Bijlage 4 Reactie college accountantsverslag 2022

Reactie van het college van burgemeester en wethouders op het accountantsverslag 2022. Op 14 juni j.l. is het concept accountantsverslag 2022 ontvangen Dit is vervolgens op 15 juni besproken met de gemeentesecretaris, concerncontroller en de accountant. Naar aanleiding van dit gesprek is het verslag op enkele onderdelen nog aangepast en vervolgens is het definitief exemplaar op 20 juni 2023 door de accountant aangereikt. Dit betekent dat wij als college in een (te) kort tijdsbestek kennis hebben kunnen nemen van het verslag, om vervolgens onze reactie tijdig aan de auditcommissie kenbaar te maken. Het college vraagt de accountant om voor volgend jaar (controle boekjaar 2023) het verslag eerder dan nu het geval is aan te bieden Desalniettemin heeft ons college een reactie op het accountantsverslag geformuleerd. Uitgangspunt van onze bevindingen is de opdracht die door ons college is uitgesproken naar aanleiding van het accountantsverslag 2021. Daarin staat: “Door ons college is inmiddels aan de organisatie opdracht gegeven om alle aandachtspunten, die uit de controle voortvloeien, weg te nemen uiterlijk binnen nu en de accountantscontrole 2022” Ons college heeft kunnen constateren dat deze “missie” nog niet is volbracht.

In het verslag valt te lezen dat de meest urgente aandachtspunten die uit de interim-controle 2022 naar voren kwamen, mede door extra inzet van de VIC (verbijzonderde interne controle), grotendeels zijn opgelost. Dat dit uiteindelijk leidt tot een goedkeurende verklaring op de getrouwheid en rechtmatigheid stemt in beginsel tot tevredenheid. Dit geeft echter ook aan dat er in het reguliere proces nog tekortkomingen zijn die niet bijdragen aan het “in control zijn” van de organisatie. Zoals ook in het door ons onderschreven verbeterplan (28 februari 2023 vastgesteld) staat, zal een aantal verbeter-/aandachtspunten in dit jaar 2023 z’n beslag moeten krijgen.(Zie bijgevoegd overzicht) Het doorvoeren van deze verbeteringen zal o.a.de aanvullende inzet van de VIC ambtenaar of het “plakken van pleisters” volgend jaar overbodig maken. Hierbij de teamplannen die nu worden geactualiseerd als onderlegger te gebruiken. Door deze verbeterslag komen de reguliere werkzaamheden van de VIC ambtenaar ook beter tot z’n recht. Zeker nu volgend jaar (verantwoording 2023) vol ingezet moet worden op de rechtmatigheidsverklaring van het college van burgmeester en wethouders. Het onderbrengen van het beheer van de ICT omgeving per 1 januari 2024 beschouwen wij als een topprioriteit, zeker nu er sprake is van een definitieve ontvlechting m.b.t. de Connectie.

In het kader van de genoemde ontvlechting zal ook de inkoopfunctie per 1 juli 2023 weer in eigen beheer worden genomen. Invulling van deze vacature zal vooralsnog extern worden ingevuld maar streven is om in de komende maanden een structurele invulling aan deze plek te geven. Hierbij gaan wij er vanuit dat dit ook tot een kwaliteitsimpuls leidt bij de inkoop- en aanbestedingsprocedures. Hierbij kan ondersteuning van de regio Rivierenland eveneens een rol spelen. De gesprekken daarover moeten nog plaatsvinden.

De upgrade van het financiele systeem Unit 4 naar de CLOUD versie is begin dit jaar in gang gezet. Wij zien echter tot op heden een moeizaam traject als gevolg van wisselende gesprekspartners bij Unit4. Wij blijven druk uitoefenen om uiterlijk eind 3e kwartaal 2023 de upgrade afgerond te hebben. Voor het overige blijven wij de ontwikkelingen kritisch volgen en zien uit naar een constructief overleg met de auditcommissie. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, P.G. (Perry) Arissen gemeentesecretaris

V.M. (Vincent) van Neerbos burgemeester