Bijlage 1 Memo Advies doorontwikkeling griffie

Memo Onderwerp

: Doorontwikkeling griffie

Datum

: 27 maart 2025

Van

: Elles Jansen-Bouwman en Maaike Mesdag

Aan

: Werkgeverscommissie

Aanleiding De werkgeverscommissie en griffie willen doorontwikkelen naar een toekomstbestendige, strategische griffie die in staat is om de raad adequaat te ondersteunen en te adviseren. Inleiding Al enige jaren wordt de discussie gevoerd over een adequate ondersteuning van de raad en de daarbij behorende omvang van de griffie. Rode draden hierin zijn dat de griffies in Nederland over het algemeen te klein zijn en ze onvoldoende toegerust zijn voor het uitgebreider en inhoudelijk ingewikkelder takenpakket dat de afgelopen jaren naar de raad, en daarmee naar de griffie, is toegekomen. Dat schaadt als eerste de positie van de raad, die hierdoor niet voldoende in positie wordt gebracht om zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol te vervullen. Dat leidt op zijn beurt tot een zwakkere lokale democratie. Een niet voldoende toegeruste griffie heeft daarnaast een negatief effect op de positionering van de griffier in de lokale driehoek, en daarmee op de positie van de raad. Een ander gevolg is dat in de relatie tussen de raad en de griffie dit kan leiden tot aan de ene kant een onwenselijk hoge werkdruk bij de griffie terwijl aan de andere kant de raad de indruk heeft maar half bediend te worden.

Een laatste rode draad in de landelijke discussie is tenslotte dat, zoals de Raad voor het Openbaar Bestuur het in 2020 verwoordde, decentrale volksvertegenwoordigers handelingsverlegen zijn om in zichzelf te investeren. Of, in andere woorden: raden vinden het moeilijk om geld aan hun eigen noodzakelijke ondersteuning uit te geven. Er zijn verschillende landelijke onderzoeken gedaan naar wat nu het gewenste niveau van ondersteuning van gemeenteraden is en wat dit meebrengt voor de formatie van de griffie. Een samenvatting van de belangrijkste rapporten en de ontwikkelingen t/m 2024: • Goede ondersteuning, sterke democratie – Advies van de Raad voor het Openbaar Bestuur (2020). Dit rapport verscheen als antwoord op de adviesaanvraag van de minister van BZK welke kwalitatieve en kwantitatieve ondersteuning vereist is om raadsleden van adequate ondersteuning te voorzien. De ROB signaleert dat het werk van decentrale volksvertegenwoordigers de afgelopen jaren flink is verzwaard. Denk aan de decentralisaties in het sociaal domein maar ook aan vraagstukken van klimaat, stikstof of energietransitie. Taken zijn complexer en samenwerking is ingewikkelder, omdat er meerdere partijen aan tafel zitten. De ROB constateert dat er daarmee meer werk is,

•

•

•

maar de ondersteuning is hierbij achtergebleven. Ook stelt de ROB dat raadslid zijn lekenbestuur is, en dat dat zo moet blijven. Daarom verdienen raadsleden de beste ondersteuning. Ondersteuning is daarmee geen luxe of bijzaak maar een essentiële voorwaarde voor het functioneren van een volksvertegenwoordiger en voor een sterke democratie. Naast het advies aan de minister om normen voor ondersteuning te formuleren en vast te leggen, adviseert de ROB de decentrale volksvertegenwoordiging om werk te maken van ondersteuning en het wettelijk instrumentarium voor ondersteuning beter te gebruiken. Daarnaast is het advies om het samenspel en coördinatie in en door de driehoek burgemeester-secretaris-griffier te versterken. Raadsgriffies anno 2022, de toekomstbestendige lijn! – Benchmarkrapport van Bureau MB. Dit rapport omvat een benchmark waarin griffies in Brabant, Gelderland en Limburg met elkaar werden vergeleken. De algemene conclusie is dat de raadsgriffie in alle gemeenten te klein is. Zowel in kleine en middelgrote als in grote gemeenten is de omvang van de griffie kleiner dan goed is voor de ondersteuning van de raad en dan wenselijk is om als raad een echte duale rol te hebben.

Voor kleine gemeenten is een omvang van 4 fte griffie volgens de onderzoekers de ondergrens, waarbij aangetekend wordt dat er daarmee uitsluitend ruimte is voor een basispakket aan diensten door de griffie, en niet voor de noodzakelijk geachte strategische griffie(r). Alleen in de grote gemeenten komt de omvang van de griffie in de buurt van wat nodig en wenselijk is. Griffiemonitor 2023 en 2024, landelijke onderzoeken naar de organisatie en ambities van griffies in Nederland - Necker. De uitkomsten van de in 2023 verschenen Griffiemonitor van Necker liggen in lijn met de conclusies uit eerdere onderzoeken en publicaties. De helft van de griffies heeft 3 fte of minder; het landelijke gemiddelde voor kleine gemeenten is 2,8 fte. Hoewel er een duidelijke wens en ambitie is om een meer strategische rol te pakken en te werken aan ontwikkeling van de gemeenteraad komen griffies hier niet aan toe omdat alle tijd opgaat aan de basis. De werkdruk ligt bij vrijwel alle griffies hoog maar kleine griffies spannen hierin de kroon. Dat komt omdat de griffie in 2023 enerzijds een uitgebreid takenpakket heeft en een cruciale rol speelt in de dynamische context met inwoners, college, ambtelijke organisatie, maatschappelijke organisaties, media en de regio. Anderzijds geldt ook dat griffies gemiddeld bij bijna twaalf raadsbijeenkomsten per maand betrokken zijn, veelal in de avonduren.

Zeker voor kleinere griffies betekent dit dat de focus voornamelijk ligt bij de organisatie en verwerking van het primaire besluitvormingsproces, en er dus weinig tijd overblijft voor andere zaken als strategische advisering. In de diverse commentaren die in de monitor zijn opgenomen, klinkt breed gedeeld de oproep door om griffies daadwerkelijk in staat te stellen om meer te kunnen doen: de ambitie en wens zijn er, de mogelijkheden nog onvoldoende. En net als in het ROBrapport worden raden opgeroepen voor zichzelf op te komen en zich daarom een sterke griffie toe te staan. De uitkomsten van de Griffiemonitor in 2024 geven een vergelijkbaar beeld. Er is nog steeds een grote behoefte om een meer strategische rol te pakken en verder door te ontwikkelen. Vooral bij middelgrote gemeenten is geïnvesteerd in de griffie en is de tijdsdruk afgenomen, maar kleine gemeenten hebben vaak nog steeds te weinig tijd. De gemiddelde formatie bij kleine griffies is 2,7 fte en iets meer dan de helft van deze griffies ervaart (te) grote werkdruk. Eigenstandig en (on)afhankelijk; nieuwe spelregels voor sterkere griffier(r)s – Petra Paulides, Harmen Binnema, Geerten Boogaard. Dit rapport onderzoekt de vraag of er juridische mogelijkheden zijn om de decentrale griffiefunctie te versterken. Raadsleden

•

klagen over werkdruk maar maken (te) weinig gebruik van hun griffiers. En griffiers geven aan niet altijd de ruimte te krijgen om ook invulling te geven aan de rol van eerste adviseur van de raad. Een van de conclusies uit dit onderzoek is dat gemeenteraden niet altijd gebruik durven te maken van hun griffie. Dit komt voort uit niet precies weten hoe dit kan maar ook een terughoudendheid om in hun eigen ondersteuning te investeren. Gemeentegrootte bepaalt de griffiegrootte slechts deels. Ten slotte wordt er vanuit meerdere kanten op gewezen dat het onjuist is om te veronderstellen dat de omvang van een griffie zich recht evenredig zou moeten verhouden tot de grootte van de gemeente. Er is namelijk een basispakket van taken van een griffie dat in een kleine gemeente niet substantieel verschilt met dat van een grotere gemeente.

Algemene conclusies • De ondersteuning van de volksvertegenwoordiging blijft achter bij het verzwaarde takenpakket. Dit schaadt de positionering van de raad en daarmee bij voorbeeld ook de positie van de griffier in de driehoek; • De werkdruk is (te) hoog, met name bij kleine griffies. Hier is de secretariële taak een te groot onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden om de functie als strategisch adviseur uit te voeren. • Veruit de meeste griffies zijn te klein voor het toegenomen takenpakket. Dit geldt zeker voor kleine griffies, aangezien deze om te beginnen al minder ruimte hebben voor het basispakket dan grotere griffies; • Vooral in kleine gemeenten wordt de griffie geconfronteerd met structurele werkdruk en beperkte capaciteit, wat de effectiviteit van de strategische advisering en griffie als geheel in de weg kan staan; • De veranderende eisen ten aanzien van de (strategische) rol van de griffier, de rol en de positie van de griffie(r) binnen de huidige gemeentelijke praktijk waaronder de driehoek, is nog niet wat deze zou moeten zijn. Tegelijkertijd hebben gemeenteraden over het algemeen moeite om geld voor hun eigen (noodzakelijke) ondersteuning uit te trekken. Omdat goede ondersteuning geen luxe product is, wordt er landelijk gepleit voor een extra stimulans hiervoor van bovenaf.

Het advies van de ROB aan de minister om normen te stellen is hier het nadrukkelijke voorbeeld van. Ondertussen wordt ook aan volksvertegenwoordigers opgeroepen om hun eigen (noodzakelijke) ondersteuning met zorg te benaderen en op orde te brengen. Het is daarbij nodig om de eigen handelingsverlegenheid hierin af te schudden. In navolging van de diverse adviezen is het ministerie van BZK voornemens om in de loop van 2025 een Taskforce in te richten in samenwerking met de Vereniging van Griffiers, die ondersteuning moet gaan bieden aan griffies en werkgeverscommissies in kleine gemeenten (tot 25.000 inwoners met griffies < 3 fte), bij hun doorontwikkeling. Positie van de griffier Het generieke functieprofiel (bijlage) van de griffier kent vijf resultaatgebieden. Dit zijn de kernwerkzaamheden die een griffie dient uit te voeren in een gemeente. Resultaatgebied 1: Strategische advisering; gericht op het versterken van de positie van de gemeenteraad binnen een steeds complexer wordende bestuurlijke omgeving. Resultaatgebied 2: Ondersteuning van de gemeenteraad; de griffier ondersteunt een goed functionerende gemeenteraad door als schakel te dienen tussen de raad, de ambtelijke organisatie en de maatschappij.

Resultaatgebied 3: Bedrijfsvoering; operationele en administratieve ondersteuning van de gemeenteraad. Resultaatgebied 4: Integraal Management; omvat het totale beheer van de organisatie en het regelen van raadsprocedures inclusief de efficiënte samenwerking tussen de raad en de ambtelijke organisatie. Resultaatgebied 5: netwerken; creëren en onderhouden van functionele netwerken die belangrijk zijn voor de werking van de gemeenteraad. Kenmerken van de griffie Het rapport Raadsgriffies anno 2022, de toekomstbestendige lijn! maakt onderscheid tussen: • De basisgriffie (1 – 3 fte); omvat vooral de wettelijke taken. In de meeste gevallen wordt van de griffier een ‘volgende’ houding verwacht. De gemeenteraad gedraagt zich in relatie met de griffier als opdrachtgever. De onderlinge verhouding tussen raad en griffier maakt dat het voor de griffier lastig kan zijn om de positie te nemen in de driehoek. Ook de positie naar college en ambtelijke organisatie is niet altijd op het gewenst niveau. Bij de basisgriffie is nog de onderverdeling te maken naar een griffie die zich noodgedwongen beperkt tot het wettelijke takenpakket (tot 2 fte) en een griffie die zich daarnaast beperkt richt op adviserende taken. • De plusgriffie (3 – 5 fte); deze zet in op het procedureel, inhoudelijk adviseren van de raad, commissies, fracties en individuele leden van de raad.

Verder adviseert de plusgriffie college(leden) en ambtenaren vanuit de kaders van de raad. De griffier en raadsadviseur(s) zorgen dat de raad sterker wordt in de kaderstellende en controlerende rollen en werken mee aan de ontwikkeling van raadsleden. Vaak is er een communicatiemedewerker of communicatieadviseur die de volksvertegenwoordigende rol van de raad versterkt. De relatie tussen raad en griffier is bij deze vorm evenwichtiger dan bij de basisgriffie. Er is sprake van een goede positionering van de griffier in de driehoek, het college en de ambtelijke organisatie; • De strategische griffie (> 6 fte); deze levert een compleet pakket aan diensten. Er is sprake van een evenwichtige relatie tussen raad en griffier. De griffier en adviseurs hebben een stevige positie van waaruit zij ondersteunen, adviseren en waar nodig ook (bij)sturen. De onderlinge verhouding tussen raad en griffie maakt dat de griffier sterk is gepositioneerd en veel invloed heeft. De griffier vervult de rol in de driehoek, met het college en de ambtelijke organisatie op een hoog niveau. Griffier en griffie West Maas en Waal Tot 1 januari 2024 was de formatie van de griffie 1,65 fte. De griffier is in dienst van de raad; de griffiemedewerkers waren in dienst van de ambtelijke organisatie.

Met ingang van 1 januari 2024 zijn ook de griffiemedewerkers in dienst van de raad gekomen en is de griffieformatie naar 1,95 fte gebracht. Met dit voorstel heeft de raad beoogd de ondersteuning van de raad toekomstbestendig te maken, rekening houdend met het bestaande takenpakket, de uitbreiding van taken, de ambities van de raad en de uitbreiding van de raad in aantal raadsleden na de volgende gemeenteraadsverkiezingen. Ook was de intentie de kwetsbaarheid van de griffie te verkleinen en de werkdruk te verminderen. Met 1,95 fte is de griffie te classificeren als een basisgriffie, waar naast het uitvoeren van de wettelijke taken geen ruimte is voor andere taken. De raad verwacht wel meer van de griffier

dan alleen die wettelijke taken, gelet op de Instructie voor de griffier West Maas en Waal 2023. Feitelijk is die ruimte er niet. De basiswerkzaamheden zijn de laatste jaren flink meer geworden onder andere door de toegenomen informatiestromen voor de raad en de invoering van de AVG, die ook van de griffie extra tijdinzet vraagt. Ook projecten als Politiek Actief en de Kindergemeenteraad, die bij de griffie zijn belegd, vragen de nodige tijd. Voor de griffier komen daar nog het jaarlijkse klankbordgesprek met de burgemeester, het project herinrichting raadzaal en de aanbesteding van de accountantsdiensten bij. In de tweede helft van 2025 en 2026 komen daar de (voorbereiding op de) verkiezingen, de administratieve verwerking van de wisseling in de raad en het inwerkprogramma van de nieuwe raad bij. Een ander punt is dat een van de kenmerken van het griffiewerk is dat er in de periodes buiten het reces een groot beroep op de flexibiliteit van medewerkers wordt gedaan, zowel in werkzaamheden als in inzet. Dat betekent onder meer dat er piekbelasting optreedt en er geregeld in de avonduren gewerkt moet worden. Dat is op zich geen probleem en is voor de griffiemedewerkers juist een van de mooie facetten van het griffiewerk. Maar die piekbelasting kan alleen goed opgevangen worden als er tegelijkertijd ook voldoende ruimte is voor herstel, reflectie en opleiding.

En juist die tijd staat continu onder druk. Gedurende het jaar is het vaak ‘alle hens aan dek’ en kan niemand gemist worden. Van tussendoor vakantie opnemen kan dan geen sprake zijn en dat betekent dat iedereen op het reces is aangewezen om verlof op te nemen. De nog beperktere bezetting in de zomer maakt het dan haast onmogelijk om die werkzaamheden op te pakken die juist in een rustige periode gedaan moeten worden, zoals het actualiseren van verordeningen en reglementen, bijwerken en bijstellen van werkprocessen, netwerken (kennis delen) en opleiding. Daarnaast valt op dat de griffie te maken heeft met een relatief groot personeelsverloop. Goed inwerken van nieuwe medewerkers vraagt de nodige tijd en als die er niet of onvoldoende is, draagt dat alleen maar bij aan het verloop. Ook gaat er kennis en ervaring verloren die je eigenlijk niet kunt missen bij de griffie. Per 1 mei start een nieuwe griffiemedewerker die de ambitie heeft om door te groeien. Als er weinig perspectief is, ligt een nieuw probleem al weer op de loer. Daarnaast brengt de blijvende (te) grote werkdruk risico’s met zich mee voor wat betreft gezondheid en uitval. Een laatste punt is dat de voorgaande positionering van de griffiemedewerkers met zich mee heeft gebracht dat er naast het raadsinformatiesysteem (Notubiz) nog een volledig zaaksysteem voor de ambtelijke organisatie overeind wordt gehouden.

Bij de overgang van de griffiemedewerkers naar de raad zijn deze werkzaamheden niet teruggegaan naar de ambtelijke organisatie maar bij de griffie gebleven en vormen zo een dubbele werklast. Ontvlechting van die dubbele werklast vraagt tijd en inzet van zowel de griffier als de griffiemedewerker(s). Versterken van de griffie Uit het voorgaande blijkt duidelijk dat de griffie met de huidige formatie niet is toegerust om de huidige en toekomstige uitdagingen voor de raad en griffie aan te gaan. Wil de raad een goede ondersteuning en advisering van de griffie, dan zal de raad daarin moeten investeren. De keus voor geen uitbreiding van uren heeft als consequenties dat de raad geen extra inzet

kan vragen van de griffie buiten de wettelijke taken, en dat de griffie dus nee zal moeten zeggen als zulke verzoeken toch worden gedaan. Eén van de mogelijkheden om de griffie te versterken en efficiënter te laten werken, is een betere scheiding van functies. Nu kent de griffie alleen de functies van griffier en griffiemedewerker/plaatsvervangend griffier. Een betere scheiding van functies helpt om overzicht te hebben en te houden over het eigen takenpakket, en bij vervanging meer overzicht over de taken die tijdelijk overgenomen moeten worden. Bijkomend voordeel is dat er meer ruimte geboden kan worden voor doorgroei, waardoor goede krachten beter behouden kunnen worden. Te denken valt aan de functies griffier, raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en griffiemedewerker. Voor meer informatie zie de bijgevoegde functiebeschrijvingen ( Bijlage 1.1 t/m 1.3). Bij de werving van de nieuwe griffiemedewerker is hier al wat op voorgesorteerd; de vacaturetekst was qua inhoud meer gericht op een commissiegriffier of raadsadviseur dan op een griffiemedewerker. Bij de uitbreiding naar 1,95 fte (70,2 uur) per 1 januari 2024 is uitgegaan van een griffier (28 uur) en twee griffiemedewerkers/plaatsvervangend griffiers voor 24 resp. 18 uur. In de praktijk werkte de griffier ruim meer dan 32 uur per week en met ingang van 1 januari 2025 is de functie griffier naar 32 uur gegaan.

Per 1 mei 2025 start een nieuwe griffiemedewerker/ plaatsvervangend griffier voor 32 uur. Daarmee resteert nog 8,2 uur voor verdere ondersteuning. De resterende 8,2 uur is onvoldoende voor een volwaardige functie. De minimale variant vraagt om een uitbreiding tot 0,27 fte, dus om een uitbreiding met 9,8 uur. De formatie van de griffie komt daarmee op 2,27 fte. Daarmee blijft de griffie onder het landelijke gemiddelde voor kleine griffies van 2,7 fte en kan niet meer gevraagd worden dan de basistaken. De totale loonkosten voor de griffie bij deze uitbreiding (1) bedragen € 229.349 op jaarbasis. Een tweede variant is uitbreiding met 23,8 uur, waarmee een griffiemedewerker voor 32 uur kan worden gezocht. Daarmee wordt de administratieve/secretariële basis versterkt en komt er – beperkt – meer ruimte voor de griffier en raadsadviseur of commissiegriffier om adviestaken op te pakken. De formatie van de griffie wordt dan 2,67 fte en benadert daarmee het landelijke gemiddelde voor kleine griffies. De totale loonkosten voor de griffie bij deze uitbreiding (optie 2) bedragen € 259.566 op jaarbasis. Een derde variant is een uitbreiding naar 2,78 fte (een uitbreiding met 27,8 uur), waarmee alle drie de functies versterkt kunnen worden. Een mogelijke verdeling van taken en uren is dan een griffier (32 uur), een raadsadviseur (32 uur) en twee griffiemedewerkers (ieder 18 uur).

Hiermee wordt een stevige basis gelegd voor een continue administratieve en secretariële ondersteuning met goede onderlinge vervangingsmogelijkheid. De griffier en raadsadviseur krijgen meer ruimte voor de adviserende taken en kunnen elkaar vervangen. Hiermee is de basis gelegd voor een toekomstbestendige griffie. Hoewel de griffie dan nog steeds onder het landelijk gemiddelde van 3 fte blijft. De totale loonkosten voor de griffie bij deze uitbreiding (optie 3) bedragen € 268.119 op jaarbasis. NB: In de maximale loonkosten van de griffier per 1 januari 2025 wordt uitgegaan van 28 uur per week. De griffiers functie is inmiddels uitgebreid naar 32 uur per week, dit is een

uitbreiding van 0,1 fte. De kosten hiervan bedragen € 13.000. Dit bedrag is niet opgenomen in de loonkosten per 1 januari 2025.

Bijlagen: 1.1 Generiek profiel griffier 1.2 Generiek profiel raadsadviseur 1.3 Generiek profiel medewerker griffie 2 Uitwerking loonkosten griffie