Initiatiefvoorstel optimaliseren formatie griffie en vaststellen instructie griffier

Initiatiefvoorstel

Onderwerp

Initiatiefvoorstel Optimaliseren formatie griffie en vaststellen instructiegriffier

Aangeboden door

Werkgeverscommissie

Portefeuillehouder

V.M. van Neerbos

Zaakkenmerk/Document kenmerk

Z.093739/D.267572

Datum document 24 oktober 2023 Vertrouwelijkheid Openbaar Bijlagen

Ja

Inhoudsopgave 1. Voorgesteld besluit 2. Aanleiding 3. Beoogd effect 4. Argumenten 5. Kanttekeningen 6. Financiën 7. Communicatie 8. Aanpak en planning 9. Bijlagen

Voorgesteld besluit

1. De formatie van de griffie met ingang van 1 januari 2024 structureel uit te breiden van 1,6 fte naar 1,95 fte. 2. Een tweede functie griffiemedewerker/plaatsvervangend griffier creëren. 3. De medewerkers werkzaam op de griffie functioneel onder te brengen bij de gemeenteraad (werkgeverscommissie). 4. De instructie griffier vast te stellen. 5. De meerkosten (maximaal € 29.538) zoals beschreven in de financiële paragraaf mee te nemen in de meerjarenbegroting.

Aanleiding

De gemeenteraad is verantwoordelijk voor haar eigen ambtelijke ondersteuning. In artikel 107 lid 1 van de Gemeentewet, verder te noemen GW, staat dat de raad de griffier aanwijst. De raad is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier (artikel 107 lid 1 GW). Daarnaast kan de raad regels stellen over de organisatie van de griffie en besluiten tot het aanstellen van andere medewerkers op de griffie (artikel 107e GW). De gemeenteraad is daarmee werkgever geworden. In samenspraak met de gemeenteraad kan invulling worden gegeven aan de ondersteuning van de griffie(r). In de huidige situatie binnen onze gemeente is de griffier in dienst van de raad en zijn de griffiemedewerkers in dienst van de organisatie. De dagelijkse aansturing van de griffiemedewerkers ligt bij de griffier. Dit is niet zoals omschreven in de GW. Het is wenselijk de griffie onder de gemeenteraad ( werkgeverscommissie) te laten vallen en daarmee aan de organisatie te onttrekken. Met betrekking tot de formatie van de griffie heeft de werkgeverscommissie onderzoek gedaan naar de vraag of de huidige ondersteuning van de griffier en de griffiemedewerkers toereikend is voor het bestaande takenpakket van de griffie en voor de ambities van de raad.

Beoogd effect

1.1 Er is onderzoek verricht naar meerdere facetten. Enerzijds is gekeken naar de ondersteuning door de griffie op dit moment, zowel kwantitatief als kwalitatief. Anderzijds is gekeken naar wat er in de toekomst aan ondersteuning gewenst is. Met het voorstel wordt beoogd de ondersteuning van de raad toekomstbestendig te maken, waarbij rekening wordt gehouden met het bestaande takenpakket, de uitbreiding van taken, de ambities van de raad en de uitbreiding van de raad in aantal raadsleden na de volgende gemeenteraadsverkiezingen. 2.1 Door het in dienst nemen van een tweede griffiemedewerker/plaatsvervangend griffier voor 18 uur per week wordt de kwetsbaarheid van de griffie verkleind en de werkdruk verminderd. 3.1 Door de raad werkgever te maken van de medewerkers op de griffie wordt voldaan aan het in de GW (artikel 107 e) gestelde. 4.1 De raad stelt in een instructie nadere regels over de taken en bevoegdheden van de griffier vast. Hiermee wordt voldaan aan het in artikel 107a tweede lid GW

Argumenten

1.1 In de afgelopen jaren is gebleken dat door de verschillende griffiers en griffiemedewerkers (te) veel overuren zijn gemaakt. De formatie van de griffie is structureel niet in balans met het takenpakket en de ambities van de gemeenteraad. De griffier verricht veel werkzaamheden die tot het

takenpakket van de griffiemedewerker behoren. Hierdoor blijft er te weinig tijd over om aan de eigenlijke griffierstaak te besteden. Door de hoeveelheid aan werkzaamheden staat de hele griffie onder druk. 1.2 Naast de reguliere werkzaamheden en alle strubbelingen vanwege personele wisselingen en onderbezetting zijn er in de afgelopen jaren doorlopend bijzondere projecten geweest die aanvankelijk als incidenteel betiteld werden en die veel tijd en inzet vergden. Enkele projecten zijn tijdelijk uitbesteed aan een externe adviseur maar dit lost het probleem op de lange termijn niet op. Inmiddels weten we dat er altijd bijzondere projecten zijn en dat dit onderdeel uitmaakt van het takenpakket van de griffie en de ambities van de gemeenteraad. Denk hierbij aan voorbereiden van een startprogramma van de nieuwe gemeenteraad, voorbereiden van werksessies en raadsinformatieavonden, het traject nieuwe WGR, organisatie rondom de kindergemeenteraad, invoeren wet decentrale rekenkamers en daarmee werkzaamheden voor de nieuwe rekenkamer, initiatiefgroep Kracht van de Raden, actualiseren raadseigen verordeningen, werkgroep vergaderstructuur.

In het afgelopen jaar is doormiddel van 6 wekelijkse voortgangsgesprekken met de griffier getoetst hoe de werkzaamheden van de griffier en de griffiemedewerkers, en daarmee de afdeling griffie, dusdanig ingedeeld kan worden, dat deze toekomstbestendig is. De getrokken conclusie uit dit onderzoek geeft duidelijk weer dat een kwantitatieve en kwalitatieve upgrade noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan het uitvoeren van het bestaande en toekomstige takenpakket van de griffie. 1.3 Door de groei van het inwoners aantal ( 20.000+) binnen onze gemeente zal bij de eerstvolgende gemeenteraadsverkiezing de raad bestaan uit 19 leden (art 8 GW). Door deze groei zal de griffie evenredig meer belast worden. 2.1 Door het in dienst nemen van een tweede griffiemedewerker/plaatsvervangend griffier voor 18 uur per week wordt de kwetsbaarheid van de griffie verkleind en de werkdruk verminderd. Doordat de medewerker ook plaatsvervangend griffier is zal de griffier ontlast worden en meer tijd krijgen voor haar (overige) taken. 3.1 De raad kan regels stellen over de organisatie van de griffie. De raad besluit tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame medewerkers. Door de medewerkers werkzaam op de griffie onder te brengen bij de raad wordt voldaan aan artikel 107 e GW.

3.2 Om de raad te ondersteunen is door de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden in 2012 de handreiking ontwikkeld “Tien treden van goed werkgeverschap”. Door o.a. het volgen van deze handreiking wil de werkgeverscommissie ervoor zorgen dat het takenpakket van de griffie meer past bij de ambities en de visie van de raad. 3.3

Door kortere lijnen en snellere terugkoppeling vanuit de raad is de werkgeverscommissie in staat om het gesprek over de visie en de ambities van de raad in combinatie met de inzet van de ondersteuning constant te blijven toetsen. Hiermee kan er nog duidelijker richting gegeven worden aan de taken van de griffie(r). Deze taken zullen afgestemd worden op de ambities van de raad als collectief, maar bieden daarnaast ook ruimte voor individuele ondersteuning. 4.1 Artikel 107 a lid 2 GW schrijft voor dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en bevoegdheden van de griffier. Een dergelijke instructie is nog niet door de raad vastgesteld. Door het vaststellen van de instructie wordt voldaan aan deze wettelijke verplichting. Risico's Het niet toekennen van de gevraagde financiële middelen ten behoeve van de formatie uitbreiding kunnen ertoe leiden dat de verwachtingen en ambities van de raad niet adequaat kunnen worden ondersteund door de griffie. Daarnaast blijft er sprake van een te hoge werkdruk voor de griffie.

Kanttekeningen

Financiën

In onderstaand overzicht zijn de huidige en nieuwe loonkosten opgenomen. De meerkosten zullen in de meerjarenbegroting worden opgenomen. Loonkosten begroting op basis van huidige situatie Totaal loonkosten loonsom uren pw fte begroot 2023 Totaal loonkosten 58 1,62 150.857

Loonsom 2024 159.840

Loonkosten begroting op basis van gewenste situatie Totaal loonkosten uren pw fte loonsom 2024 begroot Totaal loonkosten 70 1,95 189.378 begroot

N.B. 1) In de berekening van de gewenste situatie is uitgegaan van inschaling in de maximale schaal berekent volgens PardonSalaris. 2) Indien bij de gewenste situatie uitgegaan wordt van een normale verhoging van de schaal met 1 periodiek per 1 januari 2024 dan komen de loonkosten voor 2024 uit op € 167.519.

Communicatie

Aanpak en planning

Bijlagen

Bij inwerking treden van deze nieuwe werkwijze/constructie zal dit intern worden gecommuniceerd richting betrokken personen en afdelingen.

Voor de uitbreiding van uren zal, na goedkeuring van dit voorstel, een vacature geplaatst worden voor een extra griffie medewerker/plaatsvervangend griffier op basis van een 18-urige werkweek. Uiteraard is daarbij de opzet om z.s.m. te zorgen voor een juiste invulling van deze vacature.

1. “Hoe kom ik tot de ideale omvang van de griffie” Bron Nederlandse

Vereniging voor raadsleden www.raadsleden.nl 2. Instructie griffier 3. Wensen en bedenkingen college incl. advies OR