Bijlage 1 GEREDIGEERD Notitie Mogelijkheden ICT-verbeterplan

Mogelijkheden ICT verbeterplan AAN:

Gemeente West Maas en Waal

VAN:

VKA

STATUS:

Concept

VERSIENR:

0.8

1.

NOTITIE

16-11-2022

Inleiding

De gemeente West Maas en Waal heeft haar ICT-beheer sinds januari 2021 uitbesteed aan dienstenleverancier ‘De Connectie’, een samenwerkingsorganisatie opgericht vanuit gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden. De Connectie heeft in maart 2022 een roadmap voor de komende jaren voorgesteld voor de verbetering van de ICT (werkplekken en infrastructuur). Echter, het is ondertussen waarschijnlijk dat de roadmap niet door De Connectie zal worden uitgevoerd. De gemeente wil daarom de mogelijk alternatieven voor de uitbesteding van de ICT onderzoeken. Deze notitie beantwoordt de vraag van het onderzoek op welke andere manieren dan de huidige de gemeente de ICT kan uitbesteden en verbeteren. Dit zodanig dat enerzijds de lange termijn ambitie kan worden ingevuld en anderzijds de korte termijn risico’s worden gemitigeerd. Deelvragen zijn, welke aanpassingen op de voorgestelde roadmap nodig zijn, welke alternatieve inkoopopties er zijn, wat de geschatte eenmalige en structurele kosten zijn, wat voor- en nadelen van de inkoopalternatieven zijn, en welke stappen moeten worden genomen om de ICT te verbeteren.

2.

Doelstellingen en roadmap

De gemeente WMW heeft voor haar IV/ICT een aantal doelstellingen en kaders bepaald die richtinggevend zijn voor de mogelijke oplossingen van de ICT-infrastructuur. Omdat de huidige roadmap komt te vervallen is op hoofdlijnen vastgesteld wat de nieuwe oplossingsrichting zal zijn. In onderstaande tabel is een overzicht van deze doelen en oplossingsrichting weergegeven die op 28-092022 met de gemeente zijn besproken. Doel Gebruikers • Faciliteren van de IV voor verschillende gebruikersgroepen • Digitaal/ op afstand kunnen samenwerken (real time) • (Samen) werken any place/ any time • Goede/ moderne gebruikerservaring bieden Regie/ beheer van IV/ICT

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

Oplossingsrichting ICT-infrastructuur Office 365 met ingericht MS Teams/ (video)conferencing en SharePoint beschikbaar Toegang op afstand vanaf end user device via 4G/5G (buitendienst) en internet (thuiswerken) Inzet laptop/ docking station als voorkeurs werkplek variant, alternatieven (desktop, tablet etc.) tenzij Modern en beheerd end user device op basis van Windows 10/11, werken vanaf eigen device is geen voorwaarde (afbouw van VDI/ thin clients oplossing)

1/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

• • •

Focussen op gemeentelijke IV taken Minimale ICT-beheertaken Reductie personele kwetsbaarheid

Beveiliging/ kwaliteit • Continuïteit/ beschikbaarheid gewaarborgd • (Cyber)security gewaarborgd • Garanties op het kwaliteitsniveau • Aantoonbaar compliant met wet- en regelgeving

Financieel • Gelijkmatig en voorspelbare kosten • Verantwoord kostenniveau/ stijging

Uitbesteden van de operationele/ tactische ICT (beheer)taken, WMW ICT is een regieorganisatie voor de ICT- infrastructuur Uitbesteden van de ICT-infrastructuur aan een zo klein mogelijk aantal marktpartijen, beperken coördinatie inspanning Stabiele leverancier met voldoende personele omvang Inzetten van standaard/ marktconforme ICT Concrete service level afspraken (SLA) met de leverancier t.a.v. de ICT dienstverlening Redundante centrale ICT-infrastructuur met uitwijk/ herstel mogelijkheid Actuele en beheerde hardware/ software, beheerde end user devices (Microsoft Intune MDM/ MAM). ICT-infrastructuur met security/ privacy maatregelen ‘by design’ waarmee wordt voldaan aan BIO/ AVG (marktconform t.o.v. andere gemeenten) Inzet van standaard/ marktconforme ICT Planmatige en gecontroleerde transitie/ migratie, focus op mitigatie van continuïteitsrisico’s Transparant prijsmodel op basis van P x Q (op/afschalen), waarbij WMW inzicht heeft in de aantallen (Q) en de prijs (P) voor langere tijd is bepaald. Verwerven van de ICT-dienstverlening onder concurrentiestelling op prijs en kwaliteit en/of benchmarken van prijs en kwaliteit Concrete voorwaarden/ condities i.r.t. prijsontwikkeling tijdens de contractperiode Contract voor meerdere jaren met een leverancier

Bovenstaande oplossingsrichting wordt gebruikt als basis voor de inschatting van de kosten voor de uitbesteding van de ICT-infrastructuur (zie hoofdstuk 5).

3.

Afbakening verwerving ICT diensten

In een overleg met gemeente WMW op 28-09-2022 is de hieronder beschreven afbakening voor de verwerving van ICT-diensten besproken en verder uitgewerkt. Uitgangspunten Een eerste uitgangspunt is: ICT-infrastructuur wordt uitbesteed, overige domeinen (zie verderop) blijven intern of worden elders belegd. Een tweede uitgangspunt is: ICT-infrastructuur wordt aan één leverancier op basis van beheerde diensten uitbesteed. Reden hiervoor is dat WMW zoveel mogelijk wil worden ontzorgd en een zo klein mogelijk coördinatie inspanning wil plegen. WMW is een relatief kleine organisatie. Het opdelen in meerdere kavels van uitbesteding leidt tot een klein volume voor de markt en vereist een relatief hoge Contract Leverancier Management inspanning voor WMW.

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

2/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

Overzicht huidig en nieuw uitbestedingsmodel In de huidige situatie heeft de gemeente contracten met meerdere partijen ten behoeve van de ICT. Dit is in de linker figuur hieronder gevisualiseerd. In de nieuwe situatie wordt de ICT zoveel mogelijk door één partij geleverd. Dit is in de rechter figuur hieronder gevisualiseerd. Huidig uitbestedingsmodel Asset eigenaar

Beheer

Support

Coörd.

Mixed

Business Applicaties

SoftwareOne

Gemeente

ICT werkplek Datacenter

De Connectie

Gemeente

Office applicaties

Quint

Beheer

Business Applicaties

Gemeente

Office applicaties

ICT infra leverancier

Support

Gemeente/ suppliers TAB: ICT infra leverancier

ICT werkplek

XiXo, Robes, ARP

Datacenter

4IP solutions, TransIP

Netwerk lokaal

Asset eigenaar

Gemeente

Coörd.

Nieuw uitbestedingsmodel

Netwerk lokaal

Netwerk extern

Vodafone

Netwerk extern

Housing centraal

Gemeente

Housing centraal

MER/ SER lokaal

Gemeente

MER/SER lokaal

Gemeente

Verdieping ICT domeinen en uitbesteding De IV/ICT omgeving kan worden onderverdeeld in verschillende ICT-domeinen. In bovenstaande figuur wordt door middel van de kleuren aangegeven wat WMW zelf blijft doen en wat wordt uitbesteed. 2. Security & compliance beleid

1. ICT beleid & control 3. Informatie management

4. Architectuur

5. Leverancier & contract management

6a. Regie 6b. Service integratie & service management (ITSM) 7a. Service desk/ eerstelijns

14. VDI/ SBC

15. Virtualisatie/OS/ Middleware

18. Collaboration services 19. Productiviteit (Office suite) 20. Mobiele telefonie services

16. Host machines/ netwerk

21. Call center services

17. Ruimtes (MER/SER)

22. Vaste telefonie services

24. Baliesystemen 25. Printers/ randapparatuur 26. Mobiele devices 27. Werkplek devices 28. Telefoontoestellen

31. Security controls

12. MDM/MAM/IAM

11. Technisch beheer/TAB

10. SaaS/PaaS

9. Applicatiebeheer

13. Bedrijfsapplicaties

23. Lokaal netwerk

8. Functioneel beheer

7b. Tweedelijns/ on site support

29. Connectiviteit/ Koppelingen/ Servicebus 30. Housing rekencentrum

Legenda:

WMW intern

Uitbesteding

Elders extern

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

Buiten scope

3/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

WMW blijft de in roze aangegeven domeinen zelf uitvoeren, al of niet met externe inhuur. De blauw aangegeven domeinen zijn in scope van de beoogde aanbesteding voor de nieuwe ICT-infrastructuur. De groene en grijs aangegeven ICT-domeinen worden bij andere derden partijen ingekocht. Voor de in hoofdstuk 5 beschreven kosteninschatting wordt gebruik gemaakt van bovenstaande ICTdomeinen indeling. De grijze domeinen zijn hierbij buiten scope van de gemaakte kosteninschatting. Toelichting en opmerkingen met betrekking tot de ICT-domeinen: • 6b: WMW zou graag zien dat de ICT-infrastructuur diensten ook het applicatielicentie management omvat. • 7b: Patching op locatie, het wisselen van (printer) toonders etc. is onderdeel van de ICT infrastructuur dienstverlening. • 11: T.b.v. telefonie biedt leverancier TAB diensten i.s.m. SaaS provider (nu Vodafone) • 17: Gemeente voorziet in technische ruimtes en zorgt dat deze geschikt zijn. De inrichting van de switch/patch -en stroomruimte wil WMW aan de leverancier overlaten. WMW stelt de ruimte beschikbaar, de leverancier richt in. • 25: Multi functionele printers zijn voor de komende jaren separaat als dienst uitbesteed • 28: WMW maakt m.u.v. het noodnet geen gebruik meer van vaste telefoons op de locaties • 29: I.v.m. complexiteit en specifieke kennis wordt een elektronische Servicebus meegenomen als onderdeel van de ICT infrastructuur

4.

Mogelijke verwervingsopties

Voorziene alternatieven voor verwerving van de ICT-infrastructuur zijn het afnemen van ICT-diensten bij andere (gemeentelijke) overheidsorganisaties of van commerciële aanbieders. In de volgende paragrafen worden deze twee opties verder beschreven. Long list Intergemeentelijk samenwerkingsorganisaties (SSC) De longlist van gemeentelijke samenwerkingsorganisaties-ICT c.q. intergemeentelijk shared service center (SSC) is tot stand komt door het gebruik van openbare bronnen en kennis en ervaring van VKA. Het was niet de bedoeling om contact te zoeken met mogelijke leveranciers voor extra informatie. Algemene bevinding via het internet is, dat gemeentelijke samenwerkingsverbanden regelmatig onder spanning komen te staan. Gemeenten stappen erin, gaan eruit, al dan niet op eigen initiatief of van een van de ‘eigenaren’ van de gemeentelijke shared service center organisatie. Tweede bevinding is dat er geen landelijke bronnen, markt tooling of organisaties zijn met een actueel beeld van mogelijke intergemeentelijke SSC’s. Het meest actuele is een web pagina van minBZK: De RegioAtlas is een initiatief van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Het ministerie van BZK heeft een regierol met betrekking tot de inrichting van het openbaar bestuur en is daarom verantwoordelijk voor zowel kennis als visievorming op dit terrein.

Onder ‘Samenwerkingen’ is het totaal aan samenwerkingsverbanden van decentrale overheden te vinden. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de inventarisatie van regionale samenwerking, uitgevoerd door Proof adviseurs en KWINK = 2020 https://www.regioatlas.nl/kaarten#_nietlandsdekkendesamenwerkingsverbandenkaart

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

4/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

In onderstaande tabel is een overzicht van potentiële SSC partijen opgesomd. Naam

Toelichting

Bedrijfsvoeringseenheid

brede dienstverlening (ICT)

opmerking

Bommelerwaard SSC de Kempen

Bergeijk

VKA informatie: niet helemaal stabiel van samenstelling

ICT samenwerking West Brabant

Zevenbergen

West ICT samenwerking Equalit

Volgens de Stem is niet iedereen hierover tevreden

Oosterhout als centraal punt

Volgens VKA informatie gaan zij niet verder dan Tilburg

ICT NML (Roermond)

Roermond, Venlo etc. en sinds

Niet bekend zij restricties

kort ook Asten Someren

hebben; VKA ervaring is dat partijen zich moeten conformeren aan de gekozen oplossingen van ICT NML

A2-gemeenten samenwerking

Heeze-Leende, Valkenswaard,

VKA informatie: staat onder

Craanendonck

spanning

Long list commerciële partijen VKA heeft een deskstudie uitgevoerd met gebruik van een platform (iSourcingHub), op basis van de criteria die zijn opgenomen in bijlage B. De volgende marktpartijen zijn hierbij (in alfabetische volgorde) naar voren gekomen als partij die de gevraagde diensten in potentie kan leveren. Naam

Opmerking

Acknowledge

Mogelijk niet zelf netwerk

Avantage

Mogelijk niet zelf netwerk

Axians Conclusion Conscia Nederland B.V. Ctac

Mogelijk niet zelf netwerk

Detron ICT Groep

Mogelijk niet zelf netwerk

Eshgro Ictivity

Mogelijk niet zelf PC hardware

ilionx Korton KPN

Relatief grote organisatie irt WMW

Matrix Mind myBrand Open Line PQR

Relatief grote organisatie irt WMW

Proact Netherlands RAM Infotechnology

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

5/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

Naam

Opmerking

Score Utica Sentia

Mogelijk niet zelf werkplek, netwerk

Simtech Consulting SLTN Solvinity

Mogelijk niet zelf werkplek, netwerk

SPS Switch IT Solutions Techwave Unica ICT Solutions XiXo1

Huidige leverancier VDI support

De lijst betreft marktpartijen die zijn aangesloten op het platform. Dit sluit niet uit dat andere partijen mogelijk ook in staat zijn om de diensten te leveren. Omdat dit een deskstudie betreft zonder dat een specifieke vraag aan de partijen is gesteld kunnen er ook nog partijen afvallen. Een steekproef op de websites van een aantal partijen heeft bijvoorbeeld naar voren gebracht dat deze niet altijd zelf ook werkplekapparatuur en/of netwerkdiensten leveren. Mogelijk kunnen ze dit wel wanneer gebruik wordt gemaakt van onderaannemers. Dit laatste is echter niet eenduidig af te leiden uit de beschikbare informatie. Naast de reikwijdte van de dienstverlening speelt ervaring van de leverancier ook een rol. Het zou het de voorkeur hebben dat een partij ervaring met gemeenten en tenminste met overheden heeft. Het platform biedt de mogelijkheid om partijen (anoniem) te bevragen op de specifieke fit en interesse. Hiermee kan een preciezer inzicht in het marktaanbod worden gekregen. Ook zou openbare marktverkenning, bijvoorbeeld via Tenderned, een nader inzicht kunnen bieden. Deze stap is binnen deze opdracht nog niet uitgevoerd.

5.

Kosteninschatting uitbesteden ICT-infrastructuur

De gemeente ging er voor in eerste instantie van uit, dat de door De Connectie voorgestelde roadmap en kosten als uitgangspunt voor de vernieuwing kunnen blijven dienen. VKA heeft een analyse op de kosteninschatting van deze roadmap uitgevoerd en met de gemeente besproken. Hieruit is naar voren gekomen dat de calculatie voor de roadmap niet in een integrale en complete kostencalculatie voorziet die noodzakelijk is voor een goede begroting. Bovendien zijn de gehanteerde marges erg ruim.

1 Uit publiek beschikbare informatie komt naar voren dat deze leverancier de gevraagde diensten in potentie

levert.

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

6/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

Op basis van de resultaten van deze analyse heeft West Maas en Waal besloten dat een integraal kostencalculatiemodel moest worden opgezet dat bruikbaar is voor invulling en beantwoording van de gestelde vragen over de te nemen vervolgstappen voor het uitbesteden van de ICT. In de onderstaande tabel is een kosteninschatting weergegeven voor de nieuwe situatie van de IV/ ICT. Dit overzicht bevat geen korte termijn verbeterkosten of een post onvoorzien. Voor de kosteninschatting is gebruik gemaakt van een indeling op basis van het in hoofdstuk 3 weergegeven ICT-domeinenmodel. De bedragen zijn gebaseerd op marktprijzen, er is geen onderscheidt gemaakt tussen de inkoopalternatieven.

De inschatting voor de kosten is verdeeld over de typen van sourcing en daarbinnen de ICT groepen: • Derde partij: Leveranciers, niet zijnde de infrastructuur leverancier (groen gekleurde ICT domeinen in figuur hoofdstuk 3) o Applicatie (Business): Uitgaven leveranciers van applicaties in LIAS 2021 Hardware en software onderhoud o ICT werkplek (Printers): Uitgaven Konica-Minolta tbv printers in LIAS 2021 Hardware en software onderhoud o Netwerk: WiFi roaming abonnementskosten in LIAS 2021 Hardware en software onderhoud o Transitie en migratie (Contractueel): Inschatting van uitgaven ten behoeve van het contracteren van een nieuwe ICT infrastructuur partij • ICT infra provider: Externe partij aan wie de levering en het beheer van de ICT-infrastructuur is uitbesteed (blauw gekleurde ICT domeinen in figuur hoofdstuk 3) o Applicatie (M365): Uitgaven voor Microsoft 365 licenties op basis van factuur SoftwareOne d.d. september 2022 o ICT werkplek (hardware/ software): Inschatting uitgaven voor beheerde laptops, tablets en smartphones met dockingstation/ replicator en dubbele beeldschermen op basis van lease.

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

7/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

o

•

ITSM/ITOPS: Inschatting uitgaven voor te leveren Service desk - eerste/ tweede lijns, service processen itsm, End user device management, Software asset management, Applicatie packaging/ deployment en On site support diensten. o Netwerk: Uitgaven voor WLAN, LAN, Perimeter security, Externe aansluitingen en Remote access o Rekencentrum: Uitgaven voor centrale Virtuele desktop, applicatie-/ databaseservers, opslag en back-up/ herstel resources. o Transitie en migratie (Technisch): Uitgaven voor de transitie en migratie van het huidige on premises rekencentrum systemen naar het nieuwe externe rekencentrum Intern: Interne organisatie gemeente WMW (roze gekleurde ICT domeinen in de domein figuur in hoofdstuk 3) o Regieorganisatie (intern): Kosten voor de verschillende regierollen zoals ingeschat door WMW op basis van voorziene FTE en loonkosten.

Per ICT groep zijn de eenmalige en jaarlijkse bedragen aangegeven: • Eenmalig: Uitgaven die gedurende een periode van meerdere jaren één keer voorkomen • Jaarlijks: Uitgaven die gedurende een periode van meerdere jaren, jaarlijks voorkomen Onzekerheden met betrekking tot de integrale kosteninschatting: • De kosteninschatting is een expertinschatting gebaseerd op bronnen uit de VKA praktijk, de werkelijke bedragen kunnen hiervan afwijken. • Volledigheid van de uitgaven voor applicatiesoftware: Niet voor alle software is in LIAS 2021 een (support) factuurbedrag gevonden en Centric applicaties zijn ondergebracht bij Werkzaak Rivierland (geen ICT kosten). • Huidige software compliance o.a. Oracle: Verondersteld is dat gemeente WMW compliant is. • Prijseffecten als gevolg van geopolitieke onrust en resulterende tekorten op de markt. Deze zijn buiten beschouwing gelaten. • Extra ICT-infrastructuur capaciteit die nodig is voor de een meer volwassen OTAP- en uitwijkomgeving. • Kosten die applicatieleveranciers in rekening brengen voor eventuele migratieondersteuning en eventueel benodigde upgrades. • Exit kosten die door De Connectie in rekening zullen worden gebracht ter ondersteuning van de transitie/ migratie naar het nieuwe rekencentrum. Bijlage D bevat een overzicht van de kosteninschatting over meerdere jaren met toelichting.

In bijlage E (spreadsheetbestand) is een detail overzicht van de opbouw van de kosteninschatting opgenomen. In aanvulling op de ingeschatte kosten adviseert VKA de gemeente WMW om rekening te houden met bijkomende eenmalige kosten voor risicomitigaties die moeten plaatsvinden voordat een nieuwe leverancier is geselecteerd. Deze risico’s zijn ontstaan door de opgelopen ‘technische schuld’. Dit betreft, op basis van een door WMW uitgevoerde risicoanalyse, minimaal de kosten voor: • Virtuele desktopservers (hardware en software) • Virtuele servers (hardware en software) • Virtuele desktop storage (hardware)

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

8/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

6.

Voor- en nadelen van de verwervingsopties

Voor- en nadelen SSC Op de eerste plaats zijn er verschillende vormen van samenwerking. Hiernaar is jaren geleden al onderzoek2 gedaan. De afzonderlijke SSC heeft als voordelen: schaalgrootte (verminderen kwetsbaarheid, kostenbesparing, professionalisering, verbetering dienstverlening, bieden van carrièreperspectief en kansen tot specialisatie) en een heldere scheiding tussen bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheden (transparantie en autonomie van de afzonderlijke politieke gemeenschappen). Het feit dat er wordt gewerkt met een afzonderlijke organisatie heeft bovendien als voordeel dat er een focus mogelijk is op de professionalisering en dienstverlening aan meerdere opdrachtgevers. Deze eenduidige relaties zijn minder gevoelig voor toe- en uittreding van partners. Het werkterrein van de SSC is tevens eenvoudig uit te breiden. Nadelen zijn dat het gemiddelde loonniveau in SSC vaak hoger ligt, er sprake is van coördinatiekosten en sturingsvraagstukken. Er is een risico dat de autonomie van het SSC groeit, waardoor een strakke sturing van gemeenten extra van belang is. (zie Korsten e.a. 2006). Nu volgt een aantal voordelen en nadelen van gemeentelijke samenwerkingsorganisaties-ICT. Algemeen: Samenwerken doe je met elkaar, vanuit een gezamenlijk belang dat op vertrouwen is gebaseerd en vanuit gelijkwaardigheid.

Vanuit onze ervaring is het echter vooral een kwestie van vertrouwen. De juiste interactie tussen partijen is van belang. Daarnaast zijn factoren als tijd, draagvlak en continuïteit, gemeentelijke autonomie en commitment aandachtspunten die in het oog moeten worden gehouden. Voordelen • De markt van intergemeentelijke SSC’s voor WMW is qua totale aantal gering t.a.v. commerciële partijen. Daarbij komt de vraag of de SSC’s open staan voor een nieuwe gemeente en tegen welke voorwaarden (bv afstand). •

•

De werving kan plaatsvinden middels een onderhands verwervingstraject. Dit kan iets korter zijn dan een Europese aanbesteding, doch vraagt een overeenkomstige aanpak en kwaliteit van eisen, wensen, afspraken maken, transitie etc. Gemeenten kunnen elkaar als kennisbron en klankbord gebruiken; opdoen van totaal nieuwe ideeën bij andere gemeenten.

Nadelen • Intergemeentelijke samenwerking betekent beperktere democratische legitimatie t.o.v. zelf blijven doen. •

Potentieel verlies in autonomie, dit is onwenselijk voor WMW. Bepaalde SSC’s kennen een dominante partij in het verband.

•

Vestigingsplaats (afstand) kan een factor van uitsluiting zijn vanuit de SSC bezien.

•

Succes is afhankelijk van de wil tot samenwerken tussen partijen; i.h.b. over de mate van gelijkwaardigheid van de partners en praktische afspraken over de transitie en bemensing.

2 Bron: Startnotitie ‘Samenwerken in de regio’ november 2014 gemeente Wijchen p. 11 ev

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

9/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

Voordelen • Op deze manier kan onder andere de maatschappelijke betrokkenheid op peil blijven. •

(regionale) Afstemming zonder dat de gemeente zijn politiek-bestuurlijke autonomie verliest.

•

Kleinere overgang voor huidig ICT personeel dat eventueel voor het SSC zou kunnen

Nadelen • Het is de vraag of SSC’s goed in staat en ook gewend zijn om diensten tegen gegarandeerde servicelevels op basis van specifieke en meetbare key performance indicatoren te leveren. Doorgaans is de volwassenheid in service management voor betrokken partijen voor verbetering vatbaar. •

werken.

Hogere coördinatielasten omdat (ook) afstemming tussen de opdracht gevende gemeenten nodig is.

Voor- en nadelen commerciële marktpartijen Het verkrijgen en afnemen van ICT-diensten bij marktpartijen is primair een zakelijke en commercieel gedreven transactie. In onderstaande overzicht hebben we de belangrijkste voor- en nadelen opgesomd. Voordelen • Er zijn meerdere commerciële partijen (zie long list) op de markt die, eventueel in combinatie met onderaannemers, naar verwachting de gewenste ICT-diensten kunnen leveren. •

•

Verwerving van de ICT-diensten vindt, via een aanbestedingsprocedure, plaats onder concurrentie tussen meerdere aanbieders waardoor enige zekerheid over een goede prijs/kwaliteit verhouding wordt verkregen.

Nadelen • Commerciële aanbieders geen, tussen (gemeentelijke) afnemers, onderling gedeelde shared omgevingen of services. •

Voor het verwerven van diensten bij een commerciële aanbieder moet WMW een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen, deze kent vastgestelde minimale doorlooptijden.

•

Overeenkomsten kennen doorgaans een bepaalde termijn. Na afloop van de termijn moet opnieuw worden aanbesteed. Voor diensten geldt een In veel gevallen moet daarna een migratie/ transitie naar de nieuwe leverancier plaatsvinden.

•

Commerciële aanbieders leveren ook vaak aan gemeentes, maar zijn niet zelf een gemeentelijke organisatie met bijhorende domein gerelateerde kennis, vaardigheden en cultuur.

•

Grotere overgang voor huidig ICT personeel indien deze voor de leverancier zouden gaan werken.

Commerciële aanbieders zijn goed in staat en ook gewend om diensten tegen gegarandeerde service levels op basis van specifieke en meetbare key performance indicatoren te leveren.

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

10/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

Conclusie voor- en nadelen Beide scenario’s hebben voor- en nadelen. Het is op basis van de deskstudie niet eenduidig vast te stellen welke de voorkeur zou moeten hebben. Gemeente WMW heeft zelf een voorkeur om diensten bij een SSC af te nemen.

7.

Vervolgstappen

De vorige paragrafen beschrijven twee voor West Maas en Waal realistische sourcingstrategieën voor de ICT-infrastructuur, namelijk de keuze voor een intergemeentelijk shared service center (SSC) of voor een commerciële partij. De huidige samenwerking met De Connectie valt onder de eerste categorie. Uitgangspositie In de ideale wereld zou de eerste stap zijn het op orde brengen van de basis ICT infrastructuur, en zodoende continuïteit risico’s te mitigeren. Zie de roadmap die DC heeft opgesteld. Echter, deze roadmap was een combinatie van op orde brengen en het overzetten van de ICT infradiensten van het WMW datacenter in huis naar het datacenter van DC. Uitgangspunt was het zo snel mogelijk, maar wel in 4 stappen overzetten naar de standaard dienstverlening van DC, op basis van hun hardware voor het datacenter en zoveel mogelijk van de software, zeker voor de ICT infrastructuur zelf; waaronder hun VDI oplossing. Hierbij valt op te merken dat De Connectie de ICT van gemeente WMW onderdeel zou maken van een (virtueel) met andere gemeenten gedeelde omgeving. Commerciële partijen zullen dit laatste doorgaans niet bieden.

Complicaties De voorgenomen uitbesteding kent een aantal complicaties: • De ICT infrastructuur van WMW is relatief klein maar wel complex met veel applicaties, vooral externe koppelingen en uitbestede diensten (bedrijfsprocessen en IT ondersteuning) • De huidige ICT infrastructuur van WMW kent een dusdanige technische schuld (achterstallig onderhoud), dat partijen deze infrastructuur niet zonder meer volgens hun standaard kwaliteitsnormen en bijhorend kostenmodel zullen willen en kunnen overnemen en beheren. • Gemeenten stellen specifieke eisen aan hun ICT infrastructuur en dus aan hun leveranciers. Hieronder vallen onder andere BIO/AVG/Archiefwet, koppelingen met overheidsketenpartners, opslag van vertrouwelijke data in Europa (niet in VS !), toepassing van Open Standaarden (Forum standaardisatie) • De markt voor intergemeentelijke SSC’s is relatief klein, zeker op lokaal niveau • In de praktijk blijkt de samenwerking in intergemeentelijke SSC’s niet altijd een stabiel karakter te hebben. Partijen stappen er nogal eens uit. De huidige situatie met DC is een voorbeeld. • Commerciële partijen beogen een levensvatbare samenwerking. • Openbare bronnen geven slechts beperkte inzage in de haalbaarheid van de genoemde uitbestedingsscenario’s en in het bijzonder in een concrete longlist van mogelijke partijen die daadwerkelijk in staat zijn het gevraagde te offreren en leveren.

• De overgang naar een nieuwe leverancier vraagt enige haast. De huidige leverancier, DC, heeft aangegeven weliswaar het beheer te blijven doen, maar er wel vanaf te willen.

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

11/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

Voorkeurstrategie VKA Uitgangspunten zijn dat beschikbaarheid van functionaliteit van de huidige IV voorlopig moet worden gegarandeerd en dat de keuze voor de sourcingstrategie wordt uitgesteld totdat hiervoor meer informatie is verzameld. Dit betekent, dat beide strategieën vanaf nu worden voorbereid. Een deel van de werkzaamheden is voor beiden nodig. Beide strategieën leiden tot een transitie fase van de huidige naar de nieuwe situatie. Het contracteren van een commerciële partij vereist, gegeven de verwachte opdrachtwaarde, een Europese aanbestedingsprocedure. De meest realistische strategie lijkt een aanpak over vier sporen: I.

Veilig en beschikbaar in de lucht houden van de huidige ICT infrastructuur

II.

Voorbereiden uitbesteding ICT diensten aan andere externe partij

III.

Opstarten sourcingscenario voor een intergemeentelijke SSC

IV.

Opstarten sourcingscenario voor een commerciële partij

Het is de verwachting dat spoor III sneller te realiseren is dan scenario IV. Er wordt in dat geval geen Europese aanbestedingsprocedure gevolgd. Echter de haalbaarheid in de markt is onzeker, en het tot overeenstemming komen zonder procedurele kaders (lees aanbestedingstermijnen) maakt de tijdlijnen eveneens onzeker. Hierom is een eerste marktverkenning nodig o.b.v. directe gesprekken tussen mogelijke partijen. Leidt deze verkenning tot een korte lijst van mogelijke partners dan kan hiervoor een verwervingstraject worden opgestart. Spoor IV betekent het starten met een Europees aanbestedingstraject, te beginnen met de stappen van marktinformatie en – consultatie. Dit scenario wordt gekenmerkt door een standaard stappenplan met formele procedures, te maken keuzes en bijhorende doorlooptijden: de langste weg. Uitgestelde keuze/parallel voorbereiding: De marktverkenning van spoor III leidt tot een beslissing om wel of niet op dit spoor verder te gaan. Indien niet, dan wordt dit spoor gestopt en gaat de trein verder op spoor IV. Voorbereidingen Zowel voor spoor III als voor spoor IV zijn nodig: -

Programma van Eisen van WMW voor de dienstverlening

-

Inventarisatie van informatie voor de potentiële leveranciers over de huidige en gewenste

o

Onderscheid naar MOSCOW (waaronder knock-out criteria)

dienstverlening met een (varianten?): o

Roadmap met eventueel bijhorende contract soort (inspannings/resultaatverplichting

-

Genoemde inventarisatie komt grotendeels uit spoor I.

-

Voorbereiden van de aanbestedingsstrategie, waaronder het vaststellen van percelen, type contract. Dit deel van de voorbereidingen kan stoppen wanneer spoor III tot een positief resultaat leidt.

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

12/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

Organisatie en planning Het voorbereiden van en het uitvoeren van verwerving c.q. Europese aanbesteding vergt significante capaciteit, kennis en kunde. Het verkennen van de intergemeentelijke SSC markt middels gesprekken kan WMW zelf doen, op basis van een voorbereiding door externe ervaringsdeskundigen. De Europese aanbesteding van een commerciële partij dient te gebeuren door een ervaringsdeskundige partij, zowel ten aanzien van de leveranciersmarkt, gemeenten, expertise van Europese aanbesteding zelf. Tenslotte is externe ondersteuning ook vereist voor de projectleiding van de transitie zelf, al is het maar vanwege de beperkte menskracht bij WMW. Globaal overzicht van sporen en stappen staat in de volgende figuur. maand nr Spoor Stap

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Spoor I - Operationele beschikbaarheid Lifecycle management/beheer/service mgmt Inventarisatie technisch dossier Inventarisatie licenties/software Onderzoek overdraagbaarheid Transitie Spoor II - Voorbereidingen Beschrijving Huidige ICT infrastructuur Opstellen Programma van Eisen Ontwerpkeuzes Doel ICT Infra structuur Inventarisatie informatie voor partijen Voorbereiden aanbestedingsstrategie Overdraagbaarheid check Spoor III - intergemeentelijke SSC Marktverkennings gesprekken Analyse t/m besluitvorming/keuze Mijlpaal Verwerving Transitie Spoor IV - Private partij (aanbesteding) Projectplan, aanbestedingsdocument Aanleveren documentatie Validatie sourcingstrategie en documentatie Templates aanbesteding, PvE Marktanalyse leverancierscriteria Opstellen vragen marktverkenning Uitvoeren marktverkenning via Sourcing hub Stoppen of doorgaan = Europese aanbesteding Vooraankondiging Publicatie, Nota van inlichtingen Voorlopige beoordeling, actuele business case Definitieve beoordeling / gunning Contractering Transitie

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

13/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

Bijlage A: Bronnen Beleidsinformatie WMW 131886-_IA Plan 2020 v4.pdf Begroting IA Plan 2021 2022.xlsx I&A plan 2020 131086-I&A plan 2020_4.docx 240822U pdate Risico Analyse.docx Invulschema contracten WMW en applicaties.xlsx Informatie van De Connectie Brief met als bijlage de Roadmap - 04.03.2022.pdf Roadmap West Maas en Waal v1.0 - verzonden op 14.03.2022.pdf Roadmap WMW -presentatie 16-02.pptx Kosten WMW n.a.v. roadmap gecommuniceerd met VKA 24.08.2022.xlsx Financiële gegevens WMW Huur data en spraaklijnen 2021 bron LIAS.xlsx Huur data en spraaklijnen 2022 bron LIAS.xlsx Huur en lease 2021 bron LIAS.xlsx Huur en lease 2022 bron LIAS.xlsx Onderhoud hard en software 2021 bron LIAS.xlsx Onderhoud hard en software 2022 bron LIAS.xlsx Ondersteuning en consultancy 2021 bron LIAS.xlsx Ondersteuning en consultancy 2022 bron LIAS.xlsx Overige goederen en diensten 2021 bron LIAS.xlsx Overige goederen en diensten 2022 bron LIAS.xlsx SOftware One licenties factuur september.pdf ASK rapportages ASK Bezoekverslag Connectivity Gemeente WMW september 2021 v1.0.pdf ASK rapportage -Gemeente West Maas en Waal - okt 2022.pdf ASK Rapportage VMware - Gemeente West Maas en Waal - juli 2022.pdf

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

14/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

Bijlage B: Zoekcriteria longlist marktpartijen Public Tender? Yes Current phase General market research / analysis Support goals Support market research/analysis Main industry Government Sub-Industry Decentral/Local Government (Gemeenten) Client size in employees in Benelux 80 to 120 Client size in yearly revenue in Benelux € 50 to 100m Required managed services Helpdesk, Service Desk & On-site Support, Workplace Services / End-User Management, Infrastructure, Hosting & Infrastructure Management Services, and Connectivity (Network & Telecom) Required specific service stacks Collaboration, Database, and Middleware / ESB / EAI-SOA Estimated yearly deal value € 1 to 1.5m Estimated total deal value € 5 to 10m World regions to service Netherlands Benelux provinces to service Gelderland Benelux provinces requiring on-site support Gelderland Transfer of staff Yes Transfer of assets No Transfer of licenses Not Sure Yet Mandatory support languages Dutch Required certifications

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

15/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

ISO 27001 Required compliance aspects GDPR / AVG (previously Wbp) Data / Data center location Only in Europe

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

16/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

Bijlage C: Geleerde lessen uit gemeentelijke samenwerkingen https://www.gemeentennl.nl/digitaal/10-geleerde-lessen-uit-gemeentelijkesamenwerkingsverbanden/ Hieronder staan de 10 belangrijkste lessons learned. Het zijn ervaringen opgetekend vanuit de optiek van raadsleden, colleges, directies en medewerkers. Gebruik ze als toetsingskader voor je nieuwe- of bestaande (ICT-) samenwerking. De 10 belangrijkste lessen. 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Ambitie en visie wanneer een gemeenschappelijke ambitie en visie ontbreekt of niet voldoende is doorleefd, zorgt dit voor veel discussie en onrust tussen gemeenten. Ook kan het gebeuren dat de strategie van één van de deelnemers verandert (b.v. onder invloed van cloudontwikkelingen of digitale transformatie). En daardoor wil een gemeente wellicht niet meer in de samenwerking deelnemen. Een regelmatige herijking van de ambitie en integrale visie met alle partijen is daarom van groot belang. Specifiek voor ICT-samenwerkingsverbanden is een vertaling naar een informatiebeleidsplan ook zeker noodzakelijk. Business case Veel ICT-samenwerkingsverbanden starten met een te krappe begroting, een taakstelling en/of te weinig middelen voor frictiekosten. Op het moment dat de tegenvallers boven water komen, start er een ingewikkeld proces, waarbij geen van de stakeholders de schuld wil krijgen of verantwoording wil afleggen. Een eerlijke en realistische begroting bij de start is een must. En er zijn zeker besparingen te realiseren, maar deze liggen vaak bij de vakafdelingen en minder snel bij de ICT-operatie. Wees je daarvan bewust. Leiderschap De start van een samenwerking vereist een sterke leider (kwartiermaker) die kan bouwen, snelheid kan ontwikkelen en daarbij voldoende mandaat krijgt. Na twee jaar is er een ander type leider nodig, die kan beheren en verder kan bouwen.

Aandacht voor mensen en resultaten is belangrijk. Leiderschap wordt uiteraard ook gevraagd van bestuurders en directies Een betekenis gevend plan Zorg voor een haalbaar en realistisch ontwikkelproces. Vaak gaat een samenwerking van start en dan moet er nog nagedacht worden over de inrichting van de organisatie. Het is beter om de samenwerking goed voor te bereiden, zodat medewerkers goed op hun plek komen en direct productief kunnen worden. Dit is ook goed voor de klant-leverancier relatie en daarmee sta je met 1-0 voor in plaats van achter. I&A-Architectuur Zeker bij ICT-samenwerkingsverbanden is het van belang om een goed ontwerp te maken van de nieuwe ICT-architectuur. Door wetgeving krijg je o.a. te maken met beperkingen die het applicatielandschap complexer kunnen maken (denk aan datadistributie en basisregistraties). Maar ook hebben gemeenten verschillende wensen t.a.v. bedrijfsvoering die gefaciliteerd moeten worden. Dit maakt een gedegen blauwdruk (dé architectuur) noodzakelijk. I&A-Harmonisatie Het harmoniseren van de infrastructuur en de applicaties betekent ook vaak dat werkprocessen van gemeenten geharmoniseerd moeten worden en dat de zakelijkheid toeneemt. Hiermee geeft elke deelnemende gemeente een beetje van zijn autonomie op, en dit is vaak een moeizaam proces, waarbij de eigen vertrouwde werkprocessen losgelaten moet worden.

De harmonisatie van applicaties wordt algemeen gezien als één van de lastigste opgaven. Ook omdat er veel geld mee is gemoeid. Overdenk en plan dit zorgvuldig.

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

17/19

Concept Mogelijkheden ICT verbeterplan

7.

8.

9.

Focus Stel één doel tegelijkertijd. Als je een samenwerking gaat ontwikkelen, probeer dan niet meteen alles anders te doen, maar stel duidelijk prioriteiten. Bijvoorbeeld het invoeren van zelfsturing kan ook een jaar later. Of je kunt eerst de applicaties harmoniseren en dan pas grote functionele verbeteringen doorvoeren. Communiceren Het informeren van stakeholders en met name het college en de gemeenteraad is van het grootste belang, om goodwill te kweken en te houden. Informeer het college en de gemeenteraad regelmatig en wees transparant over de mee- en tegenvallers. Geef voorlichting aan de medewerkers van de deelnemende gemeente over de veranderingen en de nieuwe zakelijkheid. Zorg dat iedereen uw visie en strategie kent. Dan zul je merken dat je binnen een samenwerkingsverband ook gewoon fouten mag maken Zakelijk Zet de zakelijke afspraken op papier voor minder goede tijden en maak ook een exit scenario. Vaak wordt een ICT samenwerking gestart vanuit mensen die het goed met elkaar kunnen vinden. Maar als één persoon vertrekt, zijn de afspraken vaak minder duidelijk. Zet daarom je afspraken duidelijk op papier in de vorm van een contract en een dienstverleningsovereenkomst.

10. Energie Het plezier en enthousiasme komt vanzelf als bovenstaande lessen ter harte worden genomen. En probeer de invloed van de “beroepsremmer in vaste dienst” zo snel mogelijk te reduceren. De meeste mensen zijn positief en willen graag vooruit en onderdeel zijn van succes. Dit zorgt voor de juiste cultuur en positieve energie. Let er tevens op dat de tijden veranderen en dat ook de rol van de ict-afdeling verandert.

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

18/19

Bijlage D: Meerjaren kosteninschatting IV/ ICT

Algemene uitgangspunten: • Algemeen prijspeil stijgt gemiddeld 3% per jaar voor alle diensten, uitvoerings-/ loonkosten volgt de CBS loonvoet. • Verwerving op basis van uitbesteding op basis van diensten en één ICT infrastructuur leverancier. • Verschuiving van hosted applicaties naar SaaS is gemiddeld kostenneutraal. • VDI blijft noodzakelijk voor de toegang tot legacy applicaties. • Dienstenprijs bestaat voor 20% uit beheer/ support, beheer/ support volgt inflatie. • Bedragen zijn inclusief het geldend BTW verrekentarief (1,2%).

Verdonck, Klooster & Associates B.V. 2022

19/19