Bijlage 1 Controleprotocol 2023-2027

Controleprotocol 2023-2027

Vastgesteld door het college van B&W van de gemeente West Maas en Waal op 07-11-2023

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................. 3 Het controleprotocol .............................................................................................................. 4 De financiële rechtmatigheid ................................................................................................. 4 Rollen en verantwoordelijkheden........................................................................................... 5 Processtromen ...................................................................................................................... 6 Risicoanalyses ...................................................................................................................... 6 Controleopzet ........................................................................................................................ 8 Controlecyclus ....................................................................................................................... 9 Bijlage 1

Overzicht van de negen rechtmatigheidscriteria .................................................10

Bijlage 2

Werkprogrammacontrole ....................................................................................11

2

Inleiding De gemeenteraad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer, de inrichting van de financiële organisatie en de controle hierop vast. Deze verordeningen borgen dat aan de eisen van de financiële rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan (Art. 212 - 213 Gemeentewet). Financiële rechtmatigheid:

De totstandkoming van alle baten, lasten en balansmutaties voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Het college van burgemeester en wethouders legt in de jaarrekening verantwoording af over de financiële rechtmatigheid met betrekking tot het begrotingscriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en het voorwaardencriterium.

Getrouwheid:

Financiële transacties worden juist en volledig weergegeven en de presentatie voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften. De externe accountant controleert vervolgens de getrouwheid van de jaarcijfers én de getrouwheid van de (door het college van burgemeester en wethouders afgegeven) financiële rechtmatigheidsverantwoording.

Maatstaven. Een controle kan niet zonder maatstaven. Voor de gemeente liggen deze vast in het normenkader, het toetsingskader, de controletolerantie, de verslagleggingsgrens en de goedkeuringstoleranties. Normenkader:

Het normenkader omvat alle relevante wet- en regelgeving, zijnde: Europese wetgeving, Wetgeving Rijksoverheid, Ministeriële besluiten, Raadsverordeningen en Raadsbesluiten

Toetsingskader:

Het toetsingskader voor de financiële rechtmatigheid en de getrouwheid omvat alle bepalingen en voorwaarden uit het normenkader waaraan financiële consequenties zijn verbonden.

Controletolerantie:

De controletolerantie is de grens waarboven afwijkingen gerapporteerd moeten worden. Het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) stelt dat de gemeenteraad een controletolerantie voor de financiële rechtmatigheid tussen de 1% en de 3% van de totale lasten mag vaststellen. Voor de gemeente bedraagt de vastgestelde controletolerantie voor de financiële rechtmatigheid 3%.

Financiële rechtmatigheid:

Verslagleggingsgrens:

De verslagleggingsgrens is vastgesteld op € 50.000,-

Goedkeuringstolerantie:

De goedkeuringstoleranties voor de getrouwheid van de jaarrekening zijn onderstaand opgenomen. Strekking controleverklaring Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Onthouding Afkeurend Fouten in jaarrekening ≤ 1% > 1% ≥ 3% (% lasten) < 3% Onzekerheden in de ≤ 3% > 3% ≥ 10% controle (% lasten) < 10% 3

Het controleprotocol Het controleprotocol structureert hoe de gemeente aantoonbaar de opzet van de financiële beheerorganisatie én de financiële rechtmatigheid controleert. Zo wordt de juistheid van de financiële informatievoorziening en de naleving van wet- en regelgeving inzichtelijk. Het uitgangspunt van het controleprotocol is tweeledig. Enerzijds stelt de organisatie zo vast dat de financiële beheerorganisatie op orde is. Anderzijds dienen de bevindingen van de controle de externe accountant te ondersteunen bij het opstellen van de controleverklaring. Voor het vaststellen dat de financiële beheerorganisatie op orde is, maakt de gemeente gebruik van systeemcontroles. Dit betekent dat de verbijzonderde interne controle (VIC) de opzet, het bestaan en de werking van de beheersmaatregelen (genomen om de financiële rechtmatigheid te borgen in de processen van de gemeente) controleert. Daarnaast voert de gemeente interne controles (IC) uit om de werking van de beheersmaatregelen over een langere periode te controleren, om zo de systeemcontrole te valideren. Het samenspel tussen de VIC en de IC zorgt dat de gemeente aantoonbaar de procesrisico’s onder controle heeft én financieel rechtmatig handelt. Dit is tevens de basis waarop de externe accountant steunt ten behoeve van de af te geven controleverklaring.

De financiële rechtmatigheid De financiële rechtmatigheid wordt afgedekt door negen criteria, zoals weergegeven in figuur 1.

Figuur 1: De negen financiële rechtmatigheidscriteria

De beheersmaatregelen die de gemeente heeft getroffen op de procesrisico’s strekken zich uit over alle negen criteria en worden door de VIC en de IC werkzaamheden afgedekt. Dit maakt dat: 1. de VIC en IC bevindingen van de drie criteria die direct betrekking hebben op de financiële rechtmatigheid worden opgenomen in de financiële rechtmatigheidsverantwoording die het college van burgemeester en wethouders afgeeft. 2. de VIC en IC bevindingen van de overige zes criteria bruikbaar zijn voor de externe accountant bij de werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole en de controleverklaring. Dit zorgt voor een efficiënte samenwerking met de accountant. Een beknopte inhoudelijke duiding per rechtmatigheidscriterium is opgenomen in bijlage 1.

4

Rollen en verantwoordelijkheden Het is belangrijk dat iedereen zijn of haar rol, taak en verantwoordelijkheid kent in de organisatie. Dit is een essentiële bouwsteen in de opzet van een juiste en controleerbare beheerorganisatie. Gemeenteraad:

Binnen het normenkader speelt, naast de wetgeving vanuit de EU en het Rijk, de gemeentelijke wetgeving een rol in de vorm van raadsverordeningen en – besluiten. Deze verordeningen en besluiten worden vastgesteld door de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft dus een kaderstellende rol bij de financiële rechtmatigheid.

Audit-Commissie:

De auditcommissie is geautoriseerd vanuit de gemeenteraad om het gesprek te voeren met de externe accountant, al dan niet ondersteund door medewerkers van de afdeling control. De auditcommissie stemt in overleg met de externe accountant de kaders van de controlewerkzaamheden af.

College B&W:

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het afgeven van de financiële rechtmatigheidsverantwoording. Hiermee toont het college van burgemeester en wethouders, richting de gemeenteraad, aan in hoeverre de organisatie financieel rechtmatig handelt.

Verbijzonderde interne controle:

Vanuit de verbijzonderde interne controle (VIC) wordt de systeemcontrole op de financiële rechtmatigheid uitgevoerd. Dit gebeurt op basis van het controleren van opzet, bestaan en werking van de getroffen beheersmaatregel op de processen van de gemeente. De rapportages vanuit de VIC geven de organisatie het instrument in handen om proactief te sturen indien er bevindingen worden geconstateerd die de financiële rechtmatigheid in de weg staan.

Interne controle:

De interne controle (IC) ligt in de lijn en maakt deel uit van het dagelijkse werk van de organisatie. Bevindingen vanuit de IC leiden ertoe dat er direct mitigerende maatregelen worden genomen indien een beheersmaatregel niet werkt, of dat er een bevindingenrapport naar het management gaat om verdere maatregelen te treffen. Binnen een werkwijze met systeemcontroles vanuit de VIC zorgt de IC ervoor dat de werking van de beheersmaatregelen over een langere periode wordt gecontroleerd.

Het samenspel van de bovenstaande vijf actoren zorgt voor de juiste balans in de opzet en controle van de beheerorganisatie. Dit samenspel zorgt er niet alleen voor dat de gemeente een onderbouwde financiële rechtmatigheidsverantwoording kan afgeven, maar ook dat de extern accountant kan steunen op de controlewerkzaamheden van de gemeente.

5

Processtromen De financiële rechtmatigheid betreft de baten, lasten en balansmutaties van de gemeente. Aan deze transactiestromen liggen verschillende bedrijfsprocessen ten grondslag. Voor deze bedrijfsprocessen wordt een analoge controle opgezet die is uitgesplitst naar een systeemen een gegevenscontrole. De bedrijfsprocessen die dit betreft zijn onderstaand uitgesplitst. Lasten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Inkoop en aanbesteding Subsidieverstrekkingen Factuurverwerking en betalingen Personele lasten Participatiewet WMO Jeugdwet Verbonden partijen Grondaankopen

Baten: 1. 2. 3. 4.

Jaarlijks 2-Jaarlijks Jaarlijks 2-Jaarlijks (Werkzaak) Jaarlijks Jaarlijks 2-Jaarlijks 2-Jaarlijks Controle frequentie

Gemeentelijke belastingen Grondverkopen Huren en Pachten Omgevingsvergunningen

Balansmutaties: 1. 2. 3. 4.

Controle frequentie

Treasury Investeren en afschrijven Reserves Voorzieningen

2-Jaarlijks 2-Jaarlijks 2-Jaarlijks (ODR) Controle frequentie 2-Jaarlijks 2-Jaarlijks 2-Jaarlijks 2-Jaarlijks

Naast de baten, lasten en balansmutaties voortkomend uit de bedrijfsprocessen van de gemeente bestaat er de transactiestroom met betrekking tot de SiSa-uitkeringen (Single information Single audit). Dit zijn specifieke uitkeringen die de gemeente ontvangt van het Rijk en/of de provincie. De SiSa-uitkeringen kennen een specifieke verantwoording en worden derhalve niet meegenomen in de reguliere controleopzet.

Risicoanalyses Vertrekpunt voor de controleopzet rond de financiële rechtmatigheid (betreffende baten, lasten en balansmutaties) zijn de risicoanalyses op de drie financiële rechtmatigheidscriteria. Risicoanalyse voorwaardencriterium Met betrekking tot het voorwaarden criterium zijn de inherente risico’s (de aanwezige risico’s zonder rekening te houden met de getroffen beheersmaatregelen) per proces geclassificeerd op basis van kans x impact. (De kans dat het risico zich voordoet x de impact die dit risico heeft) en ingedeeld naar een classificatie van hoog, middel en laag. Deze classificatie is opgesteld op basis van de omvang van de financiële transactiestromen en ervaringsgegevens.

6

Dit leidt ertoe dat de inherente risico’s voor de processen met betrekking tot de lasten en de baten als ‘hoog’ zijn geclassificeerd en de inherente risico’s voor de processen met betrekking tot de balansmutaties als middel.

Risicoanalyse fraude Met betrekking tot de frauderisicoanalyse is een apart fraudebeleid opgesteld binnen de gemeente. Hierbij ligt het accent op fraudebewustzijn, hoe om te gaan met fraudesignalen en hoe te handelen in geval van fraude. Binnen de beheerorganisatie zijn de beheersmaatregelen met betrekking tot fraude opgenomen in de bedrijfsprocessen. Dit betekent dat fraudesignalen enerzijds uit de reguliere controle en anderzijds vanuit een (interne) melding van het vermoeden van fraude naar voren kunnen komen. Een diepgaand fraudeonderzoek is dan ook pas van toepassing wanneer hier vanuit de VIC/IC en/of een (interne) melding aanleiding toe is. Zonder deze aanleiding dekt de reguliere VIC/IC de frauderisico’s voldoende af.

Risicoanalyse misbruik en oneigenlijk gebruik De risico’s voor misbruik en oneigenlijk gebruik zijn in de beheerorganisatie afgedekt door beheersmaatregelen op te nemen in de bedrijfsprocessen. Ook hier geldt dat signalen van misbruik en/of oneigenlijk gebruik enerzijds uit de reguliere controle en anderzijds vanuit een (interne) melding van het vermoeden van misbruik en/of oneigenlijk gebruik naar voren kunnen komen. Een diepgaand misbruik en oneigenlijk gebruik onderzoek is dan ook pas van toepassing wanneer hier vanuit de VIC/IC en/of een (interne) melding aanleiding toe is. Zonder deze aanleiding dekt de reguliere VIC/IC de misbruik en oneigenlijk gebruik risico’s voldoende af.

Risicoanalyse begrotingscriterium De risico’s voor het begrotingscriterium zijn in de beheerorganisatie afgedekt door beheersmaatregelen op te nemen in de P&C-cyclus. Een diepgaand onderzoek met betrekking tot het begrotingscriterium is dan ook pas van toepassing wanneer hier vanuit de VIC/IC en/of een (interne) melding aanleiding toe is. Zonder deze aanleiding dekt de reguliere VIC/IC de begrotingsrisico’s voldoende af.

7

Controleopzet Voor alle bedrijfsprocessen met betrekking tot de baten, lasten en balansmutaties wordt jaarlijks een werkprogramma opgesteld (zie bijlage 2). In het werkprogramma wordt omschreven: 1. Controledoelstelling

Controleerbaar aantonen dat het proces/de transactiestroom juist en volledig is.

2. Toetsingskader

Per proces/transactiestroom wordt aangegeven welke wet- en regelgeving van toepassing is.

3. Risico’s

Per proces/transactiestroom wordt aangegeven welke risico’s op voorhand bekend zijn. Dit wordt bepaald aan de hand van eigen controlebevindingen en controlebevindingen van de accountant, uit voorgaande perioden.

4. Controlewerkzaamheden a. Systeemcontrole

b. Gegevenscontrole

Per proces-/transactiestroom worden de beheersmaatregelen op opzet, bestaan en werking gecontroleerd. De systeemcontrole toont vooraf de kwaliteit van de beheerorganisatie aan en welke beheersmaatregelen eventueel aangescherpt en/of vervangen moeten worden. Per proces-/transactiestroom wordt (o.b.v. steekproeven) een gegevenscontrole uitgevoerd. De gegevenscontrole toont de werking van de getroffen beheersmaatregelen over een langere periode aan en vormt hiermee de validatie van de systeemcontrole. De steekproeven en steekproefpopulaties worden afgestemd met de accountant en kunnen variëren van (a)selecte tot statistische steekproeven.

5. Verslaglegging bevindingen In een bevindingenrapport wordt vastgelegd: i. De uitkomst van de systeemcontrole ii. De uitkomst van de gegevenscontrole iii. De risicomitigatie uit voorgaande periode. iv. Geconstateerde afwijkingen uitgesplitst naar: 1. Rechtmatigheidsfout die de getrouwheid niet in de weg staat 2. Rechtmatigheidsfout die de getrouwheid in de weg staat 3. Onduidelijkheden 4. Onzekerheden 6. Rapportage

Het bevindingenrapport wordt als rapportage teruggelegd bij het management en de procesverantwoordelijke, zodat zij kunnen bepalen welke beheersmaatregelen aangepast moeten worden.

8

Controlecyclus Kwartaal 1.

1. Uitvoering systeemcontrole baten en de lasten. 2. Uitvoering gegevenscontrole kwartaal 4 vorig jaar. 3. Opstellen bevindingenrapport systeemcontrole. 4. Opstellen bevindingenrapport gegevenscontrole. 5. Rapporteren bevindingen. 6. Opstellen financiële rechtmatigheidsverantwoording vorig boekjaar.

Kwartaal 2.

1. Uitvoering systeemcontrole balansmutaties. 2. Uitvoering gegevenscontrole kwartaal 1. 3. Opstellen bevindingenrapport gegevenscontrole. 4. Rapporteren bevindingen.

Kwartaal 3.

1. Uitvoering gegevenscontrole kwartaal 2. 2. Opstellen bevindingenrapport gegevenscontrole. 3. Rapporteren bevindingen.

Kwartaal 4.

1. Uitvoering gegevenscontrole kwartaal 3. 2. Opstellen bevindingenrapport gegevenscontrole. 3. Rapporteren bevindingen.

9

Bijlage 1

Overzicht van de negen rechtmatigheidscriteria

Criterium 1. Calculatie

Inhoudelijke omschrijving De vastgestelde bedragen zijn juist berekend

Voorbeeld Legesbedragen, facturen

2. Valutering

Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

Aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen

3. Levering

Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten.

Inkoop van goederen en/of diensten

4. Adressering

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende).

Betalingsverkeer

5. Volledigheid

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

Legesopbrengsten, onroerende zaakbelastingen, rioolheffingen, afvalstoffenheffing, grondverkopen

6. Aanvaardbaarheid

De financiële beheers handeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.

Inkoop van goederen en/of diensten, verstrekken van subsidie

7. Begroting

Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Het totaal moet passen binnen het opgestelde en geautoriseerde programma.

Overschrijding van een programma

8. Voorwaarden

Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheer handelingen.

Subsidievoorwaarden, aanbesteding, belastingwetgeving

9. Misbruik en Oneigenlijk gebruik

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik).

Subsidieregelingen, kwijtschelding, uitkeringen

De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik).

10

Bijlage 2

Werkprogrammacontrole

Werkprogramma verbijzonderde interne controle Betreft proces Proceseigenaar Controleverantwoordelijke

: : :

Geldende wet- en regelgeving

:

Risico’s

:

Controledoelstelling systeemcontrole : Per proces-/transactiestroom worden de beheersmaatregelen op opzet en bestaan gecontroleerd. Opzet:

Betreft de inventarisatie van alle getroffen beheersmaatregelen. De bewijslast betreft de beschrijving van het betreffende proces.

Bestaan:

Betreft het onderzoek of de beheersmaatregelen worden nageleefd. De bewijslast betreft interviews met de uitvoerend medewerkers

Beheersmaatregel

Opzet

Bestaan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

11

Controledoelstelling gegevenscontrole Per proces-/transactiestroom wordt (o.b.v. steekproeven) een gegevenscontrole uitgevoerd om werking van de beheersmaatregelen aan te tonen. Dit vormt de validatie van de systeemcontrole. De steekproeven en steekproefpopulaties worden afgestemd met de accountant en kunnen variëren van (a)selecte tot statistische steekproeven. Werking:

Factuur

Betreft de feitelijke factuurcontrole. De dossiers van de controle worden als bijlage toegevoegd. Beheersmaatregel

Werking

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

12