Initiatiefvoorstel vaststellen RvO raad en RTG

Initiatiefvoorstel

Onderwerp

Vaststellen Reglement van Orde voor de vergaderingen, rondetafelgesprekken (RTG-en) en andere werkzaamheden van de raad 2026

Aangeboden door

Raadsleden Orlemans, Roffelsen, Van Ooijen en Sweep

Portefeuillehouder

V.M. van Neerbos

Team Zaakkenmerk/Document kenmerk

Vertrouwelijkheid Bijlagen

Team Griffie Z.129329/D.349757

Openbaar Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

1. Het Reglement van Orde voor de vergaderingen, rondetafelgesprekken (RTG's) en andere werkzaamheden van de raad 2026 (inclusief toelichting) vast te stellen. 2. Het ‘Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2020’ en het reglement van Orde voor de Rondetafelgesprekken van de raad 2020’ in te trekken per 1 april 2026. 3. De structurele kosten van maximaal € 28.590,50 in 2026 ten laste te brengen van het begrotingssaldo 2026, en deze

kosten vanaf 2027 te verwerken in de respectievelijke begrotingsresultaten via de Voorjaarnota 2026.

Aanleiding

De actualisatie van het Reglement van Orde (RvO)is noodzakelijk vanwege zowel gewijzigde wet- en regelgeving als de inzichten die de werkgroep Vergaderstructuur de afgelopen periode heeft opgeleverd. In 2023 en 2024 zijn diverse wijzigingen doorgevoerd in onder meer de Gemeentewet en de Wet open overheid (Woo). Daarnaast zijn de regels rond geheimhouding, digitale verslaglegging en openbaarmaking aangescherpt. De VNG heeft gemeenten daarom geadviseerd hun Reglement van Orde te herzien, onder andere op het gebied van het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding, het omgaan met Woo gevoelige documenten en de digitale publicatie van stukken. Deze ontwikkelingen maken een actueel, eenduidig en juridisch zorgvuldig RvO noodzakelijk. Parallel hieraan heeft de werkgroep Vergaderstructuur, in opdracht van het presidium, gewerkt aan een breed pakket aan verbeteringen dat aansluit bij de dagelijkse praktijk van de raad. Daarbij is onder meer gekeken naar de wens om meerdere fractievolgers per fractie mogelijk te maken en naar een uniforme wijze van deelname aan Rondetafelgesprekken. Ook zijn de procedures voor technische, politieke en schriftelijke vragen aangescherpt. Een belangrijke wijziging betreft de lijn dat inspraak voortaan uitsluitend tijdens de Rondetafelgesprekken plaatsvindt en niet langer tijdens raadsvergaderingen.

Daarnaast is ingezet op vereenvoudiging en verduidelijking van artikelen, het versnellen en uniformeren van vraagprocedures – waaronder het stellen van technische vragen voorafgaand aan de RTG – en het via de RTG voorbereiden van moties vreemd aan de orde van de dag voor een zorgvuldiger besluitvorming. Omdat in het bestaande Reglement van Orde voor raadsvergaderingen en overige werkzaamheden van de raad én het Reglement van Orde voor de Rondetafelgesprekken veel overlap bestond, zijn deze documenten samengevoegd tot één integraal RvO. Tot slot zijn de begripsbepalingen gemoderniseerd, de structuur van het document geactualiseerd en zijn de agenda en vergaderprocedures verder gestroomlijnd.

Beoogd effect

Een geactualiseerd, en helder leesbaar Reglement van orde voor de Raadsvergaderingen, Rondetafelgesprekken en overige werkzaamheden van de raad, dat juridisch klopt en aansluit bij de behoeften in de praktijk.

Argumenten

1.1 Het RvO sluit weer aan op actuele wettelijke eisen De artikelen rond geheimhouding, Woo sluiten aan bij de VNG adviezen en nieuwe wet en regelgeving. 1.2 Meer ruimte voor fractievolgers en betere inzet van politieke capaciteit Het nieuwe RvO maakt op een gestructureerde en transparante wijze de inzet van meerdere fractievolgers per fractie mogelijk. Dit versterkt de kwaliteit van het raadswerk en vermindert de werkdruk voor raadsleden. Daarnaast biedt het fractievolgers een leerzame en laagdrempelige manier om ervaring op te doen in het politieke speelveld. Dit sluit naadloos aan bij het programma Politiek Actief, dat inwoners stimuleert en voorbereidt om een toekomstige rol in de lokale democratie te vervullen. 1.3 Eenduidige en overzichtelijke vraagprocedures Artikelen over technische vragen, schriftelijke vragen, politieke vragen en het vragenkwartier zijn herzien en afgestemd op de praktijk. Door standaardisering en formats ontstaat voorspelbaarheid en duidelijkheid voor raad, college en organisatie. 1.4 Verduidelijking over inspraak: uitsluitend bij RTG’s Er is gekozen voor één plek voor inspraak: de RTG. Dit versterkt de zorgvuldige voorbereiding, voorkomt ad hoc spraak in besluitvorming en zorgt voor een transparant proces.

1.5 Modernisering van procedure moties vreemd Moties vreemd worden zoveel mogelijk voorbereid via de RTG cyclus zodat informatiepositie, uitvoeringsvraagstukken en financiële gevolgen vooraf besproken kunnen worden. 1.6 Consistentie in terminologie, structuur en digitale werkwijze Het RvO is volledig herschreven naar één structuur voor raad en RTG, beter leesbaar en beter toepasbaar. 1.7 Het reglement van Orde wordt gedragen door alle fracties We hebben de voorgestelde wijzigingen voorgelegd aan alle fracties in de gemeenteraad.

Kanttekeningen

1.2 Invoering meerdere fractievolgers heeft (beperkte) budgettaire impact Eventuele ICT en presentiekosten kunnen structureel effect hebben. (zie financiën) 1.3 Aanpassing kost tijd in de organisatie Nieuwe werkprocessen (vraagprocedures, inspraak) vragen mogelijk gewenning en instructie.

1.5 Gevolgen voor planning RTG cyclus Door meer onderwerpen die via RTG worden voorbereid (zoals moties vreemd), kan agenda druk toenemen.

Financiën

De jaarlijkse kosten van een fractievolger bestaan uit: 1. Kosten van ICT (laptop en de bijbehorende licenties) € 2.175,00 2. Kosten Licentie Notubiz €

153,60

3. Presentievergoeding Voor het bijwonen van een Rondetafelgesprek ontvangt een fractievolger een vergoeding, dit is vastgelegd in de circulaire Onkostenvergoeding politieke ambtsdragers. Voor 2026 bedraagt deze vergoeding € 108,70 per bijeenkomst. Uit de presentielijsten van de afgelopen jaren blijkt dat een fractievolger gemiddeld 3,5 keer per jaar het woord voert tijdens een RTG namens zijn fractie. Door de toename van het aantal fractievolgers zal dit gemiddelde naar verwachting licht dalen. € 380,45 4. Overige kosten, denk hierbij aan Raads(excursies) en trainingen. € 150,00 In totaal komen deze kosten uit op € 2.859,05 per jaar voor één fractievolger.

Communicatie

Aanpak en planning

We publiceren deze verordening op de gebruikelijke manier.

Overeenkomstig artikel 147a, vierde lid, van de Gemeentewet wordt het initiatiefvoorstel voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Zij worden in de gelegenheid gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. De reactie van het college zal na ontvangst als bijlage 4 worden toegevoegd. Na vaststelling en publicatie treedt dit Reglement van Orde in werking op 1 april 2026.

Participatie

n.v.t.

Bijlagen

1. Concept Reglement van Orde voor de vergaderingen, rondetafelgesprekken (RTG-en) en andere werkzaamheden van de raad 2026 2. Concept Toelichting bij het Reglement van Orde voor de vergaderingen, rondetafelgesprekken (RTG-en) en andere werkzaamheden van de raad 2026 3. Concept Format Raadsvragen 4. Wensen en bedenkingen college (volgt)