Bijlage 2 Offerte businesscase Vraagwijzer

Businesscase VraagWijzer Offerte voor het opstellen van een businesscase voor de taakuitvoering van VraagWijzer, de toegang van de gemeente West Maas en Waal

1i

definitief 12 december 2023

Inhoudsopgave 1. Context en uw vraagstelling 2. Onze visie op uw vraagstuk 3. Onze aanpak uitgewerkt in concrete activiteiten 4. Onze aanpak en planning in één oogopslag 5. &VDL zet graag een ervaren team voor u in 6. Dagenraming, kosten en afspraken

2|

1. Context en uw vraagstelling •

•

VraagWijzer is de toegangspoort voor alle inwoners met vragen over zorg,

met een nieuwe businesscase en vervolgens, op basis van deze businesscase, een

tot VraagWijzer wordt sinds januari 2018 voor de gemeente uitgevoerd door stichting

dienstverleningsovereenkomst (DVO) op te stellen . Wij helpen de gemeente West

Sterker. Basis voor de samenwerking is een dienstverleningsovereenkomst en een

Maas en Waal graag bij dit vraagstuk en hanteren het evaluatierapport als startpunt

daaronder liggende businesscase.

hiervoor.

In 2023 heeft & Van de Laar een objectieve evaluatie uitgevoerd van deze

•

In voorliggend voorstel nemen wij u mee in onze visie op uw vraagstuk en de door

businesscase. Hieruit kwamen drie majeure aanbevelingen om grip op de

ons voorgestelde concrete aanpak om te komen tot een nieuwe businesscase (Fase I).

taakuitvoering en samenspel te krijgen met VraagWijzer:

Deze businesscase kan de basis zijn voor een nieuwe aanbesteding van Vraagwijzer of

1.

Herijk de businesscase: kom tot scherpere afspraken over inhoud, financiën en

het hercontracteren van de dienstverlening en samenwerking met de huidige

samenspel

opdrachtnemer (Fase II).

Vertoon de noodzakelijke zakelijkheid in samenspel in opdrachtgeveropdrachtnemerschap óók in houding en gedrag

3.

3|

De volgende stap voor de gemeente West Maas en Waal is om aan de slag te gaan

ondersteuning, werk, inkomen, jeugd en onderwijs. De taakuitvoering met betrekking

2.

•

•

•

In deze offerte gaan wij in op onze inzet voor Fase I. Eventueel kunnen wij u ook

Geef richting en koers aan de landelijke ontwikkelingen binnen de gemeente

ondersteunen in Fase II. Hiervoor maken we graag op een later moment separate

West Maas en Waal én daarmee VraagWijzer

afspraken.

Het evaluatierapport geeft een scherp beeld van de huidige samenwerking en de

•

Graag gaan wij mét en voor u een proces in dat leidt tot het gewenste resultaat voor

historische context van Vraagwijzer. De aanbevelingen uit het rapport bieden de

de gemeente West Maas en Waal. Zodat de gemeente heldere afspraken kan maken

nodige inhoudelijke richting en procesmatige informatie voor het opstellen van een

met de opdrachtnemer van VraagWijzer. En daarmee kwalitatief goede

nieuwe businesscase voor VraagWijzer. Ook zijn er in het rapport ontwikkelingen,

dienstverlening vanuit de toegang voor de inwoners van West Maas en Waal kan

kansen en aandachtspunten voor de toekomst opgenomen.

bieden én tegelijkertijd grip kan houden op ureninzet en kosten.

2. Onze visie op uw vraagstuk •

Een gemeentelijke toegang voor jeugdhulp en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) is van groot belang om ervoor te zorgen dat inwoners de benodigde ondersteuning krijgen. Het is veelal het eerste contactmoment wat een

Kennis van gemeentelijk beleid, wet- en regelgeving

inwoner met de gemeente heeft. •

Bij het uitbesteden van de toegang is het van belangrijk om scherp te stellen welke uitgangspunten de gemeente hanteert voor de uit te besteden taken. Deze

Continuïteit (met flexibiliteit)

Lerend vermogen

uitgangspunten volgen uit het gemeentelijk beleid en verordeningen. •

Een belangrijk aspect daarbij is ook visie op de gewenste samenwerking, de mate van partnerschap, zakelijkheid, cocreatie en mogelijkheden om te sturen op resultaten.

•

Ook het bepalen van een dienstverleningsniveau is van belang voordat de betreffende taken van de toegang uitbesteed kunnen worden. Het is daarbij van

Clientgericht

Gemeentelijke toegang

Toegankelijk

belang om te redenen vanuit de inhoud: wat hebben onze inwoners nodig, en welke ondersteuning kan en wil onze gemeente bieden? •

Om tot heldere uitvoeringsafspraken voor de toegang te komen is van belang om

Samenwerken met partners

Laagdrempelig

indicatoren te koppelen aan de verschillende taken en doelen. Het SMART maken hiervan zorgt voor duidelijkheid voor de opdrachtnemer en opdrachtgever. •

In het figuur hiernaast zijn enkele kenmerken benoemd (niet limitatief) die bij kunnen dragen aan een kwalitatief sterke toegang. Deze kenmerken kunnen variëren afhankelijk van de lokale context en specifieke behoeften van de inwoners.

4|

Multidisciplinair

3. Onze aanpak fase I uitgewerkt in concrete activiteiten (1 van 3) Wij delen uw vraag op in twee fases. Fase I betreft het opstellen van de businesscase. Fase II betreft de (her)contractering op basis van de businesscase. Op deze laatste gaan we beknopter in omdat dit voorstel betrekking heeft op aanpak en onze inzet voor fase I. Een raming van onze en úw inzet vindt u in hoofdstuk 6.

FASE I 1. Startgesprek regieteam • Na opdrachtverlening beleggen wij graag een starbijeenkomst met een door u te vormen regieteam, bijvoorbeeld bestaande uit manager sociaal domein,

De businesscase bestaat tenminste uit de onderstaande

beleidsmedewerker Wmo en beleidsmedewerker Jeugd/ accounthouder VraagWijzer. • Tijdens deze startbijeenkomst stellen we met elkaar de aanpak en het proces scherp. Tussen het regieteam en &VDL is geregeld afstemming over de voortgang. In het

onderdelen:

startgesprek bespreken we de mogelijke aandachtspunten van dit traject, onder

a.

Doelen

b.

Taken

c.

Kwaliteitsnormen dienstverlening

d.

Urenbesteding taken

e.

Rapportageverplichtingen, management informatie (P&C)

f.

Afstemmingsoverleg (inhoudelijk en opdrachtnemer – opdrachtgever overleggen)

g.

Afspraken over wachtlijsten en urenoverschrijdingen

h.

Samenwerking met partners en/of buurgemeenten in de regio

i.

Financieel kader

j.

Delen van data en gebruik (ict-) systemen

k.

Innovatie en (wettelijke) ontwikkelingen

l.

R c ’ (w

andere: de voortgekomen bijzonderheden uit de evaluatie, wensen van het bestuur, en

u t l/z kt )

ook de betrokkenheid van de huidige opdrachtnemer van VraagWijzer. • De beleidsmedewerker Jeugd/ accounthouder VraagWijzer beschouwen wij als ons dagelijks aanspreekpunt voor de uitvoering van deze opdracht. 2. Vertaling van beleid naar uitgangspunten businesscase in werksessie beleidsmedewerkers • Na de startbijeenkomst organiseren wij (tenminste) drie werksessies met de beleidsmedewerkers van gemeente West Maas en Waal met als doel input op te halen om de punten a t/m c van de businesscase vorm te geven. • In deze sessies maken we daarmee de vertaling van het huidige beleid naar uitgangspunten voor de doelen, taken en kwaliteitsnormen voor wat betreft de taakuitvoering van VraagWijzer.

5|

3. Onze aanpak fase I uitgewerkt in concrete activiteiten (2 van 3) 3. Individuele gesprekken

FASE I

• Graag voeren we, naast de werksessies, verdiepende gesprekken met de portefeuillehouder

Vervolg van stap 2 vorige sheet

sociaal domein, de gemeentesecretaris en de manager sociaal domein. In dit gesprek gaan

• Scherpte op deze onderdelen is namelijk essentieel om de West Maas en Waalse

we met hen in gesprek over hun aandachtspunten en accenten ten aanzien van de

context voldoende mee te nemen in de businesscase én om ook tot een scherpe

taakuitvoering van VraagWijzer en het beoogde (overall) dienstverleningsniveau. Met als

raming te komen van urenbesteding voor de producten en diensten van VraagWijzer.

doel deze input mee te nemen in de uitwerking van de businesscase.

• De rol van de gemeente én opdrachtnemer wordt ook expliciet meegenomen in de fb k

g

g b

’ mt

t k t

tw tw

l jk l jk

.M t l

l

b t ff

t k

t u

• Daarnaast voeren we graag een individueel gesprek met de contractmanager van

g ‘g jz

t m

m l

Vraagwijzer met als doel aandachtspunten ten aanzien van de meer randvoorwaardelijke

.

aspecten in de businesscase aan de voorkant mee te nemen.

• Daarnaast nemen we, in het kader van toekomstbestendigheid van de businesscase, ook de (landelijke) ontwikkelingen en de impact op de taakuitvoering en tijdsbesteding mee worden in deze werksessies. Denk hierbij aan de (verwachte) impact van IZA/GALA en de hervormingsagenda. J ug

w k

‘

c

l

m

b

’ (b j . w k/

k m

schuldhulpverlening/ inburgering), waaraan de beleidsmedewerkers vanuit deze taakvelden deelnemen. De sessie bereiden we voor door middel van een grondige documentenstudie.

dienstverleningsniveau •

• We maken voor deze sessies een onderscheid tussen respectievelijk een werksessie Wmo w k

4. Opstellen tussenproduct en toetsen bij regieteam: doelen, taken en

/

Aan de hand van de drie voorgaande stappen stellen wij een tussenproduct op met als doel een het raamwerk te vormen voor de meer concrete afspraken in de businesscase (urenraming en afspraken over monitoring en samenspel). In dit tussenproduct werken wij, op basis van voorgaande stappen, de volgende elementen uit de businesscase uit: -

Doelen

-

Taken (en eenieders verantwoordelijkheid hierin)

-

Beoogde kwaliteitsnormen dienstverlening/ producten en diensten

• Dit tussenproduct toetsen wij bij het regieteam op juistheid en herkenbaarheid. Overeenstemming over deze uitgewerkte uitgangspunten zorgt voor een helder kader voor

6|

de verdere uitwerking van de businesscase.

3. Onze aanpak fase I uitgewerkt in concrete activiteiten (3 van 3) 5. Opstellen van urenraming taken: werksessie •

• •

6. Opstellen onderdelen samenspel opdrachtgever

Aan de hand van het tussenproduct (doelen, omvang van de taken en het beoogde

•

g pu t

w k

wj

werksessie een urenraming gemaakt. Hierin wordt aan iedere taak, op basis van het

het samenspel uit. Denk hierbij aan verantwoordingsrapportages, overlegvormen,

gewenste kwaliteitsniveau een tijdsbesteding (kengetal) gekoppeld.

afspraken over over-/ en onderschrijdingen van uren.

Ter voorbereiding op deze werksessies stellen wij een concept urenraming op. Wij doen dit aan de hand van huidige beschikbare gegevens en urenrapportages.

7. Opstellen concept businesscase en toetsen bij regiegroep

Daarnaast zullen we waar mogelijk informatie halen uit vergelijkbare gegevens van

•

De input uit alle voorgaande stappen en besprekingen bundelen we in een concept

andere toegangen van andere gemeenten (benchmark). Daarbij oog houdend voor

businesscase. Dit concept toetsen we bij de regiegroep. De regiegroep wordt in de

m g l jk

gelegenheid gesteld hierop te reflecteren, aan te scherpen en waar nodig aan te vullen.

g l jk g

‘ pp l m t p

’.

Indien de regiegroep akkoord is met het concept wordt het concept voorgelegd aan de bestuurder en gemeentesecretaris.

Deze uitwerkingen van de urenraming toetsen wij graag bij de huidige consulenten van VraagWijzer in een interactieve werksessie, met als doel tot verfijning en aanscherping

8. Presentatie, bespreking en vaststelling businesscase

van de tijdsbesteding te komen.

•

H

b j zull p t

wj g

k

g

’m

zull

m wj c

u

t pm t

verschillende activiteiten en producten.

7|

’u tg

onderdelen de businesscase uit (d t/m l). We tekenen de uitgangspunten voor wat betreft

5b. Toetsen urenraming bij huidige opdrachtnemer

•

u tg w kt ‘b

kwaliteitsniveau) wordt samen met de beleidsmedewerkers in wederom een drietal

• •

Op b

z

t p g l

tk

pb

kt

k jgt

g

z t

‘m t

De concept businesscase presenteren we aan de bestuurder en gemeentesecretaris waarna de businesscase definitief kan worden gemaakt. Desgewenst geven wij een toelichting aan het college.

3. Vooruitblik op fase II FASE II •

Na vaststelling van businesscase heeft de gemeente West Maas en Waal, onzes inziens, twee opties:

•

•

Hercontracteren met huidige opdrachtnemer

•

Aanbesteding doen op basis van de businesscase

Als er gekozen wordt voor optie 1, zijn wij uiteraard bereid om dit traject te begeleiden. Dit betekent dat wij de vertaling zullen maken van de businesscase naar een dienstverleningsovereenkomst en bijbehorende stukken. Hierbij kunnen wij ook ondersteunen in het gesprek met opdrachtnemer om tot hercontractering te komen.

•

Op het moment dat er gekozen wordt voor optie twee, is het noodzakelijk een inkooptraject te starten. De businesscase moet omgezet worden in inkoopstukken, waaronder een programma van eisen. Vanuit ons label GNGMKRS kunnen we u helpen met het bieden van de gewenste inkoop expertise voor deze aanbesteding. Wij maken hier graag op een later moment afspraken over.

8|

4. Onze aanpak en planning in één oogopslag

Januari – februari

Maart - April

Mei - september

Vertaling van beleid naar uitgangspunten

Uitwerking en verdieping businesscase

FASE II: Q2 - Q3

1. Startgesprek regieteam

5. Opstellen van urenraming taken

Hercontractering of aanbesteding

2. Vertaling van beleid naar uitgangspunten

5b. Toetsen urenraming bij opdrachtnemer

businesscase

6. Opstellen onderdelen samenspel opdrachtgever

3. Individuele gesprekken

7. Opstellen eerste concept businesscase en toetsen

4. Opstellen tussenproduct en toetsen bij regieteam:

regieteam

doelen, taken en dienstverleningsniveau

8. Presentatie, bespreking en vaststelling businesscase

9|

5. &VDL zet graag een ervaren team voor u in &VDL zet graag een ervaren team voor u in. Jasmijn Hondebrink en Albert van Grootel hebben afgelopen jaar de evaluatie van de businesscase uitgevoerd en schrijven graag voor u de nieuwe businesscase. Jasmijn zal de rol van projectleider op zich nemen, waarbij Dyone Dedden het projectteam versterkt met onder andere haar organisatorische skills. Met zijn jarenlange ervaring in het sociaal domein treedt Albert op als inhoudelijk klankbord van dit projectteam. Indien gewenst kunnen wij de project CV’s van onze adviseurs naar u toesturen.

Jasmijn Hondebrink

Dyone Dedden

Albert van Grootel

Projectleider/ Adviseur Sociaal Domein

Adviseur/ projectlid

Inhoudelijk expert (klankbord)

Adviseur Sociaal Domein

Onderzoeker en adviseur op terrein van samenwerkingen en organisatieontwikkeling

Sinds 2019 betrokken als partner bij &VDL, daarvoor mede eigenaar van adviesbureau sociaal domein K2

Bestuurskundige en cultureel antropologe

Bestuurskundige

Circa 3 jaar (extern) adviseur lokale overheid

Ruim 20 jaar organisatieadviseur waarvan ruim 12 jaar adviseur sociaal domein gemeenten

Bestuurskundige/Publiek management Vier jaar werkzaam als adviseur. Intern in de rol van beleidsadviseur bij gemeente Rotterdam en als extern adviseur bij &VDL Voerde meerdere beleidsevaluaties en onderzoeken uit in het kader van (regionale samenwerking) Jeugdhulp en Wmo

10 |

In diverse gemeenten en regionale samenwerkingsverbanden gewerkt als programmamanager, projectleider, adviseur en onderzoeker rondom jeugdhulp/ Wmo

6. Dagenraming, kosten en afspraken Onze dagenraming

Kosten en afspraken

Op basis van de door ons voorgestelde aanpak, ramen wij voor de verschillende activiteiten

Wij bieden u onze inzet (met een gemiddeld gehanteerd dagtarief van EUR 1.300,-) aan

per stap in het proces de volgende dageninzet.

voor een fixed price van EUR 35.100,-. Dit bedrag is exclusief BTW. Wij beschouwen dit

Activiteiten FASE I

1. 2.

Startgesprek Vertaling van beleid naar uitgangspunten in werksessie beleidsmedewerkers.

Dagenraming WMW

0,5

0,5

4,0

2,0

3.

Individuele gesprekken, incl. voorbereiding

1,5

0,5

4.

Opstellen tussenproduct en toetsen bij regieteam: doelen, taken en dienstverleningsniveau

4,0

1,5

5.

Opstellen van urenraming taken: werksessies en voorbereiding

4,0

5b.

Toetsen urenraming bij huidige opdrachtnemer

1,0

6.

Opstellen onderdelen samenspel opdrachtgever – opdrachtnemer

7. 8. X.

Opstellen concept businesscase en toetsen bij regiegroep Presentatie, bespreking en vaststelling businesscase Tussentijdse afstemming en procesbegeleiding Totaal

11 |

Dagenraming &VDL

bedrag als maximum budget in relatie tot de vernoemde activiteiten. Zonder uw expliciete toestemming vooraf zal dit totaalbedrag niet worden overschreden. Wij factureren onze kosten als volgt: 50% bij opdrachtverlening en 50% bij oplevering businesscase (na afronding stap 8). Indien u akkoord bent met ons voorstel ontvangen wij daarvan graag een formele opdrachtbevestiging. In het kader van de continue verbetering van onze dienstverlening en ons lidmaatschap van de Raad van Organisatieadviesbureau (ROA), evalueren wij onze inzet graag na afloop van dit proces met u. Zodat wij iedere dag een beetje beter worden in ons vak en dus meer

2,0

impact maken in de publieke sector. Bij voorbaat dank voor het in ons gestelde vertrouwen. Wij zien uit naar een plezierige en constructieve samenwerking!

3,0

1,5

5,0

1,5

1,5

0,5

3,0

2,0

27 dagen

12 dagen

Met vriendelijke groet, & Van de Laar B.V.

drs. Stan van de Laar partner

& Van de Laar. Organisatieadviesbureau met denkers én doeners voor de publieke sector. Resultaatgericht, betrokken en met energie. Zo maken wij impact op maatschappelijke opgaven, bestuurlijke ambities en organisatorische uitdagingen. In de rol van adviseur, onderzoeker, procesbegeleider of door tijdelijk ín uw organisatie te stappen, brengen wij beweging. Zo dragen onze ervaren adviseurs en jonge talenten bij aan een weerbare en wendbare publieke sector.

W j lp b j t k t k m t c ’ publieke organisaties. En we begeleiden processen om organisaties te vitaliseren. Samenwerking of fusie tot stand brengen? Wij helpen bij de vorming, evaluatie en doorontwikkeling. Wij doen kwalitatief en kwantitatief onderzoek naar de effecten van beleid en naar de sterke en verbeterpunten in organisaties en samenwerkingsverbanden.

Wij kraken onze hersens op complexe vragen. Daarbij zijn we scherp in onze analyses. En bieden we concreet handelingsperspectief in onze advisering. We steken ook graag onze handen uit de mouwen om samen met u resultaat te boeken.

Onze passie om direct maatschappelijk impact te maken zetten wij in binnen het sociaal domein. Onder andere door het ‘ t l ’ H m g g J ug . O k lp w j b j de realisatie van de transities op het gebied van klimaat en energie.

Dat doen we bijvoorbeeld door het ontwerpen van passende organisatiestructuren en sturingsconcepten. Door het versterken van leiderschap en het werken aan gewenst gedrag van medewerkers.

Staat uw vraagstuk er niet tussen? Verras ons. Wij laten ons g gut g p t m ’ t publ k m !

& Van de Laar is in vriendschap verbonden met GNGMKRS, ons label voor interim-bemiddeling, executive search & werving en selectie. & Van de Laar B.V. Emmasingel 29-11 5611 AZ Eindhoven 085 – 747 06 18

info@en-vdl.nl en-vandelaar.nl

Lid van de Raad van Organisatieadviesbureaus (ROA).