De Rosmolen te realiseren. De gemeente verstrekte hiervoor 2 hypothecaire geldleningen aan de Stichting Sport & Recreatie Beneden-Leeuwen; op 11 december 2014 en 12 mei 2016. Het college stelde op 18 maart 2016 het subsidie plafond vast op €157.200. Onder protest ging het bestuur hiermee akkoord. In de afgelopen jaren bleek de in 2015 opgestelde exploitatie opzet en het MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP) te zijn achterhaald. Daarnaast wenst de gemeente de regie op de accommodaties te intensiveren. En de Stichting te ondersteunen ten aanzien van de financiële sturing / beslissingen v.w.b. groot onderhoud. In de afgelopen periode herijkten we de (financiële) business case en stelden we een samenwerkingsovereenkomst op.

Beoogd effect

Een (financieel) herijkte business case op basis van het scenario "Regie + Toezicht + Groot onderhoud (sociaal ondernemerschap)". Met een samenwerkingsovereenkomst waarin we afspraken, taken en verantwoordelijkheden vastleggen.

Argumenten

1.1 Het toekennen van (structurele) exploitatie subsidie is essentieel voor het voortbestaan van De Rosmolen Met het bestuur stelden we de exploitatie opzet vast. Per post is toegelicht hoe het bedrag tot stand is gekomen / wat de bron ervan is. Deze exploitatie opzet, tezamen met de samenwerkingsovereenkomst, is de uitkomst van het project "Herijken businesscases MFA's en dorpshuizen". Achteraf -op basis van de jaarrekening- kan blijken dat met het bevoorschotte subsidie bedrag er een overschot of tekort resteert. We stellen dan de bevoorschotte subsidie gewijzigd vast. 1.2 Invulling te geven aan het huidige accommodatiebeleid “Maatschappelijk knooppunt in iedere kern!” We bouwden De Rosmolen voor sociale, maatschappelijke, sportieve en openbare activiteiten. Met als gevolg dat het streven naar opbrengst maximalisatie niet de hoogste prioriteit heeft. Bovendien is de bezettingsgraad van De Rosmolen hoger dan 90%. 1.3 De rente en aflossing van de hypothecaire geldleningen zijn onderdeel van de kosten in de exploitatie opzet

De grootste kostenposten zijn de rente en aflossing van de hypothecaire geldlening. Oftewel, de kapitaallasten van het gebouw. In totaal € 159.500. 1.4 Er is dekking voor de vastgestelde (structurele) exploitatie subsidie In de programma begroting 2024 hielden we reeds rekening met de exploitatie subsidie voor De Rosmolen. 2.1 We geven hiermee invulling aan het scenario "Regie + Toezicht + Groot onderhoud (sociaal ondernemerschap)" Met het in de voorziening “groot onderhoud” storten van de jaarlijkse bijdrage, intensiveren we de gemeentelijke rol op het groot onderhoud. Er zal meer overleg en afstemming plaatsvinden dan tot op heden. We hebben sneller en beter zicht op wat er gebeurd en kunnen meer sturen op de (onderhouds)kwaliteit van het gebouw. De afspraken hierover liggen vast in de samenwerkingsovereenkomst. 2.2 We reserveren zelf de financiële middelen voor het groot onderhoud Hierdoor zijn er voldoende financiële middelen aanwezig om de uitgaven te kunnen doen, opgenomen in het MJOP 2022-2041. 2.3 We berekenden het 20-jaars gemiddelde op basis van het MJOP 2022- 2041 Door een langere periode vooruit te kijken (20 jaar i.p.v. 10 jaar), verdelen we de onderhoudskosten evenrediger. 2.4 Door de kassiersfunctie behoudt De Rosmolen het recht op BTW aftrek De gemeente is geen eigenaar van het pand. Hierdoor kan de gemeente de BTW niet terug vragen. Dit kan De Rosmolen wel.

3.1 Deze stelpost stelde u vast in de voorjaarsnota 2023 In deze voorjaarsnota namen we een stelpost op van € 350.000. Tot op heden benutten we hier € 80.057 van ten behoeve van de financiële afwikkeling van het Hanzehuys. 4.1 Binnen andere budgetten is er geen dekking In de afgelopen jaren bleek De Rosmolen geen financiële ruimte te hebben om voldoende te sparen voor het groot onderhoud. Het college keurde op 14 december 2021 het voorstel goed, waardoor de opgebouwde voorziening groot onderhoud vrij viel ten gunste van het negatief eigen vermogen. Dit was noodzakelijk zodat het bestuur een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering kon afsluiten. Tot slot zorgt het nu “inhalen” van 2 jaren voor een lagere structurele last over de resterende 18 jaren.

4.2 Het restant budget 2024 van de stelpost "traject herijking businesscases MFA's" biedt hiervoor dekking Deze post namen we op als een structurele post, met de financiële blik gericht op de toekomst. De business cases van D'n Dulper en D'n Hoender werkten we echter niet uit in 2024. We informeerden u hierover met een informatienota op 30 oktober 2024. Er is dus voldoende "restant budget" / dekking binnen deze stelpost. 5.1 De afschrijving van het pand en de aflossing van de hypothecaire geldleningen sluiten dan op elkaar aan Het pand van De Rosmolen wordt lineair afgeschreven. De aflossing van de hypothecaire geldleningen vindt nu plaats op basis van een annuïteit. Dit willen we gelijkstellen. Op 21 november 2023 stemde het college in met de extra (vervroegde) aflossingen op de hypothecaire geldleningen. Hierdoor zijn de boekwaarde van het pand en de restant hoofdsom van de hypothecaire geldleningen gelijk aan elkaar. Door het omzetten van de aflossingsvorm kunnen we dit zo behouden. Tot slot daalt de uitstaande schuld bij een lineaire aflossing sneller dan bij een annuïtaire. 6.1 Dit document bevat gevoelige en vertrouwelijke informatie Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet en daarna verwijzend de Wet Open Overheid (WOO) besloot het college een verplichting tot geheimhouding op te leggen.

We verkregen essentiële informatie tijdens vertrouwelijke gesprekken met het bestuur (artikel 5.1 sub c WOO). In de exploitatie opzet zijn bedragen / overeenkomsten tussen het bestuur en derden op individueel niveau terug te herleiden. Het is niet gepast deze informatie openbaar te maken

Kanttekeningen

1.1 De vastgestelde (structurele) exploitatie subsidie van € 177.300 kan niet voldoende zijn De (structurele) exploitatie subsidie van € 177.300 is het bedrag op basis van de huidige situatie. Uiterlijk 01 september stelt het bestuur een begroting op voor het jaar erop. Op basis hiervan verstrekken we een subsidie voorschot. Uiterlijk 31 mei verstrekt het bestuur de jaarrekening van het voorgaande jaar. We stellen vast of het verstrekte subsidie voorschot (on)voldoende was. Op basis hiervan stellen we de definitieve subsidie vast. Deze werkwijze ligt vast in de samenwerkingsovereenkomst. Het op deze wijze inrichten van dit proces betekent dat we meer regie krijgen. We overleggen vaker met het bestuur en hebben een duidelijker beeld van de financiële (toekomstige) situatie. Mede hierdoor kunnen we sneller inspelen. 2.1 De gemeente heeft de functie van kassier ten aanzien van de kosten van groot onderhoud De gemeente droeg het eigendom over aan de Stichting. Dit betekent dat, opgelegd vanuit fiscaal oogpunt, de Stichting zeggenschap heeft over deze gelden.

2.2 Een storting van het 10-jaars gemiddelde op basis van het MJOP 2022- 2031 is lager Op basis van het 10-jaars gemiddelde zou de jaarlijkse storting € 44.343 bedragen. Een aantal grote investeringen staan in het MJOP gepland na 2031. Een storting op basis van het 10-jaars gemiddelde zorgt voor een grotere schommeling in de jaarlijks te storten voorziening "groot onderhoud". We schuiven dan de hogere onderhoudskosten van later hiermee vooruit in de toekomst. 4.1 Door geen éénmalige storting te doen worden de structurele lasten hoger Op basis van het 18-jaars gemiddelde (2024-2041) zou de jaarlijkse storting € 73.501 bedragen. De herijkte business case beschouwen we echter als een vernieuwd "0-punt". Zonder "in te halen" financiële consequenties en of deze vooruit te schuiven in de tijd.

Financiën

Exploitatie subsidie 2015 - heden Exploitatie subsidie 2024 Met in de exploitatie opzet o.a.: - klein & groot onderhoud - rente & aflossing hyp. geldlening (annuïteit)

€ 168.715

€ 59.460 € 132.000

Exploitatie subsidie 2025 Exploitatie subsidie 2025 Met in de exploitatie opzet o.a.: - klein onderhoud - rente & aflossing hyp. geldlening (lineair)

€ 177.300

€ 39.000 € 159.500

Voorziening groot onderhoud 2022 - 2041 Te storten

€ 66.000

Klein en groot onderhoud begrootten we in 2015 op € 59.460. Op basis van het meest recente MJOP wordt dit € 105.000. Uitgesplitst: € 39.000 (klein onderhoud) € 66.000 (groot onderhoud - voorziening). Een stijging van meer dan € 45.000.

Communicatie

In de afgelopen jaren spraken we regelmatig met het bestuur van De Rosmolen. De exploitatie opzet is in overleg met hen tot stand gekomen. Het bestuur stemde in met de samenwerkingsovereenkomst.

Aanpak en planning

Na uw goedkeuring stellen we 2 overeenkomsten op voor het omzetten van de aflossingsvorm van de hypothecaire geldleningen. Tezamen met de samenwerkingsovereenkomst, leggen we deze stukken ter ondertekening voor aan het bestuur.

Participatie

Er is sprake geweest van een intensief traject in de afgelopen jaren. We voerden vele gesprekken en deden een groot beroep op de inzet en kwaliteit van het bestuur. Met het spreekwoordelijke "geven en nemen" kwamen we tot overeenstemming met elkaar. De opgestelde samenwerkingsovereenkomst is de basis voor de samenwerking tussen de Stichting en de gemeente. Niet alles kunnen we (formeel) vastleggen tot op de punt en komma. De gemeente is namelijk geen eigenaar van het pand. Bovendien is los van dit (formele) document, vertrouwen hebben in elkaar de basis voor een succesvolle samenwerking. Waarbij we als gemeente afhankelijk zijn van de aan-/afwezigheid en kwaliteit van het vrijwillige bestuur. De wijze waarop de gemeente de accommodaties in de toekomst beter wil ondersteunen, gaan we nog verder uitwerken.

Bijlagen

1. Samenwerkingsovereenkomst MFA De Rosmolen - gemeente West Maas en Waal. 2. Beleidsregel Behoud en bevordering Leefbaarheid en Samenredzaamheid; MFA De Rosmolen / Stichting Sport & Recreatie Beneden-Leeuwen. 3. Exploitatie opzet 27-08-2024 (vertrouwelijk).