Bijlage 1. Memo aanpassen raadstafel 17 naar 19 raadsleden (uitkomst werkgroep)

Bijlage 1

vJG3-11-2025def

Memo aanpassen raadstafel 17 naar 19 raadsleden1 Aanleiding: Vanwege de groei van het aantal inwoners in de gemeente West Maas en Waal wordt het aantal raadsleden bij de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2026 uitgebreid van 17 naar 19 personen. De huidige gemeenteraad heeft de wens uitgesproken2 om ter voorbereiding van de extra raadsleden de ruimte aan de raadstafel te vergroten. Huidige situatie: De huidige ellipsvormige opstelling is geplaatst in 2016. De tafel biedt plaats aan maximaal 19 raadsleden, voorzitter en de griffier. Bij een volledige bezetting van de raadstafel is de zit/ werkruimte aan de tafel krap. Zodoende heeft de raad de wens richting de organisatie uitgesproken om de mogelijkheden voor extra zitruimte aan de raadstafel te onderzoeken. In de huidige opstelling heeft de voorzitter een beperkt overzicht van de deelnemers aan de vergadering.

Gewenste situatie: Wens van de raad is om de raadstafel te vergroten zodat er meer werkruimte voor de raadsleden ontstaat. Hiervoor zijn in deze memo 2 scenario’s inclusief kostenindicatie uitgewerkt.

1

Memo aanpassen raadstafel 17 naar 19 raadsleden is de komst van de werkgroep aanpassing raadstafel 2025 Bij het behandelen van het voorstel ‘Verbetering audiovisuele middelen raadzaal gemeentehuis West Maas en Waal’ RTG 16 januari 2025 2

1

Variant 1 (ellips): Vergroten kring doormiddel van het naar buiten plaatsen van de raadstafels en bijplaatsen 1/2e tafel Extra ruimte aan de vergadertafel creëren door de straal van de kring te vergroten met circa 0,5 meter en een extra zitplaats te creëren door de helft van de perstafel aan de kring te voegen. Om de tafels in de huidige vorm aangesloten te houden en daarmee de vorm van vloerbedekking te laten volgen zijn er minimaal 3 passtukken nodig. Aanvullende wensen: - Het toevoegen van opzetstukken op de raadstafels (vergelijkbaar met verhoging op spreekgestoelte) waar de microfoons op/aan geplaatst kunnen worden inclusief een magneetstrip met voor het ophangen van naambordjes aan achterzijde van het opzetstuk. - Het verplaatsen technicus naar de achterzijde raadzaal. Indien nodig extra tafel en persstoelen toevoegen.

Voordeel: Gebruik bestaand meubilair. Handhaven bestaande vloerafwerking. Let op tafel komt vrij te staan van druppelvorm in vloer. Extra zitplaats aan raadstafel.

Nadeel: 3x passtuk nodig -> verstoring aanzicht (doorlopendheid opstelling/ passtukken tussen de tafelpoten). Beperkte ruimte +/- 90 cm tussen raadstafel en gevel zijde Pastoor Jansstraat. Overzicht voorzitter niet verbetert. Tafels zijn niet flexibel te verplaatsen.

De kostenindictie is terug te vinden in het hoofdstuk Kostenraming aanpassingen 17 naar 19 raadleden (vertrouwelijk). 2

Variant 2 (rechthoek): Nieuw vast meubilair in rechthoekig3 Het aanschaffen van nieuw meubilair (afmeting 2500 x 900, 2200 x 900 en 1100 x 900) voor raadsleden, college en techniekmedewerker. Door de tafels in een rechthoek te plaatsten verbetert het overzicht voor de voorzitter Vanwege de bekabeling (elektra) in de raadstafels is het advies om voor een vaste maar demontabele en verplaatsbare opstelling te kiezen. Verplaatsen technicus naar achterzijde raadzaal. Indien nodig extra tafel en persstoelen toevoegen. Vanuit kostenbesparing kan worden overwogen om de collegetafel en de tafel voor de techniek niet te vervangen en de gebogen tafels te handhaven. Aanvullende wens: - Het verplaatsen technicus naar de achterzijde raadzaal. Indien nodig extra tafel en persstoelen toevoegen. - Losstaande tafel voor de voorzitter (komt dan in het midden te zitten). - Beeldscherm of oplossing met laptop zodat de voorzitter de presentatie die achter de voorzittersplek wordt getoond vanaf de voorzittersplek kan volgen. - Draadloos microfoonsysteem in verband met flexibiliteit verplaatsen tafels (d.m.v. tafellift)

Voordeel: I.v.m. nieuwe opstelling is de vorm van de opstelling aan te passen. Overzicht voorzitter tijdens vergadering 3

Nadeel: Nieuwe opstelling -> minder duurzaam dan hergebruik huidige opstelling. Geen zicht voorzitter op presentiescherm

Variant uitbereid n.a.v. collegevergadering 28 oktober 2025

3

verbetert. Opstelling aanpasbaar bij verdere groei van de gemeenteraad (toekomstgericht). Door te kiezen voor een gelijke kleurstelling kunnen de huidige tafels voor de collegeleden en techniek in gebruik blijven. Voorzitter zit centraal aan de tafel. Opstelling is met behulp tafellift verplaatsbaar.

beamer. Minder ruimte voor de publieke tribune in de raadzaal.

De kostenindictie is terug te vinden in het hoofdstuk Kostenraming aanpassingen 17 naar 19 raadleden (vertrouwelijk).

4

Bijkomende aanpassingen en investeringen Microfoons: In bovenstaande variant 2 is uitgegaan van nieuwe draadloos microfoonsysteem (kosten ingeschat € 40.000,-). Als voordeliger alternatief kan er gekozen kunnen worden voor bedraad microfoons. Minderprijs ongeveer € 15.000,- . Aanpassing van de elektriciteit: Wanneer de tafel wordt verplaatst moeten de elektrapunten in de vloer worden verplaatst. Hiervoor is een stelpost van € 1.500,- opgenomen. Inrichting van de werkplek van technische ondersteuning: De huidige plek voor de technische ondersteuning is niet optimaal. Wens is om de technische ondersteuning in de hoek rechts van de zaal bij de ramen te situeren. Kostenindicatie meubel en het aanpassen van de aansturing van de camera’s en audio dan gaat het om een investering ingeschat op € 2.720,-. Aanschaf persstoelen (stoelen met een tafeltje aan de leuning): Indien de huidige perstafel gebruikt gaat worden voor het vergroten van de collegetafel (kring) is er een alternatief nodig voor de journalisten. Dit kan worden opgevangen door stoelen aan te schaffen met een werkblad. Kosten per stoel zijn € 229,-. Verwacht wordt dat er minimaal 5 stoelen (€ 1.145,-) nodig zijn. Vloerbedekking: Na het aanpassen of vernieuwen van de opstelling van de raadstafels in de raadszaal sluit de druppelvorm in de vloerbedekking niet meer aan bij de inrichting.

Het aanpassen van de druppelvorm in de vloerbedekking naar de vorm van de raadstafels incl. diverse kleine aanpassingen/ verbetermaatregelen zoals schilderwerk ed. worden ingeschat op € 5.000,-. Wanneer er wordt gekozen voor een geheel nieuwe vloerbedekking in de raadzaal worden de kosten op basis van het onderhoudsplan (MJOP) geraamd op +/- € 12.500,-. In het huidige plan is geen rekening gehouden met het vervangen van de totale vloerbedekking in de raadzaal.

5