Bijlage Resultaten intern onderzoek naar dienstverlening gemeentelijk accountant

Resultaten onderzoek tevredenheid naar de diensten van de gemeentelijk accountant 2021

In september 2019 heeft de gemeenteraad Crowe Foederer BV. als onze gemeentelijk accountant aangewezen. Hiervoor is een overeenkomst voor twee jaar gesloten. In de toen voorliggende offerte is de optie opgenomen dat deze overeenkomst met de accountant voor twee keer met één jaar verlengd kan worden. Wij staan op dit moment voor de keuze om de overeenkomst te verlengen. Hiervoor vroegen wij input binnen de gemeentelijke organisatie. Op dinsdag 15 juni 2021 is er een digitale vragenlijst verstuurd naar in totaal 13 respondenten. De vragenlijst is verstuurd naar de leden van de auditcommissie, de wethouder financiën, gemeentesecretaris, concerncontroller en collega’s van de afdeling financiën, die rechtstreeks met de collega’s van Crowe Foederer BV te maken hebben. Het verzoek was om de vragenlijst eind van de week, uiterlijk 18 juni, in te vullen. Maandagavond 21 juni ontvingen wij het laatste ingevulde formulier. Dit formulier is nog meegenomen in de resultaten. Negen van de 13 collega’s vulden het formulier in. De vragen betroffen de ervaringen van de collega’s met Crowe Foederer BV (hieronder ook CF genoemd) op de onderdelen Controlefilosofie, samenwerking met de raad/ auditcommissie, rapportage aan de raad en duurzaamheid.

Algemeen oordeel: Op de vraag ‘Wat is uw ervaring met Crowe Foederer en wat is uw oordeel over hun deskundigheid en de aanpak van Crowe Foederer in het algemeen en bij de Organisatieverkenning (eerste jaar), de Eindejaarscontrole en bij het Gebruik maken van interne controlewerkzaamheden’ wordt door alle respondenten eenduidig geantwoord dat dit als voldoende deskundig beoordeeld wordt. Kwaliteit van de controle: In het onderzoek naar de getrouwheid van de financiële verantwoordingen vallen de volgende zaken op bij de respondenten: • Ziet er gedegen en professioneel uit. Geen twijfel over de bevindingen; • CF heeft zijn focus op de grote projecten, van uit risicobeheer. Daarbij is hun aanpak pragmatisch, passend bij de omvang van onze gemeente; • Vooraf wordt een goede risico inschatting gemaakt. Hierdoor verloopt de controle soepel; • Controle wordt op een systematische wijze doorgevoerd, waardoor er een constructieve wisselwerking plaats vindt tussen accountant en organisatie; • Ze zijn op tijd klaar en dat is fijn; • Heldere taal, duidelijk uitleg en aandachtspunten; • De financiële verantwoordingen van de verbonden partijen zijn allemaal kritisch bekeken en beoordeeld; • Gedegen en risicogericht; • Praktische insteek van deze accountant; • Men hamert op toepassing vier ogen principe.

Wat opvalt met betrekking tot het onderzoek van Crowe Foederer naar de rechtmatigheid van het financiële beheer, zijn de volgende zaken: • Ziet er gedegen en professioneel uit. Geen twijfel over de bevindingen; • CF maakt gebruik van externe gegevens, toetst aan het vastgestelde beleid, de BBV en andere wetgeving; • Tijdens de controle is er veel aandacht voor verbeteringen en praktische oplossingen; • Conform de spelregels waarbinnen ruimte is voor beargumentering; • Naar mijn mening is dat goed; • Heldere taal, duidelijk uitleg en aandachtspunten; • Crowe Foederer is deskundig en toetst het financiële beheer aan zowel de landelijke regelgeving als de eigen beleidsnota's van de gemeente; • Gedegen en risicogericht; • Praktische insteek van deze accountant; • Men is voldoende waakzaam op in- en verkoopbeleid. Bij de controle worden jaarlijks door de raad specifieke aandachtspunten genoemd die speciaal onderzocht worden. In de controles over afgelopen jaar zijn de volgende twee onderwerpen aan bod geweest: 1) het in control zijn in het proces van het heffen van toeristenbelasting, en 2) administratie van garantstellingen en risicomanagement. Niet elke respondent vindt dat dat deze specifieke aandachtspunten voldoende zijn onderzocht. Daarbij worden de volgende opmerkingen gemaakt: • Zeker uitgaande van het onderzoekskader wat CF meekreeg.

In het toelichtende gesprek met de auditcommissie werd duidelijk dat CF ideeën had over een mogelijk andere benadering van garantstellingen en risicomanagement en werd voor hen een andere kijk op toeristenbelasting duidelijk; • M.b.t. toeristenbelasting kan ik dat beoordelen. De administratie van garantstellingen en risicomanagement is grondig doorgelicht; • Lastig terug te vinden in de rapporten; • Toeristenbelasting: De accountant heeft gecontroleerd of de 'nog op te leggen toeristenbelastingen' terecht zijn opgenomen. Het is de vraag in hoeverre het proces van het heffen van toeristenbelasting in control is. Ik heb over het proces geen vragen gezien. Garantstellingen: Niet meer aandacht aan besteed dan voorgaande jaren; • Ik ken deze specifieke aandachtspunten niet en weet niet of de accountant hier voldoende aandacht heeft besteed; • Uit eigen onderzoek heb ik kunnen opmaken dat de toeristenbelasting bijna het dubbele zou moeten zijn van wat deze nu is. Ik heb gevraagd om inzage in de toegepaste heffingen. Na een half jaar kreeg ik als antwoord dat als de accountant de cijfers goedkeurt, ik moest aannemen dat ze kloppen. Uit mijn berekening zie ik dat alleen camping het Groene Eiland in Appeltern met 375 vaste standplaatsen en 250 toerplaatsen goed is voor een opbrengst van circa 100.000 euro.

We hebben meerder campings, hotels, B&B’s, groepsaccommodaties en camperplaatsen. De conclusies van Crowe Foederer bij deze specifieke aandachtspunten geven daarbij niet altijd voldoende inzicht in de problematiek: • Weerslag van het tweede punt via het jaarverslag. Ook meer aandacht besteed aan risico's bij verbonden partijen; • In huidige accountsverslag moeilijk terug te vinden; • De heffing toeristenbelasting is niet goed onderzocht in mijn beleving. Hier laten we als gemeente een fors bedrag liggen aan inkomsten. Voor wat betreft de adviesfunctie bij de Eindejaarscontrole, bij de Managementletter en bij het gebruik maken van (andere) interne controlewerkzaamheden is het oordeel weer eenduidig: voldoende deskundig.

Ook de ervaring met (voor zover van toepassing) en het oordeel over de samenwerking met de raad/auditcommissie wordt als prettig/voldoende samenwerking beoordeeld. Daarbij worden de volgende opmerkingen gemaakt: • CF ervoer de inzet van de functionaris interne controle als van flinke toegevoegde waarde, zowel voor hen als voor de gemeente zelf; • CF vraagt door op de belangrijke items. Zij stralen een toegankelijke en open houding uit waardoor zij ons uitdagen. Daarnaast denken zij mee met de organisatie; • CF is zeer toegankelijk en benaderbaar. Daarnaast is het werken met één aanspreekpunt ideaal. Het oordeel over de kwaliteit van de rapportages aan de raad binnen de jaarlijkse controlecyclus (verslag van bevindingen bij controle jaarrekening, management letter) is weer eenduidig goed. Het betreft dan de onderdelen: “Het verslag van bevindingen uitkomsten controle jaarrekening, bestemd voor raad, college en management is helder en 'to the point'. Het verslag geeft voldoende aanknopingspunten voor het verbeteren van het financiële beleid”, “De Management letter naar aanleiding van de tussentijdse controle is helder en 'to the point'. Het geeft voldoende aanknopingspunten voor het verbeteren van het financiële beleid”, “ Er wordt gewezen op toekomstige ontwikkelingen” en “ Het taalgebruik in de rapportages is helder, duidelijk en begrijpelijk”.

Gemaakte opmerkingen: • Met name de grafieken werken verhelderend; • Toekomstige ontwikkelingen mogen in het accountantsverslag wat mij betreft nog wat duidelijker; • Vakjargon wordt vermeden, het taalgebruik is helder, ook voor niet ingewijden. Over de wijze waarop Crowe Foederer kennis overdraagt over nieuwe beleidsontwikkelingen, wetswijzigingen, circulaires etc. zijn alle respondenten tevreden: • Eigenlijk is me dat niet opgevallen en heeft dit m.i. nauwelijks of niet gespeeld; • Indien zaken tijdens de controle worden aangekaart, wordt gemotiveerd aangegeven hoe zij tegen de materie aankijken. Zijn daarbij oplossingsgericht; • Tussentijds kunnen ze ons nog wat actiever benaderen over nieuwe ontwikkelingen. Ook over de wijze waarop Crowe Foederer duidelijk communiceert over de planning, deze afstemt en zich houdt aan de gemaakte afspraken, zijn alle respondenten tevreden: • Voor zover zichtbaar, zeer betrouwbaar in afspraken; • Afspraken worden nagekomen, ook in lastige tijden. Over de wijze waarop Crowe Foederer probeert rekening te houden met de belasting van het ambtelijk apparaat zijn de respondenten tevreden: de planning komt in overleg met organisatie tot stand. Over de bijdrage van Crowe Foederer aan duurzaamheid zijn de respondenten, voor zover zij dit kunnen beoordelen, tevreden: Duurzaamheid (als in minder reisbewegingen, minder papierwerk).

Onderzoek heeft zoveel als mogelijk digitaal plaatsgevonden. Ook worden dossiers digitaal gevormd. Op de slotvraag: Welke vraag heeft u gemist, of heeft u nog opmerkingen? kwamen nog de volgende opmerkingen: • In de gehele linie tevreden over CF; • Crowe Foederer is een betrouwbare partner, waarbij afspraken worden nagekomen en planningen reëel zijn. De kennis en kunde is zeker aanwezig en aan de adviesfunctie wordt voldoende aandacht gegeven; • Ik ben dik tevreden. Op naar een succesvolle samenwerking aankomende jaren!!

• • •

Ik heb een IT audit gemist; CF is als één van de weinige accountantskantoren goed thuis in de gemeentelijke materie; Ik zou graag zien dat er een officiële opmerking komt over de aanpak van de toeristenbelasting. In mijn ogen is de jaarrekening 2020 niet correct. Voor de toekomst zou ik ook graag een duidelijker zicht willen krijgen over subsidiestromen. De deal met Leones vind ik bijvoorbeeld erg vreemd

Joyce Satijn / Hans Kosman 22 juni 2021