Initiatiefvoorstel Uitbreiding griffieformatie

Initiatiefvoorstel

Onderwerp

Uitbreiding griffieformatie

Aangeboden door

Werkgeverscommissie

Portefeuillehouder

n.v.t.

Team Zaakkenmerk/Document kenmerk

Team Griffie Z.117791/D.322717

Datum collegebesluit Vertrouwelijkheid Bijlagen

Openbaar Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Participatie 10. Bijlagen

Voorgesteld besluit

1. De formatie van de griffie uit te breiden naar 2,44 fte. 2. Voor 2025 een incidenteel budget van € 48.679 beschikbaar te stellen. 3. Dit incidentele budget ten laste te brengen van de Algemene reserve. 4. Voor de structurele uitbreiding van de formatie van de griffie met ingang van 1 januari 2026 een budget beschikbaar te stellen van € 40.957 per jaar. 5. Voor deze structurele loonkosten een budgetaire aanpassing op te nemen in de begroting 2026.

Aanleiding

Gebleken is dat de griffie met de huidige formatie nog onvoldoende in staat is de basistaken uit te voeren. De werkdruk is onveranderd hoog en er is onvoldoende ruimte voor onderlinge vervanging. Mede daardoor kunnen nieuwe medewerkers niet goed worden ingewerkt waardoor de zorgvuldigheid die juist bij het werken bij een griffie noodzakelijk is, in het gedrang komt. Gelet hierop en in het kader van goed werkgeverschap is de werkgeverscommissie van mening dat een extra impuls voor de griffie noodzakelijk is om de griffie op het gewenste peil te brengen.

Beoogd effect

Een stabiele en gezonde griffie die in staat is adequaat in te spelen op de vragen en taken die vanuit de raad bij de griffie worden neergelegd.

Argumenten

1.1 Goede ondersteuning van de raad Een goed toegeruste griffie draagt bij aan een goede positionering van de griffie in de lokale driehoek burgemeester - secretaris griffier en daarmee ook aan een goede positie van de raad. Met voldoende slagkracht is de griffie in staat de raad op het gewenste niveau te ondersteunen. Het werk van raadsleden is de afgelopen jaren flink zwaarder geworden en daarmee is de druk op de griffie toegenomen. 1.2 Toekomstbestendige griffie De raad verwacht meer van de griffie dan alleen de (wettelijke) basistaken, zoals blijkt uit de in 2023 vastgestelde Instructie voor de griffier. Echter de formatie van de griffie is op dit moment al onvoldoende voor het goed uitvoeren van deze basistaken. Uitbreiding van de griffieformatie is noodzakelijk om de griffie in staat te stellen om naast de basistaken ook de extra werkzaamheden zoals voorbereiding van de verkiezingen, inwerken van de nieuwe raad etc. goed uit te voeren en daarnaast meer invulling te geven aan de adviesrol van de griffier. Om de griffier hier de ruimte voor te bieden, is het ook nodig om een betere functiescheiding aan te brengen tussen de functies van griffier, raadsadviseur en plaatsvervangend griffier en griffiemedewerker. Met de voorgestelde uitbreiding wordt de functieverdeling bij de griffie als volgt: • griffier, 32 uur.

Taken: strategische advisering en ondersteuning van de gemeenteraad en raadscommissies, verantwoordelijk voor de raadsprocessen, onderhouden van netwerken t.b.v. de griffie en de raad, leiding geven aan de griffie; • raadsadviseur/plaatsvervangend griffier, 32 uur. Taken: advisering, naast de griffier, van de gemeenteraad en de raadscommissies, sparring partner en plaatsvervanger van de griffier; vervangt de griffiemedewerker bij afwezigheid en staat deze zo nodig bij;

• griffiemedewerker, 24 uur. Taken: verzorgen van en ondersteunen bij de administratieve en logistieke raads- en griffieprocessen. 1.3 Gezonde werkomgeving De werkdruk bij de griffie is hoog en de formatie van de griffie is niet in balans met de toegenomen werkzaamheden. De beperkte omvang maakt de griffie kwetsbaar en onderlinge vervanging bijna niet mogelijk. Dit brengt een risico van een groot personeelsverloop met zich mee waardoor er weinig kennis van de werkzaamheden wordt opgebouwd en behouden, en op termijn kan dit leiden tot uitval door overbelasting. Uit het oogpunt van goed werkgeverschap is dit een ongewenste situatie. Het bijgevoegde memo Doorontwikkeling griffie (bijlage 1) bevat een uitgebreidere toelichting op het bovenstaande. 1.4 Verwachte extra werkzaamheden In 2026 zijn er gemeenteraadsverkiezingen. Direct na het zomerreces dient de griffie een start te maken met de voorbereiding daarvan. Met de huidige formatie is dat niet haalbaar. Ook projecten zoals de herinrichting van de raadszaal en aanbesteding van de accountant, die van de griffier de nodige inzet vragen, zijn met de huidige formatie niet goed op te pakken. 2.1 Incidenteel budget griffie Om de onderbezetting bij de griffie op te vangen is overgegaan tot de inhuur van een interim raadsadviseur tot 5 juli 2025. Hiervoor is een extra budget benodigd van € 48.679.

Kanttekeningen

5.1 kosten uitbreiding griffie De kosten voor de structurele uitbreiding van de griffie zijn niet meegenomen in de begroting. Voor deze structurele uitbreiding moet een aanpassing opgenomen worden in de begroting van 2026.

Financiën

Voor een overzicht van de loonkosten over 2025 van de griffie wordt verwezen naar Bijlage 2. Voor een overzicht van de kosten van de huidige situatie ten opzichte van de gewenste situatie wordt verwezen naar Bijlage 3.

Communicatie

Niet van toepassing

Aanpak en planning

Participatie

Bijlagen

Na vaststelling van het raadsbesluit wordt in afstemming met P&O gestart met de werving van een nieuwe griffiemedewerker. Bij voorkeur wordt het wervingstraject afgerond voor de zomervakantie zodat de nieuwe medewerker per 1 september 2025 kan starten. Of dit haalbaar is voor zowel de griffie als P&O, moet nog verder worden uitgewerkt.

Niet van toepassing

Bijlage 1: Memo Doorontwikkeling griffie Bijlage 2: Loonkosten griffie (geheim) Bijlage 3: overzicht van de kosten van de huidige situatie ten opzichte van de gewenste situatie (geheim)