Programma van Eisen accountantsdiensten
Tekst van het document
4. Programma van Eisen 4.1
Programma van Eisen
De gemeente verwacht van de accountant dat deze een goede uitvoering van de wettelijk voorgeschreven werkzaamheden levert en een goede invulling geeft aan de natuurlijke adviesfunctie. Tevens geeft de accountant signalen af over risico’s die de gemeente mogelijk loopt. De signalen zijn niet alleen gerelateerd aan opgestelde jaarrekeningen, maar ook gerelateerd aan nieuwe externe ontwikkelingen. De accountant is zodanig betrokken dat de geleverde ondersteuning en advisering een meerwaarde heeft.
4.2
Te leveren diensten
De gemeente gaat bij de te leveren diensten uit van een transparant en eenduidig werkproces. Wij onderscheiden de volgende jaarlijks te leveren diensten. 4.2.1 De certificerende dienst ▪ Het jaarlijks uitvoeren van de interimcontrole. ▪ Het controleren van de jaarrekening. ▪ Het controleren van de verantwoording SiSa. ▪ Het afgeven van een controleverklaring op de jaarrekening. ▪ Het afgeven van afzonderlijke accountantsverklaringen, vereist in het kader van specifieke (subsidie)uitkeringen dan wel specifieke regelgeving. 4.2.2 De rapporterende en ondersteunende dienst ▪ Het naar aanleiding van de interimcontrole uitbrengen van de managementletter aan management en bestuur van de gemeente ▪ Het naar aanleiding van de interimcontrole uitbrengen van de boardletter aan de auditcommissie van de gemeente ▪ Het naar aanleiding van de controle van de jaarrekening uitbrengen van het accountantsverslag aan de gemeenteraad ▪ Ondersteuning bij controlewerkzaamheden door derden, zoals de belastingdienst, het rijk, de provincie, verscheidene ministeries en Europese instanties. 4.2.3 Natuurlijke adviesdienst De advisering aan de gemeenteraad, de Auditcommissie, de Rekenkamer Rivierenland, College van Burgemeester en Wethouders, de algemeen directeur, concerncontroller en verbijzonderde interne controleur.
4.3
Toelichting op het te leveren dienstenpakket
De gemeente stelt jaarlijks met betrekking tot de controle een controleplan op. De contactpersoon van de gemeente / concerncontroller voert daarover vooraf en eventueel tussentijds overleg. De auditcommissie bepaalt, in overleg met de accountant, eventuele jaarrekeningposten, gemeentelijke functies en gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bijzondere aandacht dient te besteden met daarbij de te hanteren rapporteringstoleranties. Daarnaast vindt afstemming plaats van de werkzaamheden van de interne en externe controle en worden, voorafgaand aan de controlewerkzaamheden, afspraken gemaakt over de beschikbaar te stellen informatie door de gemeente aan de accountant. 4.3.1 Interimcontrole De interimcontrole wordt jaarlijks uitgevoerd en is gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. Een onderdeel van de administratieve organisatie is de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Tijdens de interimcontrole vindt een risicoanalyse plaats als vooruitblik op de jaarrekening. Bij de uitvoering van de interimcontrole kan de accountant steunen op de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. De accountant legt de bevindingen van de tussentijdse controle vast in een afzonderlijke managementletter die uitgebracht wordt aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris.
De concept managementletter wordt vooraf besproken met de algemeen directeur/portefeuillehouder/concerncontroller. Hierbij dient minimaal de controleleider aanwezig te zijn. Afschriften van de managementletters worden verzonden aan de concerncontroller. Een afschrift van de bevindingen worden door de accountant vastgelegd in een boardletter ten behoeve van de auditcommissie. Deze boardletter wordt door de accountant besproken met de auditcommissie. Hierbij dient minimaal de verantwoordelijk partner aanwezig te zijn.
4.3.2 De jaarrekening Op basis van de uitgevoerde controle dient in de controleverklaring aangegeven te worden of: ▪ de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen, alsook of de in de jaarrekening door de colleges/directie opgenomen rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft ▪ de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met Nederlands recht. ▪ het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Na bespreking van het conceptrapport op basis van het principe van hoor en wederhoor met direct betrokkenen, brengt de accountant zijn rapport uit aan de gemeenteraad. De definitieve accountantsverklaring inclusief het verslag van bevindingen wordt voor verzending aan de raad eerst aan het college voorgelegd met de gelegenheid voor het college op de betreffende stukken te reageren. Voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken bespreekt de accountant het verslag van bevindingen met de auditcommissie. Hierbij dient minimaal de verantwoordelijk partner aanwezig te zijn. Indien de accountant tijdens de werkzaamheden afwijkingen constateert waardoor geen
goedkeurende verklaring afgegeven kan worden, meldt hij deze met spoed schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 4.3.3 SiSa Op basis van de uitgevoerde controle dient in de controleverklaring aangegeven te worden of: ▪ de verantwoordingsinformatie voldoet aan de Regeling Informatieverstrekking SiSa. 4.3.4 Accountantscontrole en referentiekader Samenvattend valt onder een accountantscontrole de controle op de getrouwheid van de jaarrekening, alsmede op de inrichting van de administratieve organisatie en de interne beheersing. Hierbij geldt als referentiekader het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), controleprotocollen van diverse ministeries, gemeentelijke verordeningen, bestuursbesluiten, raadsbesluiten en alle overige vigerende wet- en regelgeving. 4.3.5 Planning interimcontrole en controle jaarrekening De gemeente stelt een planning op voor de totstandkoming en bestuurlijke behandeling van de jaarrekening. Deze planning is de basis voor de planning van de werkzaamheden en rapportages van de accountant. Als eis wordt gesteld dat de lijst met op te leveren stukken voor de interim- en jaarrekeningcontrole minimaal twee maanden voorafgaand aan de start van een controle wordt aangeleverd.
De interimcontrole vindt na de zomervakantie plaats. Uiterlijk 1 december van enig boekjaar dient de managementletter aangeleverd te worden. De managementletter gaat in op de mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures en de beheersing van de rechtmatigheid binnen de organisatie. De controle op de jaarrekening vindt na 1 maart plaats. De uit te brengen controleverklaringen en accountantsverslagen dienen uiterlijk 15 mei aangeleverd te worden. Bij de vergadering waarin het college de jaarstukken vaststelt dienen bovenstaande (concept)stukken voorhanden te zijn. Binnen 2 werkdagen na genoemde collegevergadering dienen de definitieve stukken aangeleverd te worden. 4.3.6 Afzonderlijke verklaringen en reviews De gemeente kan jaarlijks om een aantal afzonderlijke controleverklaringen vragen (voor zover deze niet onder de SiSa vallen) ten behoeve van diverse subsidieverstrekkers, zoals de provincie. Daarnaast kan de accountant gevraagd worden ondersteuning te bieden bij reviews door derden. Hiermee wordt de verantwoording richting derden, zoals het Rijk en de Provincie bedoeld. Wat deze overige werkzaamheden betreft, verwacht de gemeente in de offerte een gedifferentieerd uurtarief waarbij onderscheid gemaakt wordt in de verschillende tarieven in relatie tot de senioriteit van de uitvoerende accountant.
De eisen van de ministeries en overige subsidieverstrekkers zijn leidend voor de planning van de werkzaamheden en het afgeven van verklaringen. Deze overige werkzaamheden zijn meer van incidentele aard en afhankelijk van het verloop van activiteiten gedurende het jaar. Verwacht wordt dat de accountant deze werkzaamheden binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor genoemde eisen verricht.
De gemeente behoudt zich het recht voor, indien dit in het belang van de gemeente is, de opdracht voor deze afzonderlijke werkzaamheden te kunnen verlenen aan een andere accountant. Dit is bepaald in artikel 3 lid 3 van de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente West Maas en Waal 2023 en geldt niet voor de eerst vermelde disciplines. 4.3.7 Natuurlijke adviesfunctie Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, evenals aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept-)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s is hier van belang. Een proactieve houding wordt hierin verwacht. Het is niet mogelijk dat een afzonderlijke adviesopdracht wordt gegeven. Als gevolg van het karakter van de natuurlijke adviesfunctie, is de accountant direct aanspreekbaar. Overleg met directie, bestuur, college, concerncontroller, verbijzonderde interne controleur, de Rekenkamer, de Auditcommissie en de gemeenteraad wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie.
Uiteraard wordt rekening gehouden met de verschillende posities, taken en verantwoordelijkheden van alle genoemde partijen. De natuurlijke adviesfunctie appelleert in hoge mate aan het adviespotentieel van de accountant. Hierbij wordt in het bijzonder bedoeld de kennis en ervaring op het terrein van bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk. Ook de mate waarin de accountant binnen zijn eigen organisatie kan terugvallen op voor de gemeente relevante deskundigheid inzake EDP-audits (beoordeling van Electronic Data Processing), grondbeleid, belastingrecht, automatisering, diepteonderzoeken naar rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, administratieve organisatie, enz. is hierbij van belang.
4.4
Controlefilosofie en -aanpak
Als inschrijver dient u een beschrijving te geven van uw controlefilosofie: de controleaanpak, de eisen en wensen met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing. Het effect van eventuele werkafspraken en de financiële consequenties als (een deel van) de werkafspraken niet nagekomen worden dient hierbij aangegeven te worden.
4.5
Visie op natuurlijke adviesfunctie en op opdrachtgeverschap van de raad
Er wordt van de inschrijver verwacht dat de inschrijver aantoont in staat te zijn een juiste invulling te kunnen geven aan de natuurlijke adviesfunctie, zoals de gemeente die beschrijft in paragraaf 4.3.7. Tevens verwacht de gemeente een visie op het opdrachtgeverschap van de raad. Daarnaast is het van belang dat de inschrijver de ‘taal van de raad’ spreekt.
4.6
Contactpotentieel / logistieke flexibiliteit
De werkzaamheden van de accountant dienen in nauwe samenwerking met de betrokken eigen medewerkers van de gemeente te worden verricht. Dat geldt ook voor de samenwerking tussen de accountant en het ambtelijk management en gemeentebestuur.
Het contactpotentieel geeft de mate aan waarin verwacht mag worden dat effectief en doelmatig kan worden samengewerkt. De inschrijver wordt gevraagd een beschrijving te geven van de wijze waarop u deze samenwerking vorm denkt te geven. Aangegeven dient te worden op welke wijze u omgaat met afspraken omtrent de planning met betrekking tot de werkzaamheden die voor de gemeente uitgevoerd zullen worden. Daarbij dient ook te worden ingegaan op de wijze waarop de planning wordt vormgegeven, de wijze van overleg over de planning en hoe een eventuele bijstelling als gevolg van interne ontwikkelingen bij de gemeente tot stand zal komen. Daarnaast dienen de mogelijkheden die uw accountantskantoor heeft om flexibel in te kunnen spelen op gewijzigde omstandigheden, beschreven te worden.
4.7 Indexatie De in de Inschrijving aangeboden tarieven voor het verlenen van accountancydiensten, kunnen met ingang van 1 januari 2027 eenmaal per jaar worden aangepast. Deze prijsverhoging mag niet hoger zijn dan het CBS-prijsindexcijfer 692 Accountants, boekhouders en belastingconsulenten.
4.8 Facturering De facturen dienen als volgt ingericht te worden: Vaste dienstverlening: ▪ vermelding op de factuur conform vastgelegde prijsstelling. Afzonderlijke verklaringen en overige meerwerk, specificatie op basis van: ▪ de verrichte werkzaamheden; ▪ de ingezette uren per tariefcategorie; ▪ de tarieven zoals opgenomen in de Inschrijving.