Controleprotocol 2018-2022

Controleprotocol 2018-2022

Vastgesteld door het gemeenteraad van de gemeente West Maas en Waal op 11 oktober 2018

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING VAN DE GEMEENTE WEST MAAS EN WAAL

1. Inleiding Bij besluit van 11 juni 2015 heeft de gemeenteraad Baker Tilly Berk benoemd tot accountant en opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente West Maas en Waal uit te voeren. Op 13 juli 2017 heeft de raad de overeenkomst met Baker Tilly Berk met 2 jaar verlengd ( tot en met boekjaar 2018). Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in het controleprotocol en controle-plan plaatsvindt. Het controleprotocol van 2018-2022 is op grote lijnen gelijk aan het controleprotocol van voor 2018. Object van de controle is de jaarrekening van een betreffend jaar en daarmede tevens het financieel beheer over dit jaar zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente West Maas en Waal.

1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente West Maas en Waal.

1.2 Wettelijk kader De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is. De gemeenteraad heeft op 7 april 2011 de controleverordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente West Maas en Waal vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die van toepassing zijn voor de controlejaren 2018-2022.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in art 213 GW is voorgeschreven is de accountantscontrole van de jaarrekening gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

•

de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

In het kader van Single Information en Single Audit (SiSa) vindt met ingang van 2006 de verantwoording van daartoe door het Ministerie aangewezen specifieke uitkeringen plaats in een bijlage bij de jaarrekening. De accountant dient deze bijlage in de jaarrekeningcontrole te betrekken en hierover te rapporteren in het verslag van bevindingen. Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden), de Kadernota en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen.

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. In het hierna opgenomen schema zijn de te hanteren goedkeuringstoleranties en de rapporteringstolerantie(s) opgenomen zoals door de gemeenteraad op 14 maart 2006 vastgesteld in het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Deze komen overeen met het wettelijk minimum. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1% ≤ 3%

Strekking accountantsverklaring: Beperking Oordeelonthouding >1%<3% >3%<10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

4. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op: 4.1

de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Externe regelgeving” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij de gemeente West Maas en Waal (normenkader)” is opgenomen. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen;

4.2

de naleving van de volgende kaders: • • •

de begrotingsrechtmatigheid; Financiële verordening; Controleverordening;

•

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid;

en de overige kaders zoals opgenomen in de kolom “Interne regelgeving” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole gemeente West Maas en Waal (normenkader)”. Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium worden voor de interne regelgeving uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen die hoogte, duur en object/doelgroep van de financiële beheershandelingen betreffen. In verband hiermee vindt voor de interne regelgeving enkel een toets plaats naar de hoogte, duur en object/doelgroep van de financiële beheershandelingen. Indien en voor zover er bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de gemeenteraad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van ´hogere´ besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten.

Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.

5. Communicatie en periodiek overleg In artikel 2, vierde lid en artikel 4, vierde lid van de controleverordening zijn de communicatiemomenten benoemd tussen de gemeenteraad en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en in artikel 7 de communicatie tussen de accountant en de gemeenteraad (rekeningcommissie) na afloop van de jaarrekeningcontrole. Artikel 4, vierde lid regelt dat daarnaast de accountant op verzoek van de raad kan worden uitgenodigd om in een bijeenkomst van de raad informatie te verstrekken en vragen te beantwoorden. In bijlage 1 is het communicatietraject nader uitgewerkt.

6. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. In het kort weergegeven is de rapportering als volgt: Interim-controles In het najaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het College van Burgemeester en Wethouders en ter kennis gebracht van de auditcommissie en de gemeenteraad. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.

De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In bijlage 2 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd

Bijlagen: 1. 2.

Communicatie en periodiek overleg Rapportagemomenten

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente West Maas en Waal op 11 oktober 2018.

De raad van de gemeente West Maas en Waal, De griffier, De voorzitter,

J.A. (Joyce) Satijn

V.M. (Vincent) van Neerbos

Bijlage 1: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. Aantal per jaar

Toelichting

Auditcommissie

Minimaal twee

De gemeentegemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie heeft tot taak de contacten tussen de gemeenteraad en de accountant te onderhouden. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden teruggekoppeld naar de commissie. Daarnaast zullen worden besproken: - de managementletter - het rapport van bevindingen van de eindejaarscontrole - de (afstemming van) interne audits en algemene ontwikkelingen - de verklaring bij de jaarrekening

Griffier

Periodiek Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking; verder informeel voortgangsoverleg naar behoefte.

Gemeentesecretaris/ Drie concerncontroller

De gemeentesecretaris en concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen).

Financieel management

Minimaal drie

Het financieel management is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Afdelingen

PM

Binnen de afdelingen zal, in het kader van de accountantscontrole, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de afdelingsmanagers en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.

Portefeuillehouder Financiën

Drie

Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole.

College van burgemeester en wethouders en gemeentegemeenteraad

PM

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

Bijlage 2: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter dan wel Verslag van bevindingen interim-controle

Na afronding van de interimcontrole

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid.

College (t.k.n. aan Auditcommissie en Raad)

Verslag van bevindingen jaarrekening

Na afronding van de controle van de jaarrekening

Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge het controleprotocol en de feitelijke bevindingen.

Gemeenteraad

Accountantsverklaring behorende bij de jaarrekening

Na afronding van de controle van de jaarrekening

Oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

Gemeenteraad