Raadsvoorstel aanpassingen en uitbreiding audiovisuele voorzieningen

Raadsvoorstel

Onderwerp

Aanpassingen en uitbreiding audiovisuele voorzieningen gemeentehuis (raad- en vergaderzalen)

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

F.J.J. van Gelder

Team Zaakkenmerk/Document kenmerk

Team Dienstverlening Z.090375/D.259501

Datum document

10 augustus 2023

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Bijlagen

Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Bijlagen

Voorgesteld besluit

Aanleiding

1. Over te gaan tot uitbreiding van de audiovisuele voorzieningen in het gemeentehuis (raad- en vergaderzalen) en daarvoor een krediet beschikbaar te stellen van € 43.000. 2. Een servicecontract af te sluiten voor een periode van 3 jaar. De lasten van het krediet en jaarlijks onderhoud op te nemen in de begroting 2024 en volgende jaren. 3. Voor de inkoop de hardheidsclausule toe te passen.

Tijdens de Corona-periode is versneld een aantal aanschaffingen gedaan om in de raadzaal en enkele vergaderzalen met behulp van een

camerasysteem de vergaderingen te kunnen uitzenden. Ook na deze periode wordt nog altijd - naar tevredenheid - gebruik gemaakt van de voorzieningen. Tevens kan vastgesteld worden dat deze voorziening voorziet in de behoefte om inwoners en anders belangstellenden live mee te kunnen laten zijn naar de vergaderingen.

Beoogd effect

Argumenten

• Vervanging van de projector door een hoogwaardige Videowall welke zichtbaar is voor alle gegadigden in de raadzaal • Vervanging van de huidige bediening door twee vaste bedienpanelen • De mogelijkheid om zowel een presentatie als de camerabeelden uit te sturen naar Notubizz, daar waar nu enkel de camerabeelden of de presentatie te zien is • Mogelijkheid om op een simpele manier een presentatie te delen in de raadzaal, wanneer er geen camera beelden benodigd zijn • Mogelijkheid om meerdere camerabeelden te combineren i.p.v. enkel 1 camerabeeld zichtbaar te hebben • Audio in de zaal mee laten lopen bij de presentaties en discussies • Een (aanwezige) videoconference systeem in de Wamelse Kamer installeren en configureren • Optimaliseren In de Dreumelse kamer door middel van een vloerlift waardoor dit scherm beter gebruikt kan worden.

1. Door het gebruik van de voorzieningen is de behoefte ontstaan om een aantal uitbreidingen te realiseren. Enerzijds door de soms niet optimaal werkende aanwezige beamer in de raadzaal, en anderzijds door behoefte o.a. presentatie en discussie gelijktijdig te tonen. Maar ook om in de raadzaal beter en stabieler de presentatie te tonen. Met het bedrijf dat de eerste voorzieningen heeft aangebracht is omgezien naar een uitbreiding en aanpassing.

Kanttekeningen

De installatie van de aanvullende voorzieningen zal plaatsvinden onder volledige regie van het externe bedrijf. Zij zullen tevens zorgdragen voor goede instructie van griffie en bodediensten. Met het bedrijf wordt een service-contract afgesloten, zodat onderhoud, ondersteuning en service is gewaarborgd. 2. Op basis van het inkoop- en aanbestedingsbeleid dient voor bedragen boven de € 30.000 een meervoudige aanbesteding plaats te vinden. Gelet op de omstandigheid dat sprake is van uitbreiding op een bestaande voorziening, en de geringe overschrijding, wordt voorgesteld de hardheidsclausule toe te passen.

Financiën

1. Met de gewenste uitbreiding zijn de volgende kosten gemoeid (specificatie zie bijgesloten offerte)

Apparatuur Raadzaal € 26.094,00 Dreumelse Kamer € 741,60 Installatie € 12.910,00 Elektra voorzieningen € 2.000,00 Totale netto investering € 41.745,60 exclusief BTW De BTW kan, behoudens 2%, worden gedeclareerd bij het BTW compensatiefonds. Daardoor bedraagt de totale investering € 42.580,51, afgerond inclusief een geringe post voor onvoorzien van € 43.000. Het krediet van € 43.000 te dekken uit de algemene reserve. (Het bedrag wordt administratief overboekt naar de bestemmingsreserve kapitaallasten vanuit deze reserve worden de komende 4 jaar de kapitaallasten gedekt.) 2. Een service-contract af te sluiten "excellent" (specificatie zie offerte) voor een totaal bedrag van € 1.710,78 (incl. 2% btw correctie -zie hiervoor-) per jaar gedurende een periode van 3 jaar. Voor de jaren 2024 t/m 2026 een bedrag van € 1.710,78 vrij te maken en op te nemen in de begroting 2024 en volgende jaren.

Communicatie

Aanpak en planning

Bijlagen

n.v.t.

Na uw besluit zal tot opdracht worden overgegaan en zal de verwachte installatie in het vierde kwartaal van 2023 plaatsvinden.

- bijlage offerte Fidato.