Raadsvoorstel aanbesteding gunning accountantscontrole

Raadsvoorstel

Onderwerp

Aanbesteding/gunning accountantscontrole 2023 en 2024

Aangeboden door

College van B&W

Portefeuillehouder

V.M. van Neerbos

Team

Team Control

Zaakkenmerk/Document kenmerk

Z.092364/D.264162

Datum document

25 september 2023

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Bijlagen

Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Bijlagen

Voorgesteld besluit

Aanleiding

1. Accountantskantoor Crowe Foederer Audit & Assurance B.V. aan te wijzen als accountant voor de controle van de boekjaren 2023 en 2024 met de mogelijkheid om 1 jaar te verlengen. 2. De diensten worden door Crowe Foederer Audit & Assurance B.V. aangeboden voor een bedrag van €. 53.000 excl. btw per jaar; 3. De begroting 2023 en 2024 overeenkomstig te wijzigen en de hogere kosten dekken uit het voorziene begrotingsresultaat.

Dit jaar (2023) loopt de overeenkomst af met Crowe Foederer voor de accountantsdiensten. Gemeente West Maas en Waal is een contract aangegaan voor de

controles van 2019 en 2020. Vervolgens is binnen de mogelijkheden van de overeenkomst 2X verlengd, te weten voor de controles 2021 en 2022. Door het aflopen van het contract dient er nu een nieuwe overeenkomst voor de accountantsdiensten te worden aangegaan.

Beoogd effect

Het doel van de overeenkomst/gunning is om een accountant aan te wijzen conform art. 213 lid 2 Gemeentewet voor een periode van 2 jaar die de controle van de boekjaren 2023 en 2024 bestrijkt. Verlenging van de overeenkomst met 1 jaar is een mogelijkheid.

Argumenten

Crowe Foederer heeft zich in de afgelopen 4 jaren bewezen als een kundig en en zeer toegankelijk accountantskantoor. De controlerende maar zeer zeker ook de adviserende rol komt prima tot z'n recht. Het voortzetten van de dienstverlening door Crowe Foederer schept ook continuiteit in de door hen aangedragen verbeteringen in de bedrijfsvoering. Daarnaast heeft de auditcommissie zich inmiddels ook uitgesproken over een beoogde voortzetting van de dienstverlening van Crowe Foederer.

Kanttekeningen

Financiën

Nadat uw raad overeenkomstig heeft besloten zal de gunning aan Crowe Foederer worden gepubliceerd op Tenderned. Concurerende partijen hebben dan 2 weken de tijd om te reageren. Wij achten deze kans gering. Als hieruit toch interesse blijkt bij een andere partij voor de opdracht zal in een nader gesprek met die partij aannemelijk moeten worden gemaakt waarom op voorhand voor Crowe Foederer is gekozen.

Crowe Foederer biedt de dienstverlening aan voor een bedrag van €. 53.000 per jaar excl. btw. In de begroting van 2023 3n 2024 is rekening gehouden met een bedrag van €. 50.0000 excl. btw. Voorgesteld wordt om de begroting 2023 en 2024 overeenkomstig te wijzigen en de hogere kosten te dekken uit het voorziene begrotingsresultaat.

Communicatie

Zoals onder "kanttekeningen" al is aangegeven zal na besluitvorming publicatie op Tenderned plaatsvinden. Overeenkomstig het besluit zal uiteindelijk de overeenkomst met Crowe Foederer middels ondertekening worden geformaliseerd.

Aanpak en planning

Bij het aangaan van een overeenkomst voor accountantsdiensten zijn de inkoopregels van onze gemeente van toepassing. Die geven aan dat bij inkoop van een dienstverlening met een inkoopwaarde vanaf €. 30.000 tot de europese aanbestedingsgrens ( €. 215.000 in 2023) er sprake is van een meervoudig onderhandse aanbesteding. Bij een overeenkomst (met Crowe Foederer op basis van de offerte)) voor een periode van 2 jaar met een verlengingsmogelijkheid van 1 jaar komt de totale contractwaarde over deze periode uit op €. 159.000 (3 x €. 53.000) exclusief indexering. Hiermede is een europese aanbesteding niet noodzakelijk. Wel is er in beginsel sprake van een meervoudig onderhandse aanbesteding Tegelijkertijd leert uit navraag bij andere gemeenten en eerdere ervaringen dat aanbestedingsprocedures voor accountantsdiensten leiden tot een beperkt aantal reacties. soms zelf 1 of geen reactie! Dit staat niet in verhouding tot de personele inzet die nodig is bij een meervoudig onderhands traject en de mogelijke extra kosten bij het wisselen van dienstverlener. Dit heeft ons college tot de overweging gebracht om, op grond van artikel 9.1 van het geldende Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016, onze afwijkingsbevoegdheid in stelling te brengen.

Dit met als argumentatie dat er, gelet op de huidige beperkte markt voor accountantsdiensten, voldoende economische en technische redenen zijn om af te wijken van het gemeentelijk beleid en onderhands een overeenkomst met Crowe Foederer aan te gaan. Hierbij speelt de tevredenheid omtrent de rol van Crowe Foederer in de afgelopen 4 jaar en de daarmede verband houdende continuering van de dienstverlening ook zeker een rol. Met deze argumentatie kan na besluitvorming e.e.a. worden gepubliceerd op Tenderned.

Bijlagen

offerte Crowe Foederer d.d. 7 september 2023